陳翔麟

（北京建筑大學(xué)城市經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，北京 100044）

1 引言

建設(shè)工程施工合同的管理是建筑行業(yè)施工企業(yè)日常管理的重要組成部分， 簽訂合同的數(shù)量會(huì)與施工企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)有一定的聯(lián)系， 當(dāng)某一時(shí)間段內(nèi)施工企業(yè)簽訂合同的數(shù)量越多，則意味著企業(yè)未來(lái)經(jīng)營(yíng)管理的效益將會(huì)比過(guò)去更好。對(duì)于企業(yè)而言，企業(yè)需要對(duì)合同管理的過(guò)程控制進(jìn)行加強(qiáng)，而且施工企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目眾多，對(duì)應(yīng)也會(huì)與不同的供應(yīng)商、甲方簽訂種類繁多的合同，以保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。

施工企業(yè)合同管理的內(nèi)容不僅包括對(duì)合同在具體內(nèi)容方面的審核和管理， 還包括對(duì)合同文件作為企業(yè)檔案和項(xiàng)目檔案的管理。 隨著工程管理內(nèi)涵的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，施工企業(yè)合同管理作為項(xiàng)目交付價(jià)值的一種具體表現(xiàn)形式， 更多地體現(xiàn)為根據(jù)合同對(duì)工程項(xiàng)目的一種過(guò)程性的管理和監(jiān)控。 從狹義的角度來(lái)理解， 建設(shè)工程施工合同文件只是對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行約束的文件，其合同內(nèi)容包括對(duì)項(xiàng)目的造價(jià)、質(zhì)量、工期進(jìn)度等方面的整體要求。 從廣義方面的整體分析，合同管理水平的高低對(duì)于工程項(xiàng)目的實(shí)施具有特別深遠(yuǎn)的影響， 直接影響業(yè)主的項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成情況，以及項(xiàng)目?jī)r(jià)值的實(shí)現(xiàn)程度，還會(huì)牽涉企業(yè)整體的經(jīng)營(yíng)成果和企業(yè)的價(jià)值。

2 H公司合同管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

2.1 H公司合同管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介

施工企業(yè)H 公司是以工程總承包、 礦業(yè)資源相關(guān)服務(wù)為主營(yíng)業(yè)務(wù)的企業(yè)，具有礦山工程、建筑工程施工總承包雙特級(jí)資質(zhì)。

H 公司的合同管理信息系統(tǒng)，主要分為3 大部分，分別是合同簽訂、合同執(zhí)行和合同歸檔。

在合同簽訂階段，合同起草人首先要進(jìn)行合同立項(xiàng)操作。主管部門審批人員要會(huì)同相關(guān)處室合同評(píng)審人員進(jìn)行合同條款預(yù)審，形成合同文本初稿的初審意見(jiàn)。 再由合同起草人與合同另一方進(jìn)行談判協(xié)商，雙方形成合同文本定稿后，由合同起草人進(jìn)行合同簽訂申報(bào)， 轉(zhuǎn)至合同主管部門審批人員與合同初稿的初審意見(jiàn)核對(duì)， 會(huì)同相關(guān)處室的合同評(píng)審人員進(jìn)行正式的合同審查， 并給出最終的合同評(píng)審意見(jiàn)和履約中的注意事項(xiàng)，以及是否簽約明確結(jié)論。 報(bào)主管部門領(lǐng)導(dǎo)和公司主管經(jīng)營(yíng)的領(lǐng)導(dǎo)審批后， 方可蓋章簽約。 這個(gè)階段的數(shù)據(jù)有合同金額、工期、進(jìn)度款支付、違約金等數(shù)字型數(shù)據(jù)，也有合同對(duì)方名稱、地址、業(yè)主項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理方負(fù)責(zé)人、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行定額或清單等文本型數(shù)據(jù)。 合同起草人有輸入、修改這些數(shù)據(jù)的權(quán)限，主管部門審批人員和各處室合同評(píng)審人員、主管部門領(lǐng)導(dǎo)和公司主管經(jīng)營(yíng)的領(lǐng)導(dǎo)有通過(guò)、 不通過(guò)和提出相應(yīng)意見(jiàn)的權(quán)限。

