■ 楊榕青

檔案管理工作是新聞單位不可缺少的基礎性工作。推進新聞單位檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，是新聞單位檔案部門重要的職責和任務。

一、單位檔案管理存在的問題

云南日報報業(yè)集團檔案管理的工作內(nèi)容是建立完善的檔案管理體系，確保檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等方面能夠做到科學規(guī)范，為單位發(fā)展提供有力支持。當前存在的問題主要有以下幾點：

（一）人員流動性大。云南日報報業(yè)集團結構復雜、人員流動性較大，歷史遺留問題較多，雖然按照國家要求，檔案應集中管理，但在實踐中難于實現(xiàn)。特別是隨著人員崗位的流動，有些檔案可能會因為相關人員職責變動產(chǎn)生流向不清問題。

（二）數(shù)據(jù)量龐大。云南日報報業(yè)集團數(shù)據(jù)量大，如果沒有進行合理分類，會導致檔案無法快速檢索或整理。

（三）檔案分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確。實踐中發(fā)現(xiàn)，云南日報報業(yè)集團的檔案存在分類不合理和期限劃分不夠準確等問題。分類不夠細致、分類標準不明確、分類方法混亂等情況都不同程度存在。這些問題可能會導致檔案被錯誤歸類甚至難以找到。還存在保管期限劃分不準確問題，各種文件和資料的保管期限劃分不準確可能導致一些重要的檔案因保管期限劃分過短，時間一長難于查找，而查考價值不高的檔案卻因保管期限定得過長，增加了管理成本，浪費了國家資源。

（四）文書檔案附件標識混亂。實踐中發(fā)現(xiàn)，云南日報報業(yè)集團文書檔案公文附件標識混亂情況較多，有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，甚至還有多個文件附件混在一起的情況，不僅給管理帶來困難，還嚴重影響與其相關聯(lián)的檔案的有效利用，無法充分發(fā)揮檔案工作的查考作用，影響檔案資源的整體質量。

二、產(chǎn)生問題的原因

產(chǎn)生以上問題，主要是由于以下原因：

（一）人員問題。主要是檔案工作人員專業(yè)知識不足。檔案管理需要專業(yè)的知識和技能，如果檔案工作人員專業(yè)技能不足或者缺乏專業(yè)的培訓，其對國家檔案管理的相關要求、標準掌握不及時、不全面，理解不準確、有偏差，可能出現(xiàn)執(zhí)行國家要求、標準跑偏走樣情況，嚴重影響檔案管理的質量。加之新聞單位人員流動大，也影響檔案管理質量。

（二）管理流程問題。檔案管理需要遵循一定的流程和規(guī)范，如果流程不合理或者規(guī)范過于繁瑣，就會影響到檔案管理的效率。沒有建立合適的檔案管理流程、標準和規(guī)范，容易造成工作混亂、流程不順暢等問題。另外，檔案管理流程中存在重復、繁瑣等環(huán)節(jié)，浪費了時間和資源。

（三）檔案信息管理系統(tǒng)問題。檔案管理需要依賴一定的信息系統(tǒng)對大量數(shù)據(jù)進行處理和存儲，如果使用的是落后或不適合的信息系統(tǒng)，將直接影響檔案管理的效率和質量。如果系統(tǒng)存在故障或者信息系統(tǒng)的設計不符合實際需求，或者使用的技術已落后，就會影響系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性，從而影響檔案管理的效率。運維人員缺乏專業(yè)知識或者工作不到位，使用過程中也容易出現(xiàn)故障或安全問題。

三、改進檔案管理的措施

（一）加強人員培訓。新聞單位要有針對性地對檔案管理人員進行專業(yè)培訓，提高其操作技能和管理水平?？梢匝垖I(yè)人士進行培訓，也可以組織內(nèi)部培訓。云南日報報業(yè)集團應該積極開展相關的培訓和學習活動，例如邀請專業(yè)的培訓機構組織培訓班，或者在云南日報報業(yè)集團內(nèi)部開展培訓，培養(yǎng)和提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平。只有這樣，才能夠更好地保障檔案管理質量，提高工作效率，為事業(yè)發(fā)展提供堅實的檔案管理基礎。

（二）優(yōu)化檔案管理流程。要根據(jù)實際情況進行精簡，優(yōu)化檔案管理的流程，使其更加符合實際需求，以確保流程的合理性和高效性。檔案管理的規(guī)范也應該簡明易懂，避免過于繁瑣和復雜。管理規(guī)范應該符合國家有關法律、法規(guī)和標準要求，并考慮到新聞單位的實際情況，制定出適合本單位的檔案管理規(guī)范。同時，對于一些重要的檔案文件，應該設立專人進行管理，以確保檔案的安全性。

（三）升級檔案信息管理系統(tǒng)。升級、更新信息系統(tǒng)可以支持更加高效、便捷的管理方式，減少錯誤發(fā)生。云南日報報業(yè)集團應通過升級、更新信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的自動化和智能化，提高檔案管理的效率和精度。要采用現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動歸檔、檢索、更新等功能，盡量避免人為因素對檔案管理造成的影響。在電子檔案管理系統(tǒng)下，可實現(xiàn)電子檔案多用戶、多端口的共享，方便相關人員共同利用檔案資源，同時也降低了管理成本和風險。