顧小流 廣東省廣墾橡膠集團(tuán)有限公司
隨著社會(huì)進(jìn)程的推進(jìn),我國(guó)的“人口紅利”逐漸消退,在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)下,各類(lèi)信息爆發(fā)式增長(zhǎng),企業(yè)內(nèi)部管理趨向精細(xì)化管理成為時(shí)代的必然。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息作為企業(yè)投入產(chǎn)出比的直接反映,其質(zhì)量高低也會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)造成影響。為解決這一根本性問(wèn)題,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)運(yùn)而生,并且根據(jù)企業(yè)的不同詳情衍生出多種服務(wù)模式,較大程度上為企業(yè)的財(cái)務(wù)管理夯實(shí)了信息化基礎(chǔ),有利于企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展,本文就此展開(kāi)論述。
隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的演變發(fā)展,我國(guó)企業(yè)的管理模式發(fā)生了巨大的變化。財(cái)務(wù)也從過(guò)去的核算功能逐漸向管理功能轉(zhuǎn)變,并且乘著信息化的東風(fēng),形成了以信息技術(shù)為基礎(chǔ),以財(cái)務(wù)管理內(nèi)容為核心,以共享服務(wù)為手段的財(cái)務(wù)共享中心。該系統(tǒng)的誕生有效解決了企業(yè)財(cái)務(wù)管理分散、雜亂等現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題。
按照財(cái)務(wù)共享中心的不同定位,其所詮釋的含義各不相同:(1)作為一個(gè)組織,財(cái)務(wù)共享中心對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行再分工,整合專(zhuān)職財(cái)會(huì)機(jī)構(gòu),使得財(cái)務(wù)組織獨(dú)立化、標(biāo)準(zhǔn)化,物盡其才、人盡其力。(2)作為一個(gè)專(zhuān)業(yè)平臺(tái),能夠?yàn)槠髽I(yè)提供財(cái)務(wù)相關(guān)的報(bào)告,理清工作職責(zé)和工作范圍,在業(yè)務(wù)交往過(guò)程中,發(fā)揮共享中心決策財(cái)務(wù)的核心作用,為滿足財(cái)務(wù)共享提供專(zhuān)業(yè)平臺(tái)。(3)作為會(huì)計(jì)核算操作中心,通過(guò)專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì),使中心的工作按照統(tǒng)一的流程、先進(jìn)的技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的工具行使量化操作,充當(dāng)“會(huì)計(jì)工廠”。而團(tuán)隊(duì)可以線下集聚,也可以線上虛擬;可以獨(dú)立服務(wù)企業(yè),也可以廣泛外包。(4)作為任務(wù)管理中心,通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心將財(cái)務(wù)任務(wù)發(fā)布、分配、處置、歸檔,形成任務(wù)的全生命周期管理,對(duì)任務(wù)的狀態(tài)、控制、調(diào)度等管理信息進(jìn)行全過(guò)程記錄。任務(wù)作為業(yè)務(wù)核算工作具有不同的屬性,因而在中心內(nèi)部賦予了不同的工作內(nèi)容,如費(fèi)用管理、報(bào)銷(xiāo)處置、應(yīng)付核算等,任務(wù)板塊根據(jù)工作內(nèi)容的區(qū)別設(shè)定不同的閾值,然后嚴(yán)格按照信息、實(shí)物、資金等組合運(yùn)用的流程開(kāi)始執(zhí)行。保障工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,提高工作質(zhì)量。(5)作為財(cái)會(huì)信息存儲(chǔ)倉(cāng),集聚分散的信息流,通過(guò)信息技術(shù)手段在采購(gòu)環(huán)節(jié)提供業(yè)務(wù)支持,在決策環(huán)節(jié)提供信息支持。倉(cāng)儲(chǔ)作用更趨向被動(dòng),因?yàn)闀?huì)計(jì)信息無(wú)法主動(dòng)創(chuàng)造價(jià)值,因此企業(yè)其他信息系統(tǒng)(ERP、HR 等)仍具有不可取代性。
