呂蘇欣

（山東省物化探勘查院，山東 濟(jì)南 250013）

一、地勘單位合同內(nèi)部控制管理存在的問題

（一）合同管理意識(shí)較差

由于地勘單位在我國(guó)起步時(shí)間較晚，地勘工作具有特殊性，經(jīng)濟(jì)體制改革相對(duì)遲緩，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)較晚，相較于市場(chǎng)化程度高、管理成熟的行業(yè)，其現(xiàn)代化、科學(xué)化水平仍需提升。在合同內(nèi)部控制的管理方面，部分管理者合同管理意識(shí)相對(duì)薄弱，沒有形成完整的管理觀念，整體上呈現(xiàn)出傳統(tǒng)與滯后的特性，對(duì)合同內(nèi)部控制管理不夠重視。單位內(nèi)部未形成完備的制度體系，合同管理權(quán)責(zé)不清、主體不明導(dǎo)致管理部門管理意識(shí)缺位，相關(guān)審核流于形式；合同的簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收、結(jié)算與監(jiān)督管理等各環(huán)節(jié)仍采用紙質(zhì)審批居多，對(duì)于信息化平臺(tái)建設(shè)不夠重視，利用信息化工具輔助合同內(nèi)部控制管理起步相對(duì)較晚，還未形成系統(tǒng)化、全覆蓋的合同管理體系，進(jìn)一步增加了合同管理的難度。相關(guān)紙質(zhì)資料一旦丟失損毀，將會(huì)面臨較高的管理風(fēng)險(xiǎn)與法律風(fēng)險(xiǎn)，影響后續(xù)的債權(quán)債務(wù)管理、質(zhì)量管理等后續(xù)環(huán)節(jié)。

（二）專業(yè)人才缺乏

合同管理涉及經(jīng)濟(jì)、法律、財(cái)務(wù)、技術(shù)、安全等多方面，對(duì)于地勘單位這一類事業(yè)單位來(lái)說，還面臨審計(jì)、巡查、巡視等上級(jí)監(jiān)管，相關(guān)管理人員需兼顧合同的市場(chǎng)性與事業(yè)單位管理要求，同時(shí)要不斷地更新知識(shí)體系以應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇、監(jiān)管要求提升以及國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)章的變動(dòng)。由于部分地勘單位的不重視，人才培養(yǎng)相對(duì)落后，梯隊(duì)建設(shè)不健全，相關(guān)培訓(xùn)教育缺位，導(dǎo)致合同管理人員缺乏。隨著合同管理工作量的增加，人才缺乏的劣勢(shì)也隨之凸顯。同時(shí)，地勘行業(yè)作為傳統(tǒng)行業(yè)，信息化建設(shè)人才較少，信息化平臺(tái)的搭建多依賴于外部公司，所用產(chǎn)品為標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)物，定制功能需要另外再投入時(shí)間與資金，且工作效率與信息安全難以保證。人才不足、體系不完善，均進(jìn)一步地阻礙了地勘單位提升合同管理水平的步伐。

（三）合同管理流程整體性、實(shí)時(shí)性、閉環(huán)性不強(qiáng)

合同管理主要由合同簽訂管理、合同履行管理、合同變更管理三項(xiàng)工作內(nèi)容，合同管理方法主要包括建立合同臺(tái)賬、合同動(dòng)態(tài)管理制度、合同評(píng)價(jià)評(píng)審制度、合同完成后總結(jié)分析制度等方法。涉及合同簽訂、執(zhí)行、驗(yàn)收、結(jié)算、收付款等多個(gè)環(huán)節(jié)，甚至是后續(xù)的變更、解除等。以上各環(huán)節(jié)并不是獨(dú)立的，以簽訂合同為起始，不斷向外發(fā)散，并且相互聯(lián)動(dòng)。但對(duì)于部分地勘單位來(lái)說，各個(gè)環(huán)節(jié)的審批相對(duì)獨(dú)立，合同的信息流轉(zhuǎn)依靠審批人員的被動(dòng)詢問，而非主動(dòng)匯總呈現(xiàn)，通過有限的信息，審批人員很難掌握合同的整體情況。并且管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)全部依托于“人治”，存在一定的隨意性、偶然性。信息數(shù)據(jù)之間沒有聯(lián)動(dòng)，相關(guān)數(shù)據(jù)涉及不同部門，查詢相對(duì)困難，管理效率低下，信息更新速度較慢。合同的閉環(huán)管理較差，需要人員定期梳理，定期催要，對(duì)管理人員要求較高。對(duì)于合同管理沒有實(shí)現(xiàn)整體性、實(shí)時(shí)性、閉環(huán)性，不利于實(shí)現(xiàn)地勘單位維護(hù)自身權(quán)益，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

二、基于信息化平臺(tái)的地勘單位合同內(nèi)控管理優(yōu)化思路

（一）提高對(duì)合同內(nèi)控管理的重視度

切實(shí)抓好對(duì)于合同管理、內(nèi)部控制重要性的宣傳培訓(xùn)，從意識(shí)上提升對(duì)于合同內(nèi)部控制的關(guān)注與重視，轉(zhuǎn)變合同管理觀念，積極提升管理現(xiàn)代化、科技化水平，利用信息化平臺(tái)提升合同管理的工作效率和工作質(zhì)量。一是重視對(duì)《民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)依法經(jīng)營(yíng)與依法辦事的法律理念，提升對(duì)市場(chǎng)主體的合同意識(shí)，認(rèn)識(shí)到合同利用信息化平臺(tái)的緊迫性與必要性。二是強(qiáng)化制度建設(shè)，形成完備的管理制度體系，填補(bǔ)制度空白，明確各部門權(quán)責(zé)，避免權(quán)力真空，將主體責(zé)任落到實(shí)處。三是多渠道樹立“以制度管人管事”理念，為執(zhí)行制度立信立威，切實(shí)提高制度執(zhí)行意識(shí)。四是梳理制度落實(shí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，與信息化平臺(tái)相結(jié)合，形成控制節(jié)點(diǎn)。五是建立覆蓋全院的學(xué)習(xí)機(jī)制，在管理層帶頭學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要切實(shí)的落實(shí)到基層。通過定期學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核以及日常交流等方式，增強(qiáng)廣大干部職工對(duì)于合同內(nèi)部控制管理信息化的認(rèn)識(shí)與重視，適應(yīng)當(dāng)下信息化的發(fā)展與融入，建立起良好的合同管理思想體系。

