孟 陽,張正男
(國(guó)網(wǎng)黑龍江省電力有限公司物資公司,哈爾濱 150001)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化物資管理廣泛應(yīng)用在各行各業(yè),借助于信息化系統(tǒng)工具,可以更加精準(zhǔn)高效地獲取數(shù)據(jù)信息。協(xié)議庫存,即由需求方根據(jù)物資需求單位未來一定時(shí)期內(nèi)物資需求的預(yù)測(cè),應(yīng)用統(tǒng)一的物料編碼及技術(shù)規(guī)范,將所需的物資分類匯總,通過招標(biāo)或其他采購(gòu)方式確定供應(yīng)商,并與其簽訂框架采購(gòu)協(xié)議。待具體物資需求申請(qǐng)產(chǎn)生后,按照先前制定的匹配規(guī)則和操作流程,將實(shí)際需求計(jì)劃提報(bào)物資匹配給中標(biāo)供應(yīng)商。按照協(xié)議內(nèi)容,將物資實(shí)際需求計(jì)劃優(yōu)先匹配給該協(xié)議中本地區(qū)供應(yīng)商。當(dāng)匹配金額達(dá)到該框架協(xié)議承諾采購(gòu)總金額的下限時(shí),在確保整體指標(biāo)的完成或避免以往供應(yīng)商投訴的情況下,才考慮將部分物資需求匹配給該批次其他地區(qū)供應(yīng)商或以往批次的中標(biāo)供應(yīng)商。采用協(xié)議庫存相當(dāng)于采購(gòu)貨物已經(jīng)提前在倉(cāng)庫備好,可以縮短采購(gòu)供應(yīng)周期,為工程建設(shè)爭(zhēng)取時(shí)間,同時(shí)可減少需求方自身的庫存,節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本。但是,目前輸變電協(xié)議庫存匹配環(huán)節(jié)自動(dòng)化程度并不高。2019年初,按照國(guó)網(wǎng)公司工作安排,將35 kV以上工程設(shè)備類、材料類物資納入?yún)f(xié)議庫存采購(gòu)實(shí)施,由國(guó)網(wǎng)公司總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實(shí)施協(xié)議庫存招標(biāo)采購(gòu)。各省(自治區(qū)、直轄市)供電公司作為協(xié)議庫存物資合同簽約與履行主體,負(fù)責(zé)合同執(zhí)行的業(yè)務(wù)管理與實(shí)施。但因輸變電協(xié)議庫存計(jì)劃申報(bào)和招標(biāo)策略與省招協(xié)議庫存存在明顯差異,應(yīng)用省招協(xié)議庫存自動(dòng)匹配系統(tǒng)開展輸變電協(xié)議庫存匹配工作存在手工調(diào)整比例過高的情況。從業(yè)務(wù)角度講,手工調(diào)整訂單耗費(fèi)業(yè)務(wù)人員大量精力,嚴(yán)重影響工作質(zhì)效;從合規(guī)角度講,手工調(diào)整訂單由業(yè)務(wù)人員隨機(jī)匹配,隨意性較大,整個(gè)過程不可控因素較多。
針對(duì)電網(wǎng)協(xié)議庫存電力物資存在的協(xié)議執(zhí)行比例不到位、匹配自動(dòng)化程度不高、業(yè)務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)較大等問題,提出基于綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈體系的協(xié)議庫存電力物資執(zhí)行管控,對(duì)協(xié)議庫存自動(dòng)匹配、協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)、協(xié)議庫存執(zhí)行監(jiān)控、協(xié)議庫存資源可視等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)闡述,并從國(guó)網(wǎng)公司、省公司、地市公司三個(gè)層次給出解決協(xié)議庫存執(zhí)行管控的建議。
