文/綿陽市中心醫(yī)院院辦公室 姜麗 韋林川（通訊作者） 楊麗 李元波

會議是人類社會社交、公關、意見交流、訊息傳播及溝通的一種活動，是現代管理的一種重要手段。會議舉辦能否取得預期效果很大程度上取決于會務工作是否能夠正常進行。會務工作是圍繞會議所進行的各項組織、管理和服務工作，包括從會議的前期籌備到后期的一系列的工作。當下醫(yī)院的會議工作模式存在套路化、模板化和低質化等問題。如果召開小型會議借鑒以往同類型會議的工作模式舉辦比較容易，但要組織一次高質量的精品大型會議并做成典范，就要避免機械的簡單重復，否則會出現“審美疲勞”等問題。由于高質量的大型會議籌備和組織程序繁多、復雜，會務工作既應規(guī)范操作，又需靈活應變，要在會議主題立意、會議形式、會議流程及模式上進行一定的創(chuàng)新，增強會議的反響力。這就要求醫(yī)院會務工作必須重視會議前期準備工作的細化程度、會議中的把控力度和會議后的總結深度，有目標、有計劃、有分析、有細節(jié)、有論證地組織會議，才能提高會議質量，使其成功圓滿地舉行。

一、前期會議籌備階段

會前準備工作的細化程度是決定會議能否成功的關鍵環(huán)節(jié)。會議組織工作發(fā)展至今已形成一套比較科學、成熟的工作流程。前期會議籌備階段主要包括確定工作方案、成立工作領導小組以及制訂推進計劃等必不可少的內容。

（一）確定工作方案，確保會議工作順利推進。組織一次會議，必須明確組織本次會議的首要目標，即為了聚焦解決哪個或哪些問題，需要召集哪些人群，組織會議的具體時間、地點及方式來達到會議組織的目的。即首先要自問自答“為什么要組織該會議？本次會議為了解決什么問題？最終達到什么效果？會議相關領導對會議開展有什么確切要求？”然后再根據具體情況設計會議展開形式，并最終確定工作方案。

大型會議則是從參會代表的實際占比情況出發(fā)，來合理安排會議內容及會議議程，既要設計合規(guī)上進的會議形式，又要明確會議內容，為參會代表明確會議方向、目標以及具體措施，并能夠更好地傳遞和夯實會議精神和要求，同時積極向領導層反饋參會代表的意見和建議以及基層的心聲。會議的順利進行以及獲取預想的成果，都需要經過慎重思考以及認真設計有效的會議工作方案。首先，要確定的是會議的主辦單位、承辦單位或者協(xié)辦單位。主辦單位一般是會議的發(fā)起者，協(xié)辦單位是支持者，而承辦單位則是執(zhí)行者。就會議方案而言，往往是由承辦單位制訂。其次，制訂方案時應注意方案本身要有可行性、多樣性、完備性、突破性等，盡可能詳盡。最后，完善會議工作方案。事態(tài)總是不斷發(fā)展變化，要加強縱向的溝通請示工作、加強橫向溝通協(xié)調工作，即時更新完善會議工作方案。

（二）成立領導小組，分工明確確保責任到人。建立會議領導小組是會議組織工作的首要任務。成立領導小組可以對各項工作進行細致分工和管理，同時梳理出具體的工作倒計時管理方案，讓每個人所負責的工作有具體的時間節(jié)點，在關鍵節(jié)點把控工作進度，并定期召開溝通會，通報工作進展、調整工作方案并籌備下階段工作。

