張雪迪

摘要：建設(shè)工程聲像檔案在記錄工程建設(shè)過程，提供規(guī)劃、勘察、設(shè)計等參考數(shù)據(jù)，展示城市面貌、宣傳城市規(guī)劃等方面均具有獨一無二的重要作用。論文在闡述當(dāng)前建設(shè)工程聲像檔案接收工作機制的基礎(chǔ)上，提出新形勢下建設(shè)工程聲像檔案接收工作中需要解決的問題，并結(jié)合檔案工作新理念、新方法提出幾點建議，以期對建設(shè)工程聲像檔案接收和管理工作的開展有所裨益。

關(guān)鍵詞：聲像檔案 接收 單套制 信息化

建設(shè)工程聲像檔案是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的，以照片（含膠片、數(shù)碼）、影片（正、負(fù)片）、錄像帶（含數(shù)字信號）、錄音帶、影音光盤等聲像材料為載體，以影像為主要反映方式，并輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄，包括有關(guān)工程建設(shè)的宣傳片、專題片、成果演示視頻等，類別包括照片檔案、視頻檔案、音頻檔案等。建設(shè)工程聲像檔案接收工作是建設(shè)工程聲像檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，直接影響著后續(xù)工作的開展，如何更系統(tǒng)、更全面地接收和管理好建設(shè)工程聲像檔案，形成具有代表性、符合工作需求的建設(shè)工程聲像檔案接收和管理的工作模式，是當(dāng)下亟待解決的問題。

（一）接收現(xiàn)狀

為充分了解全國建設(shè)工程聲像檔案接收工作情況，筆者選取我國14個城市的城建檔案館，以問卷方式進(jìn)行調(diào)查研究，就其聲像檔案接收工作方面的研究情況，接收工作的有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，聲像檔案管理系統(tǒng)和歸檔實施情況等問題進(jìn)行調(diào)研。從表1可以看出，全國各地的城建檔案館對聲像檔案收集工作日益重視，各重點城市的城建檔案館均開展了聲像電子檔案接收方面的研究工作。部分城市的城建檔案館在接收聲像檔案方面依然實行的是雙套制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時存在。部分城市的城建檔案館已經(jīng)開始實施單套制歸檔，如北京、哈爾濱、重慶、長春、濟(jì)南等。在聲像檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)方面，由于運維方面投入資金較大，以及需要一定的數(shù)據(jù)量做支撐，因此部分城市的城建檔案館并未建立聲像檔案管理系統(tǒng)。

（二）接收范圍

建設(shè)工程聲像檔案是建設(shè)工程竣工檔案的重要組成部分，是反映城市建設(shè)過程、記錄城市建設(shè)變化的重要載體。對于市級行政區(qū)域范圍內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建的各類房屋建筑工程以及市政基礎(chǔ)設(shè)施等工程建設(shè)過程中形成的各種類型的聲像檔案，建設(shè)單位必須按規(guī)定向城建檔案館移交建設(shè)工程聲像電子檔案。所有建設(shè)工程項目都應(yīng)按照要求歸檔有關(guān)照片和聲像電子資料，列為市級以上重點工程以及需要申報優(yōu)質(zhì)工程獎項的建設(shè)項目，還需報送錄像資料、專題片等電子檔案資料，具體包括：建設(shè)工程開工前原貌、基礎(chǔ)工程、主體工程、竣工后新貌等，與建設(shè)工程有關(guān)的重要活動會議等聲像電子資料。

（三）業(yè)務(wù)流程

在建設(shè)工程聲像檔案接收工作中，城建檔案館常處于聲像記錄過程的末端，無法及時掌控聲像檔案的內(nèi)容和質(zhì)量，同時存在參與度有限等問題。[1]要確保建設(shè)工程聲像檔案保質(zhì)保量接收進(jìn)館，需要一套完整有序的接收體系。首先，由城建檔案館根據(jù)每年年初確定的全市重點工程項目，聯(lián)系建設(shè)、施工、監(jiān)理等相關(guān)單位，定期進(jìn)行技術(shù)交底及培訓(xùn)，并確定具體移交報送檔案的時間期限。其次，按照屬地及行業(yè)管理原則，城建檔案館指定具體經(jīng)辦人負(fù)責(zé)工作，及時對建設(shè)單位進(jìn)行催辦及技術(shù)指導(dǎo)。最后，經(jīng)辦人在已確定的時間范圍內(nèi)，按照聲像檔案接收業(yè)務(wù)流程要求，對各建設(shè)工程項目進(jìn)行檢查、驗收；通過實際標(biāo)準(zhǔn)案例、檢測軟件等輔助工具，對編制單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)；為符合接收標(biāo)準(zhǔn)的項目辦理移交手續(xù)并接收進(jìn)館，將不符合接收標(biāo)準(zhǔn)的項目返回建設(shè)單位，敦促其按要求整改并重新報送，最終完成市重點建設(shè)工程聲像檔案的接收工作。對于遠(yuǎn)郊區(qū)縣的項目，由城建檔案館建立工作聯(lián)系，培訓(xùn)、指導(dǎo)其屬地內(nèi)城建檔案管理機構(gòu)對建設(shè)工程聲像檔案進(jìn)行接收及征集工作。

