文/洪皓潔 王玉平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校不僅承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等任務(wù)，也在一定程度上參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。在民事活動(dòng)中，高校作為一方當(dāng)事人，與自然人、法人或其他組織等平等主體之間為明確雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系所訂立的書(shū)面協(xié)議，包括合同、協(xié)議、備忘錄、確認(rèn)書(shū)等，都可視為學(xué)校對(duì)外簽署了合同。因此，規(guī)范合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，既可以保障學(xué)校的合法權(quán)益，也是規(guī)范內(nèi)部控制的必然要求。

上海海事大學(xué)對(duì)外訂立的合同主要有科研合同、采購(gòu)合同、教育合作合同、培訓(xùn)合同、學(xué)生事務(wù)合同、國(guó)際合作與交流合同、資產(chǎn)運(yùn)營(yíng)合同、捐贈(zèng)合同、安保合同等，根據(jù)業(yè)務(wù)范圍，不同類(lèi)型的合同由不同的職能部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理。但總體看來(lái)，學(xué)校的合同管理工作仍存在一些問(wèn)題，分散管理的模式很難做到統(tǒng)一合同編號(hào)，合同的起草、審核、訂立、履行、信息化管理等環(huán)節(jié)，缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)監(jiān)督、分級(jí)審批和歸口管理，全校范圍內(nèi)的所有合同數(shù)據(jù)未建立臺(tái)賬及檔案留存機(jī)制，缺乏綜合統(tǒng)籌管理。

解決方案

上海海事大學(xué)結(jié)合自身實(shí)際，在自有信息化設(shè)施基礎(chǔ)上，新建、修改了7條合同相關(guān)業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)了3個(gè)系統(tǒng)接口，建成了合同管理系統(tǒng)、電子簽署平臺(tái)。

建設(shè)合同管理業(yè)務(wù)流程

本著“多服務(wù)流程、少信息系統(tǒng)”的原則，減少對(duì)已有信息化應(yīng)用非必要的變動(dòng)，上海海事大學(xué)在校內(nèi)“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)——網(wǎng)上辦事中心，通過(guò)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各類(lèi)合同、協(xié)議的審核、歸集和存儲(chǔ)，利用系統(tǒng)接口將審核完畢的結(jié)果數(shù)據(jù)推送至業(yè)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)及數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同集中統(tǒng)一管理，并通過(guò)歸檔審批表單來(lái)記錄審核過(guò)程，確保審核數(shù)據(jù)不可篡改。

為涵蓋學(xué)?，F(xiàn)有的科研、采招和綜合類(lèi)合同，本次共新建和修改了7條相關(guān)業(yè)務(wù)流程（見(jiàn)表1）。其中，科技處的流程是在科研管理系統(tǒng)中待申請(qǐng)人填完表格后自動(dòng)發(fā)起，無(wú)縫切換到網(wǎng)上辦事中心進(jìn)行合同后續(xù)審批環(huán)節(jié)（如圖1所示）。

圖1 科研項(xiàng)目合同審簽過(guò)程

表1 合同管理業(yè)務(wù)流程

合同管理業(yè)務(wù)流程大致可分為4個(gè)環(huán)節(jié)，即合同起草、合同審核、合同簽署和合同歸檔，具體流程則根據(jù)師生使用體驗(yàn)、業(yè)務(wù)實(shí)際需要以及歸口職能部門(mén)的個(gè)性化需求進(jìn)行定制開(kāi)發(fā)。

“合同起草”環(huán)節(jié)支持標(biāo)準(zhǔn)合同與非標(biāo)準(zhǔn)合同兩類(lèi)。標(biāo)準(zhǔn)合同文本可通過(guò)填表自動(dòng)生成合同文件，方便快速擬定合同；非標(biāo)準(zhǔn)合同文本則需要經(jīng)辦人自行上傳。無(wú)論是何種類(lèi)型的合同文本，流程將合同名稱(chēng)、合同金額、合同簽訂日期、甲乙方、歸口管理部門(mén)等字段固化為必填項(xiàng)，方便后續(xù)審批，降低內(nèi)部溝通成本，也為管理提供標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)參考。

“合同審核”環(huán)節(jié)通過(guò)歸納不同類(lèi)型的業(yè)務(wù)、梳理各相關(guān)部門(mén)職責(zé)，靈活定義流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在線審批。審核結(jié)束后，流程通過(guò)接口向合同管理系統(tǒng)提交合同基礎(chǔ)信息，以此獲取合同唯一編號(hào)，并將該編號(hào)以二維碼的形式附在合同文件上，同時(shí)將合同文件格式轉(zhuǎn)換為PDF，保證合同的唯一性。

“合同簽署”環(huán)節(jié)，流程嵌入了電子簽署模塊，通過(guò)接口與電子簽署平臺(tái)交互，實(shí)現(xiàn)合同文件的在線電子簽署，并將簽署后的文件回傳至流程表單，方便后續(xù)查看、歸檔。

