楊高揚(yáng) 高旭

關(guān)鍵詞：樣品管理；信息化；收樣；入庫；處置；樣品與任務(wù)關(guān)聯(lián)

0 引言

信息技術(shù)的發(fā)展，為工業(yè)生產(chǎn)提供了巨大的變革，在互聯(lián)網(wǎng)加持的今天，各行各業(yè)通過信息化手段，提升管理與服務(wù)水平。實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)作為檢測實(shí)驗(yàn)室最為普及的信息化軟件系統(tǒng)，為實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行提供非常方便的工具。通過信息化技術(shù)手段，將實(shí)驗(yàn)室的業(yè)務(wù)以及管理等結(jié)合起來，大大提高了實(shí)驗(yàn)室監(jiān)管效率，使傳統(tǒng)實(shí)驗(yàn)室的各種弊端可以很好地被解決[1-2]。

樣品管理是實(shí)驗(yàn)室正常運(yùn)作的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，樣品管理過程的可追溯性可以提升實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制能力[3]。樣品的管理涉及很多方面，包括樣品的流程化管理和樣品存儲環(huán)境管理，樣品的質(zhì)量對檢測結(jié)果的有效性、準(zhǔn)確性以及公正性有直接的影響[4]。

為加強(qiáng)對樣品的管理，通過結(jié)合樣品管理程序文件和現(xiàn)有信息化技術(shù)方案，將樣品管理的各個(gè)環(huán)節(jié)集成到系統(tǒng)中，運(yùn)用系統(tǒng)來解決樣品管理流程的不便之處[5]。

1 樣品管理流程整體設(shè)計(jì)

樣品庫管理的整理流程如圖1所示，從企業(yè)送樣開始，系統(tǒng)就開始記錄樣品的流轉(zhuǎn)情況，經(jīng)過收樣、核實(shí)、入庫和出庫，樣品完成在實(shí)驗(yàn)室的流轉(zhuǎn)全生命周期記錄。另外根據(jù)任務(wù)情況，系統(tǒng)提供樣品任務(wù)信息重新關(guān)聯(lián)、樣品處置等一些功能，用于對樣品的重新處理。

1.1 樣品接收流程

樣品接收流程分為兩步，先進(jìn)行物流收樣，再進(jìn)行到樣核實(shí)[6-8]。

樣品送到檢測中心后，樣品管理員對樣品進(jìn)行物流收樣，由于像防火門、防火窗、通風(fēng)管道等這樣的消防產(chǎn)品是大件，企業(yè)在使用大型卡車送過來的時(shí)候會一般會進(jìn)行打包固定，樣品管理員無法在第一時(shí)間確認(rèn)樣品的具體情況，所以在物流收樣環(huán)節(jié)只是將樣品收下來，然后再到樣核實(shí)環(huán)節(jié)確認(rèn)其完好狀態(tài)，核定樣品的封樣情況、委托單位、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并進(jìn)行登記，并對樣品加施標(biāo)識、打印《到樣回執(zhí)單》，送樣人在《到樣回執(zhí)單》上簽字確認(rèn)。

針對上述實(shí)際情況，在進(jìn)行軟件設(shè)計(jì)時(shí)，需要設(shè)置兩個(gè)環(huán)節(jié)，即物流收樣環(huán)節(jié)和到樣核實(shí)環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)界面分別為圖2、圖3，圖2中，設(shè)計(jì)了收樣、打回兩個(gè)操作性按鍵，用于下載或退回企業(yè)報(bào)檢的任務(wù)。圖3 中設(shè)計(jì)了到樣核實(shí)、到樣回執(zhí)單打印這兩個(gè)主要的操作按鍵，樣品管理員需先打印到樣回執(zhí)單（圖4） 讓送樣人員進(jìn)行簽字確認(rèn)，再進(jìn)行到樣核實(shí)，操作到樣核實(shí)后，系統(tǒng)彈出到樣核實(shí)填寫界面（圖5） ，樣品管理員須按程序文件管理要求核對相應(yīng)的樣品信息，填寫到樣的樣品規(guī)格以及其具體數(shù)量。

至此，樣品的接收工作完成，任務(wù)信息進(jìn)入到受理環(huán)節(jié)。

1.2 樣品登記、入庫與出庫

樣品倉庫管理模塊具備入庫、出庫等功能的操作界面如下圖6所示。

樣品信息通過到樣核實(shí)環(huán)節(jié)輸入的數(shù)量信息自動生成樣品編號，樣品編號主編號由10位數(shù)字組成，系統(tǒng)依據(jù)一定的規(guī)則生成。針對需要通過組裝成一個(gè)待檢樣品或者相同樣品送了多個(gè)的情況，系統(tǒng)基于主樣品編號+小標(biāo)號的方式對每個(gè)組件進(jìn)行編號，如防火玻璃產(chǎn)品，客戶送的樣品有5塊玻璃，此時(shí)5塊玻璃分別生成的樣品編號為XXXXXXXXXX-1～5，示例如圖7所示。樣品編號的生成代表樣品登記完成，后期可進(jìn)行打印樣品標(biāo)簽、入庫、出庫等一系列操作。