首先，會議領導小組一般由組長、副組長和成員組成。組長一般由承辦方的黨政一把手擔任，負責整個會議的宏觀把握；副組長則由承辦方的分管副職擔任，負責會議的統(tǒng)籌推進；組員由會議各個小組負責人擔任，負責會議各個環(huán)節(jié)的執(zhí)行推進。其次，會議領導小組一般由會議秘書處、會議接待組、會議文案組、會場服務組、會議宣傳組、會議保障組等組成，對會議的各項工作進行分工落實和管理，分工明確確保責任到人。會議秘書處是會議能否順利舉辦的關鍵所在。因為秘書處人員應具有一定的會議籌備經驗、會議籌備能力以及與本次會議議題相關的專業(yè)能力，所以秘書處人員結構應合理安排、分工明確，做好工作協(xié)調。一般而言，醫(yī)院會議組織架構中，秘書長作為總執(zhí)行或者總協(xié)調的人員，負責把握會議全局，把控會議的總體方向，其在整個會議中往往起著承上啟下、組織協(xié)調、督導落實的重要作用；會議接待組負責聯系參會嘉賓、領導和參會人員的行程、車站機場碼頭的接送（其中重要嘉賓要實施一對一陪同）、活動及食宿安排、簽到簽名、費用收取、票據印務等內容；會議文案組負責會議邀請函件、領導講話稿、主持詞、會務手冊及賓館迎賓詞等文字內容；會場服務組負責會場布置所包含的文稿打印擺放、背景音響電腦控制、桌牌擺放、禮儀服務、物品準備、流程彩排等內容；會議宣傳組負責會議氛圍營造、宣傳物料制作、現場攝影攝像、宣傳報道、媒體邀請、直播服務等內容；會議保障組負責會議車輛安排、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、疫情防控和物資搬運等內容。最后，會議領導小組需形成自己的組織機制。前期會議籌備階段，定時召開小組會議，及時就目前的工作進展進行匯報、討論與分析，確保各項籌備工作按計劃完成，對存在的問題及時完善和調整。此外，工作小組應安排專人實地考察與會議召開等有關的場地，使會議召開的流程獲得直觀性認識并及時調整。

（三）制訂推進計劃，確保會議按時按質召開。會議組織架構和人員職責分工明確后，下一階段是制訂推進計劃。即指籌備工作的具體實施和推進方案?；顒幼h程、查檢表和主持詞是制訂推進計劃、確保會議按時按質召開的三件“法寶”。

制訂推進計劃用得最多的就是“甘特圖”。在該管理工具上，會議執(zhí)行策劃者要倒排工期、順排工序。什么時間完成什么事要一目了然，控制層要嚴格打表，執(zhí)行層要按期推進。在活動籌備推進階段，總執(zhí)行要對會議風險進行評估，從而制訂活動推進中可能出現意外的各種預案以防不測，在會議召開前要組織桌面推演和現場彩排，發(fā)現問題及時糾偏，以點帶面、舉一反三。其中不僅包括整個活動期間主會場的活動議程，還包括各分會場、現場參觀點等各個活動節(jié)點的活動議程。活動議程的制定要求精細，時間、地點、人物、事件、怎樣推進這五要素缺一不可，成為議程制訂的“5W”原則。查檢表是一個非常重要的管理工具。俗話說“好記性不如爛筆頭”，在組織一次人員眾多，環(huán)節(jié)煩瑣的會議中，在一張合格的表中，最注重的就是任何一個細節(jié)都要落實到具體的時間、地點、人員、物品。此外，會議主持詞支撐和引領著一場會議的走向和節(jié)奏，作為主持詞的撰寫者必須對整場會議的各個細節(jié)有非常準確的把握。

二、中期會議組織階段

舉辦大型會議，需考慮參會人員多、任務重等諸多因素，這一類型的會議籌備是一個規(guī)模不小的“項目”。會務工作者要有舉重若輕的自信心、勇于擔當的責任精神，精心組織會議，讓議事日程有序召開，讓領導滿意、讓會議代表滿意、讓全體成員滿意。前期籌備工作做細做實，整個會議組織基本就成功了一大半。但是，一場大型活動的組織中仍會出現突發(fā)事件考驗著總執(zhí)行的綜合素質和把控能力。所以，活動推進中信息溝通協(xié)同和禮儀的把握非常重要。

（一）加強信息溝通協(xié)同。中期會議組織階段，為了便于信息互聯互通，必須建立日常工作中的微信群和準備現場控制中的對講機。工作微信群的建立分為兩大類：一是會議總執(zhí)行與各小組組長建立的微信群，二是各工作小組內部建立的微信群。在執(zhí)行和信息溝通中，各小組成員對小組組長負責和溝通，各小組組長對會議總執(zhí)行負責和溝通。同時，會議總執(zhí)行要將工作推進中的進展以及變數及時通報給各小組長，各小組長及時將調整方案通報給小組成員?，F場對講機對于人員眾多、人聲嘈雜和臨時處置各種預案之外的突發(fā)事件起到重要作用，大型會議中是必不可少的，具體配置是會議總執(zhí)行和各小組組長人手一臺，會議總執(zhí)行可以通過對講機明確各個小組的工作推進狀況和對突發(fā)問題作出處置。

