文/山西大學(xué)檔案館 閆江濤；山西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院 郭瑞

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。隨著數(shù)字技術(shù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代的需求，將傳統(tǒng)的管理模式向數(shù)字化、數(shù)據(jù)化管理模式轉(zhuǎn)變已是大勢所趨。檔案數(shù)字化建設(shè)既要考慮信息時代的要求，又要充分利用現(xiàn)有檔案的信息和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有及時轉(zhuǎn)變工作思路，才能使檔案工作更好地服務(wù)于高校發(fā)展、服務(wù)于每位教職工和每位同學(xué)，提高檔案利用效率。東部、中部地區(qū)高校檔案工作在信息和大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，對高等教育發(fā)展的服務(wù)能力更加凸顯。山西省受地域、資金等因素的限制，檔案管理理念落后，管理模式滯后，服務(wù)能力不足，與發(fā)達地區(qū)的高校在檔案管理和服務(wù)能力方面拉開了較大的差距。本文以山西大學(xué)為例，通過實地調(diào)查，分析檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題，為提高檔案管理水平和服務(wù)能力，順應(yīng)數(shù)字化時代檔案工作發(fā)展需求提供對策。

一、山西大學(xué)檔案館管理概述

山西大學(xué)檔案館的前身為1965年山西大學(xué)根據(jù)省檔案局要求建立的山西大學(xué)檔案室，主要對文書檔案進行整理、登記，重點保存上級文件、本校文件及部分學(xué)籍檔案。1988年，檔案工作劃歸行政，檔案室成為校長辦公室的內(nèi)設(shè)機構(gòu)；1992年，山西大學(xué)開始籌備設(shè)立檔案館工作；1993年5月，山西大學(xué)檔案館成立，為處級建制，由副校長直屬分管；2011年，省編辦、省教育廳對高校機構(gòu)編制進行核定，山西大學(xué)檔案館成為學(xué)校的教輔機構(gòu)，負責學(xué)校綜合檔案、干部人事檔案、學(xué)生人事檔案、“山西大學(xué)校史展”“姚奠中藝術(shù)館”等的服務(wù)管理工作，也是永久保存和提供學(xué)校檔案利用服務(wù)的重要職能部門。

山西大學(xué)檔案館現(xiàn)設(shè)有綜合檔案科、教工檔案科、檔案編用科、學(xué)生檔案科、數(shù)化智信科5個科室。檔案館館藏檔案達10多萬卷（件），分為黨群、行政、教學(xué)、科研等13個一級類目。為進一步規(guī)范學(xué)校檔案工作，結(jié)合需求，制定了《山西大學(xué)檔案管理辦法》《山西大學(xué)綜合檔案管理辦法》《山西大學(xué)學(xué)生人事管理辦法》和《山西大學(xué)教工檔案管理辦法》等規(guī)范。提高了檔案管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，有效保護和利用檔案，更好地為學(xué)校教育、教學(xué)工作服務(wù)，充分發(fā)揮檔案在教育與管理服務(wù)中的作用。

山西大學(xué)檔案館的各類檔案資源以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化檔案資源較少，大部分檔案人員的工作是對各類檔案進行分類、整理、鑒別、保管等?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到高校管理的各個領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展所需，數(shù)字化集成已成為檔案建設(shè)的一項重要任務(wù)。因此，探索檔案資源、檔案系統(tǒng)的數(shù)字化，改變現(xiàn)有檔案管理模式向數(shù)字化轉(zhuǎn)型勢在必行。

二、檔案數(shù)字化管理實地調(diào)研

（一）調(diào)研概述。山西大學(xué)檔案館的檔案數(shù)字資源系統(tǒng)是“南大之星”，從1990年開始投入使用。其檔案管理模式正在向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，本文從現(xiàn)有檔案類型、檔案系統(tǒng)、人員配置三個方面闡述，如表1所示。

表1 檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容

1.檔案類型。主要有教學(xué)、科研、人事、名人、建筑等檔案，其中教學(xué)、科研、名人、建筑檔案僅供內(nèi)容人員查閱。此外，教學(xué)、科研檔案利用最為頻繁，其中人事檔案總計有檔案資源3000多萬份，其中200萬份紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)換為數(shù)字化，其余眾多檔案資源正向數(shù)字化資源轉(zhuǎn)換。檔案的改造工作由第三方公司進行掃描，山西大學(xué)檔案館負責向第三方公司提供技術(shù)標準，各類檔案文件已做備份。數(shù)字化檔案類型包括照片、視頻等，物品包括獎杯、字畫等，其文件格式主要是JPG和PDF。其中，有11萬至12萬份紙質(zhì)檔案是中華人民共和國成立后收集的，20世紀30～50年代的檔案較少。除了書畫對外開放外，大部分檔案都不對外開放。

