魏與諾

[摘 要]數(shù)字化建設(shè)對高校行政管理提出了新的挑戰(zhàn)，行政管理改革已成為必然趨勢，但在以改革實現(xiàn)管理質(zhì)效優(yōu)化的過程中，仍然存在著管理觀念陳舊、人員能力不足及基礎(chǔ)條件薄弱等現(xiàn)實障礙。鑒于此，文章結(jié)合數(shù)字化時代背景，針對現(xiàn)階段高校行政管理信息化改革面臨的障礙提出了可行的優(yōu)化策略，探索行政管理質(zhì)效優(yōu)化路徑，以期為同類研究提供參考。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字化；高校行政管理；優(yōu)化路徑

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）16-0012-03

數(shù)字化背景下，我國的網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)日趨成熟，微信信息發(fā)布、網(wǎng)絡(luò)線上教學等數(shù)字化方式的應(yīng)用能夠簡化原本極為繁雜的行政管理流程，為豐富高校行政管理手段、提高高校行政管理效率提供了穩(wěn)固的技術(shù)支撐。尋找數(shù)字化建設(shè)與高校行政管理的鏈接點，以此為切入點，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高高校行政管理質(zhì)效，成為關(guān)乎高校發(fā)展的重要課題。

一、高校行政管理的主要目標

高校行政管理是一項內(nèi)容比較寬泛的管理活動，包含高校內(nèi)部黨群與隊伍建設(shè)、師資與學生管理、行政事務(wù)處理、基礎(chǔ)服務(wù)保障等多種內(nèi)容，因不同高校實際管理需要的差異，每所高校的具體行政管理事項也有著一定的差別。但無論在什么情況下，高校的行政管理都是通過一系列管理手段和方法，保障高校教務(wù)教學及學術(shù)科研活動高質(zhì)量、高效率開展的管理行為。

（一）提高高校內(nèi)部各類資源的利用效率

作為綜合而龐大的教育機構(gòu)，高校必須將資金、師資、學術(shù)科研能力、儀器設(shè)備等資源作為開展日常事務(wù)的基礎(chǔ)支撐，這樣才能保證高校的正常運行。高校內(nèi)部各類有形或無形資源通常由財政撥款購入，相對有限且有明確的標準。為在內(nèi)部資源有限的條件下更好地實現(xiàn)各項事務(wù)及活動的開展，必須提高內(nèi)部資源的利用效率。

（二）為教學與科研活動創(chuàng)造有利條件

盡管高校承擔的職責較為龐雜，但作為我國專業(yè)教學、學術(shù)研討、科研攻堅的重要主體，高校最重要的職責就是完成日常教學任務(wù)和科研目標，其余職責的重要性相對較低。但從實際經(jīng)驗來看，高校日常教學任務(wù)和科研目標的完成通常會受到各種不利因素的影響。

因此，高校行政管理部門的重要工作內(nèi)容就是消除這種不利影響，為校內(nèi)教學和科研任務(wù)提供最大程度的便利，保證教學與科研預(yù)期成果的順利實現(xiàn)，因此可以將其理解為高校行政管理活動的另一個主要目標。

二、數(shù)字化背景下高校行政管理信息化改革的意義

近年來，我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與數(shù)據(jù)科學的發(fā)展速度達到了空前的水平，各種數(shù)字化應(yīng)用層出不窮，為我國社會的運行和各產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提供了強有力的助益，不僅能推動我國經(jīng)濟發(fā)展，而且對人們生活、工作、學習的方式等產(chǎn)生了深遠的影響。

高校作為我國人才培養(yǎng)和科學研究的主要陣地，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢對其內(nèi)部行政管理工作進行信息化改革和建設(shè)，具有以下幾個方面的重要意義。

（一）順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，提高行政管理效率

得益于數(shù)據(jù)科學、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展及智能手機的高度普及，迄今為止，很多行業(yè)中的行政事務(wù)經(jīng)辦處理和行政管理活動開展的模式都發(fā)生了劇烈的變化。尤其是處理常規(guī)化、流程化的基礎(chǔ)性行政事務(wù)，已基本實現(xiàn)了全面信息化管理，降低了辦事人員和行政人員的時間成本，提高了行政管理工作的效率。

高校行政管理本就具有人員基數(shù)大、行政事務(wù)繁多的特點，如果能順應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展趨勢，對已有的行政管理模式進行信息化改革，將大數(shù)據(jù)、云儲存、云計算等數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到實際管理活動中，勢必會明顯提高高校處理校園管理、招生活動、財務(wù)核算、就業(yè)管理及科研管理等行政業(yè)務(wù)的效率。

（二）貫徹共享發(fā)展理念，提高行政管理質(zhì)量

共享發(fā)展理念力求為每個人提供公平的發(fā)展機會和發(fā)展前景，想要在高校行政管理中深入貫徹落實共享發(fā)展理念，就要求行政管理人員盡其所能地滿足任何的行政管理訴求。