（二）加強(qiáng)對(duì)合同管理信息化人才的培養(yǎng)

管理歸根結(jié)底是對(duì)人的管理，因此，提升合同內(nèi)部控制管理與信息化平臺(tái)建設(shè)各環(huán)節(jié)參與者的人員素質(zhì)和專業(yè)實(shí)力尤為重要。提升合同的內(nèi)部控制管理，首先，鼓勵(lì)職工有計(jì)劃、積極地參與內(nèi)外部培訓(xùn)，利用財(cái)政廳、工商行政管理機(jī)關(guān)等舉辦的專業(yè)人員培訓(xùn)以及單位內(nèi)部法律、經(jīng)管、技術(shù)、安全培訓(xùn)，提升個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)。緊跟政策，熟悉國(guó)家、地方法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)章對(duì)合同管理的要求，做到專業(yè)能力與法律意識(shí)的雙重夯實(shí)。其次，培養(yǎng)合同管理員工的敬業(yè)精神與責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)，提升合同管理人員對(duì)信息化平臺(tái)的熟悉程度和操作水平。信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上依賴于操作人員的輸入質(zhì)量，相關(guān)數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)信息深入影響了后續(xù)的管理質(zhì)量。隨著信息化平臺(tái)的不斷提升，填報(bào)內(nèi)容、審批流程以及信息關(guān)聯(lián)程度都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)變化，合同管理人員需要秉持終身學(xué)習(xí)的理念，忠于職守、恪盡職責(zé)，嚴(yán)格地遵循信息化平臺(tái)的操作流程進(jìn)行管控。再次，明確自身的工作職責(zé)，切實(shí)落實(shí)好合同管理責(zé)任，協(xié)調(diào)其他部門的員工共同推進(jìn)合同的信息化管理，完善基礎(chǔ)工作，利用信息化平臺(tái)來(lái)相應(yīng)地增強(qiáng)合同的管理水平。最后，要積極引進(jìn)與培養(yǎng)信息化人才，將信息化管理平臺(tái)建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)掌握在單位內(nèi)部，提高數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性與安全性。可以充分地定制符合自身管理要求的平臺(tái)功能，提升工作效率，從而更好推動(dòng)合同管理體系化建設(shè)。

（三）構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

一是要結(jié)合自身業(yè)務(wù)的實(shí)際狀況構(gòu)建合理、科學(xué)的信息化管理平臺(tái)，對(duì)企業(yè)涉及的所有合同進(jìn)行一體化管理，聯(lián)合平臺(tái)的其它業(yè)務(wù)模塊以及客戶關(guān)系管理模塊，打通合同管理通道，實(shí)現(xiàn)全過程管控。將管理的觸角延至客戶端，提高合同的審核效率，加強(qiáng)執(zhí)行和管控，規(guī)避合同糾紛導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。讓各崗位的權(quán)限等級(jí)、審批流程、操作記錄等在系統(tǒng)上進(jìn)行清晰的留痕，方便日后的管理與相應(yīng)的責(zé)任追究，從而更好地強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)。二是要提升信息化管理平臺(tái)操作人員的能力，切實(shí)地將合同的信息化管理從理論知識(shí)轉(zhuǎn)化為實(shí)踐應(yīng)用，降低合同的人為風(fēng)險(xiǎn)。三是加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)的監(jiān)督與管控，可以采取合同資質(zhì)審查、專家及法務(wù)審查進(jìn)行管控節(jié)點(diǎn)的監(jiān)察，提高對(duì)信息化管理的監(jiān)督力度，從而更好地保障合同的安全性與穩(wěn)定性。四是搭建與開發(fā)信息化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)傳輸功能，讓數(shù)據(jù)傳輸與共享更加便捷，同時(shí)也能讓數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)更具安全性。五是應(yīng)用信息化管理平臺(tái)及時(shí)對(duì)合同履約的結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，有效地對(duì)合同簽訂、驗(yàn)收進(jìn)行全程監(jiān)督與管控，確保合同按期履行。地勘企業(yè)通過信息化管理平臺(tái)有效地實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，讓合同的管控更加精細(xì)化，有效降低合同的管理風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管控工作的整體水平。

三、結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，地勘單位應(yīng)轉(zhuǎn)變合同管理理念，提高對(duì)合同管理的重視程度，通過法制教育、合同培訓(xùn)、信息化平臺(tái)應(yīng)用等措施，增強(qiáng)員工的法制觀念、合同理念以及信息化管理能力，增強(qiáng)合同管理人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，提升信息化平臺(tái)的操作能力及管理能力。地勘單位還應(yīng)搭建完善的信息化管理平臺(tái)，建立科學(xué)、合理的合同管控制度，從而有效降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)，高效提升信息化管理水平，推動(dòng)地勘單位的高質(zhì)量發(fā)展。