毛 超

(江西人民出版社有限責(zé)任公司，江西 南昌 330006)

隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，出版業(yè)逐漸進(jìn)入薄利狀態(tài)，新業(yè)態(tài)下出版企業(yè)要想保持穩(wěn)定發(fā)展，就要加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)，使圖書的生產(chǎn)、銷售、發(fā)貨、收款四個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成閉環(huán)。但目前仍有一部分出版企業(yè)對(duì)內(nèi)部控制的重要性缺乏正確認(rèn)識(shí)，內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督等方面都存在著不完善之處，銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)的內(nèi)控現(xiàn)狀并不樂觀。為強(qiáng)化自身銷售能力，提升回款速度，出版企業(yè)應(yīng)結(jié)合銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控存在的問題，采取優(yōu)化措施。

1 出版企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控的意義

1.1 保障合同的可執(zhí)行性

出版企業(yè)為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟并發(fā)展壯大，開始頻繁利用賒銷交易完成其圖書的對(duì)外銷售，導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款不斷增多，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)隨之提升[1]。要想有效防范各種風(fēng)險(xiǎn)，出版企業(yè)在銷售環(huán)節(jié)就要結(jié)合《中華人民共和國(guó)合同法》的規(guī)定，簽訂合理、有效、具有法律效力的合同。而采取內(nèi)部控制措施，深入調(diào)查客戶的合同履行能力和信用等級(jí)，嚴(yán)格審核銷售合同條款，便可保證合同的可執(zhí)行性，降低客戶違約可能性。

1.2 保障發(fā)貨的高效性

看似沒有難度的發(fā)貨環(huán)節(jié)，卻在銷售過程中起著關(guān)鍵作用，發(fā)貨出錯(cuò)可能導(dǎo)致賬款難以按期收回。出版企業(yè)要想做到準(zhǔn)確、高效發(fā)貨，就要進(jìn)行發(fā)貨管理內(nèi)控，認(rèn)真審核發(fā)貨通知單和相關(guān)單據(jù)，保障收貨人、收貨地址、聯(lián)系方式準(zhǔn)確無誤，并嚴(yán)格控制發(fā)貨流程，按銷售合同、客戶訂單的要求進(jìn)行正確配貨、發(fā)貨，避免發(fā)生未授權(quán)先發(fā)貨、錯(cuò)誤發(fā)貨的情況。

1.3 保障收入的完整性

如果收款業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題，應(yīng)收賬款嚴(yán)重逾期，出版企業(yè)就可能面臨資金短缺的問題，導(dǎo)致難以償還到期債務(wù)，陷入資不抵債的局面。運(yùn)用先進(jìn)的內(nèi)控手段，對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的開展進(jìn)行約束、監(jiān)督、控制，主動(dòng)采取催收措施，便可保障收入的完整性，回款的及時(shí)性，提高資金周轉(zhuǎn)的效率。

1.4 保障折扣的合理性

為形成市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，出版企業(yè)針對(duì)不同的客戶群體，根據(jù)訂購(gòu)數(shù)量、付款方式、付款周期等，給予客戶一定的折扣或折讓。但如果折讓管控不嚴(yán)，不僅不利于利潤(rùn)增長(zhǎng)，還可能發(fā)生以權(quán)謀私的情況。銷售折讓是內(nèi)控的重點(diǎn)內(nèi)容，出版企業(yè)嚴(yán)格審查提出折讓的真實(shí)原因，監(jiān)督折讓政策的制定過程，便可將折讓控制在一個(gè)合理的范圍內(nèi)，確保折讓既能促進(jìn)產(chǎn)品銷售，又能加速銷售款項(xiàng)收回。

