趙青青 丁鋒

摘要：傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)多以C/S架構(gòu)搭建，常局限于局域網(wǎng)使用，不利于對(duì)接現(xiàn)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。文章以B/S架構(gòu)代替?zhèn)鹘y(tǒng)煙草企業(yè)檔案管理的C/S架構(gòu)，針對(duì)煙草企業(yè)檔案管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特征，以MySQL搭建了融合性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，以PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言實(shí)現(xiàn)了檔案管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè)；檔案管理；辦公自動(dòng)化；B/S架構(gòu)；PHP語言

中圖分類號(hào)：TP311

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

搭建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是當(dāng)前我國煙草企業(yè)信息化改革工作中的重點(diǎn)之一。如何利用好企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，為煙草企業(yè)的管理運(yùn)營提供數(shù)據(jù)和信息支持是當(dāng)前我國煙草企業(yè)檔案管理工作的重要課題。然而，傳統(tǒng)的煙草企業(yè)檔案管理大多以客戶機(jī)/服務(wù)器（Client/Server，C/S）的架構(gòu)搭建而成。這種架構(gòu)盡管技術(shù)成熟、響應(yīng)速度快，但基本常用于局域網(wǎng)框架，對(duì)辦公空間、地域的限制較大^［1-2］。對(duì)于當(dāng)前我國的煙草企業(yè)信息化改革工作而言，這種C/S架構(gòu)搭建的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)在與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接時(shí)常會(huì)受到地域的限制而無法直接通過一種客戶端完成信息、數(shù)據(jù)的對(duì)接工作。因此，本文基于B/S，MySQL，PHP等對(duì)煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合開發(fā)進(jìn)行分析，旨在促進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的連接，提高煙草企業(yè)信息化管理水平。

1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)

1.1 總體設(shè)計(jì)目標(biāo)

從總體來看，煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合開發(fā)旨在對(duì)現(xiàn)有的煙草企業(yè)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行優(yōu)化，提高檔案管理平臺(tái)的開放性和靈活性，以滿足辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的接入。在融合系統(tǒng)開發(fā)完成以后，一方面，要保證系統(tǒng)中兩部分所有數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性等，系統(tǒng)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)要穩(wěn)定、安全；另一方面，要保證檔案數(shù)據(jù)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合以后的數(shù)據(jù)可以通過多個(gè)或單個(gè)數(shù)據(jù)表進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，以滿足融合以后關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存形式要求。

1.2 功能設(shè)計(jì)目標(biāo)

從具體功能來看，煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接的方式通常包含標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接、Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種。在設(shè)計(jì)融合平臺(tái)的具體功能時(shí)，要保證平臺(tái)同時(shí)滿足兩種不同的鏈接形式。

1.2.1 標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接

煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)常見的后臺(tái)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接方式為JDBC或ODBC等。在實(shí)際的系統(tǒng)融合平臺(tái)開發(fā)過程中需要實(shí)現(xiàn)這兩種不同接口程序的系統(tǒng)互通。在具體的標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接模式中，首先，利用接口程序?qū)煵萜髽I(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的部分原始數(shù)據(jù)進(jìn)行提取；其次，在煙草企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中建立對(duì)應(yīng)的原始數(shù)據(jù)字段關(guān)系；最后，將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)中形成的對(duì)應(yīng)關(guān)系錄入煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)列表。在兩部分系統(tǒng)鏈接過程中，平臺(tái)需要構(gòu)建一個(gè)FTP服務(wù)器用于實(shí)現(xiàn)兩部分系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接。當(dāng)兩部分系統(tǒng)設(shè)定好數(shù)據(jù)的存放路徑以后，平臺(tái)會(huì)將兩部分系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)全部上傳至該FTP服務(wù)器。

1.2.2 Excel數(shù)據(jù)交換鏈接

以Excel數(shù)據(jù)的形式開展交換鏈接同樣是煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合的重要方式。在煙草企業(yè)原始的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，各下屬單位或部門有時(shí)在使用的開發(fā)軟件方面存在一定差異^［3］。采用Excel數(shù)據(jù)交換鏈接將會(huì)在很大程度上彌補(bǔ)不同系統(tǒng)之間因數(shù)據(jù)類型差別而帶來的數(shù)據(jù)交換問題。Excel數(shù)據(jù)交換鏈接的形式對(duì)系統(tǒng)類型的開放程度極高。因此，構(gòu)建的融合平臺(tái)必須能夠?qū)崿F(xiàn)將兩種部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的Excel轉(zhuǎn)化，從而使兩個(gè)不同系統(tǒng)可以在不進(jìn)行統(tǒng)一接口標(biāo)準(zhǔn)化的情況下開展數(shù)據(jù)交換對(duì)接等。

2 系統(tǒng)融合平臺(tái)搭建

2.1 系統(tǒng)框架

選擇檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合平臺(tái)開發(fā)工具時(shí)，設(shè)計(jì)人員除考慮系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)需求外，還要考慮開發(fā)工具的整體成本。本文選擇免費(fèi)的MySQL工具作為構(gòu)建融合平臺(tái)數(shù)據(jù)庫的基本工具，選擇PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言對(duì)融合平臺(tái)的FTP服務(wù)器腳本進(jìn)行編寫。其中，MySQL工具相比其他數(shù)據(jù)庫語言具有多用戶、多線程、運(yùn)算速度快等優(yōu)勢(shì)；PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言則具有可以跨平臺(tái)開發(fā)、開放性強(qiáng)、功能完善等優(yōu)點(diǎn)。本文搭建的煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合平臺(tái)框架如圖1所示。