從現(xiàn)實來看，高校內(nèi)部的行政管理人員數(shù)量有限，管理的學生、教師、科研人員和服務(wù)人員的基數(shù)卻很龐大，使其在有限的時間精力條件下為每個人都提供高質(zhì)量的行政服務(wù)，幾乎是一項不可能完成的任務(wù)。信息化行政管理改革為這一任務(wù)的完成提供了可能。如果能通過智能化、規(guī)范化的信息管理手段完成絕大多數(shù)常規(guī)行政事務(wù)的管理，行政管理人員的時間和精力就會被解放出來，用以滿足那些原本無暇顧及的行政管理需求，系統(tǒng)地提高高校行政管理的質(zhì)量。

（三）有助于培養(yǎng)具備數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的人才

目前，數(shù)字技術(shù)在不同行業(yè)中的實際應(yīng)用已經(jīng)極為成熟，不僅在行政管理方面，而且很多企業(yè)的商業(yè)決策、產(chǎn)品研發(fā)、市場調(diào)研等也引入了數(shù)字技術(shù)和信息技術(shù)作為輔助提高運營效率。在數(shù)字化趨勢成為主流的社會背景下，具備基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)應(yīng)用能力和數(shù)字化工具使用能力已經(jīng)成為我國社會現(xiàn)階段對人才的主要要求之一。

高校承擔著為社會輸送人才的重要任務(wù)，如果僅在書本和課堂上傳授數(shù)字化技術(shù)和數(shù)據(jù)知識，會導致數(shù)據(jù)應(yīng)用能力的培養(yǎng)缺乏實踐，限制高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量。行政管理恰恰是與學生深度聯(lián)系的高校管理內(nèi)容，在開展行政管理工作的過程中，積極應(yīng)用信息化技術(shù)，可以幫助學生在校期間提前體會和適應(yīng)信息化、數(shù)字化管理模式，有助于學生深入理解數(shù)據(jù)技術(shù)，能培養(yǎng)其使用數(shù)字化工具的能力，為學生快速適應(yīng)社會奠定基礎(chǔ)。

三、高校行政管理質(zhì)效優(yōu)化的障礙

（一）行政管理觀念較為陳舊

現(xiàn)階段，我國高校行政管理普遍存在集權(quán)化程度過高的弊端。集權(quán)化管理雖具有一定的優(yōu)勢，但已不再適應(yīng)數(shù)字化時代的需要，是一種相對陳舊保守的管理理念。這種弊端的存在，導致高校在處理行政事務(wù)時通常需要自上而下層層決策、逐級傳達，無形中增加了行政管理的工作體量和時間成本，造成了更多的人力資源、資金資源損耗，對校、院、系三個不同行政層級之間的溝通協(xié)調(diào)造成阻礙，最終產(chǎn)生了形式主義過重、工作進展緩慢、創(chuàng)新改革推進困難等一系列實際問題。

（二）行政管理人員能力不足

行政管理人員是管理質(zhì)效優(yōu)化的載體，其能力與素質(zhì)會在一定程度上對行政管理質(zhì)效優(yōu)化產(chǎn)生直接影響。高校行政管理崗位的穩(wěn)定性極強、薪資待遇適中，因此該崗位人員的流動性偏低、流動意愿偏弱，這種崗位特性造成了我國高校行政管理人員年齡普遍較大的客觀事實。隨著行政管理人員年齡增長，其接受新事物、掌握新技能的能力會出現(xiàn)下滑，通常會更習慣于按照舊有的方式完成工作內(nèi)容。

（三）信息化改革基礎(chǔ)條件薄弱

行政管理質(zhì)效的優(yōu)化應(yīng)以高校的現(xiàn)實條件為依據(jù)、因地制宜地進行，如果盲目追求一蹴而就的優(yōu)化效果，反而會對行政管理的質(zhì)量和效率造成副作用。因此，為以信息化改革為優(yōu)化方向，必須參考高校已經(jīng)具備的信息化管理基礎(chǔ)條件制訂優(yōu)化方案。

目前，我國高校行政管理普遍使用計算機、Office軟件等基礎(chǔ)信息化工具，鮮少使用云存儲與計算、OA平臺、移動終端等深度信息化工具，部分高校甚至仍以紙質(zhì)資料呈遞審批作為行政事務(wù)處理方式。

四、數(shù)字化背景下高校行政管理質(zhì)效優(yōu)化的可行路徑

（一）以信息化改革為優(yōu)化方向

目前，數(shù)字化已經(jīng)對社會運行產(chǎn)生了非常實際的影響，數(shù)字與信息技術(shù)的應(yīng)用可以切實提高管理效率和質(zhì)量。高校行政管理以提高內(nèi)部資源利用效率、為教學與科研創(chuàng)造有利條件為目標，十分適合引入信息技術(shù)提高管理的質(zhì)量和效率。

