張婧

［摘 ? ?要］ 面對(duì)海量的醫(yī)保信息，采用傳統(tǒng)人工方式進(jìn)行醫(yī)保檔案管理，面臨很大的壓力。而數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，恰好彌補(bǔ)了這一不足，因此也逐漸成為現(xiàn)在主流的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理模式。本文簡(jiǎn)要介紹了數(shù)字化檔案管理的概念及特征，并分析了當(dāng)前時(shí)期我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)域在構(gòu)建數(shù)字化管理模式過(guò)程中，存在的一些不足之處，最后提出了優(yōu)化數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的策略及注意事項(xiàng)，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)行業(yè)工作人員提供有益的參考。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)療保險(xiǎn)；檔案管理；數(shù)字化；問(wèn)題；優(yōu)化對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 052

［中圖分類號(hào)］ G271；F840.684 ? ?［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ ?A ? ? ?［文章編號(hào)］ ?1673 - 0194（2023）11- 0183- 04

０ ? ? 引 ? ?言

醫(yī)療保險(xiǎn)是國(guó)家為居民健康提供的一項(xiàng)基本社會(huì)保障措施。近年來(lái)，各大醫(yī)院就醫(yī)人數(shù)不斷增加，醫(yī)療保險(xiǎn)發(fā)揮的作用也越來(lái)越突出，為廣大居民提供了更好的服務(wù)。但是與此同時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案資源管理難度也日益增加，如何利用信息化時(shí)代優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值，構(gòu)建高效、可靠的數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理模式，成為當(dāng)前該行業(yè)工作人員需要重點(diǎn)關(guān)注的事項(xiàng)。分析數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作中應(yīng)用存在的不足之處，并探索相關(guān)改進(jìn)路徑，對(duì)于推動(dòng)行業(yè)的進(jìn)步意義重大。

１ ? ? ?實(shí)施數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的重要性

數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理是利用信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案進(jìn)行數(shù)字化改造，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)化、數(shù)字化和智能化處理，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量的一種重要途徑。數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)管理水平和醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量的提高具有重要意義。

首先，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理能夠提高醫(yī)療保險(xiǎn)管理效率。傳統(tǒng)的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理存在許多問(wèn)題，例如檔案查詢不便、檔案丟失或管理混亂等，這些問(wèn)題都給醫(yī)療保險(xiǎn)管理帶來(lái)了很大的不便和風(fēng)險(xiǎn)。與此相比，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理可大大提高檔案管理的自動(dòng)化、智能化程度，加快查詢速度、降低丟失率，有利于醫(yī)療保險(xiǎn)信息的全面、及時(shí)掌握［１］。

其次，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理可以提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)是醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量管理的基礎(chǔ)，它的完善程度直接影響到醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量。數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同處理，降低診療過(guò)程中的誤診率和漏診率，提高醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的質(zhì)量和安全水平，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的可持續(xù)發(fā)展［２］。

最后，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理也能夠推動(dòng)醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療信息化的發(fā)展。醫(yī)學(xué)研究需要大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)和病例資料作為支撐，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)的建立，使調(diào)取醫(yī)療數(shù)據(jù)和病例資料變得容易，從而能夠滿足醫(yī)學(xué)研究的需求。同時(shí)，數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理也能為醫(yī)療信息化的發(fā)展提供有力的支持，推動(dòng)醫(yī)療科技的升級(jí)和創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)學(xué)的進(jìn)步和發(fā)展。

２ ? ? ?現(xiàn)階段我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理存在的不足之處

目前我國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理工作中仍存在一些不足之處。原因是多方面的，有的單位對(duì)數(shù)字化管理的投入力度不足，有些單位醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理部門數(shù)字化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，以下本文對(duì)存在的常見問(wèn)題進(jìn)行匯總和論述。

２．１ ? 檔案管理機(jī)制有待完善

首先，缺乏全面的、合理的數(shù)字化檔案管理制度，比如檔案文件的命名、填寫、使用規(guī)范等，檔案管理人員在構(gòu)建檔案資料的過(guò)程中，存在很大的隨意性，不利于后期進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一管理。特別是在資源共享過(guò)程中，會(huì)因?yàn)槲募母袷讲灰恢露霈F(xiàn)很多阻礙。而且由于文件規(guī)范的缺失，在開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，也無(wú)法進(jìn)行信息輸入規(guī)則的預(yù)設(shè)，導(dǎo)致信息錄入過(guò)程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，很難被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，比如身份證信息的錄入等，檔案資源的真實(shí)性與有效性無(wú)法得到可靠保障。其次，對(duì)于檔案資料處理時(shí)效性的管理制度比較匱乏。很多醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)都過(guò)于強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)內(nèi)容，而對(duì)于檔案管理的重視程度不足，導(dǎo)致檔案資料無(wú)人及時(shí)處理，久而久之就會(huì)出現(xiàn)檔案堆積現(xiàn)象。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式過(guò)渡的關(guān)鍵時(shí)期，無(wú)論是紙質(zhì)檔案的堆積，還是電子檔案的滯后，都會(huì)給醫(yī)保檔案數(shù)字化管理工作造成很大負(fù)擔(dān)。尤其是在資源整合利用方面，很容易出現(xiàn)信息不完整現(xiàn)象，也不利于各相關(guān)部門業(yè)務(wù)的順利開展。此外，檔案數(shù)字化管理在評(píng)價(jià)機(jī)制、績(jī)效考核機(jī)制、獎(jiǎng)懲機(jī)制以及監(jiān)督機(jī)制方面也存在不足之處，管理效果無(wú)人進(jìn)行全過(guò)程跟蹤檢查，或者即便有對(duì)應(yīng)的檢查機(jī)制，卻沒有采取有效的控制措施，導(dǎo)致檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)薄弱，對(duì)出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題不夠重視，甚至直接忽視，這在很大程度上限制了數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)進(jìn)程［３］。