在合同執(zhí)行階段， 由合同履行人員按實(shí)際變化情況提出合同變更、合同解除、合同違約和合同收付款的流程，并經(jīng)由相對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)主管部門審核、主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 這個(gè)階段主要是施工、經(jīng)營(yíng)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等各個(gè)業(yè)務(wù)層面主導(dǎo)的項(xiàng)目管理內(nèi)容，其涉及的數(shù)據(jù)主要有進(jìn)度款（預(yù)收款、應(yīng)收進(jìn)度款等）、工期等數(shù)值型數(shù)據(jù)。 合同履行人員的權(quán)限主要是提交申請(qǐng)、修改和撤回，業(yè)務(wù)主管部門權(quán)限是審核事實(shí)并進(jìn)行審批。 在這個(gè)過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門、經(jīng)營(yíng)管理部門和法務(wù)部的責(zé)任相對(duì)更多。除了一般的數(shù)據(jù)類型以外，該過(guò)程中還會(huì)涉及相關(guān)的照片、視頻等多媒體數(shù)據(jù)。

在合同歸檔階段， 由合同履行人按項(xiàng)目竣工驗(yàn)收移交和異常中止兩種情況提出合同終止后的歸檔， 經(jīng)主管部門審核及主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批， 將合同移交至檔案管理部門進(jìn)行合同歸檔。 這個(gè)階段的數(shù)據(jù)不僅有合同應(yīng)收額、已確認(rèn)收入額、合同結(jié)算額、項(xiàng)目產(chǎn)值、客戶信息等相關(guān)合同數(shù)據(jù)，還包括合同文件的密級(jí)、保存時(shí)限等合同文件歸檔的信息。 合同異常中止的項(xiàng)目合同歸檔，還應(yīng)寫(xiě)明異常的原因及處理措施和情況。 合同履行人應(yīng)提交歸檔申請(qǐng)， 主管部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)歸檔內(nèi)容和事由進(jìn)行核實(shí)和審批。 檔案管理人員按歸檔要求進(jìn)行歸檔合同資料的檢查、歸檔和保存。

H 公司合同管理系統(tǒng)工作流程，詳見(jiàn)圖1。

圖1 H公司合同管理系統(tǒng)的工作流程

2.2 H公司合同管理系統(tǒng)的權(quán)限

合同起草人按照職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合同立項(xiàng)、合同談判、合同訂立的業(yè)務(wù)流程操作， 在合同審批用印簽訂后成為合同履行人，并依權(quán)限進(jìn)行合同文本管理、合同變更、合同解除、合同違約和合同歸檔。 該角色有權(quán)限對(duì)合同相應(yīng)內(nèi)容提出增加、修改，但所有操作都應(yīng)能夠留底查詢。

主管部門審批人員按職責(zé)權(quán)限組織合同會(huì)審。 給出初審意見(jiàn)，審核合同定稿及合同變更、解除合同和違約等事項(xiàng)。 主管部門領(lǐng)導(dǎo)及公司主管領(lǐng)導(dǎo)需要從業(yè)務(wù)系統(tǒng)角度和公司層面判斷相應(yīng)合同管理風(fēng)險(xiǎn)，做出決策，進(jìn)行合同流程審批。

各合同會(huì)審部門評(píng)審人員依據(jù)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)對(duì)合同初稿及定稿給出合同簽訂意見(jiàn)和合同履約的意見(jiàn)。

檔案管理部門按公司檔案管理?xiàng)l例的要求進(jìn)行合同文本的歸檔、保存和借閱。

2.3 H公司合同管理信息系統(tǒng)存在的問(wèn)題

2.3.1 合同管理系統(tǒng)中，項(xiàng)目過(guò)程管理薄弱，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)各自為政