該框架基于B/S思路進(jìn)行構(gòu)建，主要包含了門戶層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層3部分。其中，門戶層由檔案查詢錄入界面、檔案數(shù)據(jù)辦公自動(dòng)化應(yīng)用界面及管理員界面組成；應(yīng)用層則主要包括煙草企業(yè)檔案管理工作中所需的各類功能性系統(tǒng)，例如煙草企業(yè)生產(chǎn)檔案的管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)、檔案借閱管理系統(tǒng)等；數(shù)據(jù)層主要指數(shù)據(jù)庫，包括煙草企業(yè)所有入檔檔案的原始數(shù)據(jù)等。

2.2 平臺(tái)工作流程

將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)融入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的根本目的是實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)檔案管理的分布式辦公，即打破傳統(tǒng)檔案管理受時(shí)間、空間等的限制，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)檔案信息的即時(shí)性增、刪、改、查。煙草企業(yè)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)融合平臺(tái)的一般工作流程如圖2所示。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)所形成的系統(tǒng)歸檔文件及其他數(shù)據(jù)將會(huì)分別通過應(yīng)用系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的形式歸入MySQL檔案數(shù)據(jù)庫^［4］。MySQL檔案數(shù)據(jù)庫分別與全文檢索數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)的雙向傳遞，檔案管理系統(tǒng)可以通過MySQL檔案數(shù)據(jù)庫對(duì)煙草企業(yè)的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整編、管理、開發(fā)利用；而全文檢索數(shù)據(jù)庫則直接提供信息服務(wù)，對(duì)接辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過信息服務(wù)模塊得到的數(shù)據(jù)均為可視化形式，不需要再進(jìn)行復(fù)雜的篩選、歸檔等。

3 系統(tǒng)主要功能實(shí)現(xiàn)

3.1 數(shù)據(jù)對(duì)接功能

煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接包含標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接和Excel數(shù)據(jù)交換鏈接兩種形式，是兩種系統(tǒng)進(jìn)行融合的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)借助FTP服務(wù)器和PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言進(jìn)行搭建，如圖3所示。

數(shù)據(jù)對(duì)接模塊工作時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)終端及其形成的各類型文件會(huì)通過客戶端數(shù)據(jù)接口和用戶數(shù)據(jù)傳輸功能等進(jìn)行上傳。系統(tǒng)借助PHP網(wǎng)絡(luò)編程語言連接FTP服務(wù)器完成數(shù)據(jù)上傳的部分核心代碼及融合平臺(tái)對(duì)JDBC和ODBC數(shù)據(jù)進(jìn)行相互轉(zhuǎn)化的部分關(guān)鍵代碼如圖4所示。

3.2 融合平臺(tái)的安全性設(shè)計(jì)

在煙草企業(yè)完成檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合以后，需要著重解決系統(tǒng)的用戶權(quán)限等問題^［5］。因此，融合平臺(tái)的安全性設(shè)計(jì)極為關(guān)鍵。本文根據(jù)煙草企業(yè)不同檔案保密性質(zhì)差異設(shè)計(jì)了一種三級(jí)權(quán)限審核流程。第一級(jí)權(quán)限審核為煙草企業(yè)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的各生產(chǎn)、人力資源、財(cái)務(wù)部門等的主管審核，主管具有首次申請(qǐng)駁回的權(quán)限；第二級(jí)權(quán)限審核為檔案管理工作人員的直接審核，同樣可以決定是否駁回某一人員、某一次的系統(tǒng)作業(yè)權(quán)限申請(qǐng)；第三級(jí)權(quán)限審核為檔案管理主管人員，具有最終的權(quán)限作業(yè)申請(qǐng)決定權(quán)。三級(jí)權(quán)限審核模式能夠盡可能保證融合以后系統(tǒng)的權(quán)限歸屬能夠科學(xué)、公平，保證融合系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)營。

4 結(jié)語

煙草企業(yè)的信息化建設(shè)要求企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)融合。本文針對(duì)傳統(tǒng)C/S架構(gòu)檔案管理系統(tǒng)多用于局域網(wǎng)等問題，結(jié)合B/S架構(gòu)、MySQL、PHP等對(duì)煙草企業(yè)檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的融合進(jìn)行分析，通過一體化平臺(tái)的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了兩種系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和連接等。

參考文獻(xiàn)

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［2］王筱倩．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化和檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究［J］.中國新通信，2019（14）：60-61.

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（編輯 王雪芬）

Integrated development of tobacco enterprise archive management and office automation systemZhao Qingqing， Ding Feng

（Guizhou Tobacco Company Southwest Guizhou Branch， Xingyi 562400， China）

Abstract： The traditional tobacco enterprise archives management system is mostly built with C/S architecture， which is often limited to the use of local area network， which is not conducive to the docking of modern office automation system. In this paper， B/S architecture is used to replace the traditional C/S architecture of tobacco enterprise archives management. According to the characteristics of tobacco enterprise archives management and office automation system， MySQL is used to build a fusion database， and PHP network programming language is used to realize the integration of archives management and office automation system.

Key words： tobacco enterprises; archives management; office automation; B/S architecture; PHP language