財(cái)務(wù)管理模式分散,由各機(jī)構(gòu)獨(dú)立處理財(cái)務(wù)事宜,受財(cái)務(wù)人員的主觀意識(shí)影響較大,導(dǎo)致集團(tuán)內(nèi)缺少溝通和經(jīng)驗(yàn)共享,具體業(yè)務(wù)處理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。此外,不同機(jī)構(gòu)間財(cái)務(wù)人員的專(zhuān)業(yè)能力不盡相同,尤其是小型企業(yè)的分析水平不能完全滿足業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)所需。在這樣的背景下,財(cái)務(wù)共享中心的工作模式更優(yōu)秀。通過(guò)集中處理財(cái)務(wù)核算、審批、分析等流程,最大限度地保障了專(zhuān)人專(zhuān)項(xiàng),有利于發(fā)揮企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的規(guī)模效益,并在減少成本的同時(shí)保證質(zhì)量。此外,公開(kāi)透明的財(cái)務(wù)流程避免了因人情而無(wú)法執(zhí)行制度的問(wèn)題。整合標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)架和政策執(zhí)行提高了財(cái)務(wù)共享中心的效率,并促進(jìn)了不同部門(mén)間的協(xié)作。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中,集團(tuán)總部注重成果導(dǎo)向高于過(guò)程導(dǎo)向,因此缺乏參與具體生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理過(guò)程的機(jī)會(huì)。日常監(jiān)督和檢查工作主要集中在定期的審計(jì)和專(zhuān)項(xiàng)檢查中,容易出現(xiàn)“表面功夫”的情況,且不能及時(shí)了解成員企業(yè)的日常工作,容易導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)信息滯后。如果出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理問(wèn)題,參差不齊的專(zhuān)業(yè)水平可能無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并糾正。相比之下,基于財(cái)務(wù)共享中心的工作模式,所有的核心工作由集團(tuán)總部統(tǒng)一完成。在前置環(huán)節(jié),分析處理所有成員企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并打包下發(fā)。既可以幫助總部及時(shí)了解成員企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和內(nèi)外部環(huán)境,更好地配置集團(tuán)資源,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展;又能夠監(jiān)督成員企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)并發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn),避免徇私舞弊問(wèn)題的出現(xiàn)。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理主要體現(xiàn)核算的基礎(chǔ)職能,但是當(dāng)前,計(jì)算機(jī)和人工智能已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作方式,以求更加標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的財(cái)務(wù)結(jié)果。且財(cái)務(wù)工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理方向的轉(zhuǎn)型升級(jí),勢(shì)必對(duì)財(cái)務(wù)人員的要求更高,需要他們深入了解經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)??梢袁F(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)和工作模式不能支持財(cái)務(wù)人員精細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化發(fā)展,大量基礎(chǔ)性的工作將其固定在“狹窄”的工作環(huán)境中,加深了業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的交流壁壘。相比之下,財(cái)務(wù)共享中心的“會(huì)計(jì)工廠”職能,可以利用流程再造將大量基礎(chǔ)性工作進(jìn)行程序量化處理,縮小重復(fù)性低含金量工作占用的人力和物力,解放財(cái)務(wù)人員的工作量,減輕工作壓力,使其合理配置勞動(dòng)輸出,精進(jìn)工作能力,在其他環(huán)節(jié)投入更多精力。此外,還可以利用戰(zhàn)略管理、經(jīng)營(yíng)管理等管理基礎(chǔ)建立綜合性財(cái)務(wù)管理模式。提高數(shù)據(jù)的整合能力,便于日常業(yè)務(wù)分析,幫助企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理。