“合同歸檔”環(huán)節(jié)，流程將標(biāo)準(zhǔn)化的合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)至相應(yīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)。若為線下簽署的合同，則需要經(jīng)辦人將掃描件上傳至流程進(jìn)行歸檔；若為電子簽署的合同，則在流程完成時(shí)，自動(dòng)歸檔完成電子簽的文件。

通過(guò)規(guī)范合同審批流程，上海海事大學(xué)實(shí)現(xiàn)了校內(nèi)合同的分類(lèi)、分級(jí)審核與管理，完成了合同訂立過(guò)程承辦部門(mén)審核、歸口管理審核及綜合管理審核，實(shí)現(xiàn)了跨部門(mén)協(xié)同通辦的網(wǎng)上辦理，并通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)歸集整合，完善了合同監(jiān)管機(jī)制。流程快速迭代、靈活配置的特點(diǎn)，可及時(shí)響應(yīng)后續(xù)變更的業(yè)務(wù)需求，具有較好的兼容性和可擴(kuò)展性。

開(kāi)發(fā)相關(guān)接口

流程與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互采用接口方式，降低直接操作數(shù)據(jù)庫(kù)的安全風(fēng)險(xiǎn)。依據(jù)數(shù)據(jù)交互需要，學(xué)校設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)了科研系統(tǒng)接口、合同管理系統(tǒng)接口、數(shù)字檔案館系統(tǒng)接口，通過(guò)接口完成結(jié)果數(shù)據(jù)（合同關(guān)鍵字段、合同附件、合同審批過(guò)程）的推送，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸集整合、審批過(guò)程全記錄及電子歸檔。

建設(shè)合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)是學(xué)校法務(wù)辦公室集中管理全校合同的應(yīng)用，其具有合同查詢(xún)、合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、合同統(tǒng)計(jì)、合同數(shù)據(jù)服務(wù)、合同編號(hào)、權(quán)限管理等功能。該系統(tǒng)的用戶(hù)較少，所以以輕量級(jí)應(yīng)用方式建設(shè)。同時(shí)，該系統(tǒng)也是所有合同唯一編號(hào)的提供者，通過(guò)接口為合同編號(hào)（如圖2所示）。

圖2 流程與合同管理系統(tǒng)交互時(shí)序

合同管理系統(tǒng)的建設(shè)遵循了學(xué)?！肮芊蛛x”的信息化建設(shè)原則，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程驅(qū)動(dòng)的服務(wù)事項(xiàng)，給用戶(hù)提供統(tǒng)一的信息服務(wù)體驗(yàn)；隱于后端的管理系統(tǒng)，則可供管理者靈活統(tǒng)計(jì)分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，為決策提供數(shù)據(jù)支撐。

建設(shè)電子簽署平臺(tái)

在合同管理信息化建設(shè)過(guò)程中，上海海事大學(xué)建成了電子簽署平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)各類(lèi)合同、協(xié)議、文件線上電子簽署、蓋章。電子簽署平臺(tái)不僅突破簽署操作的時(shí)空限制、節(jié)省人力成本，還具備法律公信力，實(shí)現(xiàn)了更加便捷高效的無(wú)紙化辦公。

實(shí)踐成效

合同管理業(yè)務(wù)流程對(duì)學(xué)校業(yè)務(wù)涉及的合同實(shí)現(xiàn)了一體化管理，具有便捷的可操作性，上線試運(yùn)行一個(gè)多月，已完成70余份科研項(xiàng)目合同審核、30余份采購(gòu)合同審核以及20份綜合合同審核。師生和采購(gòu)單位逐漸適應(yīng)電子簽署方式，目前已有部分采購(gòu)合同通過(guò)電子簽署平臺(tái)完成簽署。

本次合同管理信息化建設(shè)，以流程驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)管理，整合了合同必要字段，使得各部門(mén)、各業(yè)務(wù)流程遵循同一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，并對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的合同數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集整合。未來(lái)對(duì)合同數(shù)據(jù)有需求的部門(mén)，都可以申請(qǐng)查閱所需合同數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)模式，能夠真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流通。

隨著高等教育改革的深化，規(guī)范高校合同管理不僅是推進(jìn)高校發(fā)展的重要保障，也是推進(jìn)治理體系和治理能力現(xiàn)代化的客觀要求。合同作為高校參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，其重要性不言而喻。利用信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)合同規(guī)范化、精細(xì)化全生命周期管理，既提升了學(xué)校的管理效率、管理水平，也為全面依法治校提供了有力支撐。

合同管理信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、持續(xù)的過(guò)程，考慮到高校合同管理過(guò)程及控制機(jī)制的復(fù)雜性，未來(lái)仍需要不斷打磨業(yè)務(wù)流程，為師生提供更為便捷、高效的信息化服務(wù)。