在開展行政管理工作的過程中，雖然存在著一定的障礙和困難，但高校行政管理信息化改革已是大勢所趨，高校應(yīng)以其為方向主動求變，通過信息化改革提高內(nèi)部行政管理的質(zhì)效。

（二）更新行政管理觀念

改變我國高校普遍存在的集權(quán)式管理狀況，是優(yōu)化行政管理質(zhì)效的基礎(chǔ)條件。如果不能促使中高層行政管理人員更新觀念、下放權(quán)力，就無法建立適合數(shù)字化時代的扁平管理模式，管理質(zhì)效的優(yōu)化便無從談起。

因此，高校應(yīng)以貫徹落實共享發(fā)展理念為切入點，通過國家教育部門信息化管理理念宣傳、政策頒布等措施推動高校管理層，尤其是行政管理領(lǐng)導首先轉(zhuǎn)變陳舊的管理理念，提高對行政管理信息化改革的重視程度，將其視作行政管理乃至高校管理的未來發(fā)展方向；再由高校領(lǐng)導層帶動內(nèi)部教職工的觀念轉(zhuǎn)變，以校內(nèi)黨政建設(shè)為載體，促進全校教職工領(lǐng)會、理解行政管理信息化改革的意義，最終實現(xiàn)多層次、全方面的管理觀念更新，為行政管理信息化改革創(chuàng)造有利的條件。

（三）組建信息化人才隊伍

行政管理質(zhì)效的提升需要以行政人員為最終載體，但高?，F(xiàn)有的行政人員尚無法滿足信息化改革的人才需求。為克服行政管理人員能力不足的障礙，在實際開展信息化改革前，應(yīng)事先在高校內(nèi)部組建一支根底扎實、能力出眾的人才隊伍，為行政管理質(zhì)效提升提供人才支撐。

首先，提升現(xiàn)有行政人員的綜合能力與素質(zhì)，以新增信息化工具應(yīng)用能力這一績效考核指標為核心，以薪資獎懲和人員培訓機制為補充，在考慮現(xiàn)有行政人員接受度的前提下，循序漸進地提升其信息化工具使用能力。

其次，吸納信息化專門人才到行政管理隊伍中，通過招聘挑選在信息平臺建設(shè)與維護、信息化管理流程設(shè)計與完善等方面具有高水平能力的人才，并發(fā)揮專門人才的帶動效應(yīng)，將其作為講師對現(xiàn)有行政人員開展長期培訓與教學，持續(xù)提升高校行政管理隊伍的綜合能力和素養(yǎng)。

（四）搭建多模塊信息管理平臺

在對管理觀念、人員能力等進行針對性優(yōu)化后，高?；揪邆淞舜罱ê途S護多模塊、多功能行政管理平臺的基礎(chǔ)條件，可以開始以有效性、易用性、及時性為原則，建設(shè)滿足實際需要的信息管理平臺。期間，應(yīng)注意根據(jù)不同高校的行政管理特點設(shè)計功能模塊，借助信息管理平臺將高校行政管理的全部內(nèi)容科學地劃分為科研、財務(wù)、教務(wù)及學生服務(wù)等模塊，以更清晰的邏輯對各類行政事務(wù)展開管理，提升質(zhì)效。

考慮到不同高?？捎糜谛畔⒐芾砥脚_建設(shè)的資金規(guī)模不一樣，因此高校可以選擇完全自主設(shè)計、研發(fā)、調(diào)試及維護的信息平臺自建模式，也可以選擇將信息平臺建設(shè)外包給專業(yè)的企業(yè)、再由行政管理人員進行日常維護的信息平臺外包模式，盡可能地減少信息管理平臺建設(shè)對高校造成的資金壓力。

（五）完善信息化管理模式

高校行政管理并非一成不變的，而是一個需要根據(jù)實際管理需求不斷調(diào)整的動態(tài)管理系統(tǒng)。這種動態(tài)調(diào)整的特性，導致信息化管理平臺同樣需要不斷調(diào)整和完善，這樣才能更好地滿足日常管理需求、持續(xù)提升管理質(zhì)效。因此，信息化管理平臺落地運行后，行政管理人員應(yīng)注意收集教職工及學生的反饋意見，對比行政事務(wù)處理需求與信息化管理平臺功能的具體差異，積極查找信息管理平臺的缺點和弊端，及時修正和完善。

同時，優(yōu)化行政管理工作，最終形成信息化管理平臺運行、管理工作開展及群眾體驗反饋“三位一體”的行政管理動態(tài)優(yōu)化框架，從多個維度完善高校的信息化行政管理模式，不斷提高管理質(zhì)效。

五、結(jié)語

未來，我國高校的行政管理活動應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展趨勢，以信息化改革為優(yōu)化方向，更新行政管理觀念，組建信息化人才隊伍及搭建多模塊信息管理平臺滿足信息化管理需求，以行政管理信息化平臺為依托，逐步完善管理模式，最終實現(xiàn)行政管理質(zhì)量和效率的全面提高。

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