企業(yè)因自身的管理方式、業(yè)務(wù)形態(tài)、管控力度等因素的差別,所適用的財(cái)務(wù)管理方式各不相同。現(xiàn)將對(duì)五種服務(wù)模式進(jìn)行具體論述:(1)若企業(yè)是嚴(yán)格管控、高標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、高質(zhì)量規(guī)范的企業(yè),那么在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)模式時(shí),應(yīng)當(dāng)選擇大一統(tǒng)模式,既不管企業(yè)的業(yè)態(tài)形式多么復(fù)雜,也不管分布在全國(guó)或全球有多少經(jīng)營(yíng)單位,只設(shè)立一個(gè)統(tǒng)一的全集團(tuán)式共享中心提供財(cái)務(wù)管理服務(wù)。這種高強(qiáng)度、寬范圍統(tǒng)一的服務(wù)模式能夠減少重復(fù)投入,降低外圍系統(tǒng)對(duì)接成本,可以有效發(fā)揮規(guī)模效應(yīng),促進(jìn)大型企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)管理。(2)若企業(yè)的下級(jí)組織區(qū)域分布廣闊,管理相對(duì)靈活,那么應(yīng)當(dāng)選擇區(qū)域模式提供管理服務(wù)。每個(gè)組織內(nèi)部都設(shè)立了一個(gè)財(cái)務(wù)共享中心,輻射區(qū)域組織的所有管理,有利于根據(jù)不同的區(qū)域詳情提供特殊化制度、流程、內(nèi)容的財(cái)務(wù)管理。(3)若企業(yè)的業(yè)務(wù)板塊較多,業(yè)務(wù)差異較大,是多元式發(fā)展的大型綜合性企業(yè),那么財(cái)務(wù)管理相應(yīng)地采用產(chǎn)業(yè)模式的財(cái)務(wù)共享中心,通過(guò)產(chǎn)業(yè)態(tài)勢(shì)、規(guī)模提供共享服務(wù)。當(dāng)某個(gè)產(chǎn)業(yè)板塊的業(yè)務(wù)已經(jīng)條件成熟、財(cái)務(wù)管理的迫切度較高,可以先行建設(shè)獨(dú)立的共享中心,然后推進(jìn)和完善。但是在實(shí)踐應(yīng)用中需要格外注意數(shù)據(jù)集權(quán)限控制問(wèn)題。(4)若企業(yè)的業(yè)務(wù)是承接各種大型的建設(shè)項(xiàng)目,投資大、參與企業(yè)多、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、工期要求嚴(yán)格,那么可以采用項(xiàng)目模式的財(cái)務(wù)共享中心。幫助企業(yè)在承接對(duì)外項(xiàng)目后,能夠及時(shí)貫通上下游產(chǎn)業(yè)鏈的財(cái)務(wù)管理信息,有效地核算與管理項(xiàng)目工作。在同一項(xiàng)目管理中,財(cái)務(wù)板塊能夠統(tǒng)一化、規(guī)范化,是獨(dú)立于各參與企業(yè)其他項(xiàng)目的賬外核算,避免內(nèi)外部財(cái)務(wù)管理矛盾糾紛。(5)若企業(yè)的規(guī)模較小,人員、預(yù)算、變革等準(zhǔn)備不充分,那么可以采用外包或虛擬的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式。即不需要專(zhuān)門(mén)且集中的實(shí)體財(cái)務(wù)共享中心團(tuán)隊(duì)或部門(mén),而且依托線上渠道與數(shù)字技術(shù)將分散的企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員聚集起來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)。
關(guān)于企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)管理的不同側(cè)重點(diǎn),上述內(nèi)容共提供了五種服務(wù)模式,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的定制管理。當(dāng)前各類(lèi)型企業(yè)已經(jīng)廣泛運(yùn)用其不同的服務(wù)模式,以便企業(yè)的財(cái)務(wù)管理能夠更加優(yōu)化,工作質(zhì)量能夠更加優(yōu)良。本文以區(qū)域模式和產(chǎn)業(yè)模式為例,進(jìn)行具體的應(yīng)用場(chǎng)景分析。區(qū)域模式中應(yīng)用得較為優(yōu)越的是華為公司,根據(jù)資料顯示,在2006 年,該公司就在全球范圍內(nèi)的七大區(qū)域布局了財(cái)務(wù)共享中心,以便管理不同區(qū)域內(nèi)組織的財(cái)務(wù)狀況。依托先進(jìn)的信息化系統(tǒng),以及因地制宜的個(gè)性化管理,HW 公司能夠利用高質(zhì)量的財(cái)務(wù)管理成效實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的謀篇布局,并在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。