林子瑜

引 言

檔案單套制指對于由電子設備生成的電子文件，在進行歸檔時，僅保管電子檔案，不生成和保存紙質檔案的歸檔制度[1]。在會計檔案管理領域，2014年中國電信、中國聯(lián)通、中國人保3家企業(yè)在國內率先啟動了探索步伐，2016年發(fā)布的《國家會計檔案管理“十三五”規(guī)劃》明確提出有條件的部門可實施單套制管理試點，正式從國家層面鼓勵和發(fā)起單套制管理改革運動，一直持續(xù)至今[2]。隨著信息化程度的加深，國家大力推行無紙化辦公，過多的紙質文件反而顯露了資源浪費和占用存儲空間的弊端。并且隨著科學技術的發(fā)展，信息管理系統(tǒng)、計算機軟硬件設備的提高，為會計檔案的使用創(chuàng)造了有利條件。此外，區(qū)塊鏈技術的應用為信息安全、信息泄露問題提供保障，實行會計檔案“單套制”的技術條件已經(jīng)成熟。同時，學術界對于“單套制”與“雙套制”的討論也沒有停歇，一面是支持“雙套制”的，如彭堅在《關于檔案“雙套制”管理問題的探討》中提到雙套制管理模式仍存在不少弱點，但有待技術的發(fā)展和時間的驗證。又如吳玲在《淺談檔案“雙套制”管理》中，表明其存在的必然性，并提出其核心是紙質檔案與電子檔案的接軌問題。對此，不乏有些學者提出反對的聲音，例如劉宏偉在《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》一文中提及“雙套制”和“雙軌制”的實施，僅是目前無法完全摒棄傳統(tǒng)的紙質文件管理的權宜之計，電子文件的管理尚且不如紙質文件，未來的管理方式必將與國際接軌，這是不可逆轉的趨勢。沈欣瑜在《電子檔案“單套制”背后的電子文件管理思想轉變》一文中提到，“雙套制”在今天的實踐中反而更多地表現(xiàn)為歸檔電子文件時還要另外打印出一份紙質文件以歸檔保存，其便捷利用的先進性逐漸隱去。在此背景下，有必要全面梳理中國會計檔案單套制管理探索的歷程，總結其中的得與失，以啟迪后續(xù)進一步探索的思路。

一、中國會計檔案單套制管理探索的歷程

（一）提出階段

2013年財政部印發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》對電子會計文件的有效性提出了認可。2014年，國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合財政部、國家稅務總局、國家檔案局在中國電信、中國聯(lián)通、中國人保3家企業(yè)開展了電子會計檔案管理和電子發(fā)票歸檔管理的試點[3]，針對于電子發(fā)票的歸檔及保存和電子發(fā)票系統(tǒng)與會計核算系統(tǒng)進行對接做了相關試點工作；在2015年，國家檔案局聯(lián)合財政部共同頒布了《會計檔案管理辦法》，其中規(guī)定了“符合規(guī)定的電子簽名的電子會計資料是可以直接形成電子會計檔案而不用再繼續(xù)生成紙質檔案[4]”，此舉正式規(guī)定了電子會計資料可僅以電子形式保存，會計檔案單套制正式從規(guī)制上被提出。同時各地區(qū)單位也對會計檔案實行檔案信息化管理，生成所需要的會計檔案歸檔保存，并減少會計憑證、會計賬簿、財務報表等紙質文件。雖有相關法規(guī)的出臺，但受限于進行試點的單位過少，所以并不能迅速獲得認可。

