摘 要：行政審批檔案管理工作是各行政單位機構(gòu)發(fā)展的一項重要工作，創(chuàng)建行政審批檔案規(guī)范化管理體系，優(yōu)化行政審批檔案利用平臺，探索未來工作發(fā)展走向，分析規(guī)范化管理體系構(gòu)建時應掌握的重點及關(guān)鍵因素，是當前行政部門單位應該引起充分重視的問題。因此，本文從社會經(jīng)濟發(fā)展、信息化、公眾關(guān)注度出發(fā)，針對行政審批檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理的必要性、存在的問題、面臨的挑戰(zhàn)、如何轉(zhuǎn)變管理思維、如何優(yōu)化管理制度與今后的工作重點進行深入討論。

關(guān)鍵字：行政審批檔案；信息化；管理利用；社會經(jīng)濟發(fā)展

行政審批檔案是各級政府部門在行政許可、行政確認等日常工作活動中產(chǎn)生的專業(yè)檔案，是辦理行政許可過程中的原始記錄，也是配合各項監(jiān)督檢查工作的關(guān)鍵資料。在專業(yè)檔案領(lǐng)域內(nèi)，各職能部門在主要職能活動中產(chǎn)生的行政審批檔案扮演著極為重要的角色。

在網(wǎng)絡信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)背景下，行政審批檔案管理工作增加線上服務，服務范圍更加廣泛，涉及檔案種類越來越多，固有的檔案紙質(zhì)文件無論在形式上還是利用上都呈多元發(fā)展態(tài)勢。人民群眾對行政審批檔案的真實性、完整性以及部門的服務水平提出更高的要求。建立規(guī)范的行政審批檔案管理體系，促進檔案管理流程的有序性建設，推動檔案管理水平的不斷提升，將檔案保管好利用好，可盡快實現(xiàn)讓檔案工作服務于人民、服務于社會的工作目標。

1 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的必要性

1.1 滿足時代需求 引領(lǐng)行業(yè)發(fā)展

行政審批檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)了對傳統(tǒng)模式下粗放式檔案管理模式的摒棄，進一步明確了檔案管理內(nèi)容，推動了管理流程再造、系統(tǒng)化發(fā)展，為行政審批檔案實現(xiàn)科學化精細化管理提供助力，滿足了時代發(fā)展需求。在規(guī)范化管理模式下，工作人員可從容應對在行政審批工作流程進行中對涉及資料進行收集、整理、分類與合理編目，信息技術(shù)的支持極大提升了檔案管理的工作效率，滿足時代需求，從而形成標桿，引領(lǐng)行業(yè)潮流。

1.2 提高審批效率 提供便捷服務

在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系與在線平臺同步構(gòu)建，用戶通過管理系統(tǒng)平臺賦予的查詢權(quán)限，在權(quán)限內(nèi)對檔案信息進行查詢和下載，為用戶提供了多元化服務，帶來極大便利，檔案的利用率和用戶滿意率不斷提升。例如，企業(yè)或者個體在辦理營業(yè)執(zhí)照時，可通過在線平臺提交相關(guān)材料信息，并自主查看辦理進展情況，工作人員審核后會反饋審批進展和存在問題，通過線上交流達到用戶辦理目標，讓其以最快的速度獲得營業(yè)執(zhí)照，開展生產(chǎn)經(jīng)營活動。

1.3 建立防御機制 提升安全水平

行政審批檔案與社會廣大商戶和人民群眾的利益息息相關(guān)，與經(jīng)濟的發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。在過去以紙質(zhì)文件為主的年代，信息涂改、蓋章不全、活頁丟失、復印模糊、簽署不完整等因素，往往會導致返工，帶來了極大的不便，而且對今后數(shù)字化工作的開展也造成了一定影響。在計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)分析、云服務等技術(shù)的支持下，幾乎所有的行政部門都具備自建管理系統(tǒng)，相關(guān)平臺應用越來越多，再加上無紙化辦公政策的深入推行和逐漸普及，檔案數(shù)據(jù)的安全性難以得到保障，例如黑客攻擊、病毒侵害、不法分子惡意篡改等行為導致檔案信息泄露與丟失的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系與在線平臺的構(gòu)建，可提升檔案信息的安全性。對重要檔案信息的日常維護、對具有史存價值的檔案加以保護、對數(shù)據(jù)庫進行集中化統(tǒng)一化管理，并加以建立相應內(nèi)外防御機制，可極大提升檔案信息安全程度，讓政府放心，讓群眾滿意。

