文/北京市陶然亭公園管理處 杜昆

作為由通用文書轉(zhuǎn)化成的檔案，文書檔案在事業(yè)單位中的形成貫穿于事務(wù)受理、審查、核準(zhǔn)、發(fā)布等多項(xiàng)活動(dòng)環(huán)節(jié)，且所含內(nèi)容眾多，包括各類報(bào)告、請(qǐng)示、決定、通知、命令等。過去事業(yè)單位主要利用紙盒外包紙張的形式進(jìn)行文書檔案保管，數(shù)字技術(shù)只發(fā)揮輔助效用，雖然能形成良好的監(jiān)督管理效果，但日常工作開展卻十分繁瑣復(fù)雜，需要消耗大量人力物力。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，電子認(rèn)證水平全面提升，促使事業(yè)單位文書檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)程發(fā)生了較大變動(dòng)，原先的紙質(zhì)保管已經(jīng)無法滿足檔案工作要求，因此有必要及時(shí)建立優(yōu)化對(duì)策，更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展需求。

一、文書檔案信息化管理的基本特點(diǎn)和原則

（一）主要特點(diǎn)。在文書檔案管理中引入信息化，本質(zhì)就是應(yīng)用信息技術(shù)把原先紙質(zhì)保管的檔案文件利用電子文檔的形式進(jìn)行管理。對(duì)于已經(jīng)存在的紙質(zhì)文件、圖片和聲像資料都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，導(dǎo)入網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，給單位后續(xù)應(yīng)用提供更多便捷之處。由此看來，這類管理系統(tǒng)主要具有高效化的文件處理速度，且不會(huì)受到過多限制；文件的傳輸更為快速和安全，泄漏和損壞的風(fēng)險(xiǎn)較低；文件能始終保持良好的存儲(chǔ)狀態(tài)，不容易被破壞或丟失。

（二）基本原則。1.完整性。即檔案必須保證連續(xù)性和完整性，不能發(fā)生丟失問題，以免影響單位的決策工作和發(fā)展方向。2.可讀性。數(shù)字檔案格式眾多，不同格式的存儲(chǔ)方式可能有所不同，所以在管理中，必須進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，或者預(yù)先對(duì)格式加以規(guī)范，以避免信息丟失[1]。如果是一些要通過特殊格式保存的檔案，可以使用不同方式維護(hù)其可讀特性。3.保密性。網(wǎng)絡(luò)的流通性和開放性必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)面臨被人惡意攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)于事業(yè)單位來說，文書檔案是極為重要的資料，因此必須構(gòu)建完善的保密策略，加強(qiáng)檔案安全保障，盡可能減少信息泄漏、破壞等風(fēng)險(xiǎn)。4.穩(wěn)定性。即歸檔轉(zhuǎn)之后的日常維護(hù)工作必須保持信息內(nèi)容的穩(wěn)定性，比如可以通過將系統(tǒng)設(shè)置為不可更改、刪除，實(shí)施初步防護(hù)，或者更改、刪除都需要進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限審查。另外，要特別注意信息備份，以便檔案被損壞后能及時(shí)得到修復(fù)。5.全程性。要真正實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理，必須從檔案的采集、整理、分析、歸檔、檢索、應(yīng)用等多個(gè)層面著手進(jìn)行全程信息化控制，以使檔案信息的真實(shí)性和時(shí)效性能得到有效保障。

二、文書檔案信息化管理的重要意義

（一）有利于深入挖掘檔案價(jià)值。文書檔案內(nèi)容可以直觀體現(xiàn)出各單位的發(fā)展?fàn)顩r與未來方向，但在紙質(zhì)化管理中，歸檔整理等工作十分繁瑣，檔案信息價(jià)值保質(zhì)期限較短，不僅工作開展緩慢，還難以深入了解檔案的具體價(jià)值信息。進(jìn)入信息技術(shù)時(shí)代，可以直接應(yīng)用有關(guān)裝置將紙質(zhì)文書通過掃描操作之后上傳到專項(xiàng)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)資源的再次調(diào)取，達(dá)到深度挖掘的目的[2]。如對(duì)安全類的文書檔案實(shí)施信息化管理時(shí)，能更好地從中了解單位日前和未來對(duì)于安全層面制定的政策或制度，明確具體的形成過程，從而確立更為清晰的崗位職責(zé)。目前一些事業(yè)單位已經(jīng)在文書檔案管理過程中提倡文檔一體化，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用信息技術(shù)落實(shí)對(duì)檔案、文件的有效應(yīng)用和管理。