2 出版企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控存在的缺陷

2.1 內(nèi)部控制環(huán)境的缺陷

(1)缺乏內(nèi)控意識(shí)。出版企業(yè)不僅要面對(duì)同行企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，還要承受盜版書刊的沖擊，而且出版企業(yè)生產(chǎn)銷售以紙質(zhì)產(chǎn)品為主，易破損、過期、作廢，庫存管理成本高，需承擔(dān)更大的存貨風(fēng)險(xiǎn)。這種情況下，很多出版企業(yè)為了完成銷售任務(wù)，有著“全員營(yíng)銷”的思想，在日常經(jīng)營(yíng)中多“重銷售、輕管理”，沒有完善的內(nèi)部控制制度、獨(dú)立的信用管理部門，未采取有效的銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控措施，造成一些應(yīng)收賬款常年掛賬。

(2)人力資源無法滿足需要。出版企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)，涉及銷售談判、合同審批、合同簽訂、銷售準(zhǔn)備、產(chǎn)品發(fā)貨、發(fā)票開具、賬款收回、合同關(guān)閉等多個(gè)環(huán)節(jié)，相關(guān)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制工作具有較強(qiáng)的復(fù)雜性、專業(yè)性，對(duì)內(nèi)控人員綜合能力的要求較高。然而，一些出版企業(yè)缺乏專業(yè)內(nèi)控人才，現(xiàn)有人員對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)流程不夠了解，不能準(zhǔn)確判斷銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控的關(guān)鍵點(diǎn)，其崗位勝任力嚴(yán)重不足。

2.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警能力弱

出版企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)非常復(fù)雜，風(fēng)險(xiǎn)程度較高，銷售與收款的每個(gè)環(huán)節(jié)都存在著風(fēng)險(xiǎn)，如信用風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、發(fā)貨風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)。但部分出版企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)淡薄，尚未建立健全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，更缺少科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法。由于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不到位，導(dǎo)致企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)“敏感性”低，很多時(shí)候無法及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 活動(dòng)控制的缺陷

(1)客戶信用管理缺失。對(duì)客戶的資信狀況進(jìn)行深入調(diào)查，并根據(jù)客戶的信用等級(jí)合理控制賒銷交易的額度，才能保障銷售合同的有效履行，順利收回銷售款[2]。然而，一些出版企業(yè)客戶信用管理缺失，在客戶達(dá)不到賒銷信用風(fēng)險(xiǎn)管理制度要求的情況下，仍盲目擴(kuò)大授信額度，向客戶大量發(fā)貨，給日后追回銷售款埋下了一顆不定時(shí)“炸彈”。

(2)定價(jià)管理不夠靈活。圖書定價(jià)與其他行業(yè)產(chǎn)品不同，分為碼洋和實(shí)洋兩種價(jià)格，碼洋對(duì)所有的客戶公開，印刷在圖書的封底，而實(shí)洋則是出版企業(yè)的實(shí)際發(fā)貨價(jià)格，即最終的銷售價(jià)格。給予客戶適當(dāng)折扣，合理設(shè)定最終的銷售價(jià)格，可加快款項(xiàng)收回，降低壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。然而，很多出版企業(yè)銷售定價(jià)相對(duì)固定，定價(jià)管理不夠靈活，在銷售談判過程中所提出的折扣或折讓，都需要先報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，該審批過程效率低、耗時(shí)長(zhǎng)，易導(dǎo)致企業(yè)失去商業(yè)機(jī)會(huì)，流失潛在客戶。

(3)發(fā)貨審批不嚴(yán)。出版企業(yè)圖書產(chǎn)品種類多、分類細(xì)，非常容易出現(xiàn)產(chǎn)品錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等問題，基于這一特點(diǎn)，出版企業(yè)做好發(fā)貨管理控制至關(guān)重要。但部分出版企業(yè)發(fā)貨環(huán)節(jié)審批不嚴(yán)，發(fā)貨手續(xù)過于簡(jiǎn)化，易出現(xiàn)發(fā)出貨物與訂單不一致的情況。而此類問題的發(fā)生不僅會(huì)對(duì)客戶利益造成傷害，還會(huì)損害企業(yè)信譽(yù)，非常不利于出版企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

