呂暘LV Yang；方慧婷FANG Hui-ting；賁浩程BEN Hao-cheng

（上?？萍拣^，上海 200127）

0 引言

大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目具有種類(lèi)繁雜、批次多、金額相對(duì)較小、需求難以預(yù)測(cè)等特點(diǎn)，再加上近些年來(lái)，由于大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)的采購(gòu)品類(lèi)不斷增加導(dǎo)致其項(xiàng)目種類(lèi)更加復(fù)雜，因此目前大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)面臨著一大難題是由于項(xiàng)目種類(lèi)多而雜造成采購(gòu)重復(fù)性工作多、供應(yīng)商參差不齊且監(jiān)管難度大。大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)的另一大難題是由于其特殊性，決定了采購(gòu)直接影響到大型科普?qǐng)鲳^的運(yùn)行及運(yùn)維，因此對(duì)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要層層把關(guān)，也因此造成大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)的采購(gòu)環(huán)節(jié)過(guò)多且審批環(huán)節(jié)也多。由于經(jīng)常面臨項(xiàng)目種類(lèi)多且采購(gòu)流程長(zhǎng)這兩大難題從而導(dǎo)致供貨周期長(zhǎng)供貨難以及價(jià)格高的情況出現(xiàn)，進(jìn)而直接影響大型科普?qǐng)鲳^的運(yùn)行。

我們能夠做的是如何運(yùn)用采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)及所學(xué)的知識(shí)來(lái)解決大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)中所存在的問(wèn)題，本文將具體運(yùn)用基于卡拉杰克模型的采購(gòu)品類(lèi)的分類(lèi)方法，來(lái)探討如何進(jìn)一步提升采購(gòu)管理水平，從而提升效率和質(zhì)量。

1 大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)分類(lèi)管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.1 采購(gòu)分類(lèi)管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目的分類(lèi)管理是按項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，即服務(wù)、貨物及工程；或者按項(xiàng)目金額進(jìn)行區(qū)分，即限額以上及限額以下（限額的界定根據(jù)不同場(chǎng)館的采購(gòu)金額及數(shù)量綜合分析后界定）。兩種分類(lèi)的進(jìn)一步細(xì)分則可以根據(jù)采購(gòu)方式劃分，大型科普?qǐng)鲳^常見(jiàn)采購(gòu)方式為：三方比價(jià)、館內(nèi)綜合評(píng)分、競(jìng)爭(zhēng)型談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、公開(kāi)招標(biāo)，其中，三方比價(jià)與館內(nèi)綜合評(píng)分用于限額以下采購(gòu)，另三種方式用于限額以上采購(gòu)。種類(lèi)、金額分類(lèi)后各采購(gòu)員的分工會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)或者采購(gòu)業(yè)務(wù)量以及限額的綜合考量進(jìn)行分配，結(jié)合大型科普?qǐng)鲳^A 與B 的傳統(tǒng)采購(gòu)分類(lèi)情況，舉例如表1 所示。

表1 傳統(tǒng)方式的采購(gòu)分類(lèi)

1.2 采購(gòu)分類(lèi)管理問(wèn)題

①大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)的項(xiàng)目品類(lèi)具有種類(lèi)繁雜、批次多、金額相對(duì)較小、需求難以預(yù)測(cè)等特點(diǎn)，根據(jù)以上傳統(tǒng)分類(lèi)的模式僅按大類(lèi)劃分會(huì)導(dǎo)致同品類(lèi)的貨物采用不同的采購(gòu)方式即同質(zhì)化的采購(gòu)需求重復(fù)性工作。

②由于科普項(xiàng)目不斷推陳出新，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同項(xiàng)目之間設(shè)計(jì)變更多，需求變數(shù)大，因此會(huì)導(dǎo)致金額變化，采購(gòu)員變化，采購(gòu)方式變化即會(huì)導(dǎo)致不同人員負(fù)責(zé)同一個(gè)項(xiàng)目交接不明以及同一項(xiàng)目采用不同的采購(gòu)策略及方式。

③部分產(chǎn)品市場(chǎng)資源競(jìng)爭(zhēng)性大，供給供應(yīng)商數(shù)量多，技術(shù)、實(shí)力、信譽(yù)度參差不齊，供需雙方缺乏需求信息的溝通和長(zhǎng)期的合作機(jī)制。