（二）試運行階段

2016年發(fā)布的《國家會計檔案管理“十三五”規(guī)劃》明確提出有條件的部門可實施單套制管理試點，隨后便在2016-2018年，國家檔案局陸續(xù)精選48家企業(yè)分批組織開展企業(yè)會計檔案單套制試點工作，各試點單位分別在電子文件歸檔、存儲“四性”檢測、檔案利用、三維電子文件、電子發(fā)票、電子證照等的歸檔問題方面開展了積極探索[5]，如中國石油化工集團有限公司施行財務系統(tǒng)平臺電子文件歸檔試點；本鋼集團有限公司開展ERP、OA 系統(tǒng)形成的電子檔案管理試點；太平財產保險有限公司施行會計核算系統(tǒng)電子文件管理試點等。試點過程中，國家檔案局通過多種形式全程跟蹤指導，每年召開試點工作進度檢查會，及時推廣試點過程中形成的案例，保證試點工作的順利進行。2017年，財政部啟動財政電子票據(jù)試點應用工作；2018年，海關總署推行海關電子專用繳款書試點；廣東省、深圳市等地稅務局相繼推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票試點。與此同時，相關法規(guī)也在進一步完善，財政部也對新舊《會計檔案管理辦法》的銜接問題進行規(guī)定，保證紙質檔案能夠順利過渡到電子檔案。

（三）推廣階段

基于前期試點工作的鋪墊，檔案部門對于試點單位產生的問題做了更進一步規(guī)定，2019年4月，在《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》中明確了電子簽章和電子證照的法律效力[6]；2019年10月，國家檔案局針對企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)功能做出了明確規(guī)定，并出臺了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》；在2020年初，財政部、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)了《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，對電子會計憑證的范圍作了統(tǒng)一規(guī)定，對會計憑證報銷入賬的合法合規(guī)性提出具體要求，其法律效力也得到了肯定[7]，拉開了會計電子憑證的序幕。2020年國家全面開展電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，先后有廣東省地稅務局推行區(qū)塊鏈電子普通發(fā)票電子化歸檔、南方航空公司也推出電子行程單電子化歸檔、中國鐵路總公司推行高鐵電子客票電子化歸檔等試點工作的展開。此后多個城市相繼加入模仿形成示范效應，如長沙市軌道交通集團推行大數(shù)據(jù)技術的電子檔案開發(fā)利用工作；太平財產保險有限公司試點電子發(fā)票歸檔和電子檔案管理的工作；國家電網(wǎng)試點企業(yè)數(shù)字檔案館建設等。越來越多的中大型企業(yè)加入，能夠積累經(jīng)驗，減少試錯成本，也進一步推動了會計檔案單套制度的實施。

二、中國會計檔案單套制管理探索的特點

（一）相關法律法規(guī)不斷完善

縱觀會計檔案單套制度規(guī)定的形成可分為以下幾個階段，第一階段是形成總體管理辦法，它規(guī)定了會計電子文件和會計電子檔案的總體要求和原則，《電子檔案移交與接收辦法》和《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》都明確了實施目標以及肯定會計電子檔案的法律地位；第二階段是形成對應的業(yè)務規(guī)范，即細化電子檔案管理工作，保障會計檔案單套制度的實施，如《會計檔案管理辦法》《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》以及《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》里對電子簽章的法律效力、電子會計憑證的范圍及保存年限、會計檔案的銷毀程序等都作了明確要求，通過法律法規(guī)來彌補和完善試點單位所存在的問題；第三階段則是制定系統(tǒng)建設方案，針對于電子檔案管理系統(tǒng)以及對接其他業(yè)務系統(tǒng)的具體要求，有《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》里規(guī)定企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)功能，以此來保障數(shù)據(jù)來源的可靠性[8]。可以看出，會計檔案單套制的相關法規(guī)正在不斷完善，這些法律法規(guī)的制定都為會計檔案單套制的實施提供了良好的環(huán)境。國家也在為大力推進會計檔案單套制度頒布了多項法律法規(guī)，分別從新舊檔案銜接、會計檔案法律效力等方面，規(guī)定了電子檔案單套管理等具體工作要求，體現(xiàn)法律法規(guī)愈發(fā)完善的特點。隨著電子檔案管理系統(tǒng)、各類辦公系統(tǒng)的建設和深入發(fā)展，電子檔案單套管理逐漸從理論走向現(xiàn)實，在發(fā)展的過程中，法律法規(guī)也圍繞著系統(tǒng)進行全面管理，保障單套電子檔案的完整性、真實性，為電子檔案價值實現(xiàn)提供保障。