(4)應(yīng)收賬款管理不到位?，F(xiàn)階段出版業(yè)“行規(guī)”是先發(fā)書后收款，即出版企業(yè)需要先將圖書產(chǎn)品提供給銷售方，結(jié)算期限屆滿時(shí)在進(jìn)行貨款結(jié)算。這種賒銷交易模式，出版企業(yè)可借助銷售方的渠道優(yōu)勢(shì)，迅速占領(lǐng)市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期銷售目標(biāo)，但會(huì)形成大量應(yīng)收賬款，所以必須做好應(yīng)收賬款管理內(nèi)控工作。然而，一些出版企業(yè)應(yīng)收賬款管理不當(dāng)，沒有配套催收制度，存在延期、逾期付款的情況，導(dǎo)致回款周期過長(zhǎng)，賬期一般為三個(gè)月，甚至一年以上，壞賬率較高。

(5)退貨管理不善。出版企業(yè)需要妥善處理銷售退回業(yè)務(wù)，嚴(yán)格管控退貨流程，避免退貨產(chǎn)品外流，影響企業(yè)品牌形象。但實(shí)際工作中，一些出版企業(yè)退貨業(yè)務(wù)處理不及時(shí)，退貨原因調(diào)查不充分，一些退貨產(chǎn)品被長(zhǎng)期擱置在倉(cāng)庫，后期只是進(jìn)行低價(jià)處理或被當(dāng)作廢紙回收。這種退貨處理方式，不僅會(huì)占用企業(yè)資金，還會(huì)降低企業(yè)收益。

(6)庫存管理不足。保持合理的庫存量是企業(yè)維持生產(chǎn)和銷售的必要條件，出版企業(yè)以渠道經(jīng)銷商代銷為主，其訂貨、退貨的隨意性較大，做好庫存管理內(nèi)部控制具有重要意義[3]。然而，當(dāng)前一部分出版企業(yè)庫存管理現(xiàn)狀不理想，缺乏對(duì)市場(chǎng)需求、讀者需求的精準(zhǔn)預(yù)測(cè)，對(duì)印數(shù)把握不準(zhǔn)確，造成庫存積壓嚴(yán)重，企業(yè)還要為此支付高昂的倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用。此外，還有一些出版企業(yè)并未根據(jù)庫存量，采取有效的營(yíng)銷策略，造成庫存消化的速度慢，甚至一部分圖書長(zhǎng)期滯銷。

2.4 信息與溝通的缺陷

信息與溝通是內(nèi)部控制的五大要素之一，構(gòu)建流暢的信息交流與溝通渠道，及時(shí)收集來自內(nèi)外部的信息，才能根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境的變化，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)做出及時(shí)的調(diào)整[4]。但一些出版企業(yè)未根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)控需要，建立完善的信息溝通機(jī)制，導(dǎo)致編輯、印制、營(yíng)銷、財(cái)務(wù)等部門之間存在信息差，編輯部門無法及時(shí)了解圖書的發(fā)貨情況，營(yíng)銷部門無法及時(shí)掌握印制情況，印制部門無法及時(shí)掌握?qǐng)D書庫存情況，物流部門無法及時(shí)了解圖書出版計(jì)劃，給各部門工作對(duì)接造成了障礙。

2.5 內(nèi)部監(jiān)督的缺陷

監(jiān)督的職能主要通過內(nèi)外部審計(jì)來實(shí)現(xiàn)，企業(yè)需要開展內(nèi)外審計(jì)，審查相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，核查原始憑證、合同、賬表等文件資料，評(píng)價(jià)內(nèi)控效果，找出銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)中存在的問題。然而，一些出版企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督存在缺陷，不論是內(nèi)審還是外審都存在不同程度的問題，內(nèi)審方面未設(shè)置獨(dú)立內(nèi)審部門，沒有認(rèn)真審計(jì)每一筆銷售訂單，并不能真正揭示銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控問題。外審方面多是聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐男⌒褪聞?wù)所，其業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，只是在年底進(jìn)行象征性的外部審計(jì)，形成的審計(jì)報(bào)告參考價(jià)值不大。