（二）有利于提升檔案管理效率。在文書檔案管理中引入信息技術(shù)，最大的特點(diǎn)就在于無紙化，能在很大程度上縮小紙質(zhì)文本占據(jù)的空間，特別是能直接應(yīng)用云計(jì)算等技術(shù)在虛擬空間中實(shí)施數(shù)字化管理，不僅解決了檔案室日漸緊張的文件放置空間問題，還能更好地促進(jìn)檔案應(yīng)用和高效化管理。如單位可以根據(jù)自身類型進(jìn)行信息系統(tǒng)劃分，使各類不同的文書檔案分別擁有對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)路徑，從而進(jìn)一步美化空間，簡(jiǎn)化管理工作，有關(guān)內(nèi)容也能更醒目[3]。單位領(lǐng)導(dǎo)要想了解人事層面的相關(guān)內(nèi)容時(shí)，就可以直接在系統(tǒng)中搜索“人事”，不需要再按照時(shí)間或其他標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行查閱，有利于減少時(shí)間投入。再比如事業(yè)單位內(nèi)的業(yè)務(wù)檔案往往應(yīng)用率較高，要求檔案工作者必須基于次序進(jìn)行匯總整理，如果采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，則是一項(xiàng)十分巨大的工作任務(wù)，特別是在業(yè)務(wù)內(nèi)容十分復(fù)雜時(shí)，管理難度會(huì)更高。但引入信息化之后，直接通過點(diǎn)擊“日期”就能使檔案信息按照次序排列，或點(diǎn)擊“文件名稱”就能使檔案基于漢語拼音首字母進(jìn)行排列，最大程度提升了檢索速率和檔案管理效率。

（三）有利于強(qiáng)化檔案保護(hù)效果。傳統(tǒng)管理方式下的文書檔案保管，經(jīng)常會(huì)遇到文字不清晰、紙質(zhì)受潮，或使用者在查閱時(shí)引起物理損傷等問題，難以保障質(zhì)量。但引入信息技術(shù)之后，就能使檔案的存儲(chǔ)形式發(fā)生變化，即根據(jù)實(shí)際情況選用不同的電子載體，如移動(dòng)硬盤、U盤等，這些載體不僅存讀便捷，易于傳遞，而且存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，受外部影響因素較小，因此不但可以確保文書的原本面貌，還能有效提升管理效率。

三、信息化角度下事業(yè)單位文書檔案管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)配套設(shè)施建設(shè)。文書檔案保管依賴于設(shè)施完備的信息化檔案室，為此事業(yè)單位還需爭(zhēng)取財(cái)政資金，加強(qiáng)檔案室建設(shè)。具體應(yīng)重點(diǎn)擴(kuò)大檔案室面積，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，如安裝煙霧報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)滅火裝置、自動(dòng)門禁系統(tǒng)等，實(shí)現(xiàn)檔案室核心設(shè)備的智能化管理。同時(shí)安裝網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、自動(dòng)化密集架以及智能恒溫系統(tǒng)，在確保檔案室內(nèi)部空間應(yīng)用最大化，保證檔案信息的安全性的同時(shí)，減少人力投入，實(shí)現(xiàn)管理信息記錄表的自動(dòng)生成，進(jìn)行精準(zhǔn)化監(jiān)管[4]。此外，還要同時(shí)配備電子檔案長(zhǎng)期存留系統(tǒng)、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等，確保文書檔案信息能實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期安全保存，為檔案工作數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及電子化奠定基礎(chǔ)。除了硬件裝置系統(tǒng)，還要及時(shí)更新與掃描裝置、打印裝置、計(jì)算機(jī)等設(shè)備運(yùn)行相契合的軟件系統(tǒng)，真正從根本上使文書檔案逐步向著數(shù)字化方向發(fā)展，給電子檔案建設(shè)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）落實(shí)檔案規(guī)范建設(shè)。一方面，重點(diǎn)規(guī)范電子檔案的立卷歸檔歸類、臺(tái)賬建立、上架管理等具體流程，嚴(yán)格遵循相關(guān)管理制度開展工作，同時(shí)，通過關(guān)聯(lián)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)一步深化和文書檔案間的基本關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息的及時(shí)接收和管理，保證歸檔歸類的精準(zhǔn)性。另一方面，明確電子文件的移交時(shí)限，強(qiáng)化人員的歸檔意識(shí)，保證電子檔案轉(zhuǎn)接的有序性。其中，可以圍繞年度、季度實(shí)施信息化管理質(zhì)量考核，從中發(fā)現(xiàn)和解決一些歸檔轉(zhuǎn)交層面的問題。此外，還要明確電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，基于有關(guān)法律規(guī)范或者文獻(xiàn)對(duì)單位內(nèi)部文書檔案的信息化管理工作要求予以優(yōu)化，再根據(jù)單位自身狀況制定明確規(guī)劃。規(guī)劃當(dāng)中必須特別強(qiáng)調(diào)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，尤其要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)聲像、圖片等檔案格式，部門檔案所屬的管理部門、信息化建設(shè)的具體流程等，以保證信息化管理的規(guī)范性。