（二）相關探索的步伐不一致

2016年底國家推行單套制改革試點以來，各部門單位在實踐上仍存在較大差距，這主要體現(xiàn)在兩個方面。一是區(qū)域分布特征的不同。由表1可知，會計檔案單套制驗收試點范圍涵蓋了我國16個省市，其中東部地區(qū)數(shù)量最多，占比超過其他地區(qū)的半數(shù)以上，而北京、上海、江蘇、浙江是我國會計檔案單套試點的重點區(qū)域，也是驗收試點單位最多的地區(qū)，這些地區(qū)也是我國高新技術的聚集地，擁有開展單軌制建設的技術優(yōu)勢；中西部地區(qū)試點會計檔案單套制的單位較少，基本聚集在湖南、湖北、陜西、四川等省會城市進行，總體來看，我國區(qū)域會計檔案單套制試點建設還不夠協(xié)調。

二是企業(yè)類型特征的不同。由表2可以發(fā)現(xiàn)，在48家試點單位中地方國企36家（占比75%），中央企業(yè)8家（占比16.67%），私營企業(yè)4家（占比8.33%）?？偟膩砜?，會計檔案單套制試點工作得到了國有資本的大力支持，國企數(shù)量高達44家，占了所有試點單位的一大部分，僅有4家私營企業(yè)參與到會計檔案單套制建設工作中去，包括東港股份、新奧燃氣、上海現(xiàn)代建筑設計集團以及蘇寧云商[9]。這種區(qū)別對待也間接體現(xiàn)了我國會計檔案單套制體系的不完善以及對其管理信心的不足。

在會計檔案信息化建設上，試行電子檔案單套制的單位在實踐中獲得了經(jīng)驗和共識，如上海、浙江、廣東等一線城市的企業(yè)。試點的單位仍以大中城市為主和發(fā)展狀況好的企業(yè)，西部、二線城市和一些中小微企業(yè)仍以紙質會計檔案為主或者是以雙套制的方式記錄和保存會計檔案。另外，試點單位所使用的檔案管理系統(tǒng)也各有不同，后臺設置和儲存格式也會不一樣，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享較為困難。這種東西部發(fā)展不平衡和檔案管理系統(tǒng)的不一會使得單套制不能更好地推廣。

（三）探索的模范效應初顯

中國電信、中國聯(lián)通、中國人保3家企業(yè)為順應方針政策，結合管理訴求，率先在我國開啟會計檔案單套制管理探索的步伐，進一步研發(fā)和優(yōu)化電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)。在管理模式上，將電子檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)進行對接可以做到會計檔案信息的完整，通過建立標準化的在線歸檔接口實現(xiàn)與其他業(yè)務系統(tǒng)對接的歸檔需求[10]；在技術保障上，安全權限控制機制的建立使在線瀏覽數(shù)據(jù)與原文件相互保持獨立，設計全文索引、電子檔案借閱、電子檔案離線備份等工具保障電子會計檔案數(shù)據(jù)來源可信可靠，實現(xiàn)會計檔案的電子化管理。3家企業(yè)的成功試點在管理模式、技術保障等措施上發(fā)揮了良好的示范效應，據(jù)不完全統(tǒng)計，南粵交通集團、中國南方電網(wǎng)、浙江新華書店等四十余家試點企業(yè)借鑒中國聯(lián)通、中國電信、中國人保3家企業(yè)的試點經(jīng)驗，創(chuàng)新本土企業(yè)會計檔案管理方式，試點企業(yè)應用檔案管理系統(tǒng)解決了實際技術難題，部分試點企業(yè)整體研發(fā)速度提高50%以上，為企業(yè)創(chuàng)造直接或間接經(jīng)濟效益，取得了有一定影響力的經(jīng)濟和社會效益，也涌現(xiàn)了一批有示范作用的優(yōu)秀企業(yè)，為會計檔案單套制的實現(xiàn)奠定了良好的基礎。