企業(yè)集團(tuán)總部成立在沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū),并在此設(shè)立了財(cái)務(wù)共享中心,使得財(cái)務(wù)系統(tǒng)兼具高度的政治站位和宏觀的頂層設(shè)計(jì),一定程度上影響其他區(qū)域模式。同時(shí)乘著改革的東風(fēng),享受著與內(nèi)地不同的優(yōu)惠政策與發(fā)展機(jī)遇,能夠緊密結(jié)合區(qū)域發(fā)展特點(diǎn),加強(qiáng)財(cái)務(wù)的個(gè)性化處理。而產(chǎn)業(yè)模式應(yīng)用突出的則是HR 集團(tuán),按照企業(yè)的產(chǎn)業(yè)布局分別在醫(yī)藥、燃?xì)狻⑺嗟刃袠I(yè)領(lǐng)域設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的財(cái)務(wù)共享中心,完美地規(guī)避了產(chǎn)業(yè)財(cái)務(wù)交叉影響的風(fēng)險(xiǎn),利用共享中心最大限度地保障企業(yè)財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量。
財(cái)務(wù)部門(mén)作為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心組織架構(gòu)中的管理成員,需要充分發(fā)揮部門(mén)職能優(yōu)勢(shì),在日常財(cái)務(wù)監(jiān)督與管理工作中不斷踐行崗位職能,提高管理實(shí)施水平,利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)提高工作效率。同時(shí),要全面保障企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理相關(guān)制度的制定和實(shí)施,因地制宜,或適宜大一統(tǒng)模式,或適用區(qū)域模式,或適用產(chǎn)業(yè)模式等,協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定新的財(cái)務(wù)管理制度策略,保障后續(xù)工作的實(shí)施與推進(jìn)。要根據(jù)企業(yè)實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)詳情,設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)方案,并組織各大部門(mén)之間的會(huì)議,合理分配和管理財(cái)務(wù)資源,促使財(cái)務(wù)管理水平能夠匹配企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
在當(dāng)代社會(huì)中,對(duì)企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)實(shí)施監(jiān)督管理可以最大限度地維持企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理的穩(wěn)定性,有利于保障企業(yè)的財(cái)務(wù)穩(wěn)定。而財(cái)務(wù)共享中心正為企業(yè)提供了這樣一個(gè)監(jiān)督渠道,通過(guò)信息化布局以及合理化手段,企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)狀況受到財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)系統(tǒng)的全面監(jiān)管,通過(guò)內(nèi)設(shè)機(jī)制與程序,企業(yè)的財(cái)務(wù)管理項(xiàng)目被全流程監(jiān)管,保障了企業(yè)業(yè)務(wù)資金流通的安全。同時(shí),企業(yè)日常財(cái)務(wù)信息資源數(shù)據(jù)記錄和審核過(guò)程中,相關(guān)財(cái)務(wù)管理“有跡可循”,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,可以及時(shí)上報(bào)處理,降低企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生率,保障企業(yè)的財(cái)務(wù)安全。
現(xiàn)代企業(yè)制度管理必須結(jié)合財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性提升,具體可從兩方面著手:(1)要建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化制度。首先,要明確信息化制度的正式效力與管理重要性,在企業(yè)內(nèi)可以上行下效,通過(guò)制度約束財(cái)務(wù)人員的行為規(guī)范,幫助他們?cè)谔幚碡?cái)務(wù)工作時(shí)能夠程序公正、有章可循,并在此基礎(chǔ)上提升整體的管理效率。