文/云南省曲靖市第一人民醫(yī)院 狄亞霞 申思

根據(jù)公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的相關(guān)要求，院史館已成為推動公立醫(yī)院高質(zhì)量文化發(fā)展的重要抓手和傳承醫(yī)院精神的重要載體?；谠菏佛^建設(shè)研究醫(yī)院檔案規(guī)范化管理，對推進醫(yī)院檔案建設(shè)工作具有重要的作用和意義。

一、院史館建設(shè)的基本情況

（一）院史館建設(shè)的目的和意義。國務院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》（國辦發(fā)〔2021〕18號）指出，要建設(shè)特色鮮明的醫(yī)院文化，挖掘整理醫(yī)院歷史、文化特色和名醫(yī)大家學術(shù)思想、高尚醫(yī)德，提煉醫(yī)院院訓、愿景、使命，凝聚支撐高質(zhì)量發(fā)展的精神力量。醫(yī)院文化是推動醫(yī)院發(fā)展的主要動力，也是一所醫(yī)院區(qū)別于其他醫(yī)院最核心的部分。院史館在展現(xiàn)醫(yī)院文化、快速宣傳醫(yī)院文化中的作用越來越明顯，是留住醫(yī)院記憶，凝聚發(fā)展動力，激發(fā)工作活力的“主陣地”和“主戰(zhàn)場”。隨著信息技術(shù)和展陳布局的專業(yè)化發(fā)展，院史館不僅僅局限在采用展板、實物展示等單一的圖文展示方式上，而更多采用智能化、交互式的展廳設(shè)計形式，運用數(shù)字多媒體互動等手段吸引了更多的參觀者，帶來更大的文化沖擊，得到越來越多醫(yī)院的“青睞”。

（二）院史館與醫(yī)院檔案的關(guān)系。院史館建設(shè)是使得醫(yī)院靜態(tài)檔案“活起來”“動起來”的主要方式之一。院史館建設(shè)需要收集大量的檔案資料，包括文件、圖片、聲像、獎牌獎狀證書，以及能反映醫(yī)院發(fā)展歷程和發(fā)展成果的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施、器材或職業(yè)服裝等實物。這些資料主要來源于醫(yī)院檔案室。因此，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的程度直接影響院史館的建設(shè)工作，院史館建設(shè)也是檢驗醫(yī)院檔案規(guī)范化管理程度的一把重要標尺。桂莉、彭雪琴等學者對院史館和檔案的規(guī)范管理、日常管理進行了研究，認為建設(shè)院史館是對檔案資料的全面梳理、編研、利用的過程，提出加強檔案資料的修復保護、開發(fā)利用、信息化建設(shè)等相關(guān)建議。

（三）云南省曲靖市某醫(yī)院院史館建設(shè)的基本情況。云南省曲靖市某醫(yī)院始建于1938年6月，是滇東地區(qū)首家西醫(yī)醫(yī)療機構(gòu)。目前已發(fā)展成為一所集醫(yī)療、教學、科研、康復、預防為一體的三級甲等綜合醫(yī)院，創(chuàng)造了獨特的“惠民澤世、仁德濟滇”惠滇文化。2022年，醫(yī)院決定籌建院史館，筆者全程負責收集整理檔案資料，參與院史館設(shè)計等相關(guān)工作。

二、云南省曲靖市某醫(yī)院基于院史館建設(shè)下的檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案室歸檔資料難以滿足院史館建設(shè)多樣化需求。醫(yī)院作為事業(yè)單位，需要收集整理的檔案資料主要有文書、人事、會計、科研教學、基建、醫(yī)療等，資料門類多、范圍廣。醫(yī)院檔案一般采取綜合檔案和專題檔案管理的形式，綜合檔案管理負責對全院專題檔案工作進行指導。綜合檔案管理主要是負責文書檔案的歸檔和利用工作。醫(yī)院一般都按照國家檔案局印發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》進行檔案收集和歸檔管理。內(nèi)容主要包括醫(yī)院出臺的相關(guān)制度，重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。而院史館需要的史料資料更多的是圖片、音像和實物等資料，相對文書檔案，這些資料在收集過程中沒有引起醫(yī)院足夠的重視。圖片資料、音像視頻每年由宣傳科提交，主要是根據(jù)醫(yī)院的大事記提供幾張有參考價值的圖片和音頻，數(shù)量非常有限。部分聲像檔案由于儲存在當時使用的設(shè)備上，如CD、VCD、磁帶、軟盤等，目前已沒有相關(guān)的設(shè)備可以播放。實物檔案主要收集醫(yī)院獲得的榮譽牌匾等，對有價值的老物件，如醫(yī)院有特色的醫(yī)療設(shè)備，反映醫(yī)院大事記的重要文書、圖片等寥寥無幾。因此，醫(yī)院檔案歸檔資料對滿足院史館建設(shè)需求還有一定的差距。