④采購(gòu)人員大部分精力忙于“一單一采，一單一簽、一單一結(jié)”等重復(fù)性工作，沒(méi)有足夠的時(shí)間對(duì)市場(chǎng)信息、內(nèi)部需求做分析研究，最終導(dǎo)致采購(gòu)物資的質(zhì)量、價(jià)格、資源難以控制、參差不齊以及出現(xiàn)項(xiàng)目緊急和供貨要求高的項(xiàng)目供應(yīng)商供貨周期短以及供貨難度大的情況。

以上所描述的現(xiàn)狀問(wèn)題是現(xiàn)行傳統(tǒng)采購(gòu)分類(lèi)過(guò)于簡(jiǎn)單而導(dǎo)致的問(wèn)題，本文將研究分析大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目的細(xì)分品類(lèi)管理，以此改善目前采購(gòu)分類(lèi)管理現(xiàn)狀的問(wèn)題，提升采購(gòu)效率實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)值。

2 引入卡拉杰克模型進(jìn)行品類(lèi)管理分析

2.1 品類(lèi)管理的理念

品類(lèi)管理的理念起源是在美國(guó)的零售行業(yè)，后來(lái)逐步被應(yīng)用到采購(gòu)領(lǐng)域。采購(gòu)品類(lèi)管理是一種管理采購(gòu)支出的方法，根據(jù)相似的供給方不同的技術(shù)需求將采購(gòu)工程、貨物與服務(wù)進(jìn)行分類(lèi)與歸類(lèi)，分為不同采購(gòu)大類(lèi)，并分析理順各采購(gòu)大類(lèi)技術(shù)需求標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)上的供應(yīng)資源以及內(nèi)部的需求體量，通過(guò)分析，從品類(lèi)對(duì)場(chǎng)館的影響價(jià)值層面制定對(duì)應(yīng)的品類(lèi)管理策略并實(shí)施執(zhí)行，從而提升大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)的效率和質(zhì)量。

以品類(lèi)為核心的管理在采購(gòu)管理中能分析出影響大價(jià)值高的工作內(nèi)容，通過(guò)有序的品類(lèi)分類(lèi)整理可以減少雜亂急迫的采購(gòu)，提升采購(gòu)效率。品類(lèi)管理是將采購(gòu)品類(lèi)細(xì)分并應(yīng)用整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)中，聚焦于采購(gòu)貨物或服務(wù)的技術(shù)需求標(biāo)準(zhǔn)的差異性，通過(guò)建立采購(gòu)品類(lèi)分類(lèi)模型精準(zhǔn)高效的差異化管理模式，從而提升采購(gòu)效率和管理績(jī)效以及降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 品類(lèi)管理的優(yōu)勢(shì)

品類(lèi)管理的優(yōu)勢(shì)是通過(guò)采購(gòu)需求標(biāo)準(zhǔn)化引導(dǎo)需求提前規(guī)劃，從而降低供應(yīng)復(fù)雜度；通過(guò)分析結(jié)果從影響大價(jià)值高的內(nèi)容著手儲(chǔ)備、管理優(yōu)化供應(yīng)商庫(kù)；通過(guò)分類(lèi)需求制定合理的采購(gòu)計(jì)劃從而優(yōu)化流程提升采購(gòu)的效率；最大的優(yōu)勢(shì)是需求分類(lèi)合并后可以減少應(yīng)急采購(gòu)的情況，減少采購(gòu)員的日常工作頻次即減少工作量。

通過(guò)發(fā)揮品類(lèi)管理的優(yōu)勢(shì)可以減少重復(fù)性的工作，提升采購(gòu)的效率，優(yōu)化流程的管控以及通過(guò)品類(lèi)管理進(jìn)行分類(lèi)合并更好地管理供應(yīng)商及提升合作機(jī)制。最大化發(fā)揮品類(lèi)管理的優(yōu)勢(shì)就需要先做好有序的品類(lèi)分類(lèi)整理，聚焦分類(lèi)整理，我們查找分類(lèi)的方法，也因此我們聚焦于分類(lèi)模型，通過(guò)運(yùn)用卡拉杰克模型建立分類(lèi)模型整理細(xì)分采購(gòu)品類(lèi)。

2.3 基于卡拉杰克模型的品類(lèi)管理分類(lèi)