建筑施工企業(yè)的經(jīng)營(yíng)依靠的是一個(gè)又一個(gè)的工程項(xiàng)目，每個(gè)工程項(xiàng)目的實(shí)施又涉及多個(gè)業(yè)務(wù)部門， 這需要各子系統(tǒng)的相互配合和規(guī)范有序。 目前，H 公司不同業(yè)務(wù)部門的系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)法共享、無(wú)法相互調(diào)用，既造成數(shù)據(jù)信息冗余，又造成相關(guān)數(shù)據(jù)在不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。 這在合同管理系統(tǒng)中表現(xiàn)為：公司集中采購(gòu)的數(shù)據(jù)與合同管理系統(tǒng)履約過(guò)程中的數(shù)據(jù)歸屬不同業(yè)務(wù)部門管理，使用兩套信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息溝通不暢。這種現(xiàn)象較為廣泛地存在于H 公司，包括企業(yè)級(jí)的合同管理系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)收付款系統(tǒng)、產(chǎn)值報(bào)送系統(tǒng)和項(xiàng)目級(jí)別的成本進(jìn)度管理系統(tǒng)等管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換割裂。

2.3.2 現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)中成本控制的深度不夠

對(duì)成本的監(jiān)控是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)， 而成本核算則是成本管理的重要環(huán)節(jié)。 企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的分析需要依據(jù)成本核算方面的數(shù)據(jù)，對(duì)于項(xiàng)目成本管理，則采用簡(jiǎn)單粗放的成本包干模式。 H 公司合同管理系統(tǒng)中的成本核算，在成本控制方面的工作方式比較粗獷，沒(méi)有深層次理解成本核算的意義，忽視了成本歸集的基礎(chǔ)性作用。 大多在階段性施工（月度或付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)度）結(jié)束后，才對(duì)木已成舟的實(shí)物和付款事實(shí)進(jìn)行成本確認(rèn)。 這種情況下，即使歸集并核算出項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)成本，也無(wú)法對(duì)項(xiàng)目的成本控制起到應(yīng)有的效益， 使歸集的數(shù)據(jù)失去了數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)要素的基礎(chǔ)作用。

2.3.3 合同管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)資料缺乏參考價(jià)值

由于H 公司下級(jí)分子公司和直屬工程處較多， 每個(gè)下級(jí)單位對(duì)于合同管理系統(tǒng)中信息的填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行程度也不一樣，這就導(dǎo)致在合同簽訂的申請(qǐng)、原始信息的保存、具體合同內(nèi)容填寫(xiě)的完整性等方面也比較混亂。 合同管理人員注重工作完成的結(jié)果，而不注重工作完成的質(zhì)量，缺乏對(duì)工作過(guò)程的管理，特別是合同信息中細(xì)節(jié)填寫(xiě)存在不規(guī)范和不確定性，影響了合同作為項(xiàng)目管理基礎(chǔ)支持性資料的完整性、 準(zhǔn)確性和可參考性，再加上合同管理的過(guò)程性，致使合同管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，不能反映客觀真實(shí)的情況，增加了后續(xù)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用分析的難度。