1.4 加快信息整合 滿足群眾需求

傳統(tǒng)的行政審批業(yè)務管理中，辦事群體廣泛，辦事流程復雜，審批部門眾多，各單位由于審批職能不同，不同的機構(gòu)負責各自的審批管理，形成了各司其職的條塊分割模式，所形成的檔案也分布在不同的行政機構(gòu)中，群眾辦事辦理審批登記需要跑中介、跑政府、跑銀行，重復提交多份材料，耗費大量時間和精力。在規(guī)范化管理模式下，行政審批檔案管理體系具有高度整合性，不同單位之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中、統(tǒng)一管理，推動檔案信息共建共享，讓“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”“一次辦好”落地落實，進一步滿足群眾需求。同時，平臺可根據(jù)檔案信息的私密程度進行精準劃分，使不同的檔案信息存在于不同的數(shù)據(jù)庫中，用戶查詢更具有針對性，利用成效及速率顯著提升，讓群眾擁有更好的辦事體驗，擁有更多的獲得感和幸福感。

2 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的原則

2.1 嚴格的管理制度

規(guī)范的行政審批檔案的管理體系構(gòu)建，會以相對完善的管理制度作為依據(jù)，來進一步促進管理工作的標準化、系統(tǒng)化，進一步提升體系健全程度。行政單位在體系構(gòu)建之前，應結(jié)合相應的政策與法律法規(guī)，根據(jù)檔案管理工作開展的實際情況和預期成效進行深入調(diào)研、實地考察，構(gòu)建符合本單位實際、具有本單位特色的制度體系，從而推動行政審批檔案的收集、管理、存儲和利用，為檔案資源平臺的統(tǒng)一性、集中性、科學性建設做服務。

2.2 專業(yè)的人員配置

在行政審批檔案的具體管理中，相關(guān)人員是主要載體和具體執(zhí)行者，工作的開展、體系的建立、制度的落實與工作人員的水平息息相關(guān)，其專業(yè)程度直接影響管理工作成效。所以在構(gòu)建管理體系時，應對相關(guān)工作人員的知識儲備、業(yè)務能力、實操經(jīng)驗給予充分重視，在招聘過程中要將職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成納入到考核范圍，構(gòu)建以工作思維和業(yè)務能力為一體的考核體系，提升人才引進質(zhì)量，塑造管理者的職業(yè)價值觀。同時要對現(xiàn)有工作人員進行定期培訓，線上線下相結(jié)合，提供其充足的機會去汲取知識、提升能力。為今后行政審批檔案科學化發(fā)展提供人才支持，呈現(xiàn)良好的效果。

2.3 工作的具體落實

隨著社會經(jīng)濟水平的提升，行政審批檔案的分類變得更加復雜，區(qū)分程度更加精細，對應的行政部門和單位也逐漸增加。各部門行政職能不同，責任各異，行政審批檔案主管部門應明確相應的標準，避免產(chǎn)生職能重合的情況，實現(xiàn)各項檔案管理均有相關(guān)單位具體落實，統(tǒng)籌推進、突出重點，各單位各司其職、各盡其能、上下聯(lián)動、密切配合，逐級抓好責任落實，推動行政審批檔案管理環(huán)境形成務實高效工作作風，確保其運轉(zhuǎn)的規(guī)范性和針對性。同時，各單位在履行職責中，應通過對檔案價值性的鑒定進行管理工作分類，促進管理內(nèi)容的豐富性建設，做到職責分明，減少不必要的推諉糾紛，解決機構(gòu)重疊、層次過多、授權(quán)不清、人浮于事等問題，提高組織機構(gòu)的科學化、系統(tǒng)化水平，使組織機構(gòu)經(jīng)常處于合理高效的狀態(tài)，促進管理內(nèi)容的豐富性建設。