國(guó)網(wǎng)公司綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈體系,通過跨行業(yè)、跨平臺(tái)、跨企業(yè)的專業(yè)化協(xié)同整合,促進(jìn)能源電力全產(chǎn)業(yè)鏈供應(yīng)鏈綠色低碳、數(shù)字化智能化轉(zhuǎn)型,深化數(shù)字新技術(shù)和供應(yīng)鏈創(chuàng)新融合,迭代升級(jí)現(xiàn)代智慧供應(yīng)鏈“五E一中心”數(shù)字化平臺(tái),加快推進(jìn)供應(yīng)鏈的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化,助力構(gòu)建多元替代保障體系,提升公司供應(yīng)鏈的安全性、穩(wěn)定性和競(jìng)爭(zhēng)力。
在國(guó)網(wǎng)公司綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈體系下,針對(duì)管理過程中薄弱環(huán)節(jié),梳理輸變電協(xié)議庫存匹配業(yè)務(wù)流程,整理匹配工作難點(diǎn),分析問題產(chǎn)生原因,研討解決困難方案,細(xì)化合規(guī)管控措施,按照“業(yè)務(wù)流程規(guī)范+信息系統(tǒng)監(jiān)控”的主體思路,通過“前期配套原則、優(yōu)先消納原則、地域原則、進(jìn)度均衡原則”四項(xiàng)匹配原則,實(shí)現(xiàn)輸變電協(xié)議庫存系統(tǒng)全自動(dòng)匹配,降低手工調(diào)整訂單比例。將具體風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)控制要求嵌入到輸變電協(xié)議庫存匹配業(yè)務(wù)流程中,實(shí)現(xiàn)物資風(fēng)險(xiǎn)管理與流程管理有機(jī)融合,有效提升管理水平、提高工作效率、完善企業(yè)管理。
在業(yè)務(wù)流程上,結(jié)合本省輸變電協(xié)議庫存匹配業(yè)務(wù)實(shí)際,全面梳理匹配業(yè)務(wù)流程,根據(jù)業(yè)務(wù)流程明確管控措施,制定管控方案。按照物料號(hào)、技術(shù)規(guī)范書ID兩個(gè)維度,實(shí)現(xiàn)輸變電協(xié)議庫存物資協(xié)議數(shù)據(jù)抓取,通過完備的匹配規(guī)則實(shí)現(xiàn)對(duì)協(xié)議供應(yīng)商的合理分配,從理論上實(shí)現(xiàn)輸變電協(xié)議庫存全自動(dòng)匹配,降低人為因素干擾。針對(duì)確需手工調(diào)整匹配條目,設(shè)置嚴(yán)格的審批流程,加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的過程監(jiān)控,確保手工調(diào)整訂單的公正性和可追溯性。在信息系統(tǒng)上,按照優(yōu)先級(jí)順序?qū)⑶捌谂涮住?yōu)先消納、地域匹配、進(jìn)度均衡等詳細(xì)匹配規(guī)則固化在輸變電協(xié)議庫存自動(dòng)匹配系統(tǒng)中,利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)匹配業(yè)務(wù)的全流程監(jiān)控。匹配原則如下:
1)前期配套原則。對(duì)于擴(kuò)建改建類項(xiàng)目確需配套應(yīng)用的物資,需求方提供前期工程項(xiàng)目的物料號(hào)、中標(biāo)批次、工程項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商信息,并說明需要配套的原因,再按照同一物料實(shí)際需求優(yōu)先匹配給前期為該項(xiàng)目供貨的中標(biāo)供應(yīng)商的方式予以匹配。
