于曉輝

摘 要：檔案是企業(yè)寶貴的信息資源，檔案豐富的內(nèi)容、持久的效用、分門別類的收集形式和多樣化的保管方式，為企業(yè)發(fā)展生產(chǎn)提供了難能可貴的原始經(jīng)驗(yàn)借鑒和不可多得的珍貴第一手資料。加強(qiáng)檔案管理，使之規(guī)范化、高效化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，是企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)和高效管理的必要條件，也是企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)的客觀需要，更是企業(yè)謀求永續(xù)發(fā)展、久久為功的必然要求。文章將滿足企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)需要作為立足點(diǎn)，在此前提下，簡(jiǎn)要分析了企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的重要意義，重點(diǎn)討論了加強(qiáng)管理的有關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；意義；策略；企業(yè)發(fā)展需要

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，對(duì)信息資源的充分、有效利用，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的健康、穩(wěn)定、有序、持久發(fā)展，能產(chǎn)生重大影響。檔案作為企業(yè)信息資源的寶庫(kù)，在企業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮的作用具有不可替代性。唯如是，重視檔案管理工作，保證對(duì)檔案的管理質(zhì)量，在企業(yè)管理工作中應(yīng)以常態(tài)化的方式存在，不容忽視，更不容小覷。

一、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案是重要的信息查閱和信息檢索工具。為信息使用者提供真實(shí)、可靠的原始資料信息，是檔案的基本職能，這也同時(shí)賦予了檔案管理鮮明的服務(wù)性特征。在人類社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，檔案浩若江海，燦若星漢，如實(shí)記錄著人類文明的發(fā)展史，企業(yè)檔案便是其中一個(gè)璀璨的明珠。所謂“企業(yè)檔案”，指的是，“和企業(yè)發(fā)展活動(dòng)相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料，如科技檔案、文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程項(xiàng)目檔案以及設(shè)備檔案等等”。很多時(shí)候，人們?cè)诳疾旌秃饬恳粋€(gè)企業(yè)的管理水平和發(fā)展?jié)撡|(zhì)時(shí)，都會(huì)將這個(gè)企業(yè)是否對(duì)有價(jià)值的資料進(jìn)行了及時(shí)的整理歸檔、是否具有科高效的檔案管理能力，作為一個(gè)重要的參考尺度。檔案作為寶貴的信息資源寶庫(kù)，作為重要的信息資源留存載體，以對(duì)信息資源收集的全面和保管的持久見(jiàn)長(zhǎng)。對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)、高效運(yùn)用，是企業(yè)做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。比如，在行政管理方面，由于有成功的建章立制案例在先，可以作為鏡鑒，因而為企業(yè)保證各項(xiàng)規(guī)章制度制定的合理性提供了必要的參考依據(jù)；在經(jīng)營(yíng)管理方面，檔案真實(shí)記錄下來(lái)了企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來(lái)情況，為企業(yè)防范運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)提供了不可缺少是信息支持；在文化建設(shè)方面，檔案如實(shí)記載了企業(yè)的成長(zhǎng)歷程，再現(xiàn)著企業(yè)的奮斗精神，為彰顯企業(yè)社會(huì)形象發(fā)揮了重要作用；在權(quán)益保護(hù)方面，檔案所留存的珍貴的第一手資料，是企業(yè)捍衛(wèi)自身利益對(duì)簿公堂時(shí)最有利的佐證；在職工教育方面，檔案能夠提供典型的素材和詳實(shí)的教材，以其不容爭(zhēng)辯的事實(shí)記載，教育、引導(dǎo)、召喚職工，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

總之，檔案是最原始的資料，是對(duì)歷史的如實(shí)記錄，在社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程中，檔案是人們對(duì)事物發(fā)展規(guī)律進(jìn)行把握的關(guān)鍵所在，檔案的歷史再現(xiàn)性，是其他形式資料信息載體所不具備的，對(duì)企業(yè)的利用價(jià)值，是檔案能夠滿足企業(yè)發(fā)展需求的重要表現(xiàn)所在。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的有效策略

檔案是信啟。保證檔案利用價(jià)值得到最充分的發(fā)揮，是檔案管理工作的基本職能，也是檔案管理人員必須盡到的責(zé)任。企業(yè)在其發(fā)展過(guò)程中，對(duì)過(guò)去生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)開(kāi)展情況的回顧、對(duì)當(dāng)下生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)開(kāi)展情況的調(diào)查以及對(duì)未來(lái)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)開(kāi)展情況的把握，都離不開(kāi)對(duì)檔案的價(jià)值利用和價(jià)值借鑒。由此可見(jiàn)，檔案構(gòu)成了企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展鏈條上至為重要的一環(huán)，對(duì)檔案價(jià)值利用每缺失一分，也往往意味著企業(yè)在其生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)發(fā)展中將要遭受的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增加一分，所以，不論是從滿足發(fā)展需要考慮，還是從滿足減少風(fēng)險(xiǎn)考慮，企業(yè)加強(qiáng)檔案管理工作都是十分必要的。