三、中國會計檔案單套制管理探索的趨勢

（一）單套制管理系統(tǒng)日益智能

隨著會計檔案單套制的法律效力逐步獲得國家認可，會計檔案單套制所帶來的低成本高工作效率特性，使越來越多的單位參與到相關試點工作中來，會計檔案單套制將會是電子檔案管理的發(fā)展趨勢，單套制管理系統(tǒng)也會順應時代的發(fā)展日趨智能，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。一是會計電子檔案的“四性”檢測，數(shù)字簽名、CA認證、日期戳是當前許多電子檔案管理系統(tǒng)所采用的技術手段，未來區(qū)塊鏈、哈希值等技術將會參與到四性檢測中，將各種數(shù)據(jù)進行分布式儲存，通過點對點傳輸為各類電子文件進行存證保護，以此增加數(shù)據(jù)安全性[11]；二是檔案數(shù)據(jù)采集，許多單位在收集檔案的時候采用的是通過在線歸檔接口來完成檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的對接，未來可以運用大數(shù)據(jù)、知識圖譜等技術，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自動聚類，通過非法途徑獲取數(shù)據(jù)只能打開亂碼[12]；三是檔案數(shù)據(jù)的利用，基于AI+OCR+NLP等技術，構建一站式檔案利用服務平臺可以促進檔案向知識服務轉變，實現(xiàn)檔案管理從“數(shù)據(jù)”到“智慧”的全面升級。實行會計檔案單套制不可忽視的就是電子文件的安全性、真實性、可靠性和可用性，即電子文件的“四性”檢測。國內區(qū)塊鏈的技術能夠幫助我們解決這一難題，其具有防篡改、多方共同驗證、分布式存儲、密碼學安全等特點，現(xiàn)如今我國已有“檔案存證BaaS”平臺，將該技術應用于檔案管理領域，能夠促進檔案管理在歸檔、存儲、傳輸、防偽和信息安全方面得到進一步完善[13]。此外，檔案管理系統(tǒng)也應支持電子簽章、數(shù)字水印等應用，可以幫助我們還原會計憑證的真實性，對重要的電子文件進行備份可以減少丟失的風險?？偠灾?，當前的會計檔案單套管理模式仍存在不足，通過未來技術變革能夠助力會計檔案單套制管理系統(tǒng)變得更加智能。

（二）探索的試行單位將不斷擴大

如前所述，盡管目前的試點區(qū)域和單位以東部相對發(fā)達地區(qū)和大型企事業(yè)單位為主，但相關探索已證明采用單套制管理的形式，無論從成本控制、便利程度，還是整體有效融入社會數(shù)字化轉型的環(huán)境，其效益明顯。在此背景下，會計檔案單套制管理的探索單位將不斷擴大。主要表現(xiàn)在以下方面：從地區(qū)分布上看，從以東部地區(qū)相關單位為主逐步拓展至中西部地區(qū)。東部地區(qū)的試點單位具有豐富的資源更易形成試點效應，如中國石化、本鋼集團、中國電建集團都在電子文件歸檔、存儲格式、元數(shù)據(jù)管理等方面完成了試點驗收，所形成的經(jīng)驗能夠借鑒到中西部地區(qū)，減少中西部地區(qū)的試錯成本和容錯率。從單位規(guī)模上看，從以大型企事業(yè)單位為主到逐步拓展到中小微型單位，從當前統(tǒng)計數(shù)據(jù)來看，試點單位多以央、國企為主，私企也是以東港股份、新奧燃氣等這種大型私企為主，如東港股份實現(xiàn)了會計電子發(fā)票歸檔管理、新奧燃氣創(chuàng)新了安全管理數(shù)智化新模式，這些企業(yè)能夠以雄厚的經(jīng)濟實力來支撐，其示范效應能夠應用到中小微企業(yè)上，助力會計檔案單套制的發(fā)展[14]。一方面將會由銀行擴展到多領域，另一方面也將會由大城市推廣到小城市。相關政策的頒布和試點地區(qū)的試行會形成示范效應，試點的施行極大地緩解了業(yè)務人員在檔案管理方面的工作壓力，創(chuàng)造了一定的經(jīng)濟效益，檔案管理部門應依據(jù)試點經(jīng)驗、國家政策以及單位文檔的實際工作情況，因地制宜，完善檔案管理制度，以標準化、規(guī)范化的方式逐步推動檔案單套多領域多地區(qū)發(fā)展。