2)優(yōu)先消納原則。對(duì)于協(xié)議執(zhí)行時(shí)間超過設(shè)定時(shí)間閾值,且協(xié)議執(zhí)行比例仍不滿足執(zhí)行比例最低要求時(shí),將該協(xié)議包含物資納入全省資源池,實(shí)行全省共享優(yōu)先匹配,確保該協(xié)議執(zhí)行比例滿足要求,保證供應(yīng)商訂單份額。
3)地域原則。按照“誰提報(bào)、誰使用”的原則,系統(tǒng)設(shè)定同一物料實(shí)際需求計(jì)劃優(yōu)先匹配給此計(jì)劃需求單位對(duì)應(yīng)區(qū)域的中標(biāo)供應(yīng)商。
4)進(jìn)度均衡原則。對(duì)于同一批次、同種物資、同一需求單位,中標(biāo)供應(yīng)商不同時(shí),按照供應(yīng)商執(zhí)行進(jìn)度均衡的原則,優(yōu)先匹配至執(zhí)行比例較低的供應(yīng)商,以保證供應(yīng)商之間的匹配結(jié)果差值在合理范圍內(nèi)。
輸變電協(xié)議庫存匹配條目統(tǒng)計(jì)如圖1所示,輸變電協(xié)議庫存匹配金額統(tǒng)計(jì)如圖2所示。自該系統(tǒng)上線以來,手工調(diào)整條目數(shù)由17.66%降至0.2%,手工調(diào)整金額由19.60%降至1.7%,實(shí)現(xiàn)了匹配全過程無人為干預(yù),操作全過程系統(tǒng)監(jiān)控,有效保證匹配結(jié)果的準(zhǔn)確性、公正性和可追溯性,切實(shí)防控物資管理風(fēng)險(xiǎn),提高工作效率。
圖1 輸變電協(xié)議庫存匹配條目統(tǒng)計(jì)
圖2 輸變電協(xié)議庫存匹配金額統(tǒng)計(jì)
同時(shí),協(xié)議庫存匹配功能可以實(shí)現(xiàn)匹配數(shù)據(jù)結(jié)果實(shí)時(shí)更新、供貨單簽訂進(jìn)度實(shí)時(shí)查詢的共享模式,打通從協(xié)議匹配到合同簽訂之間的專業(yè)壁壘,為地市公司更快捷更準(zhǔn)確掌握訂單情況提供便利。
因協(xié)議庫存計(jì)劃需求預(yù)測(cè)存在偏差,無法完全按照地域原則實(shí)現(xiàn)自動(dòng)匹配。針對(duì)需跨地域匹配的訂單,積極開展協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)線上審批工作,將原來匹配申請(qǐng)單線下人工簽字蓋章改為線上審批,有效解決各需求單位因預(yù)測(cè)能力不足造成的緊急物資需求無法提報(bào)的困境,特別是在新冠疫情大面積侵襲,業(yè)務(wù)人員出行受阻、物資保供緊急的關(guān)鍵時(shí)期,起到了至關(guān)重要的作用。提高應(yīng)急物資響應(yīng)速度,提升應(yīng)急物資保障水平,為后續(xù)物資供應(yīng)保障打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí),該功能解決了紙質(zhì)單據(jù)不易流轉(zhuǎn)和容易丟失、破損的問題,業(yè)務(wù)辦理時(shí)間由原來的一周縮短至一小時(shí),大幅提高物資辦公效率,有效節(jié)約物力人力資源,減少紙質(zhì)資源損耗,實(shí)現(xiàn)物資降本增效。
輸變電協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)審批如圖3所示。據(jù)統(tǒng)計(jì),自協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)功能上線以來,已累計(jì)完成了全省22家需求單位、219個(gè)工程、1 305條特殊業(yè)務(wù)審批工作。按照一個(gè)工程最少辦理一次協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)需求申報(bào),累計(jì)減少差旅次數(shù)219次,以辦理一次業(yè)務(wù)需1人、差旅費(fèi)每天400元、耗時(shí)3天、全省各地市單位到哈爾濱的平均里程357 km、黑龍江省高速公路客車車輛通行費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)0.45元/km、轎車高速平均油費(fèi)0.6元/km計(jì)算,累計(jì)可節(jié)約成本42.70萬元,以轎車每千米碳排放量0.27 kg計(jì)算,累計(jì)節(jié)能減排42 218.82 kg,為實(shí)現(xiàn)“雙碳”目標(biāo)作出物資貢獻(xiàn)。
