文/廣東省韶鑄集團(tuán)有限公司 劉云剛

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的開(kāi)放性使不同類(lèi)型、規(guī)模的企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)激烈，只有形成自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)才能長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的過(guò)程中對(duì)辦公室管理提出了新的要求，原有的管理模式存在目標(biāo)不清、職責(zé)混亂、效能低下等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了企業(yè)運(yùn)營(yíng)。精細(xì)化管理理念一經(jīng)出現(xiàn)就受到了人們的廣泛關(guān)注，許多企業(yè)將此理念用在了辦公室管理工作中，構(gòu)成了精細(xì)化管理模式，管理優(yōu)勢(shì)明顯。未來(lái)各企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中需加大對(duì)辦公室精細(xì)化管理的投入，形成清晰的管理目標(biāo)、科學(xué)的管理路徑。

一、精細(xì)化管理的特點(diǎn)

（一）細(xì)化、量化的管理科目。在企業(yè)辦公室中滲透精細(xì)化管理思想，能促進(jìn)管理模式的變革。辦公室的工作繁雜，涉及任務(wù)重、要素多，需要做好大量的協(xié)調(diào)工作，企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)下沿用傳統(tǒng)的辦公室管理理念，無(wú)法提高管理效率與質(zhì)量。而精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)全面、細(xì)致管理，有關(guān)管理人員可根據(jù)辦公室職能，細(xì)化、量化管理科目，將原先抽象的行政管理內(nèi)容劃分為多個(gè)子項(xiàng)目，再采取分類(lèi)、量化管理的方式，優(yōu)化管理流程，加強(qiáng)不同工作的銜接。精細(xì)化管理下量化與細(xì)化管理科目的作用表現(xiàn)為：通過(guò)量化辦公室的各種管理任務(wù)，使每位行政管理人員都能強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理與控制，把控全局與細(xì)節(jié)；可協(xié)調(diào)各項(xiàng)管理工作，使行政管理人員之間相互配合。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化與流程化理念融合。精細(xì)化管理思想在管理領(lǐng)域的應(yīng)用頻次較高，其最初出現(xiàn)時(shí)實(shí)現(xiàn)了流水線生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的高度融合。精細(xì)化管理發(fā)展到現(xiàn)在，這種標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的融合趨勢(shì)更為明顯，將這一管理理念應(yīng)用到辦公室工作，可將管理目標(biāo)分解為若干小目標(biāo)，以管理流程為基準(zhǔn)合理安排任務(wù)流程，并給每項(xiàng)管理任務(wù)建立管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)不同管理任務(wù)的流暢銜接，通過(guò)推行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，使各項(xiàng)工作有據(jù)可依，更為規(guī)范與高效。

（三）協(xié)同意識(shí)導(dǎo)入。企業(yè)辦公室管理任務(wù)艱巨，如果在具體的管理工作中單純依賴(lài)辦公室行政管理人員，將很難達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。為提高辦公室管理水平，在企業(yè)內(nèi)必須保障不同部門(mén)的協(xié)調(diào)，而精細(xì)化管理中包含協(xié)同意識(shí)，在跨部門(mén)合作中有助于解決辦公室工作的諸多問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)、銷(xiāo)售等工作，提升運(yùn)營(yíng)水平，降低運(yùn)營(yíng)成本。

二、企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

（一）工作內(nèi)容傳統(tǒng)。辦公室管理內(nèi)容繁多，如企業(yè)內(nèi)外的溝通與對(duì)接、各類(lèi)信息的上傳與下達(dá)、各項(xiàng)任務(wù)的督查催辦等，這些工作都與企業(yè)的生產(chǎn)加工、銷(xiāo)售服務(wù)等相關(guān)，最終影響的是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、利潤(rùn)水平。同時(shí)，辦公室的很多工作都相對(duì)零散和重復(fù)，比如，一份文件的審批要經(jīng)過(guò)多個(gè)部門(mén)和流程，時(shí)間長(zhǎng)且效率低，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的順利實(shí)施。此外，個(gè)別企業(yè)辦公室的資料收集整理也存在以下問(wèn)題：部分工作人員對(duì)檔案資料收集整理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在實(shí)際的工作中未嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度，經(jīng)常在資料收集和存檔環(huán)節(jié)等疏忽大意；工作人員之間的溝通與協(xié)調(diào)不足，面對(duì)企業(yè)專(zhuān)業(yè)的檔案資料，在收集、整理和存放方面較為隨意。