２．２ ? 檔案管理人員隊(duì)伍質(zhì)量有待提升

現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作正處于從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)于人力的依賴程度仍然較高，就現(xiàn)有人才結(jié)構(gòu)來(lái)看，大部分醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理人員的技能水平都比較單一。比如，部門檔案管理人員擁有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的了解甚少，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理水平難以得到有效突破；再比如，還有部分檔案管理人員為新引入的先進(jìn)人才，掌握前沿的數(shù)字化技術(shù)理論知識(shí)，但是由于實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)欠缺，致使其在理論應(yīng)用的過(guò)程中，很容易出現(xiàn)與預(yù)期效果不符的情況，難以順利推進(jìn)數(shù)字化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用；還有部分醫(yī)療單位在人才配置方面較為隨意，任用沒有任何檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)的人員，只負(fù)責(zé)檔案資源的歸檔整理，檔案資源利用率較低，未能充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。另外，隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)等都呈現(xiàn)出日新月異的發(fā)展態(tài)勢(shì)，但是受到多方面因素限制，目前我國(guó)數(shù)字檔案管理領(lǐng)域還沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案管理軟件種類繁多，而且新技術(shù)、新方法還在不斷誕生，這也給醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化檔案管理人員帶來(lái)了長(zhǎng)期的技術(shù)學(xué)習(xí)挑戰(zhàn)，稍有懈怠，就可能被時(shí)代所淘汰［４］。

２．３ ? 數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)水平不足

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化管理，必須要有完善的數(shù)字化基礎(chǔ)硬件設(shè)施作為支持，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、打印設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備等，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的前期，無(wú)疑要投入大量的人力、物力以及財(cái)力。很多醫(yī)療保險(xiǎn)單位由于資金條件的限制，無(wú)法提供充分的硬件設(shè)施支持，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理技術(shù)未能全面發(fā)揮其效用。從醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，各地區(qū)醫(yī)保機(jī)構(gòu)基本上只提供檔案的信息化錄入以及資料檢索服務(wù)，其他對(duì)于數(shù)字化檔案信息進(jìn)行分析處理、深度挖掘等方面的技術(shù)應(yīng)用較少?；蛘卟糠轴t(yī)保單位雖然提供了相應(yīng)功能的硬件設(shè)施，但是在產(chǎn)品選型方面有很大差異，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理的效果千差萬(wàn)別，后期進(jìn)行數(shù)字化資源共享與統(tǒng)一管理的過(guò)程中，存在很多難點(diǎn)問(wèn)題，數(shù)字化檔案管理的整體質(zhì)量并不高。部分地區(qū)的醫(yī)療保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)甚至還沒有完全實(shí)現(xiàn)醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全自動(dòng)化辦公，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與數(shù)字化檔案管理模式長(zhǎng)期并行，大量的檔案管理工作需要重復(fù)開展，給檔案管理人員造成了很大的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也嚴(yán)重降低了檔案管理的效率［５］。

３ ? ? ?新時(shí)期提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理水平的有效策略

３．１ ? 完善數(shù)字化檔案管理機(jī)制

首先，要建立統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。比如，電子檔案的存檔格式以及檔案內(nèi)容等，都要有明確的管理要求，確保同類型數(shù)字檔案按照一致的錄入標(biāo)準(zhǔn)存檔，便于后期進(jìn)行檔案調(diào)閱使用時(shí)，能夠快捷、高效地進(jìn)行資源篩選。再比如，所使用的數(shù)字化檔案管理軟件，也要盡可能統(tǒng)一，便于對(duì)不同業(yè)務(wù)部門的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案進(jìn)行資源整合時(shí)，能夠順利實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)兼容銜接。此外，還要明確規(guī)定數(shù)字化檔案資源的管理范圍及保管期限，以確保數(shù)字化檔案管理內(nèi)容的全面性、完整性，以及檔案資源銷毀處理時(shí)間的合理性，避免出現(xiàn)隨意處理檔案資源的現(xiàn)象發(fā)生。其次，要完善醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)，同時(shí)確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。為此，需要不斷更新系統(tǒng)，并定期進(jìn)行安全漏洞的檢測(cè)和修復(fù)，建立備份機(jī)制，并設(shè)置安全訪問(wèn)權(quán)限和登錄信息審計(jì)，確保參保人的信息安全得到保障。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和管理能力培養(yǎng)，提高其數(shù)字化檔案管理知識(shí)和技能水平，保證其熟練掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)和操作技巧，在檔案處理和數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。