3 出版企業(yè)銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的優(yōu)化策略

3.1 優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

(1)樹立內(nèi)部控制意識(shí)。為管控銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)過程，出版企業(yè)要樹立內(nèi)部控制意識(shí)，一方面，出版企業(yè)要完善內(nèi)控制度，對(duì)銷售、定價(jià)、發(fā)貨、開票、記賬、收款、退貨做出詳細(xì)的規(guī)定，從制度層面上約束銷售與收款業(yè)務(wù)的發(fā)生與發(fā)展，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理從“業(yè)績(jī)導(dǎo)向”向“務(wù)實(shí)導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變。另一方面，出版企業(yè)應(yīng)充分考慮圖書產(chǎn)品銷售的特點(diǎn)，根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的要求，嚴(yán)格界定董事會(huì)、經(jīng)理層和監(jiān)事會(huì)之間的關(guān)系和權(quán)限，約束權(quán)力的運(yùn)行，防范決策失誤、執(zhí)行錯(cuò)位、監(jiān)督失靈等現(xiàn)象的發(fā)生。

(2)加強(qiáng)人力資源管理。首先，出版企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行人員錄用制度，完善識(shí)才、選才、育才、用才政策，做好員工的職業(yè)生涯規(guī)劃，分層次、分階段、分崗位對(duì)員工進(jìn)行內(nèi)控意識(shí)與專業(yè)技能培訓(xùn)，使員工能夠快速進(jìn)入角色，將培訓(xùn)的知識(shí)轉(zhuǎn)化成實(shí)際的工作能力。例如，對(duì)新員工進(jìn)行輪崗培訓(xùn)，分別在總編室、圖書中心、出版部、發(fā)行部等相關(guān)部門輪崗，幫助新員工熟悉編輯、印制、發(fā)行等業(yè)務(wù)。其次，要制定崗位責(zé)任制度，對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)中的關(guān)鍵崗位做出具體規(guī)定，明確高級(jí)管理人員任職條件與任職資格要求，選拔德才兼?zhèn)涞娜藛T。最后，為了提高員工的工作積極性，使員工自覺遵守內(nèi)控制度要求，出版企業(yè)必須完善薪酬制度，建立配套獎(jiǎng)懲機(jī)制，將價(jià)差、應(yīng)收賬款逾期、產(chǎn)品滯庫、報(bào)廢報(bào)損、產(chǎn)品退回率等關(guān)鍵內(nèi)控指標(biāo)與員工的業(yè)績(jī)掛鉤，使內(nèi)部控制目標(biāo)與員工個(gè)人利益聯(lián)系在一起。以應(yīng)收賬款管理為例，當(dāng)月逾期應(yīng)收超過4%，按70%發(fā)放月績(jī)效考核工資；當(dāng)月逾期應(yīng)收1%～3%，按80%發(fā)放月績(jī)效考核工資；當(dāng)月逾期應(yīng)收在1%以內(nèi)，發(fā)放全部月績(jī)效考核工資。

3.2 做好風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與預(yù)警

要想保障銷售款及時(shí)收回，出版企業(yè)需做好銷售與收款業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)工作，充分發(fā)揮內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)防控功能。為準(zhǔn)確識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，出版企業(yè)要從各個(gè)方面收集風(fēng)險(xiǎn)管理相關(guān)的原始信息，分析風(fēng)險(xiǎn)成因，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性以及可能造成的后果，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)大小排序、性質(zhì)分類，編寫風(fēng)險(xiǎn)分析報(bào)告。另外，為及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)，要建立量化的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系，可將風(fēng)險(xiǎn)分為極低、低、中等、高、極高五個(gè)等級(jí)，分別對(duì)應(yīng)1～5分，風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)越高，說明風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的可能性越大。此外，要權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)與收益，從風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移等角度，采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，盡可能將風(fēng)險(xiǎn)影響控制在企業(yè)可承受范圍內(nèi)。