（二）管理理念落后。一些企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中并未充分意識(shí)到辦公室管理工作的重要性，所采取的管理理念相對(duì)落后，影響了管理效能。從企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的角度分析，辦公室在組織體系中的作用突出，與其他各個(gè)部門(mén)都存在工作銜接，為保證工作效率，辦公室必須采用先進(jìn)的管理理念。當(dāng)前，許多企業(yè)的辦公室都存在管理理念落后的問(wèn)題，導(dǎo)致各項(xiàng)工作無(wú)法高效實(shí)施，甚至嚴(yán)重影響其他工作的進(jìn)度。

（三）管理技術(shù)滯后。辦公室繁雜的工作決定了需逐步引入先進(jìn)的管理技術(shù)，以加速管理變革，適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展步伐，如當(dāng)下可將信息技術(shù)引入管理工作，構(gòu)建信息化管理模式。目前，市場(chǎng)上的企業(yè)數(shù)量眾多，這些企業(yè)的規(guī)模、發(fā)展水平等參差不齊，一些小規(guī)模、發(fā)展水平滯后的企業(yè)長(zhǎng)期在辦公室管理工作中不注重改進(jìn)管理技術(shù)，未引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)與手段，不利于辦公室各項(xiàng)工作的順利實(shí)施。

三、新形勢(shì)下企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的策略

（一）管理目標(biāo)及內(nèi)容的精細(xì)化。從企業(yè)發(fā)展的角度分析，辦公室管理包含的內(nèi)容較多，主要有公文、檔案、會(huì)議、辦公耗材、印章、食堂、車(chē)輛等。為實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)，各企業(yè)需立足自身的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展情況，制定清晰且明確的管理方案，并細(xì)化管理內(nèi)容，以規(guī)范辦公室工作。每個(gè)企業(yè)內(nèi)辦公室工作大同小異，但還存在一些區(qū)別，各企業(yè)在辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程中必須著力考慮這些問(wèn)題，確定符合自身情況的管理目標(biāo)與內(nèi)容。公文管理方面關(guān)鍵要做好公文的登記簽收、編號(hào)管理、閱批分轉(zhuǎn)、傳閱催辦、立卷歸檔等工作；檔案管理需集中在收集、整理、存檔方面，同時(shí)也需要考慮過(guò)期文件銷(xiāo)毀、檔案歸類(lèi)、統(tǒng)計(jì)管理等要求，合并和減少不需要的審批環(huán)節(jié)，提高效率；會(huì)議管理時(shí)需明確會(huì)議等級(jí)、參會(huì)人員、組織部門(mén)和會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間等，在舉行會(huì)議期間安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議中的核心觀點(diǎn)和議題；辦公耗材管理就是要加強(qiáng)辦公耗材采購(gòu)、入庫(kù)、使用等管理，避免在企業(yè)運(yùn)行中辦公耗材的過(guò)度浪費(fèi)，可直接通過(guò)大型網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)采購(gòu)，減少比價(jià)等環(huán)節(jié)；印章管理方面，因?yàn)槠髽I(yè)往往有多種印章，若存在用印不規(guī)范情況，將會(huì)引發(fā)合同風(fēng)險(xiǎn)或者法律糾紛，為避免這一問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)部建立OA系統(tǒng)，使部門(mén)之間能共享信息，減少紙質(zhì)審批；食堂管理方面，將原外包轉(zhuǎn)為自己管理，同時(shí)改變采購(gòu)模式，如豬肉、雞肉、鴨肉等直接從屠宰場(chǎng)批發(fā)，蔬菜類(lèi)從蔬菜市場(chǎng)統(tǒng)一批發(fā)采購(gòu)，由不同人員驗(yàn)收，加強(qiáng)計(jì)劃管理等；車(chē)輛管理方面，為降低成本，減少專(zhuān)職駕駛員和車(chē)輛數(shù)量，要求長(zhǎng)途用車(chē)時(shí)間提前三天申報(bào)，市內(nèi)用車(chē)提前一天申報(bào)，以便統(tǒng)一安排外出，減少出車(chē)次數(shù)。企業(yè)辦公室管理類(lèi)型及流程如表1所示。