2.檔案系統(tǒng)。通過使用已有的掃描儀、相機、錄音機等設(shè)備將已轉(zhuǎn)為數(shù)字化的資源應(yīng)用到檔案系統(tǒng)中，通過檔案系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)字化資源的接收與存儲，該系統(tǒng)主要起保存、憑證的作用。檔案系統(tǒng)的安全級別較高，涉及的機密文件單獨保存，但是存在無法加密的問題。軟、硬件系統(tǒng)基本功能齊全，但相關(guān)利用技術(shù)還不夠完善，僅起到簡單的接收、存儲作用?，F(xiàn)有數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要包括：學(xué)生獲獎成績檔案庫、個人信息數(shù)據(jù)庫、教師學(xué)業(yè)成就數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)的維護通過外包托管信息中心進行，每年維護一次，對檔案系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化資源進行分類、整合、鑒別、銷毀?？偠灾?，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)，在各個方面還有很大的提升空間。

3.人員配置。目前，館內(nèi)有20名左右的檔案工作人員，但與檔案相關(guān)專業(yè)的人員較少?，F(xiàn)任職的工作人員整體專業(yè)性偏低，檔案工作人員專業(yè)匹配度低?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員大部分只負責傳統(tǒng)形式的檔案管理，如檔案分類、整理、歸檔、移交等工作，檔案數(shù)字化的能力普遍偏低。

（二）現(xiàn)存問題。筆者通過對山西大學(xué)檔案館檔案管理模式進行實地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作在數(shù)字化轉(zhuǎn)型與數(shù)字化資源建設(shè)方面較為落后，現(xiàn)有數(shù)字化檔案資源較少，缺少檔案管理專業(yè)人員儲備，具體問題如下：

1.檔案數(shù)字化資源及利用程度低。第一，全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)內(nèi)容少。山西大學(xué)檔案館僅對部分檔案實現(xiàn)了全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，如學(xué)生獲獎成績檔案庫、個人信息數(shù)據(jù)庫、教師學(xué)業(yè)成就數(shù)據(jù)庫等。還有大部分只是建設(shè)了目錄數(shù)據(jù)庫，缺少相應(yīng)的數(shù)字資源內(nèi)容。第二，已有檔案資源利用率低。由于眾多檔案資源僅面向內(nèi)部提供，檔案資源開發(fā)程度較低且利用局限。僅有較少部分檔案被利用，也僅限于教學(xué)、科研、人事等。甚至有些檔案資源因未實現(xiàn)數(shù)字化，利用率低，不足以發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。目前的檔案管理工作僅局限于材料的收集、整理和保存，檔案的編研成果少、形式單一、研究層次較淺。眾多檔案僅限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化的檔案資源較少，檔案數(shù)字化程度低不利于檔案資源的深度開發(fā)，無法發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值。

2.檔案數(shù)字化系統(tǒng)投入不夠重視。第一，缺少數(shù)字化核心設(shè)備?，F(xiàn)有檔案數(shù)字化設(shè)備僅有掃描儀、單反相機、錄音機，缺少服務(wù)器、存儲器等核心設(shè)備。檔案數(shù)字化設(shè)備資源不足以支撐大版面的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。第二，缺少檔案核心系統(tǒng)。山西大學(xué)檔案館沒有屬于自己的檔案數(shù)字化核心系統(tǒng)，僅是購買、使用“南大之星”的檔案系統(tǒng)，且對檔案數(shù)字化方面的資金投入低，對檔案數(shù)字化設(shè)備投入的重視程度不夠。第三，檔案管理系統(tǒng)維護缺失。檔案系統(tǒng)維護僅一年一次，周期較長，不利于檔案系統(tǒng)的合理建設(shè)與利用，不利于檔案資源、檔案安全的實時維護與監(jiān)測。

3.檔案管理人員隊伍建設(shè)不合理。首先，缺少檔案專業(yè)的人才配置，檔案管理人員的專業(yè)性較差。其次，在現(xiàn)有的檔案管理人員中，缺乏對檔案管理工作人員的專業(yè)知識與專業(yè)技能的培訓(xùn)。檔案管理工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識與專業(yè)技能，無法推動檔案數(shù)字化的發(fā)展進程，加上檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，人員年齡集中在40歲以上，不能緊跟時代潮流與時代所需調(diào)整工作結(jié)構(gòu)與工作方式，不具備開發(fā)創(chuàng)新思維適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的能力。