總之，在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理工作中，應(yīng)建立規(guī)范的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，以確保數(shù)字化檔案管理的資料準(zhǔn)確、信息真實(shí)，為參保人提供更加安全可靠的保障服務(wù)。

３．２ ? 打造強(qiáng)有力的高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

在醫(yī)療保險(xiǎn)改革的當(dāng)前階段，數(shù)字化檔案管理成為推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)改革的重要支撐，必須建立起一支強(qiáng)有力的、高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，才能使醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理朝著數(shù)字化方向深入發(fā)展。首先，需要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)和引進(jìn)。在培養(yǎng)方面，建立完善的數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)機(jī)制，定期組織培訓(xùn)和考核，提供相關(guān)技能及管理知識(shí)培訓(xùn)，培養(yǎng)出一支數(shù)字化檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍。在引進(jìn)方面，聘請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)、高技能的管理人才，借鑒國(guó)際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的不斷發(fā)展。其次，要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員的管理。建立數(shù)字化檔案管理人員的考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，為數(shù)字化檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展提供支持，同時(shí)建立對(duì)數(shù)字化檔案管理人員的激勵(lì)和約束機(jī)制。再次，加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。數(shù)字化檔案管理涉及人員眾多，部門之間以及個(gè)人之間應(yīng)該形成密切的協(xié)作，建立有效的溝通渠道和工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的高效協(xié)調(diào)運(yùn)作。最后，注重?cái)?shù)字化檔案管理人員的職業(yè)形象塑造，強(qiáng)化員工的職業(yè)道德和管理理念，加強(qiáng)關(guān)愛和幫扶，增強(qiáng)員工的歸屬感和凝聚力，為數(shù)字化檔案管理提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

總之，建立強(qiáng)有力的、高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，是推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理的必要條件，是保障醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息安全的重要手段，也是檔案管理創(chuàng)新的重要力量，可以助力醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理朝著安全、高效、數(shù)字化的方向不斷推進(jìn)。

３．３ ? 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，關(guān)系到廣大參保人員的切身利益。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是數(shù)字化管理的重要保障，為了順利地推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理部門需要加大投入力度，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理硬件和軟件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)帶寬，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和可靠性，為醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的數(shù)字化建設(shè)提供可靠的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用保障。其次，加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理工作的需要。此外，建設(shè)好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦公空間，提高檔案處理效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。再次，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案軟件建設(shè)，包括檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的構(gòu)建和維護(hù)，建立穩(wěn)定、安全、高效的數(shù)字化醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線查詢、快速歸檔和分類管理等數(shù)字化管理工作。最后，注重檔案管理和服務(wù)質(zhì)量的提升，建立完善的管理體系和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)水平，保障參保人的合法權(quán)益。在具體實(shí)踐中，筆者所在單位積極響應(yīng)上級(jí)號(hào)召，采取了一系列措施，推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理，制訂了符合本單位實(shí)際情況的數(shù)字化檔案管理計(jì)劃，與醫(yī)療保險(xiǎn)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)有機(jī)融合。充分考慮了各崗位人員的風(fēng)險(xiǎn)，以落實(shí)工作的執(zhí)行和維護(hù)為前提，積極發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，使整個(gè)數(shù)字化檔案管理工作得以順利、高效推進(jìn)。

總之，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入是數(shù)字化檔案管理成功的關(guān)鍵，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本單位實(shí)際情況和工作要求，加大數(shù)字化建設(shè)力度，提高醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的數(shù)字化水平，保障參保人的合法權(quán)益。

４ ? ? ?結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療保險(xiǎn)現(xiàn)代化管理的重要組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展需要的重要舉措。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化已經(jīng)成為當(dāng)今世界社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)不僅是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，更是整個(gè)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。醫(yī)療保險(xiǎn)部門應(yīng)該積極貫徹落實(shí)國(guó)家的政策，不斷推動(dòng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升服務(wù)質(zhì)量，為廣大參保人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。需要指出的是，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)不僅需要政府部門的支持和投入，更需要社會(huì)各方的共同參與和努力。各級(jí)醫(yī)療保險(xiǎn)部門應(yīng)該緊密聯(lián)合起來(lái)，協(xié)同推進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，加強(qiáng)合作，充分發(fā)揮各方的優(yōu)勢(shì)，從根本上解決醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理中所面臨的問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)字化服務(wù)體系的完善。醫(yī)療保障部門要以此為契機(jī)，積極發(fā)展數(shù)字化管理模式，打造數(shù)字化醫(yī)療保障服務(wù)平臺(tái)，為廣大人民群眾提供更加豐富、更加高效的醫(yī)療保障服務(wù)。

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