卡拉杰克模型是一個(gè)被廣泛采用和認(rèn)同的采購(gòu)項(xiàng)目分類(lèi)方法，大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目可以采用該方法建立分類(lèi)模型，根據(jù)該模型的兩個(gè)維度來(lái)分類(lèi)，從而建立分類(lèi)模型?？ɡ芸四Ｐ偷膬蓚€(gè)維度是收益影響和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，在科普?qǐng)鲳^中收益影響是指采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量、數(shù)量及金額占比對(duì)科普?qǐng)鲳^營(yíng)運(yùn)的影響，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)是指采購(gòu)項(xiàng)目的供給能力水平，如市場(chǎng)供應(yīng)資源是否豐富、采購(gòu)項(xiàng)目是否具有不可替代性等。對(duì)于每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分析得出在這兩個(gè)維度上的權(quán)重，然后可以將采購(gòu)項(xiàng)目分為四大類(lèi)：關(guān)鍵型項(xiàng)目、瓶頸型項(xiàng)目、杠桿型項(xiàng)目和普通型項(xiàng)目。

對(duì)于大型科普?qǐng)鲳^的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)難度臨界點(diǎn)在于是否可以至少有三家供應(yīng)商可以參與競(jìng)標(biāo)，因?yàn)楦鶕?jù)修改后的《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》中“第三十六條在招標(biāo)采購(gòu)中，出現(xiàn)下列情形之一的，應(yīng)予廢標(biāo)：（一）符合專業(yè)條件的供應(yīng)商或者對(duì)招標(biāo)文件作實(shí)質(zhì)響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家的”，所以將大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)難度臨界點(diǎn)設(shè)為3；當(dāng)有且僅有一家供應(yīng)商可以滿足項(xiàng)目采購(gòu)需求時(shí)，該項(xiàng)目的供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)難度為高風(fēng)險(xiǎn)，所以供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)難度的高點(diǎn)為1；當(dāng)有超過(guò)3 家或者市面上有眾多供應(yīng)商資源時(shí)為低風(fēng)險(xiǎn)。收益影響即為采購(gòu)金額支出的大小，根據(jù)《上海市政府集中采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)（2021 年版）》中“本市政府采購(gòu)貨物、服務(wù)和工程項(xiàng)目分散采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)為100 萬(wàn)元”，將100 萬(wàn)（含）以上項(xiàng)目歸類(lèi)于收益影響大，100 萬(wàn)（不含）以下項(xiàng)目歸類(lèi)于收益影響小。故模型原點(diǎn)采購(gòu)金額為100 萬(wàn)元，供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)為3 家為宜，制成模型如圖1，四類(lèi)項(xiàng)目特點(diǎn)如下：

圖1 基于卡拉杰克模型的分類(lèi)模型

①關(guān)鍵型項(xiàng)目，指的是自身價(jià)值高供應(yīng)難大的采購(gòu)項(xiàng)目。關(guān)鍵類(lèi)資源可獲得性受很多條件的限制，如市場(chǎng)上有限的供應(yīng)商資源、技術(shù)需求的復(fù)雜性和多變性等。該類(lèi)型的采購(gòu)數(shù)量是最少的，但總金額卻是最大的。

②瓶頸型項(xiàng)目，指的是采購(gòu)項(xiàng)目自身價(jià)值不高或者說(shuō)比較低但是供應(yīng)難度較大的工程、貨物、服務(wù)。此類(lèi)供給資源在市場(chǎng)上多為單一來(lái)源供應(yīng)商，因此該類(lèi)型項(xiàng)目特點(diǎn)市是市場(chǎng)供給資源并不充足。

③杠桿型項(xiàng)目，指的是采購(gòu)項(xiàng)目自身價(jià)值比較高但供應(yīng)難度低的工程、貨物、服務(wù)。該類(lèi)型項(xiàng)目沒(méi)有特殊性，在市場(chǎng)上供應(yīng)商資源充足。

④普通型項(xiàng)目，指的是自身價(jià)值低供應(yīng)難度也低的采購(gòu)項(xiàng)目。此類(lèi)供給資源在市場(chǎng)上通常是大量的、低價(jià)值和低風(fēng)險(xiǎn)的。

3 基于卡拉杰克模型的分類(lèi)應(yīng)用—以A 館為例的采購(gòu)