3.3 加強(qiáng)控制活動(dòng)

(1)加強(qiáng)客戶信用管理。出版企業(yè)要想通過賒銷增加圖書銷量，就必須加強(qiáng)客戶信用管理，合理控制賒銷期限，處理好與客戶之間的關(guān)系[5]。具體來講，出版企業(yè)應(yīng)遵循“5C”原則，從Character(道德品質(zhì))、Capacity(能力)、Capital(資本)、Collateral(擔(dān)保)、Condition(經(jīng)濟(jì)環(huán)境)五個(gè)角度，進(jìn)行客戶信用狀況調(diào)查，建立客戶信用檔案，按客戶訂單量、回款周期等因素，合理劃分客戶信用等級(jí)，并根據(jù)信用等級(jí)選擇合作方式，防止遭受欺詐?？蛻舻燃?jí)劃分方式為：A級(jí)客戶(低風(fēng)險(xiǎn)客戶)、B級(jí)客戶(可接受風(fēng)險(xiǎn)客戶)、C級(jí)客戶(高風(fēng)險(xiǎn)客戶)、D級(jí)客戶(重大風(fēng)險(xiǎn)客戶)。對(duì)于信用狀況良好、評(píng)價(jià)等級(jí)較高的客戶，出版企業(yè)可適當(dāng)放寬賒銷期限，主動(dòng)建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，從而借助對(duì)方的渠道優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)多方共贏。

(2)加強(qiáng)定價(jià)與折扣管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高度普及，人們的閱讀方式隨之發(fā)生轉(zhuǎn)變，越來越多的讀者開始選擇在線閱讀，電子圖書的出現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)圖書出版業(yè)產(chǎn)生了沖擊，加劇了圖書行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)。面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，出版企業(yè)要加強(qiáng)銷售定價(jià)管理，科學(xué)確定折扣和折讓的范圍，以此塑造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，降低款項(xiàng)難以收回的風(fēng)險(xiǎn)。一方面，出版企業(yè)要做好成本分析、銷量分析、利潤(rùn)分析，合理設(shè)定圖書的實(shí)洋，并編制《產(chǎn)品價(jià)格清單》作為價(jià)格調(diào)控的依據(jù)。另一方面，出版企業(yè)要提高定價(jià)管理的靈活性，給予銷售人員一定的折扣自主權(quán)，為市場(chǎng)開拓創(chuàng)造有利條件。例如，結(jié)合市場(chǎng)形勢(shì)、同類產(chǎn)品價(jià)格，設(shè)定一個(gè)合理的價(jià)格浮動(dòng)區(qū)間，銷售人員可在權(quán)限范圍內(nèi)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和優(yōu)惠政策給予客戶適當(dāng)?shù)恼劭?，以此吸引客戶?/p>

(3)加強(qiáng)發(fā)貨管理。發(fā)貨是出版企業(yè)履行銷售合同，向客戶提供圖書產(chǎn)品的重要環(huán)節(jié)，發(fā)貨管理內(nèi)控不容忽視。為避免發(fā)貨環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，給企業(yè)帶來糾紛和損失，出版企業(yè)要完善發(fā)貨審批機(jī)制，提高發(fā)貨流程的規(guī)范性。具體來講，銷售人員接到客戶訂單后，要先開具與銷售合同內(nèi)容一致的發(fā)貨單，交由銷售部長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)分別審核，審批通過后加蓋發(fā)貨專用章并交至倉(cāng)儲(chǔ)部門。倉(cāng)儲(chǔ)部門在收到發(fā)貨單后，要先檢驗(yàn)發(fā)貨單的有效性，再對(duì)發(fā)貨的種類、規(guī)模、數(shù)量、金額、發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨方式進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，核對(duì)無誤后要對(duì)發(fā)貨單加蓋倉(cāng)庫專用章，并聯(lián)系運(yùn)輸部門辦理發(fā)貨手續(xù)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織發(fā)貨。而且在發(fā)貨后，要對(duì)物流情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤、檢查，防范貨物盜損情況的發(fā)生。