（三）加強(qiáng)管理系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于當(dāng)前文書檔案管理層面的發(fā)展創(chuàng)新，必須基于信息化技術(shù)展開進(jìn)一步的智能化系統(tǒng)建設(shè)。具體可以應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)RFID 更新系統(tǒng)，即根據(jù)數(shù)字文書檔案管理要求確立兩者的契合之處，圍繞功能要求把物聯(lián)網(wǎng)劃分成感知、通訊、應(yīng)用三大核心部分；然后，運(yùn)用傳感器等采集和識(shí)別檔案信息，通過電子標(biāo)簽、閱讀器體現(xiàn)信息獲取功能；最后，基于共享理念，使檔案在整個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)資源共享和智能通訊[5]。其中最核心的部分就在于利用電子標(biāo)簽代替原先文檔的條形碼，使管理更為智能化。同時(shí)，閱讀器也是整個(gè)系統(tǒng)中的核心部分，實(shí)際工作時(shí)，當(dāng)受到射頻識(shí)別頻段影響后，會(huì)將指令發(fā)送給標(biāo)簽，再通過控制模板請(qǐng)求數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)載體體現(xiàn)出指令內(nèi)容。標(biāo)簽獲取信號(hào)之后，會(huì)實(shí)施編碼傳輸，再從接口對(duì)閱讀器要傳達(dá)的信息進(jìn)行調(diào)制，直至輸送到后臺(tái)實(shí)施處理，最終實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用。

（四）落實(shí)檔案安全保障。一方面，明確文書檔案信息的非密界限和保密界限。具體需要單位連同文書處理部門、檔案管理部門共同進(jìn)行鑒定，落實(shí)檔案信息的定密、解密和降密等工作。確保需要保密的檔案能真正嚴(yán)格保密，可以開放的檔案及時(shí)開放，并確保共享信息的安全性。另一方面，加強(qiáng)安全保密軟硬件建設(shè)。重點(diǎn)將安全保密軟硬件的建設(shè)納入單位檔案管理總體規(guī)劃中，從物防技防角度著手，建立一套高效性的加密和安全認(rèn)證體系，明確系統(tǒng)訪問權(quán)限，同時(shí)重視虛擬專用網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用，安裝防火墻和防病毒軟件，以便能及時(shí)檢測(cè)系統(tǒng)漏洞，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件、內(nèi)存與網(wǎng)頁等方面的有效監(jiān)控[6]。硬件保密方面，為減少文檔失真等問題發(fā)生，必須強(qiáng)化計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備的基本質(zhì)量和功能，如選用硬盤內(nèi)存較大、具有獨(dú)立顯卡的電腦，安裝正版軟件；掃描文件時(shí)，選用分辨率較高的設(shè)備，同時(shí)注重參數(shù)設(shè)置、存儲(chǔ)格式設(shè)置等，確保能真正體現(xiàn)出文檔的本來面貌，保證生成內(nèi)容的清晰度。軟件保密方面，以保密系統(tǒng)為例，在建設(shè)時(shí)要從用戶角度著手，即當(dāng)用戶想要進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行檔案調(diào)取時(shí)，要先彈出密鑰管理、解密引擎、算法擴(kuò)展等模板，以獲取用戶身份權(quán)限。傳統(tǒng)方式下，主要以口令模式進(jìn)行認(rèn)證，安全性較低，為此可以嘗試?yán)肬SB Key 展開認(rèn)證。對(duì)于權(quán)限系統(tǒng)，可以通過分離設(shè)置的形式，分別針對(duì)不同崗位，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化管理。如普通職工只限于其進(jìn)行資料查詢；檔案工作者只限于日常檔案上傳、信息更新、授權(quán)管理等；系統(tǒng)工作者限于查閱瀏覽記錄、審計(jì)用戶信息等。由于環(huán)境因素可能會(huì)導(dǎo)致檔案安全受到影響，所以系統(tǒng)本身還要具備良好的自動(dòng)化審計(jì)信息作用。