3 H公司合同管理信息系統(tǒng)改進(jìn)

3.1 企業(yè)層面的總體部署

建筑信息模型（BIM 模型）的主要作用是能夠?yàn)楣こ坦芾砉ぷ魈峁┮粋€(gè)各方參與者都可以共同使用的基礎(chǔ)性平臺(tái)，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于該平臺(tái)， 各方通過(guò)平臺(tái)參與項(xiàng)目執(zhí)行和信息反饋。 這種信息化技術(shù)極大地縮短了各參與方之間協(xié)調(diào)溝通的時(shí)間，提升了管理工作效率[1]。 建設(shè)基于BIM模型的協(xié)同和共享平臺(tái)，整合各業(yè)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，能夠解決縱向管理和橫向各部門之間信息不對(duì)稱的現(xiàn)狀[2]，化解企業(yè)管理缺少有效數(shù)據(jù)的困境，讓企業(yè)管理人員可以準(zhǔn)確、快速地獲得其他部門和工程項(xiàng)目的一手?jǐn)?shù)據(jù)， 便于合同管理分析和決策[3]。 并且，基于BIM 模型的管理模式是創(chuàng)建信息、管理信息、共享信息的新方式，BIM 模型在項(xiàng)目管理中具有全面的數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、處理、分析的功能，可以更好地融入施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，成為施工企業(yè)管理人員的日常工作工具。 公司層面的管理人員可以對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行整體協(xié)調(diào)， 也可以檢查材料采購(gòu)的安全存貨量， 根據(jù)真實(shí)的項(xiàng)目成本來(lái)統(tǒng)計(jì)編制企業(yè)定額，從而確定工程項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃，達(dá)到更高水平的集約化管理。

企業(yè)級(jí)的BIM 數(shù)據(jù)庫(kù)也可以和企業(yè)ERP 管理系統(tǒng)（企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）結(jié)合，提升ERP 的管理能力和實(shí)用價(jià)值。 BIM模型信息平臺(tái)的最突出特點(diǎn)， 在于它是一個(gè)極佳的工程基礎(chǔ)數(shù)據(jù)承載平臺(tái)，可以整合創(chuàng)建、計(jì)算、共享和應(yīng)用工程項(xiàng)目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)[4]，可以協(xié)助企業(yè)分析計(jì)劃項(xiàng)目合同的目標(biāo)成本、動(dòng)態(tài)管理項(xiàng)目生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本數(shù)據(jù)的匯總、統(tǒng)計(jì)和控制。ERP 的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在施工過(guò)程數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、應(yīng)用和協(xié)同，特別是對(duì)于項(xiàng)目真實(shí)成本的統(tǒng)計(jì)。兩者互補(bǔ)，相輔相成，一方面，ERP 系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要由BIM 模型提供， 另一方面，ERP 完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的計(jì)算和分析后， 需要通過(guò)BIM 模型再次加工為3D或者4D 的多維建筑信息模型并分享給項(xiàng)目利益相關(guān)者。整個(gè)過(guò)程中實(shí)施、反饋、計(jì)算、分析和再實(shí)施成為循環(huán)提升改進(jìn)的良性循環(huán)，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等利益相關(guān)者可以取得共贏的效果，提升了工程管理這一經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的價(jià)值，更好地為業(yè)主交付了項(xiàng)目?jī)r(jià)值。

總的說(shuō)來(lái)，BIM 數(shù)據(jù)庫(kù)和ERP 系統(tǒng)的結(jié)合， 展現(xiàn)了施工企業(yè)自身的技術(shù)價(jià)值， 有利于企業(yè)為自身塑造更大的企業(yè)價(jià)值和品牌效應(yīng)。 其次，在施工生產(chǎn)過(guò)程中，二者的有機(jī)結(jié)合可以更好地解決施工企業(yè)信息化和數(shù)字化過(guò)程中， 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)普遍存在的及時(shí)性、對(duì)應(yīng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性的問(wèn)題[5]。

另外， 企業(yè)級(jí)的BIM 數(shù)據(jù)庫(kù)是也可以關(guān)聯(lián)客戶信息數(shù)據(jù)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)等，打通企業(yè)供應(yīng)鏈上下游的信息壁壘，沿用統(tǒng)一來(lái)源的管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使沉淀的數(shù)據(jù)煥發(fā)活力，不僅從前期項(xiàng)目跟蹤、 合同簽訂和合同履行等角度多維度獲取數(shù)據(jù)信息，還可以整合重復(fù)雜亂的多個(gè)部門的數(shù)據(jù)信息，降低合同管理中數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、 描述不規(guī)范所帶來(lái)的合同管理潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 項(xiàng)目級(jí)別的操作實(shí)施