第一，健全檔案管理的組織體系。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作給予高度的重視，班子成員中至少要有一人負(fù)責(zé)檔案管理的具體事宜，重點(diǎn)工作要親自去抓，重要問(wèn)題要親自處理，重要事項(xiàng)要親自監(jiān)督，日常工作要親力親為，防止高高在上，防止做甩手掌柜，為職工樹(shù)立榜樣；二是企業(yè)要把檔案管理工作納入到統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和部署之中，把檔案管理與企業(yè)發(fā)展進(jìn)行充分結(jié)合，明確檔案管理的近期任務(wù)和遠(yuǎn)期目標(biāo)，保證檔案管理與企業(yè)發(fā)展的同步前進(jìn)；三是企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育工作，要經(jīng)常組織有關(guān)工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)、管理技術(shù)以及國(guó)家的政策法規(guī)，要保證檔案管理工作的有法可依，有據(jù)可循。

第二，提高檔案管理的信息化水平。當(dāng)今社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入到了全面的信息化時(shí)代，信息通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等獲得了廣泛的應(yīng)用，這一切都為企業(yè)提高檔案管理工作的信息化水平創(chuàng)造了有利條件。一是要求檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，從傳統(tǒng)檔案管理模式中走出來(lái)，代之以新的檔案管理理念，加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)、應(yīng)用和掌握力度，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)為檔案管理工作賦能；二是加強(qiáng)與生產(chǎn)需要的深度融合，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新、實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和實(shí)時(shí)查閱；三是加大對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)力度，將諸如文書檔案、科技檔案、音像檔案等都以數(shù)字化的形式錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，擴(kuò)大檔案管理的網(wǎng)上存貯、分類、檢索、查閱等功能，促進(jìn)檔案管理與生產(chǎn)需要的協(xié)同優(yōu)化。

第三，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)職能。服務(wù)是檔案管理工作的本職，只有把服務(wù)放在首要位置上，檔案管理滿足企業(yè)發(fā)展需要的價(jià)值性才能得到有力地體現(xiàn)。一是建立檔案資料信息管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，嚴(yán)格規(guī)范資料信息管理工作，明確檔案資料信息查閱、使用等的范圍和要求，確保檔案資料信息查閱、使用后歸檔的及時(shí)、完整；二是豐富檔案服務(wù)內(nèi)容，健全檔案管理的總目錄、分目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄、字號(hào)索引目錄、底圖目錄以及機(jī)讀目錄等多種檢索工具，為檔案資料信息使用者提供周到的服務(wù)；三是規(guī)范現(xiàn)場(chǎng)查詢、電話咨詢、網(wǎng)上查詢、函件查詢等查詢方式，為保障查詢工作的便捷創(chuàng)造有利條件。

第四，高度重視檔案管理的安全性。檔案管理涉及到了企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的方方面面，與企業(yè)保持生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的高效、穩(wěn)定、健康的有著直接而密切的關(guān)聯(lián)，而且，檔案管理還是企業(yè)確立戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的重要信息依據(jù)，檔案管理工作如果出現(xiàn)泄密，那么給企業(yè)造成的危害則將是非常巨大的，所以，保障檔案管理工作的安全性，防止檔案管理出現(xiàn)泄密，是一件極為重要的事情，必須予以高的重視。一是在檔案收集歸檔方面，要確保對(duì)有保存價(jià)值的文件材料收集齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，并及時(shí)歸檔；二是在檔案移交方面，應(yīng)將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案及時(shí)向上一級(jí)主管部門申請(qǐng)移交；三是在檔案調(diào)卷歸卷方面，要規(guī)范檔案借閱登記、利用效果登記、歸卷登記和檔案及其相關(guān)人員的出入庫(kù)登記；四是在檔案核查方面，要每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核查，保證登記臺(tái)帳與檔案實(shí)體的一致性；五是在檔案保護(hù)方面，對(duì)諸如破損、褪色、老化等檔案，要按檔案保護(hù)技術(shù)要求進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)或復(fù)制；六是在檔案存放方面，對(duì)于載體材質(zhì)不同的檔案要分類存放，對(duì)于特殊材質(zhì)載體檔案要根據(jù)特性要求另行存放；七是在珍貴檔案方面，應(yīng)以復(fù)制件代替原件共使用者使用；八是在特殊檔案方面，要設(shè)立特藏室進(jìn)行專門管理。

三、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)今社會(huì)是各種信息呈“井噴式發(fā)展”的時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，新的業(yè)務(wù)層出不窮，這些必然會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出新的要求和挑戰(zhàn)，因此，作為檔案管理工作人員，在履行好管理職責(zé)、發(fā)揮好檔案服務(wù)職能的同時(shí)，還必須要對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，以保持與時(shí)代步伐的同步前進(jìn)。

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