（一）建設(shè)工程聲像檔案相關(guān)法律法規(guī)不健全

構(gòu)建完善的聲像檔案管理法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)體系，強化制度保障是當(dāng)前急需解決的首要問題。一方面，國家現(xiàn)有通用性法規(guī)過于籠統(tǒng)，針對性不強；另一方面，針對重點建設(shè)工程聲像檔案接收的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并不完善，全國各省市缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，無法滿足當(dāng)前城市建設(shè)發(fā)展過程中建設(shè)工程聲像資料制作、驗收與移交、歸檔等的實際操作需要。因此，要結(jié)合建設(shè)工程實際，制定統(tǒng)一的聲像檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，保證建設(shè)工程聲像檔案接收工作的順利進(jìn)行。

（二）現(xiàn)有的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)不完善

現(xiàn)如今建設(shè)工程聲像檔案數(shù)據(jù)形式多樣、內(nèi)容豐富、格式復(fù)雜，從普通的16：9高清格式到2K格式、4K格式以及8K格式等超高清格式不斷涌現(xiàn)，進(jìn)而對檔案管理系統(tǒng)提出了更高的要求。除此之外，現(xiàn)有的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)定期更新維護(hù)，隨時可能出現(xiàn)系統(tǒng)不穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全隱患等問題。電子數(shù)據(jù)存儲量越來越大，給系統(tǒng)的查找和利用功能也帶來更高的要求。如何保證建設(shè)工程聲像檔案無缺損、無遺漏地全部進(jìn)入系統(tǒng)，并且保證系統(tǒng)的更新維護(hù)與正常運轉(zhuǎn)，方便利用者準(zhǔn)確、迅速查詢到所需文件，是建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)需要解決的重要問題。

（三）建設(shè)工程聲像檔案接收方式較為傳統(tǒng)

在2020年新修訂的《檔案法》發(fā)布之前，電子檔案的法律效力一直有待明確。對于建設(shè)工程聲像檔案這類特殊形式的電子檔案，在單套制接收缺乏明確依據(jù)的前提下，大部分城建檔案館依然采用傳統(tǒng)的雙套制方式。也就是說，需要先將電子照片洗出，由檔案整編人員將照片制成實體冊單獨歸檔入庫，同時將電子版照片存入系統(tǒng)。然而在利用過程中，利用者大多首選電子版照片加以使用，幾乎不存在調(diào)取照片實體冊查找使用的情況，這樣照片實體冊的制作和歸檔既浪費資源又浪費空間。

（四）缺乏聲像專業(yè)技術(shù)人員

建設(shè)工程聲像檔案接收工作專業(yè)性很強，工作人員的聲像知識及業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響著聲像檔案的質(zhì)量、水平和服務(wù)效率。筆者對各城建檔案館調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，普遍存在一名員工身兼數(shù)職的現(xiàn)象，其既要負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、利用，又要負(fù)責(zé)聲像資料的拍攝、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作。因此，目前急需增加聲像檔案工作人員數(shù)量，提高聲像檔案工作人員技能。

（一）制定建設(shè)工程聲像檔案接收標(biāo)準(zhǔn)

為了有效提升建設(shè)工程聲像檔案移交歸檔率，必須完善與健全法律法規(guī)，強化和發(fā)揮其監(jiān)督制約作用，為聲像檔案收集工作的有序開展奠定堅實基礎(chǔ)。完善的接收標(biāo)準(zhǔn)是做好建設(shè)工程聲像檔案接收工作的重要保障。近年來，北京市城市建設(shè)檔案館一直在總結(jié)、研究和探索制定建設(shè)工程聲像檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，按照建設(shè)工程聲像檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，特別是《關(guān)于加強北京市重點建設(shè)工程聲像檔案管理工作的通知》（市規(guī)發(fā)〔2010〕1562號）要求，切實加強建設(shè)工程聲像檔案管理和接收工作，于2019年編制了《北京市重點工程聲像檔案資料管理導(dǎo)則》（京規(guī)自發(fā)〔2019〕432號，以下簡稱《導(dǎo)則》）?！秾?dǎo)則》明確規(guī)定建設(shè)工程聲像檔案收集與移交、整理及編目、存儲與保管方面的具體要求，按照現(xiàn)行北京市（建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、軌道交通）資料管理規(guī)程地方標(biāo)準(zhǔn)編制完成房屋建筑工程、市政工程、管線工程、城市綜合管廊工程以及軌道交通工程聲像資料歸檔范圍明細(xì)表，以進(jìn)一步指導(dǎo)和規(guī)范建設(shè)工程聲像檔案資料接收和保管工作。筆者認(rèn)為，為確保建設(shè)工程聲像檔案的真實、完整、安全和可用，還要進(jìn)一步優(yōu)化接收細(xì)則，為聲像檔案資料真實記錄城市規(guī)劃、建設(shè)的形成過程，留存珍貴歷史影像，保證和監(jiān)督工程建設(shè)質(zhì)量，提供更為精準(zhǔn)的依據(jù)。