三、提升檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型對策

檔案管理模式要順應(yīng)時代發(fā)展、應(yīng)變時代所需，轉(zhuǎn)變管理思想與管理模式，建設(shè)數(shù)字檔案，充分利用現(xiàn)有檔案資源和技術(shù)，為提升檔案管理、規(guī)范教學(xué)活動、為師生提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)、發(fā)揮檔案價值奠定基礎(chǔ)。

（一）提升檔案管理人員的檔案數(shù)字化資源利用意識。檔案管理人員的檔案數(shù)字化資源利用意識決定了檔案工作的發(fā)展方向，影響著檔案工作的前進進程。提升檔案管理的規(guī)范化，力求各種材料符合檔案規(guī)范和檔案標準，確保各級檔案機構(gòu)向檔案館移交的材料完整、齊全并及時歸檔。從檔案資源數(shù)字化的重要性、檔案資源數(shù)字化的價值、檔案資源數(shù)字化的實踐方向著手，讓每位檔案工作者深刻意識到數(shù)字檔案資源的重要作用以及挖掘價值，充分開發(fā)數(shù)字化檔案資源，合理利用，發(fā)揮其價值，提高檔案人員對檔案數(shù)字資源的利用意識，促進檔案管理工作效率的提升。

（二）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)不僅需要硬件設(shè)備的支持，還需要軟件條件的支持。硬件設(shè)備包括大量的數(shù)據(jù)庫，軟件條件涉及時間、人員、成本等。數(shù)字檔案系統(tǒng)的建設(shè)為檔案工作者進行日常管理、檔案收集和查詢提供了便利，也提高了經(jīng)濟效益和辦公效率。從軟體設(shè)備和人力資源兩方面著手，檔案數(shù)字化的過程需要大量的人工成本，如：文件借閱、目錄數(shù)據(jù)準備、拆解裝訂、頁面修剪、文件掃描、圖像處理、圖像存儲、索引等。與此同時，該過程還需要專業(yè)的技術(shù)人員、人才培養(yǎng)、招聘等也需要消耗一定的成本。對于軟件設(shè)施，大量的數(shù)據(jù)存儲需要使用服務(wù)器。其次，數(shù)字檔案還需要進行裁剪、調(diào)整失真、糾偏、去污、圖像拼接、切邊等處理。此外，還需要使用專業(yè)的圖像、PDF處理軟件，如表2所示。

表2 模擬數(shù)據(jù)庫建設(shè)

其中，建設(shè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中包括學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫、教師及科研檔案數(shù)據(jù)庫、個人信息數(shù)據(jù)庫等。通過建立科學(xué)的、規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范檔案管理體系，完善檔案管理制度，完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使數(shù)字化管理系統(tǒng)得以合理充分利用。

（三）調(diào)整檔案管理人員結(jié)構(gòu)，建設(shè)專業(yè)化檔案管理隊伍。實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)尤為重要。首先，完善人員結(jié)構(gòu)，引進年輕優(yōu)秀的檔案管理人員，尤其是具備檔案專業(yè)背景的專業(yè)人員，提高檔案管理工作的專業(yè)性。其次，引入具備文學(xué)專業(yè)知識、計算機專業(yè)知識、歷史專業(yè)知識、IT技術(shù)等的復(fù)合型人才，為檔案管理的編研工作、信息化建設(shè)、數(shù)字檔案文化產(chǎn)品開發(fā)、建設(shè)數(shù)據(jù)庫等儲備必要的專業(yè)人才。加大檔案資源開發(fā)利用力度，加強與學(xué)校相關(guān)學(xué)院的合作，充分利用館藏資源，開發(fā)具有山西大學(xué)檔案文化特色的檔案資源。

四、結(jié)語

高校檔案管理是一項非常重要的工作，管理水平的高低對檔案合理開發(fā)與利用有著重要的影響。傳統(tǒng)的檔案管理模式工作量大且效率低，不能夠提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。運用信息化技術(shù)手段管理檔案，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，首先，需要建立完善科學(xué)、規(guī)范、符合實際的管理制度。其次，要引進信息化專業(yè)人才，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，采用多種技術(shù)手段收集、存儲數(shù)據(jù)；再次，檔案管理的信息化建設(shè)是一項長期、艱巨的過程，需要在實際工作中不斷摸索改進。最后，招聘各類檔案專業(yè)管理人員，提高整體管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會。