(4)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理。為避免應(yīng)收賬款持續(xù)增多，誘發(fā)資金安全風(fēng)險(xiǎn)，出版企業(yè)需加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理與控制。首先，出版企業(yè)要制定應(yīng)收賬款臺(tái)賬管理制度，按客戶名稱、應(yīng)收賬款賬齡和余額，設(shè)置多個(gè)明細(xì)分類賬，詳細(xì)記錄與客戶的來往款項(xiàng)，并定期與總賬進(jìn)行核對(duì)，從而全面掌握客戶的回款情況。其次，要制定應(yīng)收賬款催收制度。如果圖書產(chǎn)品已完成銷售，賒銷期限屆滿，相關(guān)款項(xiàng)仍遲遲未支付，出版企業(yè)要主動(dòng)向客戶進(jìn)行咨詢，調(diào)查每一筆欠款的具體情況，采取必要的催收措施。如果正常催收無法收回相關(guān)款項(xiàng)，則要聯(lián)合法務(wù)部門，運(yùn)用法律武器保護(hù)企業(yè)權(quán)益。最后，要建立應(yīng)收賬款清查制度。出版企業(yè)應(yīng)定期組織專人清查應(yīng)收賬款，確認(rèn)是否存在應(yīng)收賬款、應(yīng)收賬款記錄是否完整、應(yīng)收賬款是否可以收回、應(yīng)收賬款余額是否正確、應(yīng)收賬款計(jì)提壞賬準(zhǔn)備是否合理，確保賬表相符、賬實(shí)相符。

(5)加強(qiáng)退貨管理控制。出版企業(yè)圖書發(fā)行分為提前征訂和一般發(fā)行，提前征訂的圖書會(huì)制訂一個(gè)退貨率，而一般發(fā)行的圖書可能會(huì)在銷量不佳的情況下，按合同條款無條件退回，這在一定程度上增加了圖書產(chǎn)品退貨率，也對(duì)出版企業(yè)退貨控制提出了更高要求。因此，出版企業(yè)應(yīng)根據(jù)退貨業(yè)務(wù)特點(diǎn)，完善自身的退貨管理機(jī)制，提升退貨業(yè)務(wù)控制力度。具體來講，一方面，出版企業(yè)要對(duì)退回的產(chǎn)品進(jìn)行檢查，接收到的退貨必須經(jīng)質(zhì)檢部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門驗(yàn)收，確認(rèn)退貨實(shí)物與退貨信息一致，才能辦理入庫手續(xù)。如果是需要賠償?shù)呢浳铮仨毾壬蠄?bào)，查明賠償原因，審批通過后才進(jìn)行賠償，從而防范個(gè)別人員利用退貨理賠漏洞謀取私利。另一方面，退貨涉及退款問題，退款給客戶前，財(cái)務(wù)部門必須嚴(yán)格審核退貨的驗(yàn)收憑證、退貨憑證，在符合退款規(guī)定的情況下才能辦理退款手續(xù)。而且退款后要做好賬目處理，如果被退產(chǎn)品還未確認(rèn)到本年收入中，應(yīng)借記“庫存商品”，貸記“發(fā)出商品”；如果被退產(chǎn)品已確認(rèn)為本年收入，應(yīng)進(jìn)行合理抵消，沖減當(dāng)前的銷售收入、銷售成本。