表1 辦公室管理重點(diǎn)及流程

（二）積極應(yīng)用人工智能技術(shù)。辦公室精細(xì)化管理，要引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)，推進(jìn)管理方式的變革。信息時(shí)代人工智能等技術(shù)發(fā)展迅速，智能模塊取代部分人工管理。當(dāng)前，許多企業(yè)引進(jìn)了先進(jìn)的辦公軟件，如釘釘、空客等，軟件自帶的文件共享、多人會(huì)話等功能為很多工作提供了便利，強(qiáng)化了部門(mén)、崗位之間的交流與合作。相關(guān)管理人員在辦公室工作中能借助軟件自帶的功能發(fā)布管理的流程、要點(diǎn)，下發(fā)相關(guān)文件，讓其他部門(mén)和崗位人員可熟悉相應(yīng)的工作流程，在遇到問(wèn)題時(shí)可從軟件中調(diào)取文件，以文件的要求開(kāi)展工作。大中型企業(yè)包含的部門(mén)眾多，人員數(shù)量龐大，部門(mén)與崗位之間的工作有一定的交叉與銜接。為提高信息傳輸效率，保障辦公室精細(xì)化管理水平，企業(yè)需引入人工智能技術(shù)，打造適合本企業(yè)的智能化平臺(tái)，并賦予諸多功能，如平臺(tái)內(nèi)應(yīng)包含信息共享、智能預(yù)警、問(wèn)題反饋等功能，辦公室工作人員可借助該平臺(tái)集成信息，開(kāi)展相應(yīng)的工作。

（三）考核評(píng)估指標(biāo)體系。為在企業(yè)中推行精細(xì)化管理，辦公室需充分意識(shí)到考核評(píng)估的重要性，在完善的考核評(píng)估體系下激發(fā)崗位人員的工作積極性與主動(dòng)性。很多企業(yè)在對(duì)辦公室人員進(jìn)行考核評(píng)估時(shí)停留在原有的定性評(píng)估上，為改變這一局面，企業(yè)應(yīng)建立量化指標(biāo)，評(píng)估工作可從崗位工作、工作能力、組織紀(jì)律、廉潔自律方面實(shí)施，形成量化評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（≥90分為優(yōu)秀、70～89分為良好、60～69分基本滿(mǎn)意、＜60分為不合格）。為保障考核評(píng)估工作的全面落實(shí)，在企業(yè)內(nèi)需針對(duì)辦公室工作要求制定完善的制度體系，其中應(yīng)包含考核評(píng)估細(xì)則、方法等，后續(xù)工作中嚴(yán)格執(zhí)行此制度體系，用精細(xì)化管理理念推行過(guò)程、細(xì)節(jié)管理。當(dāng)建成精細(xì)化評(píng)估指標(biāo)與內(nèi)容后，有關(guān)人員為在崗位上完成任務(wù)，就會(huì)發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，不斷在工作中創(chuàng)新和改進(jìn)。同時(shí)，在考核過(guò)程中應(yīng)形成完善的考核標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)程序化、易于量化的工作，設(shè)計(jì)量化指標(biāo)；對(duì)于非程序、主管因素較強(qiáng)的工作，應(yīng)設(shè)計(jì)定性評(píng)價(jià)指標(biāo)，采用科學(xué)的考核方法，必要情況下利用信息系統(tǒng)，自動(dòng)選擇并生成工作指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)信息化評(píng)估。某企業(yè)的精細(xì)化評(píng)估指標(biāo)與內(nèi)容如表2所示。