（三）相關的法律法規(guī)將進一步完善

當前會計檔案單套制的相關法規(guī)已經(jīng)在會計憑證范圍、電子簽章合法性、電子檔案管理系統(tǒng)功能等方面都做了明確規(guī)定，會計檔案單套制的實施勢必會涉及到會計檔案的系統(tǒng)建設、資源建設與管理、安全管理等方面，未來會計檔案單套制的相關法律將會從以下幾個方面進行改善。一是針對安全管理來說，通過規(guī)定相關條例，如元數(shù)據(jù)設計著錄的要求、知識圖譜數(shù)據(jù)歸集的范圍、區(qū)塊鏈技術應用等相關條例以應對未來業(yè)務需求以及檔案信息管理系統(tǒng)的安全性[15]；二是針對資源建設與管理來說，應對各門類會計電子檔案的元數(shù)據(jù)與內容關聯(lián)度、存儲位置是否一致、電子文件歸檔環(huán)節(jié)等做出相應的要求，確保會計檔案能被正常打開和使用；三是針對系統(tǒng)建設來說，應規(guī)定電子會計檔案的離線備份、數(shù)據(jù)恢復等會計檔案應急處理條例來預防檔案因遭損毀或篡改導致的會計信息不全面[16]。會計檔案單套制度必然會隨著數(shù)字化時代的發(fā)展而逐步更新，相關部門應適時對所出現(xiàn)的新變化作出規(guī)定，以推動檔案單套制度的發(fā)展。

（四）未來檔案人才素養(yǎng)將會得到提高

因為單套制的實施會減少紙質檔案的產生，傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式并不能適用于電子檔案，因此，檔案單套制的實行會轉變我們的工作方式、管理角色和管理意識。對于工作方式來說，檔案管理人員由紙質檔案管理工作轉變?yōu)楦嗟囊劳杏谙到y(tǒng)，通過在會計檔案管理系統(tǒng)中建立電子檔案與實物檔案的關聯(lián)關系，并對會計檔案進行審核，為每一份會計檔案建立全生命周期電子化管理記錄。對于管理角色來說，檔案管理人員會更偏重于數(shù)據(jù)的挖掘和利用，對檔案信息的統(tǒng)計分析以及風險預判等，尤其對于會計檔案來說，需要規(guī)避財務風險進行合理的金融投資[17]。對于管理意識來說，紙質檔案模式下的管理人員處于信息的被動者，只是處于生成檔案歸檔記錄信息階段，并不能從中獲取有價值的信息，電子化模式下需要從業(yè)者發(fā)揮自身職能，掌握計算機技術來更好地利用信息。此外，針對思想觀念來說，人們對于檔案單套制仍持保守態(tài)度，加快完善網(wǎng)絡信息的安全性和保密性有利于提高人們對檔案單套制的接受程度，更好地推動檔案單套制的發(fā)展。

四、結語

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對實施檔案單套制管理的探索提出了檔案數(shù)字化轉型、技術賦能的新要求，顯示出推廣單套制管理在會計檔案管理領域已是必然[18]。特別在當前，各行各業(yè)數(shù)字化轉型不斷深入，會計檔案管理采用單套制，也是適應形勢發(fā)展的需要。會計檔案單套制模式不可阻擋，對該制度的探索可以使人們減少繁瑣的流程，合理利用信息資源。雖然目前單套制模式仍不完善，不成熟的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員的知識儲備和轉型，社會對檔案單套的存疑等等，但這些都不能否認單套制的到來。通過探索該制度的特點、發(fā)展歷程和未來前景，幫助人們更好地認識該制度，并能以積極的心態(tài)對待這種潮流。本文的研究成果，對于全面認識我國會計檔案單套制管理探索的歷程，了解其特點與趨勢有著積極意義。特別是對于尚未實施單套制管理的單位有著啟發(fā)效用。同時也應當認識到，當前會計檔案管理領域的單套制度管理探索的水平尚不高，諸多問題尚需要結合新情況不斷解決和完善，其將仍是一個不斷探索的過程。

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作者單位：廣西民族大學管理學院