（二）專題檔案收集整理不夠全面。院史館展陳布局是對醫(yī)院發(fā)展歷史的濃縮，主要凸顯醫(yī)院發(fā)展中的重大歷史事件、重要人物、重大成就。這些“三重”一般以專題檔案的形式呈現(xiàn)。醫(yī)院檔案受到長期以來醫(yī)院檔案征集方式單一，缺乏主動收集檔案的創(chuàng)新意識和工作態(tài)度的影響，期間主要是收集相關(guān)重要文書、部分圖片等，對其他相關(guān)內(nèi)容收集不完善。如醫(yī)院2005年“5·17”隧道坍塌救援，這次救援被稱為“中國鐵道史上的奇跡”，是醫(yī)院在履行社會公益性上的一件大事、要事。而醫(yī)院收集的資料非常有限，只有“大事記”記載和幾張圖片，具體的救援工作開展情況并沒有收集齊全。人物檔案也是院史館收集的重點內(nèi)容，然而醫(yī)院對人物檔案的收集工作基本處于空白狀態(tài)。人事檔案中有個人的基本情況，綜合檔案只收集了人物檔案獲得的相關(guān)榮譽文件，相關(guān)證書等。個人的相關(guān)事跡和有證明價值的相關(guān)物品，醫(yī)院并沒有注重收集。

（三）檔案資料開發(fā)利用程度有待加強。檔案管理部門對開發(fā)檔案的意識不強、積極性不夠、專業(yè)能力不足。利用檔案挖掘醫(yī)院典型事例、典型人物，發(fā)揮激勵醫(yī)院員工作用的成功案例非常缺乏。檔案管理日常工作主要是收集、歸檔資料并按照相關(guān)要求進行保管。在利用檔案方面，主要是通過查找相關(guān)文件、編撰院志等提供相關(guān)服務。

（四）實物檔案的收集和評估機制不健全。實物檔案是院史館展陳物品中非常重要的內(nèi)容。醫(yī)院建院時間長，珍貴的實物檔案非常多，但是在實際工作中由于實物檔案不是醫(yī)院檔案管理中的重要內(nèi)容，醫(yī)院并沒有重視實物檔案的收集整理工作。檔案館里能使用的實物檔案非常稀少，大部分實物檔案散落在檔案室之外。部分有價值的醫(yī)療設(shè)備被保管在醫(yī)院的倉庫里，沒有進行規(guī)范管理。有些有價值的實物資料由于科室搬家或者清理等，被丟棄或者遺失。醫(yī)院實物檔案征集管理的相關(guān)制度不健全，部分實物檔案持有者不清楚檔案上交的相關(guān)流程和要求。在院史館建設(shè)中，工作人員通過多種途徑收集和征集了一部分有價值的實物資料，包括醫(yī)院建院的相關(guān)照片、醫(yī)院早期使用的病歷診斷書、出生證明、注射器，不同時代使用的醫(yī)療設(shè)備等等。但是，由于沒有明確檔案價值評價標準，在對實物進行歸檔入館的時候帶有較強的主觀傾向性。

三、意見和建議

（一）轉(zhuǎn)變工作理念。為推進檔案工作與醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展相協(xié)調(diào)。首先，從院領(lǐng)導到具體檔案管理部門，要轉(zhuǎn)變工作理念，深刻認識檔案工作在醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展、依法治院中發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用。要挑選工作責任心與工作能力強，富有開拓創(chuàng)新思維的人進行檔案的日常管理，不斷提高服務意識，創(chuàng)新工作方式方法。其次，要建立健全檔案管理相關(guān)制度。建立健全相關(guān)管理制度，強化檔案全面管理，是促進檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要基礎(chǔ)。目前，檔案工作存在的一些問題，與檔案管理相關(guān)制度不完善、操作不標準、不規(guī)范有一定的關(guān)系。要進一步完善相關(guān)制度和標準流程，如明確歸檔的范圍和內(nèi)容，包括專題檔案、人物檔案、突發(fā)事件檔案、院務公開檔案等；制定檔案開發(fā)管理的激勵考核機制，完善實物檔案價值鑒定的相關(guān)標準等。再次，及時更新檔案管理載體和平臺。針對在院史館籌建中，檔案室的部分音頻、視頻檔案資料無法使用的情況，及時更新存儲載體至關(guān)重要。積極籌集數(shù)字檔案館，加快檔案管理的信息化建設(shè)，是不斷提升檔案管理質(zhì)量的有效手段。最后，重視檔案學專業(yè)高層次人才的引進，為檔案管理工作注入新鮮血液，并結(jié)合行業(yè)特點、時代發(fā)展相關(guān)要求進行精細化、智慧化的拓展管理。