2.4 信息化體系的協(xié)同建設

目前，部分行政審批部門雖然初步購買了數(shù)字化設備，但是受到經(jīng)費、技術(shù)、政策、人員等因素的限制，尚未配套建設信息系統(tǒng)，使得行政審批信息化服務與全流程網(wǎng)上辦理嚴重脫軌。目前行政單位可積極向政府申請政策支持，充分運用“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”技術(shù)手段，通過強化部門間聯(lián)審聯(lián)辦和信息共享，研發(fā)并推出行政審批檔案一體化辦理平臺，利用信息化建設賦能政務服務提質(zhì)增效，通過信息共享，打破部門之間的“信息孤島”，實現(xiàn)“一網(wǎng)通辦、異地可辦、就近辦理”，形成數(shù)據(jù)通、系統(tǒng)通、業(yè)務通的政務服務協(xié)同聯(lián)動機制，切實以更加便捷、優(yōu)質(zhì)的政務服務助力經(jīng)濟社會高質(zhì)量發(fā)展。

3 行政審批檔案規(guī)范化管理利用的重點

3.1 提高歸檔工作的重視程度

歸檔是管理工作的重要環(huán)節(jié)，歸檔工作出現(xiàn)問題，后面的管理只會越管越亂。在行政審批檔案規(guī)范化管理工作開展之前，工作人員應對相關(guān)歸檔制度文件、業(yè)務流程做到心中有數(shù)，對待歸檔文件有宏觀的把控，進而細化歸檔標準、范圍和期限，保證按時按規(guī)收錄有價值的檔案信息，推動管理工作集中性、統(tǒng)一性建設。與此同時，工作人員應充分利用網(wǎng)絡信息技術(shù)，結(jié)合自身實際工作狀況，對紙質(zhì)原始檔案統(tǒng)一存放，對電子數(shù)據(jù)分類分項分級管理，為行政審批檔案的查詢利用打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。最后，要在及時歸檔的基礎(chǔ)上，重視共建共享流程并在此過程中保證檔案信息安全性，檔案管理利用平臺應在建設初期為用戶設置相關(guān)權(quán)限，以部門與員工的職能責任和分管范圍為依據(jù)，保證有針對性地對檔案進行歸檔整理，避免資源信息泄露的風險，實現(xiàn)在歸檔的過程中對行政審批檔案的維護。

3.2 檔案業(yè)務管理精細化建設

現(xiàn)階段，相關(guān)法律法規(guī)、制度條例的出臺，行政審批檔案有法可依、有據(jù)可循，其管理工作的順利開展離不開法律制度及政策的支持。對應的約束條件，各部門應制定適合自身實際的管理制度。注重檔案業(yè)務管理精細化建設，首先，應落實工作責任制，使相關(guān)從業(yè)人員明確自身的職責，對工作范圍進行嚴格界定，對越界行為進行嚴厲處罰，對失職瀆職行為進行嚴肅整改，在制度層面上保證檔案管理工作平穩(wěn)運行。其次，應對行政審批檔案的歸檔范圍、保管年限、是否涉密、利用流程進行明確界定，對過期、無效、利用價值低的檔案進行退回或單獨存放。無用的檔案越少，管理平臺的壓力越小，管理難度就會降低，可進一步提升檔案查詢效率和利用率。最后，要制定檔案管理標準，明確細則與要求，針對管理成果要進行督導抽查，對于問題錯誤性管理要及時整改或返工，保證系統(tǒng)平臺內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)零失誤，為檔案在收管存用過程中的規(guī)范化提供扎實保障，助推檔案管理質(zhì)量提高。