其次,要結(jié)合企業(yè)實(shí)際,對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)工作進(jìn)行信息化升級(jí),不斷拓展信息化的布局,結(jié)合市場(chǎng)變化趨勢(shì)與企業(yè)內(nèi)部戰(zhàn)略規(guī)劃,加強(qiáng)人力資源、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、國(guó)家優(yōu)惠政策等多效融合。最后,要利用信息技術(shù),完善財(cái)務(wù)共享中心,利用系統(tǒng)平臺(tái)的功能將有價(jià)值的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合與價(jià)值重構(gòu),使其能夠精準(zhǔn)、全面、及時(shí)地為決策層提供信息借鑒。(2)要利用信息資源制定企業(yè)財(cái)務(wù)管理規(guī)劃。現(xiàn)代企業(yè)利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)信息資源的深度挖掘與開(kāi)發(fā),成功轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)更替等具體應(yīng)用工具,而財(cái)務(wù)共享中心也具備以上的功能,因此可以從大體量的信息資源中提取最有利的數(shù)據(jù)信息,企業(yè)可以借此為財(cái)務(wù)管理的規(guī)劃提供依據(jù),量身定制長(zhǎng)期的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。一方面,加強(qiáng)財(cái)務(wù)分析管理。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)分析與評(píng)估,當(dāng)業(yè)務(wù)實(shí)際完成后,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)表要深入反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)詳情,并經(jīng)由系統(tǒng)進(jìn)行整理與核查,便于企業(yè)對(duì)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)發(fā)展態(tài)勢(shì)做價(jià)值評(píng)估與基礎(chǔ)保障。另一方面,加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)管理。通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心可以從企業(yè)的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目成本、經(jīng)營(yíng)整體利潤(rùn)等方面對(duì)經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行預(yù)測(cè),對(duì)企業(yè)的未來(lái)整體發(fā)展形成一種預(yù)判。
基于財(cái)務(wù)共享中心的應(yīng)用不斷加深,越來(lái)越多的企業(yè)組建集數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的人才隊(duì)伍,實(shí)現(xiàn)企業(yè)與現(xiàn)代技術(shù)的融合與企業(yè)管理的創(chuàng)新,提高財(cái)務(wù)管理的信度與效度。首先,企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)通過(guò)內(nèi)外部招聘儲(chǔ)備了一定數(shù)量的人才,為專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。其次,內(nèi)部加強(qiáng)持續(xù)性學(xué)習(xí)培訓(xùn),鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員參加相關(guān)培訓(xùn)或考試,不斷提升業(yè)務(wù)技能。再者,企業(yè)明確每位員工的工作職責(zé)與流程,配備適宜的軟硬件設(shè)施設(shè)備,輔助財(cái)務(wù)人員完成相關(guān)工作。最后,要制定績(jī)效考核、晉升機(jī)會(huì)等方式激勵(lì)人才隊(duì)伍的創(chuàng)新與發(fā)展,在日新月異的市場(chǎng)變化中,始終能夠保持企業(yè)的財(cái)務(wù)管理勃勃生機(jī)。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享中心為現(xiàn)代企業(yè)的財(cái)務(wù)管理創(chuàng)造了極其優(yōu)越的條件與環(huán)境,能夠根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的不同形態(tài)提供對(duì)應(yīng)的服務(wù)模式,使得信息化管理與財(cái)務(wù)管理能夠緊密融合。而為了更好地服務(wù)于財(cái)務(wù)管理,還應(yīng)當(dāng)從內(nèi)部管理職能、財(cái)務(wù)監(jiān)督、綜合水平、人才隊(duì)伍等方面做好質(zhì)量提升,最終促進(jìn)企業(yè)共享財(cái)務(wù)管理的發(fā)展。