圖3 輸變電協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)審批
通過對(duì)協(xié)議庫存執(zhí)行、物資訂單合同簽訂、供應(yīng)商執(zhí)行比率等情況的分析,動(dòng)態(tài)掌握協(xié)議庫存執(zhí)行率統(tǒng)籌。制定對(duì)訂單執(zhí)行、物資匹配、供應(yīng)商執(zhí)行的數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè),對(duì)執(zhí)行比例不在此范圍的協(xié)議庫存進(jìn)行記錄,對(duì)供應(yīng)商協(xié)議庫存執(zhí)行的有效性數(shù)據(jù)進(jìn)行多維度的比對(duì),分析并結(jié)合數(shù)據(jù)指標(biāo)掃描結(jié)果數(shù)據(jù)圖形化展示。輸變電協(xié)議庫存執(zhí)行比例監(jiān)控如圖4所示。協(xié)議庫存有效期屆滿時(shí),監(jiān)控協(xié)議執(zhí)行比例應(yīng)在80%~120%之間。其中,雖然協(xié)議庫存有效期屆滿,但在180天有效延展期內(nèi),執(zhí)行比例不足80%的,不屬于異常行為;延展期結(jié)束后,執(zhí)行比例仍不足80%的屬異常行為。
圖4 輸變電協(xié)議庫存執(zhí)行比例監(jiān)控
若框架協(xié)議有效截止日期與框架協(xié)議有效起始日期之差小于等于370,且框架協(xié)議有效截止日期與系統(tǒng)當(dāng)前日期之差小于等于60,或者框架協(xié)議有效截止日期與框架協(xié)議有效起始日期之差大于370,并且框架協(xié)議有效截止日期與系統(tǒng)當(dāng)前日期之差大于等于0,框架協(xié)議匹配比例小于0.8或大于1.35,系統(tǒng)則顯示預(yù)警。
若框架協(xié)議有效截止日期與框架協(xié)議有效起始日期之差小于等于370,且框架協(xié)議有效截止日期與系統(tǒng)當(dāng)前日期小于0,或者框架協(xié)議有效截止日期與框架協(xié)議有效起始日期之差大于370,且框架協(xié)議有效截止日期與系統(tǒng)當(dāng)前日期小于0 ,框架協(xié)議匹配比例小于0.8 或大于1.35,系統(tǒng)顯示異常,否則顯示正常。
在資源優(yōu)化配置職能基礎(chǔ)上,拓展實(shí)物資源、物力資源、人力資源以及需求資源的統(tǒng)籌。結(jié)合輸變電協(xié)議庫存工作需要,在運(yùn)營(yíng)平臺(tái)建立協(xié)議庫存可用協(xié)議“資源池”,實(shí)現(xiàn)協(xié)議庫存物資資源在線共享;滿足公司對(duì)實(shí)物資源(實(shí)體庫庫存、專業(yè)倉(cāng)庫存、在途訂單、協(xié)議庫存、專區(qū)物資、供應(yīng)商庫存等)、物力資源(檢測(cè)資源、運(yùn)力資源、評(píng)標(biāo)基地、供應(yīng)商產(chǎn)能、合同資源等)、人力資源(計(jì)劃審查專家、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督專家、合規(guī)監(jiān)督專家、評(píng)標(biāo)專家、資質(zhì)業(yè)績(jī)核實(shí)專家、供應(yīng)鏈運(yùn)營(yíng)專家等)、需求資源(項(xiàng)目?jī)?chǔ)備資源、年度需求資源、采購(gòu)批次資源、原材料資源等)、系統(tǒng)資源(ECP、ELP等系統(tǒng)流量調(diào)配)的統(tǒng)籌,確保全域資源實(shí)時(shí)可查、可視。輸變電協(xié)議庫存資源查詢?nèi)鐖D5所示。