采用BIM 模型補(bǔ)充合同管理系統(tǒng)，可使整個(gè)工程項(xiàng)目在施工階段有效地采購(gòu)和使用物資、集約資源、降低成本和提質(zhì)增效，使工程項(xiàng)目管理量體裁衣、物盡其用。 這具體表現(xiàn)在項(xiàng)目相關(guān)業(yè)務(wù)流程能夠根據(jù)合同管理流程反饋的數(shù)據(jù)， 實(shí)時(shí)有效地進(jìn)行調(diào)整， 包括表單內(nèi)容和數(shù)據(jù)超過(guò)限值提醒等詳細(xì)內(nèi)容，以適應(yīng)外部變化和內(nèi)部?jī)?yōu)化的控制調(diào)整要求。

基于BIM 模型的合同成本管控，首先構(gòu)建存儲(chǔ)項(xiàng)目信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，為相關(guān)人員提供所需數(shù)據(jù)，并基于本項(xiàng)目數(shù)據(jù)和過(guò)往類似工程數(shù)據(jù)分析，來(lái)提高工程成本分析能力。BIM 模型可以在項(xiàng)目合同成本管理的招投標(biāo)、施工、變更管理和結(jié)算各個(gè)階段助力，實(shí)現(xiàn)管理方式的高效轉(zhuǎn)變。 信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中包含較為全面的數(shù)據(jù)， 可以為相關(guān)人員在項(xiàng)目全壽命周期內(nèi)對(duì)工程成本的分析和管理提供依據(jù)和支持。 特別是企業(yè)的集中采購(gòu)系統(tǒng)，更需要數(shù)據(jù)分析的支撐。 利用BIM 模型集成平臺(tái)，及時(shí)準(zhǔn)確地更新工程量數(shù)據(jù)， 以期達(dá)到批量訂貨和合理訂貨的目的。 在保障合理庫(kù)存的前提下，盡可能使倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、訂貨費(fèi)用和材料采購(gòu)費(fèi)用降低。

合同資料管理方面，利用BIM 模型提高工程項(xiàng)目信息的完整性，有利于對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行存檔，包括項(xiàng)目各階段的初始工程資料、BIM 模型、變更資料、驗(yàn)收文件等。BIM 模型是通過(guò)對(duì)文檔和信息的數(shù)字化， 使傳統(tǒng)紙質(zhì)資料所承載的數(shù)據(jù)在共享時(shí)更加便利， 從而提高效率， 減少紙質(zhì)資料存儲(chǔ)過(guò)程中遺失、損壞所導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)今的企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理中，人、物質(zhì)（原材料和能源）、資金和信息已經(jīng)成為主要因素。 其中，人、物質(zhì)和資金是有形的資源，而信息是無(wú)形資源。2020 年，國(guó)務(wù)院《關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素化市場(chǎng)配置體制機(jī)制的意見(jiàn)》提出數(shù)據(jù)資源的理念，這說(shuō)明信息數(shù)據(jù)已經(jīng)與土地、勞動(dòng)力、技術(shù)和資本等傳統(tǒng)要素一樣，成為一種新型的生產(chǎn)要素[6]，它將會(huì)以更加廣泛和融合的方式影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和人們的日常生活。

對(duì)于H 施工企業(yè)合同管理系統(tǒng)的改進(jìn)提升，搭建BIM 模型協(xié)同共享平臺(tái)， 可以有效解決在使用合同管理信息系統(tǒng)時(shí)所存在的沉默數(shù)據(jù)等問(wèn)題。 建筑信息模型平臺(tái)在收集建筑工程項(xiàng)目的各項(xiàng)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上， 充分聯(lián)系相應(yīng)的過(guò)程數(shù)據(jù)，建立基于項(xiàng)目的統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息庫(kù)，使得施工單位各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)融于同一信息平臺(tái)，共享同一建筑信息數(shù)據(jù)，為項(xiàng)目全過(guò)程的合同管理工作增值。