表2 精細(xì)化評(píng)估指標(biāo)與內(nèi)容

（四）執(zhí)行力的精細(xì)化。辦公室精細(xì)化管理中必須保障執(zhí)行力的精細(xì)化。管理概念出發(fā)指的是組織的管理人員通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、配置資源、調(diào)配人員、決策等來(lái)引導(dǎo)相關(guān)人員的工作。因此，不論是何種管理活動(dòng)，管理者、被管理對(duì)象的執(zhí)行力都是需關(guān)注的重點(diǎn)方面，如人員的執(zhí)行力不佳，將影響管理效率、效果。為此，新形勢(shì)下的企業(yè)辦公室精細(xì)化管理過(guò)程中，管理人員必須意識(shí)到執(zhí)行力的重要性。第一，加強(qiáng)精神文化建設(shè)，讓每個(gè)員工都對(duì)企業(yè)文化、價(jià)值觀等有清晰的了解，從而認(rèn)同企業(yè)的發(fā)展，在企業(yè)中形成凝聚力與向心力。第二，開(kāi)展獎(jiǎng)懲監(jiān)督機(jī)制的改革，根據(jù)有關(guān)人員在辦公室精細(xì)化管理中的表現(xiàn)，給予獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，使人員能在制度約束下切實(shí)履行其職責(zé)。第三，定期或不定期在企業(yè)內(nèi)實(shí)施員工的思想教育與培訓(xùn)，在潛移默化中提高員工的思想意識(shí)，使員工積極參與到辦公室精細(xì)化管理中。第四，持續(xù)完善《員工手冊(cè)》《崗位職能劃分手冊(cè)》，清晰劃分每個(gè)員工的工作職責(zé)，再通過(guò)完善考核方法、激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)等提高各部門(mén)、各崗位人員的配合度，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范與方法。

（五）構(gòu)建和完善辦公室精細(xì)化管理制度。企業(yè)辦公室精細(xì)化管理中，管理制度的作用突出，為保障各項(xiàng)管理工作的規(guī)范有序?qū)嵤谄髽I(yè)內(nèi)必須立足實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建科學(xué)、合理的辦公室精細(xì)化管理制度，在制度中明確管理方法、流程等，凸顯制度的約束與指導(dǎo)作用。一些企業(yè)在辦公室管理工作中雖意識(shí)到了精細(xì)化理念的重要性，也陸續(xù)展開(kāi)了一系列的探索，但實(shí)際的工作中卻未建立科學(xué)且合理的管理制度，導(dǎo)致部門(mén)和崗位人員無(wú)制度約束。對(duì)此，企業(yè)需構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木?xì)化管理制度，同時(shí)考慮企業(yè)的規(guī)模、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、戰(zhàn)略目標(biāo)等，堅(jiān)持“以人為本”的原則，關(guān)注各部門(mén)、其他崗位人員對(duì)辦公室管理工作的要求，保障制度的人性化特征。首先，考慮到辦公室管理工作的特殊性，在制度體系中應(yīng)包含檔案協(xié)調(diào)管理制度，使有關(guān)管理人員能在企業(yè)運(yùn)行中切實(shí)做好檔案收集、整理，及時(shí)歸檔并分類(lèi)，為后續(xù)的借閱和調(diào)閱檔案提供便捷。其次，應(yīng)形成完善的辦公用品、設(shè)備管理制度。各企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中的辦公用品消耗較大，所以加強(qiáng)辦公用品管理、設(shè)備管理十分重要。辦公室管理人員需根據(jù)企業(yè)中的用品消耗情況，制訂科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃，確定采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)數(shù)量，盡可能降低采購(gòu)價(jià)格，保障采購(gòu)到辦公用品的整體質(zhì)量。后續(xù)企業(yè)運(yùn)行中有關(guān)管理人員需加強(qiáng)辦公用品領(lǐng)用和使用管理，嚴(yán)格做好領(lǐng)用人、時(shí)間、數(shù)量等的登記。在設(shè)備管理方面主要應(yīng)開(kāi)展設(shè)備維修、保養(yǎng)、更換，保證企業(yè)內(nèi)各種設(shè)備的完好性、先進(jìn)性。此外，還需加強(qiáng)信息管理，著力打造“上傳下達(dá)、重質(zhì)量、講時(shí)效”的管理體系。有關(guān)技術(shù)人員需進(jìn)一步完善網(wǎng)站管理，在現(xiàn)有網(wǎng)站基礎(chǔ)上優(yōu)化版面，增加欄目?jī)?nèi)容，形成OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室管理關(guān)乎企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，在新形勢(shì)下的企業(yè)發(fā)展中，各企業(yè)都需重視辦公室管理工作，全面推行精細(xì)化管理理念和方法，構(gòu)建科學(xué)且完善的管理制度，提高辦公室工作水平，并且持續(xù)著力創(chuàng)新辦公室精細(xì)化管理路徑與方法。