輸變電協(xié)議庫存由國(guó)網(wǎng)公司總部負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織實(shí)施協(xié)議庫存招標(biāo)采購(gòu),各省(自治區(qū)、直轄市)電力公司作為協(xié)議庫存物資合同執(zhí)行管控和分配主體,地市電力公司是物資實(shí)際需求報(bào)送、領(lǐng)用的具體執(zhí)行者。因此,需要國(guó)網(wǎng)公司、省公司和地市公司協(xié)同聯(lián)動(dòng),不斷完善本級(jí)管控措施管控流程,方可有效解決協(xié)議庫存執(zhí)行管控難題,提升協(xié)議庫存執(zhí)行管控整體水平。
1)優(yōu)化招標(biāo)策略。通過近三年輸變電協(xié)議庫存執(zhí)行結(jié)果發(fā)現(xiàn),協(xié)議包含的物資規(guī)格、型號(hào)、種類越多,協(xié)議金額越大,整體協(xié)議執(zhí)行難度越低,應(yīng)盡量避免小金額協(xié)議存在。
2)完善物料主數(shù)據(jù)體系。因協(xié)議庫存合同執(zhí)行時(shí)限的特殊性,應(yīng)盡量避免頻繁變換協(xié)議庫存物料主數(shù)據(jù),若數(shù)據(jù)需要變更,應(yīng)結(jié)合協(xié)議執(zhí)行期限預(yù)留出充足的消納時(shí)間,或給省公司側(cè)提供明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。協(xié)議庫存物料組映射關(guān)系應(yīng)充分考慮價(jià)格因素,同一物料組下各種規(guī)格、型號(hào)最高價(jià)與最低價(jià)差值應(yīng)控制在10%以內(nèi),避免出現(xiàn)中標(biāo)結(jié)果與需求計(jì)劃完全一致,而協(xié)議執(zhí)行比例卻不達(dá)標(biāo)或超限的情況。
3)明晰協(xié)議庫存價(jià)格聯(lián)動(dòng)規(guī)則。近年有色金屬原材料波動(dòng)較大,價(jià)格聯(lián)動(dòng)時(shí)限由每月縮短至每周,致使價(jià)格聯(lián)動(dòng)頻次和金額增加,因此應(yīng)進(jìn)一步明確價(jià)格聯(lián)動(dòng)規(guī)則,設(shè)置協(xié)議總金額聯(lián)動(dòng)機(jī)制,確保協(xié)議執(zhí)行比例統(tǒng)計(jì)維度一致,規(guī)避供應(yīng)商投訴風(fēng)險(xiǎn)。
1)優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃物資品類?,F(xiàn)階段國(guó)網(wǎng)公司批次招標(biāo)與協(xié)議庫存招標(biāo)物資間存在交集,建議優(yōu)化計(jì)劃申報(bào)物資品類,對(duì)于物資通用性不強(qiáng)、消納困難的物資品類,盡量采取批次為主、協(xié)議庫存為輔的方式進(jìn)行物資計(jì)劃申報(bào)。
2)完善合同協(xié)議擴(kuò)展變更制度。按照國(guó)網(wǎng)公司協(xié)議庫存范圍變更相關(guān)工作要求,完善協(xié)議庫存范圍變更工作制度,對(duì)于物資技術(shù)參數(shù)發(fā)生重大變更、影響工程使用的情況,通過協(xié)議庫存供貨范圍變更的方式來滿足現(xiàn)場(chǎng)需求。
3)堅(jiān)持省市兩級(jí)聯(lián)動(dòng)機(jī)制。經(jīng)過省市兩級(jí)聯(lián)動(dòng)機(jī)制的高效運(yùn)轉(zhuǎn),輸變電協(xié)議庫存協(xié)議執(zhí)行得到有效管控,消納能力大幅提升,存量物資逐步減少。物資公司業(yè)務(wù)部門間橫向聯(lián)動(dòng)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào),針對(duì)國(guó)招批次計(jì)劃逐條核實(shí)、統(tǒng)一核減,明確核減方案、制定消納措施;物資公司地市公司間縱向貫通、剛性執(zhí)行核減方案、直接應(yīng)用存量物資,既節(jié)省招標(biāo)時(shí)間,又提升執(zhí)行進(jìn)度。