（二）建立完善的建設(shè)工程聲像檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)如今大型房屋建設(shè)工程形成的全程跟蹤球形云臺4K格式記錄、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工程線路模擬演示系統(tǒng)，以及工程施工模型BIM等，數(shù)量龐大、種類豐富。這些文件如果得不到有效的歸檔保存，極易失存、失控。因此，目前需要一套安全可靠、穩(wěn)定、成熟的聲像檔案管理系統(tǒng)，從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、應(yīng)用服務(wù)和信息安全等不同層面滿足聲像檔案的接收、整編、入庫、保管、利用等。不僅如此，還要根據(jù)新技術(shù)的逐步發(fā)展和利用需求的不斷提高定期更新系統(tǒng)，升級擴(kuò)展原有系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊，如升級現(xiàn)有非線性編輯系統(tǒng)軟件版本，支持更多的音視頻格式，擴(kuò)容交換機接口。通過建立完善的聲像檔案管理系統(tǒng)，保證聲像檔案數(shù)據(jù)的安全、穩(wěn)定，實現(xiàn)聲像檔案資源的全生命周期管理。

（三）優(yōu)化建設(shè)工程聲像檔案接收工作方式

近兩年來，國家檔案局通過頂層設(shè)計、規(guī)范制定、試點引領(lǐng)等多項措施加快提升電子文件單套制歸檔與電子檔案單套制管理總體進(jìn)程。[2]繼新修訂的《檔案法》之后，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也要求持續(xù)提高電子檔案單套制管理能力，“保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔”。這些規(guī)定均對電子檔案的合法要件、地位和作用做出了明確規(guī)定，為開展建設(shè)工程聲像檔案單套制接收工作提供了堅實依據(jù)。城建檔案館通過優(yōu)化建設(shè)工程聲像檔案接收工作方式，實行電子文件單套制歸檔，即建設(shè)單位只需向城建檔案館移交建設(shè)工程聲像電子材料，無須再編制照片實體冊，進(jìn)一步減輕了建筑行業(yè)企業(yè)負(fù)擔(dān)，既節(jié)約了照片實體冊的使用成本，減小了檔案館庫房壓力，縮短了建設(shè)單位移交檔案辦理時限，精簡了申報材料，又保證了接收的檔案數(shù)據(jù)齊全與完整。

（四）加強建設(shè)工程聲像檔案人才隊伍建設(shè)

針對建設(shè)工程聲像檔案專業(yè)工作者身兼數(shù)職、人才緊缺的情況，城建檔案館需不斷引進(jìn)掌握先進(jìn)技術(shù)和創(chuàng)新管理理念的檔案工作者，采取集中培訓(xùn)、專家講座或者深入工程建設(shè)項目現(xiàn)場學(xué)習(xí)等方式提升聲像檔案工作者的專業(yè)水平，組建高素質(zhì)的聲像檔案管理人才團(tuán)隊，為建設(shè)工程聲像檔案工作的開展提供有力的人才保障。此外，為促進(jìn)建設(shè)工程聲像檔案的信息化建設(shè)，必須著力培養(yǎng)更多既懂檔案理論知識，又具有信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，為建設(shè)工程聲像檔案單套制接收打下良好的人才基礎(chǔ)。

建設(shè)工程聲像檔案的接收工作要緊緊圍繞國家戰(zhàn)略部署，積極響應(yīng)國家綠色發(fā)展、節(jié)能政策的要求，改變傳統(tǒng)接收管理模式，變“雙套”為“單套”，逐步減少聲像檔案實體冊的產(chǎn)生，節(jié)約檔案庫房用地，降低檔案管理、利用成本，提升電子檔案資源效益，助力數(shù)字環(huán)境下檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。[3]

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]李美芳，王彩虹，李順發(fā).聲像檔案資料管理模式創(chuàng)新與實踐——以廣州市國家檔案館為例[J].中國檔案，2022（1）：40-41.

[2]張偉.論電子文件單套制歸檔的緊迫性與發(fā)展趨勢[J].數(shù)字蘭臺，2022（10）：68-70.

[3]金凡，楊之蔚.《電子檔案單套管理一般要求》的基本內(nèi)容及相關(guān)問題思考[J].北京檔案，2021（3）：19-23.

作者單位：北京城市建設(shè)檔案館