(6)加強(qiáng)庫存管理。首先，為提高銷售量，降低圖書產(chǎn)品庫存，出版企業(yè)應(yīng)做好選題策劃工作，基于市場(chǎng)需要、讀者需求，正確把握最佳印數(shù)。尤其新書付印前，一定要做好市場(chǎng)調(diào)研工作，以保守的市場(chǎng)估計(jì)量控制圖書起印數(shù)，避免造成庫存積壓。其次，要制訂科學(xué)的產(chǎn)品銷售計(jì)劃，加強(qiáng)市場(chǎng)營(yíng)銷管理，實(shí)行層次化分銷模式，把市場(chǎng)盡力做大、做深、做細(xì)，從而利用市場(chǎng)營(yíng)銷消化庫存。最后，要做好存貨盤點(diǎn)，準(zhǔn)確掌握?qǐng)D書的書種、出版年限、庫存數(shù)量，并做好庫存跌價(jià)核算工作，以便正確判斷庫存實(shí)際價(jià)值，選擇適當(dāng)?shù)膸齑媲謇矸椒?。例如，?duì)于長(zhǎng)期滯銷、跌價(jià)較快的書籍，可打折銷售，避免圖書長(zhǎng)期占用庫房空間，增加企業(yè)隱性成本。

3.4 構(gòu)建流暢信息與溝通渠道

出版企業(yè)應(yīng)完善信息與溝通制度，構(gòu)建一個(gè)信息溝通、交流、反饋的平臺(tái)，從而促進(jìn)各部門之間的聯(lián)系，消除信息“孤島”效應(yīng)，為內(nèi)控的實(shí)施提供保障。具體來講，一方面，出版企業(yè)要加強(qiáng)信息化建設(shè)，將內(nèi)控制度、銷售與收款業(yè)務(wù)的控制方法植入ERP系統(tǒng)，依托 ERP系統(tǒng)的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、規(guī)范化管理，構(gòu)建一種業(yè)財(cái)融合的管理模式，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)全流程的管控。另一方面，出版企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，通過OA系統(tǒng)對(duì)訂貨、備貨、銷售、庫存、送貨等環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，為客戶信息反饋、內(nèi)部信息交流提供渠道。

3.5 強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督的效能

為提升審計(jì)的權(quán)威性，減少審計(jì)的阻力，一方面，出版企業(yè)要設(shè)立直接受命于董事會(huì)的內(nèi)審機(jī)構(gòu)，通過專門機(jī)構(gòu)定期或不定期檢查各部門是否按職責(zé)要求開展工作；監(jiān)督銷售政策、銷售價(jià)格是否符合要求；核查發(fā)貨單據(jù)、臺(tái)賬、發(fā)票等相關(guān)憑證是否完整、有效；對(duì)已發(fā)生業(yè)務(wù)的發(fā)貨情況、貨款回收情況、合同執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，真正揭示各項(xiàng)業(yè)務(wù)存在的問題。另一方面，出版企業(yè)要主動(dòng)開展外部審計(jì)，聘請(qǐng)權(quán)威的會(huì)計(jì)師事務(wù)所，定期對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售業(yè)務(wù)、收款業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)審計(jì)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)選擇上，出版企業(yè)不能只考慮價(jià)格，還要考慮事務(wù)所的資質(zhì)，確保事務(wù)所派遣的審計(jì)人員符合要求，了解出版企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。而出版企業(yè)要在內(nèi)外審計(jì)完成后，根據(jù)審計(jì)建議，結(jié)合審計(jì)報(bào)告，對(duì)內(nèi)控體系進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化，及時(shí)封堵銷售與收款業(yè)務(wù)控制的漏洞。

4 結(jié)語

出版物屬于特殊商品，銷售到收款的周期相對(duì)較長(zhǎng)，出版企業(yè)必須做好銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)控工作。但目前仍有部分出版企業(yè)不論銷售業(yè)務(wù)控制，還是收款業(yè)務(wù)控制都存在一些問題，導(dǎo)致圖書產(chǎn)品的賒銷周期長(zhǎng)，壞賬率高，企業(yè)需要承擔(dān)較大的風(fēng)險(xiǎn)。為促進(jìn)銷售與收款業(yè)務(wù)良性循環(huán)，保障銷售款可按期收回，出版企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)控環(huán)境，完善內(nèi)部監(jiān)督體系，建立流暢的信息溝通渠道，加強(qiáng)客戶信用管理、銷售定價(jià)管理、發(fā)貨管理、應(yīng)收賬款管理，做好退貨、庫存控制。