（二）專題檔案管理是醫(yī)院檔案精細化管理水平的具體體現(xiàn)。專題檔案是規(guī)范醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容之一。由于專題檔案相對一般檔案的復雜性、系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性和周期不確定性等原因，建議從以下幾個方面進一步加強。一是要重視專題檔案資料的收集工作。醫(yī)院中產(chǎn)生的歷史記錄資料，如等級醫(yī)療評審、公立醫(yī)院績效考核等等，在這些工作中產(chǎn)生了大量的圖片、會議記錄、上級部門的督導檢查、工作推進報告、工作筆記、工作總結(jié)、治療方案、防控措施等相關(guān)文書、圖片、數(shù)據(jù)、實物等資料。要按照統(tǒng)一的標準分類收集整合，爭取做到事前參與、提前干預。二是要加強專題檔案的開發(fā)和利用工作。通過加強宣傳報道、人物傳記、主題展覽、視頻拍攝等多種形式，盡量全面系統(tǒng)反映事情的真實情況，為以后檔案工作留下更多可以使用的素材。

（三）重視人物檔案的開發(fā)工作。檔案收集、整理、開發(fā)、利用是檔案管理工作的主要職能職責。其中檔案開發(fā)是將“靜態(tài)檔案”通過多種渠道和方式轉(zhuǎn)換為“動態(tài)信息”，是發(fā)揮檔案價值的有效手段。尤其是人物檔案對激勵員工、營造良好的社會聲譽具有重要的作用。當前，人物檔案建設(shè)內(nèi)容主要包括常規(guī)人物檔案編撰、查閱、展覽、雜志出版等。人物檔案在醫(yī)院檔案管理中一直處于空白的領(lǐng)域，由于人物檔案受政治環(huán)境、時代背景等多方面的影響，醫(yī)院在人物入檔條件、相關(guān)事跡等方面比較謹慎。目前，只存檔了人物檔案的獲獎、獲評等相關(guān)文件，對獲獎事跡沒有太多詳細的歸檔資料。部分醫(yī)院有名人檔案，普通人物事跡沒有入檔的“準入證”。醫(yī)院要高度重視人物檔案的開發(fā)工作，制定相關(guān)人物報道、宣傳的工作標準，既要注重對名人檔案的論文、手稿、筆記、編著等收集整理，也要通過多種途徑、多種方式加強對臨床一線人物的挖掘，不斷完善人物檔案。

（四）重視實物檔案的收集整理工作。實物檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的，以特定有形物品存在的具有保存價值的實物。包括獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產(chǎn)品、標本、工具設(shè)備等。實物檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分。醫(yī)院要加強對實物檔案的收集管理工作，建立健全實物檔案收集整理工作機制，明確收集范圍，特別是要注重收集能代表醫(yī)院核心技術(shù)更新迭代淘汰的醫(yī)療設(shè)備設(shè)施，能反映醫(yī)院一定時期所使用的工作服、院徽、辦公用品、宣傳通信設(shè)備，醫(yī)院職工出版的專著等，這些都是實物檔案收集的重點內(nèi)容，可視情況進行留存。同時，要注重加強對實物檔案價值鑒定工作。目前，我國檔案鑒定的法律體系尚不健全，缺乏規(guī)范的管理制度，更多的檔案價值鑒定研究還是針對文書檔案方面，對實物檔案價值鑒定研究較少。因此，建議根據(jù)醫(yī)院工作特點和實際，完善制訂實物檔案價值評判的標準，并根據(jù)檔案價值的大小，劃分保管期限、判定其存、毀的具體業(yè)務工作，更好地強化實物檔案管理。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要記錄和記憶，院史館是留住醫(yī)院記憶、傳承醫(yī)院文化的重要載體，醫(yī)院檔案和院史館對推進醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的重要性不言而喻。利用醫(yī)院檔案籌建院史館，通過院史館傳承弘揚醫(yī)院精神，具有一脈相承、相得益彰、相互促進的重要作用。通過院史館建設(shè)，對醫(yī)院檔案管理存在的問題進行不斷的完善和規(guī)范管理，助力檔案管理工作再上新臺階，成為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的有效引擎。