我們根據(jù)品類(lèi)管理理念以及卡拉杰克模型建立基于大型科普?qǐng)鲳^的分類(lèi)模型，取用大型科普?qǐng)鲳^A 館2021年數(shù)據(jù)為例進(jìn)行研究分析，詳細(xì)數(shù)據(jù)如表2 所示。以A 館為例，經(jīng)研究分析我們發(fā)現(xiàn)占據(jù)A 館全年采購(gòu)支出的70%的主要采購(gòu)項(xiàng)目如：展廳維護(hù)設(shè)備、投影機(jī)光源采購(gòu)、標(biāo)本征集、保險(xiǎn)服務(wù)、清潔用品采購(gòu)以及視頻拍攝服務(wù)等根據(jù)金額100 萬(wàn)（含）以上屬于采購(gòu)支出大收益影響大以及供應(yīng)商資源3 家（含）以上屬于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)低來(lái)進(jìn)行采購(gòu)基于卡拉杰克模型的分類(lèi)。

表2 A 館采購(gòu)基于卡拉杰克模型的分類(lèi)（2021 年采購(gòu)數(shù)據(jù)）

①關(guān)鍵型項(xiàng)目。關(guān)鍵類(lèi)資源可獲得性受很多條件的限制，如市場(chǎng)上有限的供應(yīng)商資源、技術(shù)需求的復(fù)雜性和多變性等。該類(lèi)型的采購(gòu)數(shù)量是最少的，但總金額卻是最大的。管理此類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目資源的供應(yīng)安排需要重點(diǎn)開(kāi)發(fā)市場(chǎng)資源和管理現(xiàn)有供應(yīng)商，并建立長(zhǎng)期，緊密的合作關(guān)系，通過(guò)長(zhǎng)期合作，尋求雙方利益的最大化。在大型科普?qǐng)鲳^內(nèi)這類(lèi)項(xiàng)目一般對(duì)其安全、運(yùn)行、服務(wù)有較大影響。比如大型科普?qǐng)鲳^的場(chǎng)館展廳設(shè)備，藏品安裝維護(hù)項(xiàng)目，主題巡展項(xiàng)目及物業(yè)安保服務(wù)等。根據(jù)采購(gòu)數(shù)量金額以及供需風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估歸類(lèi)出關(guān)鍵型項(xiàng)目，后續(xù)需要對(duì)細(xì)分類(lèi)別進(jìn)行深度分析研究，研究分析市場(chǎng)資源現(xiàn)有供應(yīng)的情況，如是需要長(zhǎng)期提供的大型設(shè)備或者維護(hù)運(yùn)維服務(wù)，建議通過(guò)和供應(yīng)商長(zhǎng)期合作的模式需求利益最大化。

②瓶頸型項(xiàng)目。此類(lèi)項(xiàng)目的資源在市場(chǎng)上供給有限，因此該類(lèi)型項(xiàng)目的策略是確保供給充足。管理此類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目時(shí)需要開(kāi)發(fā)備選供應(yīng)資源以及做好項(xiàng)目準(zhǔn)備工作，以確保供給資源不間斷，提供更高的供給安全性。瓶頸型項(xiàng)目，對(duì)大型科普?qǐng)鲳^的安全、運(yùn)行、服務(wù)具有一定影響，比如昆蟲(chóng)標(biāo)本征集采購(gòu)、投影機(jī)維修以及大型運(yùn)維設(shè)備維修服務(wù)等。這類(lèi)項(xiàng)目采購(gòu)建議提前開(kāi)發(fā)資源儲(chǔ)備供應(yīng)商，有備選供應(yīng)商供應(yīng)資源，保障供給不間斷。

③杠桿型項(xiàng)目。該類(lèi)型項(xiàng)目在市場(chǎng)上供應(yīng)資源充足，因此可以在市場(chǎng)上進(jìn)行多家調(diào)研比價(jià)擇優(yōu)選擇供給方，節(jié)省采購(gòu)支出。可以采用公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)方式，在滿足技術(shù)要求的前提下，最大限度地為場(chǎng)館節(jié)省采購(gòu)支出。對(duì)大型科普?qǐng)鲳^的安全、運(yùn)行、服務(wù)影響較小，如采購(gòu)印刷服務(wù)、招標(biāo)代理服務(wù)、法律服務(wù)以及風(fēng)管清洗服務(wù)等。這類(lèi)型的服務(wù)在市場(chǎng)上較為常見(jiàn)，供應(yīng)商資源供應(yīng)資源充足，所整合此類(lèi)項(xiàng)目的采購(gòu)選擇性更廣，因此數(shù)據(jù)分析供應(yīng)商調(diào)研分析在這類(lèi)項(xiàng)目采購(gòu)上需要做更多的工作，從而多家比價(jià)為科普?qǐng)鲳^節(jié)省更多的采購(gòu)支出。