（五）健全費(fèi)用管理機(jī)制。1.優(yōu)化資金投入機(jī)制。各單位要重點(diǎn)圍繞自身發(fā)展，完善檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制，爭(zhēng)取獲得文書檔案信息化管理所需要的資金額度。如構(gòu)建檔案管理和自身統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展的經(jīng)費(fèi)增長(zhǎng)投入機(jī)制，使其被納入單位經(jīng)費(fèi)支持項(xiàng)目群。同時(shí)，盡可能爭(zhēng)取政府部門、社會(huì)組織等方面的支持，從中獲取專項(xiàng)資金支持；2.完善統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)C(jī)制。重點(diǎn)將文書檔案信息化管理歸入單位中長(zhǎng)期發(fā)展及總體發(fā)展規(guī)劃中，爭(zhēng)取制定專項(xiàng)計(jì)劃，真正使檔案管理事業(yè)被融入單位發(fā)展大局中。檔案部門則要有所作為，基于單位實(shí)際狀況，通過項(xiàng)目論證與意見征求，制定出可行性的文書檔案信息化管理規(guī)劃，統(tǒng)一建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、分步走的管理方案。同時(shí)，與檔案行政部門進(jìn)行合作，推出具體建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)估機(jī)制，以保證通過較低的支出和運(yùn)維投入，減少整個(gè)檔案管理工作開展的資金投入；3.形成開支控制機(jī)制。當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)趨近成熟，相關(guān)單位可基于此通過較低的成本投入進(jìn)行自身文書檔案管理大數(shù)據(jù)體系建設(shè)，比如應(yīng)用Hadoop 等開展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、整理與分析應(yīng)用。在保證檔案安全的基礎(chǔ)上，也可以直接購買專項(xiàng)云計(jì)算平臺(tái)，這是因?yàn)檫@類平臺(tái)往往可擴(kuò)展性強(qiáng)，能基于檔案數(shù)量和處理需求確定服務(wù)范圍，能有效減少重復(fù)性建設(shè)，降低資金應(yīng)用。

（六）創(chuàng)新檔案管理模式。1.完善管理模式。一方面，注重信息系統(tǒng)管理建設(shè)，加大系統(tǒng)開發(fā)和推廣力度。具體可率先在有條件的事業(yè)單位開展以信息系統(tǒng)管理為核心、人工管理為輔助的管理模式，條件不足的則要不斷爭(zhēng)取，實(shí)現(xiàn)管理模式的逐步推廣。還要在嚴(yán)格遵循保密制度的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化信息化管理系統(tǒng)服務(wù)性，推進(jìn)文書檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，確保相關(guān)人員能更好地享受檔案信息化管理帶來的便捷性。另一方面，完善管理制度，比如建立管理職責(zé)機(jī)制，遵循明確分工原則，設(shè)定事業(yè)單位層面、檔案管理部門等方面的具體職責(zé)，確保檔案工作有所落實(shí)；2.優(yōu)化利用模式。一方面，注重文書檔案開發(fā)應(yīng)用的針對(duì)性。即在正式開發(fā)利用之前開展摸底調(diào)查，明確各應(yīng)用者對(duì)于檔案資料的需求性，例如事業(yè)單位管理者往往負(fù)責(zé)制定內(nèi)部政策，因此更需要具有綜合性和全局性的檔案信息，如相關(guān)的指導(dǎo)文件匯編、單位發(fā)展規(guī)劃等，以幫助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。另一方面，完善檔案開發(fā)應(yīng)用方式。比如加強(qiáng)文化檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)開發(fā)，從原先的查閱式服務(wù)專為咨詢式服務(wù)，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)乃至超前服務(wù)，從檢索工具式服務(wù)轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)等。同時(shí)，建立檔案工作者和檔案應(yīng)用者相互溝通交流的平臺(tái)，實(shí)施更為人性化的檔案服務(wù)。如應(yīng)用微信、QQ 等平臺(tái)解答應(yīng)用者的各項(xiàng)問題；在明確應(yīng)用者身份權(quán)限的基礎(chǔ)上，實(shí)施部分檔案資源網(wǎng)絡(luò)借閱。整個(gè)過程中，應(yīng)特別應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)手段，從海量文書檔案信息中提取出最具價(jià)值的信息內(nèi)容，滿足各類應(yīng)用者的需求，使檔案真正更好地服務(wù)于單位建設(shè)。

四、結(jié)語

雖然文書檔案對(duì)于事業(yè)單位而言具有極大應(yīng)用價(jià)值，但限于傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致難以真正發(fā)揮檔案效用，特別是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，常規(guī)管理已經(jīng)難以滿足檔案工作需求，必須實(shí)施信息化建設(shè)。這就需要從配套設(shè)施建設(shè)著手，實(shí)現(xiàn)檔案室的智能化管理，然后落實(shí)檔案規(guī)范建設(shè)，建立信息化的管理系統(tǒng)，同時(shí)基于網(wǎng)絡(luò)的開放性等特征，落實(shí)檔案信息安全保障，特別要針對(duì)檔案密級(jí)建設(shè)對(duì)應(yīng)的保密系統(tǒng)。此外，為保證信息化管理的持續(xù)性和經(jīng)濟(jì)性，還要落實(shí)成本投入管理，建設(shè)完善的費(fèi)用管理機(jī)制，創(chuàng)新管理模式，真正從根本上優(yōu)化文書檔案管理。