3.3 加大人才隊伍業(yè)務培養(yǎng)與考核約束

檔案管理人員對行政審批檔案的科學掌控是規(guī)范化體系建立的基礎(chǔ)，行政部門要在工作開展過程中，有意識地培養(yǎng)一批具有良好的理論素養(yǎng)、扎實的專業(yè)能力以及有較強榮譽感使命感責任感的工作人員，定期組織線上線下培訓，多渠道開展活動，分享先進地區(qū)先進部門先進思想、模式和先進技術(shù)。同時要為檔案管理人員成長“鋪路架橋”，讓管理人員走出去學習、引進來提升、干起來鍛煉。人才獲得成長、重用，單位獲得發(fā)展、壯大，開創(chuàng)雙贏局面。要在單位內(nèi)形成考核機制，提升對行政審批檔案相關(guān)從業(yè)人員的約束力，促進各項制度和措施的落實，進而保證管理工作標準化、規(guī)范化開展。各部門要根據(jù)行政審批檔案管理人員的工作態(tài)度、工作執(zhí)行力開展考核工作，以線上與線下相結(jié)合、隨機與定期相配合的方式對人員行為進行評估評價，獎懲分明、樹立榜樣，調(diào)動其工作積極性，為管理工作的進行提供指引，形成良性循環(huán)。

3.4 促進檔案管理模式創(chuàng)新

行政審批檔案管理模式的創(chuàng)新主要分為兩方面，一是制度理論創(chuàng)新，各部門要以行政職能為基礎(chǔ)，定期開展工作“回頭看”，對效果好的工作做及時推廣，對效果差的工作要梳理總結(jié)，對管理制度進行充分完善，推動工作有序高質(zhì)量開展。二是信息化技術(shù)創(chuàng)新，隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)分析、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)不斷涌現(xiàn)，在先進科技的支撐下，行政審批檔案管理工作可實現(xiàn)多元化發(fā)展。面對行政審批檔案數(shù)據(jù)量的日益增加和利用率的上升，推動其走向高端信息化道路是大勢所趨，檔案管理平臺建設作為工作重點應穩(wěn)步推進，進一步優(yōu)化管理品質(zhì)，提高查詢利用效率。與此同時，檔案管理信息化的創(chuàng)新性發(fā)展要堅持以群眾滿意為工作的出發(fā)點和落腳點，不僅要讓群眾辦成事，更要提高辦事效率、提升服務品質(zhì)，提升群眾的滿意度。交出群眾滿意“成績單”，要堅持群眾需要什么就提供什么服務，不斷創(chuàng)新服務群眾的理念與方式，做到“從群眾中來，到群眾中去”，不斷增強服務群眾的主動性、自覺性，在推動群眾工作上找對辦法，讓群眾“能辦事好辦事快辦事辦成事”，帶給群眾更多的放心、貼心和暖心。

結(jié)語

目前，行政管理體制改革不斷深化，行政審批工作日益繁重，人民群眾對檔案管理利用效率的關(guān)注度也明顯提高，行政機關(guān)對檔案管理工作愈加重視，投入精力越來越多，保證行政審批檔案的政治性、權(quán)威性、執(zhí)行性、服務性是當前行政部門檔案管理的發(fā)展方向和必須要面對的挑戰(zhàn)。在工作開展過程中，不僅要做到對電子檔案數(shù)據(jù)文件的歸檔、分類、儲存、利用，而且對傳統(tǒng)不可復制的紙質(zhì)文件也要做到妥善保存，使得該工作從源頭開始呈現(xiàn)高質(zhì)量成效。同時要進一步創(chuàng)新和豐富管理人員的培訓實踐載體，加快建成一支總體數(shù)量充足、年齡梯隊合理、專業(yè)結(jié)構(gòu)科學、能夠滿足長遠發(fā)展需要的高素質(zhì)、專業(yè)化管理人員隊伍，為檔案事業(yè)打造新標桿、堅強組織保障和人才支撐，助力各部門工作有序開展，實現(xiàn)人民群眾對檔案利用的獲得感不斷增強，進而推動并提高社會經(jīng)濟建設邁上新臺階，走向新征程。

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作者簡介：陳瑤（1980— ），大學學歷 ，文水縣行政審批服務管理局館員，工作及研究方向：食品藥品行政審批檔案。