（二）重視會議禮儀規(guī)范。會議禮儀主要指會議組織的禮儀。會議組織有相當嚴格的禮儀規(guī)范。當然，會議的目的不同，儀式的要求也不同，儀式規(guī)范也不同。盡管如此，一些常規(guī)的會議座次、就餐座次是相通的，也是極重要的。作為會議組織者，必須學習和重視會議禮儀規(guī)范。首先，主席臺、領導的座位次序、橫幅等現場布置要符合會議規(guī)范且擺放整齊。領導座位排序擺臺有嚴格的規(guī)范，要以單位正職為先，副職為后，且座席的配置要符合本次會議的主題和風格。會議議程安排和發(fā)言順序要符合會議規(guī)范。其次，若部分參會嘉賓為外國友人，除了應遵循一般的禮儀規(guī)范外，還要注意中西方禮儀文化的差異，掌握會議禮儀的“禁忌”，避免產生不必要的誤會。最后，要注重會務工作小組的個人形象和言談舉止。會務工作小組成員的形象代表此次會議舉辦方的形象，一定程度上反映了舉辦方對此次活動的重視程度，禮儀不僅是某種行為和技巧，更是一種待人接物的態(tài)度。

（三）注重會務工作細節(jié)。要注重會議召開細節(jié)。一是關鍵細節(jié)。即指會議組織中的關鍵核心環(huán)節(jié)。若關鍵細節(jié)處理不妥當或出現問題，此次會議不能稱為成功的會議，甚至可能出現意象不到的嚴重后果。對于關鍵細節(jié)，在會議組織中要做到思想上不放松、安排上人力足、精力上時間重，確保萬無一失。二是銜接細節(jié)。即指聯系會議步驟或階段的連接細節(jié)，如果細節(jié)銜接不好，將會影響整個會議的工作效果。銜接細節(jié)比較瑣碎，涉及會議組織的方方面面，很難考慮得面面俱到。一方面，要求會務工作組要有足夠的組織經驗；另一方面，要求會務工作組在前期準備階段盡可能考慮周全。三是擴展細節(jié)。即可能在會議上起不到決定性作用的、不太受到關注的細節(jié)。比如最容易出問題的麥克風、頒獎音樂、PPT播放等細節(jié)。但對此類細節(jié)的控制力弱也會影響會議的局部方面和整個會議的效果。因此，會議期間會務人員要保持高度警惕，抓住關鍵場合、關鍵環(huán)節(jié)的關鍵細節(jié)、銜接細節(jié)以及擴展細節(jié)并由專門人員反復查驗，確保萬無一失。

三、后期會議總結階段

對于醫(yī)院會議領導小組來說，舉辦一次高質量的大型會議，不僅能夠積累會務工作經驗，而且是一次自我能力的挑戰(zhàn)，所以會務工作者在組織過程中要時刻保持頭腦清醒、高度警惕的工作狀態(tài)，及時總結經驗，積極探索會議組織的新模式。會議結束后，要及時總結會議組織過程中的實際經驗和教訓，按照會議步驟和工作流程對會務工作逐一進行分析和討論，指出實際操作中存在的問題和不足，及時進行修訂、增補，使之更科學、規(guī)范，持續(xù)提升會議組織的質量。會議組織者一定要形成會議結束后復盤總結的機制，形成管理閉環(huán)，為以后的會務工作提供借鑒和參考。

（一）明確自身優(yōu)勢與不足。會議結束后的一周內，會議執(zhí)行策劃者要召集各小組負責通過執(zhí)行評估、凝練經驗、查找問題、擬定對策、整改時限等方式對此次會議舉辦進行小結。會議后的總結深度可以讓會務組更加明確自身的優(yōu)勢和不足，進行自我剖析。

（二）分析問題并擬訂對策。對于會后總結出的問題，比如會議資料準備和物品管理不到位，會議PPT整體不妥當、部分環(huán)節(jié)出現問題導致會議效果不理想等，要深入分析產生此類問題的主觀、客觀等方面的原因并“對癥下藥”。針對每一類原因擬訂詳細的對策并進行記錄，確保下一次會議舉辦過程中杜絕此類問題發(fā)生，逐步提高會務組的工作能力以及會議的舉辦水準。

（三）固化成果并持續(xù)提升。做好歸納整理進行存檔。會議結束后，會議領導小組要及時把會議各項文件，比如會議指南、會議工作方案、會議記錄、音像資料等整理完善，按規(guī)定歸檔管理、匯編，便于今后查閱使用。對復盤總結中的成功經驗，形成標準化流程作為以后會議組織的規(guī)范；對查擺出來的問題經過整改達到效果的，在下一次會議組織中實施驗證。如此以往，才能形成計劃、實施、檢查、處理（PDCA）管理模式，持續(xù)提升會議組織質量。