樣品標(biāo)簽打印系統(tǒng)根據(jù)不同檢驗(yàn)類型對樣品的標(biāo)簽進(jìn)行不同的設(shè)計(jì)，分為普通標(biāo)簽和需要盲檢的標(biāo)簽，普通樣品標(biāo)簽如圖8所示，盲檢樣品標(biāo)簽如圖9所示。根據(jù)管理要求，為了規(guī)避樣品到庫后被更換問題，樣品標(biāo)簽只允許打印一次，如需重新打印需經(jīng)樣品管理的主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由其解鎖后方能再次打印。標(biāo)簽打印完成后，樣品管理人員將標(biāo)簽貼到樣品上即可進(jìn)行入庫操作。

樣品管理人員將樣品放置到相應(yīng)位置后，在樣品倉庫管理待入庫狀態(tài)里面勾選相應(yīng)的樣品信息列表和對應(yīng)的入庫地點(diǎn)進(jìn)行入庫。如果樣品信息錄入錯誤，可以在入庫前刪除該信息。如果樣品漏錄，也可以進(jìn)行補(bǔ)樣錄入。

樣品出庫是伴隨任務(wù)下達(dá)到檢驗(yàn)室時(shí)，檢驗(yàn)工作開始前，檢驗(yàn)人員需要到樣品庫領(lǐng)取樣品。檢驗(yàn)人員根據(jù)任務(wù)需要，通過工作牌二維碼進(jìn)行掃碼領(lǐng)取。樣品管理員勾選需要領(lǐng)走的樣品，確認(rèn)后掃描檢驗(yàn)人員的工作牌，樣品將從在庫樣品中移除，系統(tǒng)記錄該樣品的領(lǐng)取人員和領(lǐng)取時(shí)間。

1.3 樣品處置

樣品倉庫管理中對樣品的處置條件根據(jù)管理制度規(guī)定，到樣時(shí)間超過一個(gè)月而客戶沒有進(jìn)行任務(wù)報(bào)檢的樣品可以進(jìn)行處置，任務(wù)作廢樣品可以處置，任務(wù)完成后一個(gè)月的剩余樣品可以處置。信息化通過配置這些條件，當(dāng)滿足時(shí)自動進(jìn)行識別，管理人員可以方便地進(jìn)行查看與處理，提升了倉庫空間的有效使用率。

2 樣品與任務(wù)建立聯(lián)系

2.1 樣品信息的創(chuàng)立

樣品信息來源于任務(wù)，企業(yè)在報(bào)檢的時(shí)候，自動創(chuàng)建對應(yīng)的任務(wù)編號，該任務(wù)編號與任務(wù)的報(bào)告編號和樣品編號緊密關(guān)聯(lián)，唯一對應(yīng)。當(dāng)企業(yè)未報(bào)檢而先把樣品送到樣品庫房時(shí)，由樣品管理員替客戶創(chuàng)建簡單的任務(wù)信息和詳細(xì)的樣品信息并進(jìn)行入庫，入庫完成后，任務(wù)受理人員才對任務(wù)信息進(jìn)行完善。通過這兩種途徑解決了企業(yè)是先報(bào)任務(wù)還是先送樣品的問題。

2.2 余樣報(bào)檢

客戶有時(shí)會因庫房里已有之前送的剩余樣品，在進(jìn)行任務(wù)報(bào)檢時(shí)需要使用剩余樣品進(jìn)行檢驗(yàn)，如防火涂料，之前送檢時(shí)一次性送了很多，再次報(bào)檢時(shí)只是制作的樣品的厚度不一樣，無須重新送一批樣品。因上一批樣品的樣品編號已經(jīng)生成并且與上一個(gè)任務(wù)完成關(guān)聯(lián)，新的任務(wù)的無法直接使用，為解決使用同一個(gè)樣品編號問題，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了余樣核實(shí)和樣品重新關(guān)聯(lián)功能。通過余樣核實(shí)功能可以取消或刪除新任務(wù)上的樣品信息，然后通過樣品重新關(guān)聯(lián)將之前任務(wù)剩余樣品的信息關(guān)聯(lián)到新任務(wù)上，該剩余樣品的對應(yīng)的報(bào)告編號會自動更新為新任務(wù)的報(bào)告。

3 結(jié)束語

樣品管理是實(shí)驗(yàn)室管理的重要組成部分，本文通過現(xiàn)有信息化手段對整個(gè)樣品管理的整體流程進(jìn)行梳理，提升了質(zhì)檢中心對樣品管理的工作效率和水平。

本文只是對樣品管理的流轉(zhuǎn)以及任務(wù)關(guān)聯(lián)方面進(jìn)行信息化處理，但樣品的管理不僅如此，比如樣品存儲環(huán)境、安全等方面沒有進(jìn)行信息化管理，這些方面可以作為后期持續(xù)建設(shè)的內(nèi)容。