4)加強(qiáng)物資項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)。定期組織召開協(xié)議庫存物資項(xiàng)目分析會(huì),物資部門定期梳理存量情況,項(xiàng)目部門定期反饋工程進(jìn)度,按照提前謀劃盡早解決的總體思路,針對(duì)痛點(diǎn)難點(diǎn)問題制定措施方案,自上而下地解決存量問題。
5)加大協(xié)議庫存考核力度。按照輸變電協(xié)議庫存考核機(jī)制,進(jìn)一步加大考核力度,制定協(xié)議庫存匹配計(jì)劃準(zhǔn)確率和協(xié)議執(zhí)行率兩個(gè)指標(biāo),通過對(duì)指標(biāo)考核來提升地市公司協(xié)議庫存管理理念,督促地市公司認(rèn)真分析本單位存量協(xié)議庫存產(chǎn)生的原因,制定相應(yīng)管控措施,提升全省協(xié)議庫存管理質(zhì)效。
1)建立輸變電協(xié)議庫存臺(tái)賬。地市公司應(yīng)根據(jù)物料組維度,分批次、分項(xiàng)目建立輸變電協(xié)議庫存執(zhí)行臺(tái)賬,掌握本單位各批次、各項(xiàng)目協(xié)議庫存物資應(yīng)用情況,避免出現(xiàn)人員溝通不暢、物資計(jì)劃重復(fù)報(bào)送、重復(fù)招標(biāo)的情況。
2)提高招標(biāo)計(jì)劃完成度。地市公司根據(jù)輸變電協(xié)議庫存臺(tái)賬,做好做實(shí)物資同各專業(yè)的溝通協(xié)調(diào)信息共享工作,定期督促項(xiàng)目部門完成需求計(jì)劃提報(bào),按照要求完成本單位協(xié)議庫存份額。
3)積極配合消納全省存量物資。根據(jù)輸變電協(xié)議庫存工作群組中定期下發(fā)的全省存量物資明細(xì),地市公司要積極接收梳理,結(jié)合存量明細(xì)做好本公司國(guó)招批次計(jì)劃核減工作;針對(duì)省公司統(tǒng)一核減的國(guó)招批次計(jì)劃,地市公司要按照核減方案要求及時(shí)修改上報(bào)需求計(jì)劃,使核減物資及時(shí)完成匹配,保證存量物資按期動(dòng)態(tài)清零。
4)提升需求計(jì)劃準(zhǔn)確率。針對(duì)各單位實(shí)際需求物資與報(bào)送招標(biāo)物資存在不符的情況,地市公司應(yīng)強(qiáng)化協(xié)議庫存需求計(jì)劃審核工作。報(bào)送需求計(jì)劃時(shí)先進(jìn)行核對(duì),確保與招標(biāo)物資一致后再行上報(bào),避免出現(xiàn)需求計(jì)劃無法匹配的情況。
對(duì)綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈體系下輸變電協(xié)議庫存執(zhí)行管控功能的建設(shè)開發(fā)、成果應(yīng)用及效益效果進(jìn)行了詳細(xì)的介紹。系統(tǒng)闡述了協(xié)議庫存自動(dòng)匹配、協(xié)議庫存特殊業(yè)務(wù)、協(xié)議庫存執(zhí)行監(jiān)控、協(xié)議庫存資源可視等內(nèi)容,并從國(guó)網(wǎng)公司、省公司、地市公司三個(gè)層次給出解決協(xié)議庫存執(zhí)行管控的建議,解決了協(xié)議庫存執(zhí)行比例不到位、匹配自動(dòng)化程度不高、業(yè)務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)較大等問題。隨著綠色現(xiàn)代數(shù)智供應(yīng)鏈體系的不斷建設(shè),協(xié)議庫存執(zhí)行管控手段將進(jìn)一步完善,協(xié)議庫存執(zhí)行將越來越規(guī)范,協(xié)議庫存優(yōu)勢(shì)將得到更充分的發(fā)揮。