④普通型項(xiàng)目。管理此類(lèi)采購(gòu)項(xiàng)目的策略是簡(jiǎn)化采購(gòu)過(guò)程，從而減少申請(qǐng)人、采購(gòu)員和審批人的時(shí)間成本?？梢圆捎煤喜⑼?lèi)項(xiàng)項(xiàng)目一次采購(gòu)多次下單的模式，選用競(jìng)爭(zhēng)性磋商、競(jìng)爭(zhēng)性談判以及館內(nèi)比選等采購(gòu)方式，在滿足技術(shù)要求的前提下，擇優(yōu)選擇價(jià)格最優(yōu)的供給方并簽訂框架協(xié)議，最終達(dá)到減少流程的同時(shí)也節(jié)省了成本。對(duì)大型科普?qǐng)鲳^的安全、運(yùn)行、服務(wù)的影響微乎其微，如辦公用品采購(gòu)，通用品采買(mǎi)，清潔用品等日常損耗類(lèi)的項(xiàng)目。這類(lèi)項(xiàng)目建議統(tǒng)計(jì)往年的采買(mǎi)總計(jì)數(shù)量及品類(lèi)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)合并同類(lèi)項(xiàng)并結(jié)合預(yù)算與使用部門(mén)一起測(cè)算第二年的采購(gòu)量。之后可以根據(jù)已經(jīng)估算的采購(gòu)量邀請(qǐng)供應(yīng)商參與競(jìng)標(biāo)競(jìng)價(jià)，擇優(yōu)選擇年度供應(yīng)商簽訂單價(jià)合同，從而減少采購(gòu)員的工作量全年競(jìng)價(jià)競(jìng)標(biāo)一次，實(shí)際采購(gòu)根據(jù)單價(jià)合同的價(jià)格多次下單，簡(jiǎn)化采購(gòu)流程減少申請(qǐng)人審批人的時(shí)間，最終在優(yōu)化流程的基礎(chǔ)上也節(jié)省了支出。

4 基于卡拉杰克模型的分類(lèi)應(yīng)用的實(shí)施保障建議

綜上所述，采購(gòu)進(jìn)行品類(lèi)管理建立分類(lèi)模型，可以提升采購(gòu)管理的水平，減少采購(gòu)流程，增強(qiáng)監(jiān)管的力度，目標(biāo)在于提高采購(gòu)工作效率，合理利用市場(chǎng)資源。如何保障該模型的應(yīng)用實(shí)施，建議如下：①加強(qiáng)內(nèi)部交流溝通。需求人員、采購(gòu)人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、實(shí)際使用人員等相關(guān)人員一同參與技術(shù)需求方案的編寫(xiě)與修改，如此可以精準(zhǔn)分類(lèi)且減少技術(shù)需求在采購(gòu)過(guò)程中經(jīng)常修改從而提高采購(gòu)效率。②加強(qiáng)項(xiàng)目需求管理。根據(jù)過(guò)往的數(shù)據(jù)對(duì)需求進(jìn)行分類(lèi)，并通過(guò)數(shù)據(jù)分析對(duì)需求進(jìn)行統(tǒng)籌管理，盡可能做到需求應(yīng)盡可能全包含，能合并采購(gòu)就合并采購(gòu)，從而大幅度提升合并采購(gòu)規(guī)模效益與采購(gòu)效率。③規(guī)范技術(shù)需求模版和采購(gòu)文件模版。根據(jù)分類(lèi)模型形成各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模版，減少采購(gòu)在溝通需求階段的時(shí)間花費(fèi)。④考慮保供要求。不僅要考慮供應(yīng)商的質(zhì)量與價(jià)格，供應(yīng)商的所在地供貨周期也需要納入考量范圍，并且需要不斷挖掘新的供應(yīng)商以保障采購(gòu)供應(yīng)。⑤成立專業(yè)的工作小組。成立基于卡拉杰克模型分類(lèi)各類(lèi)專業(yè)的采購(gòu)工作小組，負(fù)責(zé)處理該類(lèi)型采購(gòu)的供應(yīng)商管理以及跟進(jìn)新增的該類(lèi)型采購(gòu)需求。