殷俊華 ，侯敏，肖樹

［1.中南大學(xué)湘雅二醫(yī)院，湖南 長沙 410011；2.醫(yī)學(xué)信息研究湖南省普通高等學(xué)校重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室（中南大學(xué)），湖南 長沙 410013］

由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的蓬勃發(fā)展，病案信息工作得到了空前的重視。病案管理工作的結(jié)構(gòu)和流程全都是圍繞著紙質(zhì)病案的收集、整理、編碼、質(zhì)控、縮微掃描、歸檔上架、保管、使用來進(jìn)行的［1］。病案是醫(yī)療活動(dòng)的真實(shí)、具體的記錄，是具有法律意義的重要文件。病案對于醫(yī)療、教學(xué)、科研、司法鑒定、勞動(dòng)能力鑒定、保險(xiǎn)理賠來說更是不可或缺［2］。在病案收集與流轉(zhuǎn)過程中最大的隱患就是紙質(zhì)病案的安全性和完整性。自《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施以來，多層次多級別的檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門都采取了許多措施和手段來解決檔案工作中收集不全的問題，雖然也取得了一定的成果，但整體而言，病案資料收集不全和責(zé)任不明確仍然是整個(gè)病案管理工作中存在的最重要的問題［3］。因?yàn)槿狈炇諜C(jī)制，一旦紙質(zhì)病案查找不到，病案工作就會(huì)脫節(jié)。醫(yī)生認(rèn)為已經(jīng)提交給病案收取專員，是收取專員沒有做好病案簽收工作；而病案收取專員則會(huì)認(rèn)為是醫(yī)生未及時(shí)提交病案。這就會(huì)導(dǎo)致責(zé)任互相推諉的情況。那么通過使用智能病案收集柜，就可以徹底解決這個(gè)難題。

1 當(dāng)前病案收集現(xiàn)狀

紙質(zhì)病案的管理模式已經(jīng)由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)向了信息化管理，這種管理模式不僅提高了對病案管理工作質(zhì)量和效率的要求，也更加有利于各大醫(yī)院的健康發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)字化建設(shè)和病案事業(yè)的蓬勃發(fā)展大大加快了病案工作的數(shù)字化建設(shè)［4］。紙質(zhì)病案的重要性是眾所周知的，而病案的管理環(huán)節(jié)復(fù)雜，從病案的收集、整理缺項(xiàng)、編碼、縮微、歸檔，每一步都不能有任何錯(cuò)漏。記錄下紙質(zhì)病案在醫(yī)院內(nèi)部的交接信息至關(guān)重要。那么，回到最基礎(chǔ)的第一步，就是病案的收集?，F(xiàn)在各個(gè)醫(yī)院的病案收集模式都大同小異，大體分為以下幾種：有些醫(yī)院收集病案是由病案室派出專門的收集人員，推上收集紙質(zhì)病案的手推車定時(shí)定點(diǎn)去各個(gè)病區(qū)收取紙質(zhì)病案送回病案室；有些醫(yī)院收集病案則是由各個(gè)病區(qū)派出專人或者管床醫(yī)生直接將紙質(zhì)病案送往病案室；還有些醫(yī)院收集病案是由物業(yè)公司派出專人去各個(gè)病區(qū)統(tǒng)一收集好紙質(zhì)病案，送往病案室。而綜上這些流程都有一個(gè)普遍共同的問題，那就是沒有正規(guī)正式的病案交接流程和簽收憑證。每天每個(gè)病區(qū)提交給病案室的紙質(zhì)病案從幾十份到上百份，住院醫(yī)生沒有時(shí)間，也不可能等待病案室的簽收人員把每一份紙質(zhì)病案的病案號都登記下來，再進(jìn)行紙質(zhì)病案的簽收交接。幾乎沒有哪個(gè)醫(yī)院在這個(gè)細(xì)微的環(huán)節(jié)使用了信息化技術(shù)手段來保證每一份紙質(zhì)病案的安全。一旦某一份紙質(zhì)病案遺失，給醫(yī)院方和患者方帶來的損失都將是不可估量的，而且在院內(nèi)也無從追責(zé)。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代提高檔案管理水平的需求，智能病案收集柜應(yīng)運(yùn)而生了。

2 智能病案收集柜方法

2.1 基本思想

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)病案手工收集方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展的需要，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，醫(yī)院已經(jīng)產(chǎn)生了越來越多的需要收集存儲的紙質(zhì)病案［5］。而傳統(tǒng)的人工收集存儲病案的方式已經(jīng)非常不便于工作［6］。因此，目前急需一種基于射頻技術(shù)的無線射頻識別（radio frequency identification,RFID）智能病案收集柜（以下簡稱RFID 智能病案收集柜）來進(jìn)行紙質(zhì)病案的智能化收集管理。

許多醫(yī)院病案室都不在住院大樓內(nèi)，紙質(zhì)病案的收集交接一般都要花費(fèi)龐大的人力、物力和時(shí)間成本。一種方式是由病案室派出專門的病案收集人員去每個(gè)病區(qū)收集紙質(zhì)病案；另一種方式是病區(qū)派出專人將紙質(zhì)病案送往病案室。不管上述哪種方式，都需要人工交接紙質(zhì)病案。那么如果在醫(yī)院的住院部大樓內(nèi)統(tǒng)一安放智能病案收集柜，就可以節(jié)省病案室收集人員來回收取紙質(zhì)病案的時(shí)間，或省去病區(qū)醫(yī)生將紙質(zhì)病案從住院大樓送往病案室的時(shí)間。智能病案收集柜，其頭尾兩端均安放攝像頭一枚。病案室收集人員、病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員均配備專屬密碼，打開柜門后，一一讀取每份出院病案首頁側(cè)面的射頻信息，讀取一本出院病案放入柜中一本，直至本病區(qū)出院病案放置完畢，關(guān)閉柜門。智能柜保存每個(gè)病區(qū)來投送紙質(zhì)病案的賬號以及每次投放的所有紙質(zhì)病案ID 號，以備查詢核對。這樣就可以明確的知道什么時(shí)間什么人放入了哪些紙質(zhì)病案。筆者設(shè)計(jì)的智能病案收集柜如圖1。

圖1 智能病案收集柜外形圖

2.2 原理

智能病案收集柜是一個(gè)基于物聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)病案進(jìn)行識別、暫存、監(jiān)控和管理的設(shè)備。與服務(wù)器共同構(gòu)成智能病案收集柜系統(tǒng)。服務(wù)器可以對本系統(tǒng)的每一個(gè)智能病案收集柜（分別安放在內(nèi)科樓、外科樓等指定地點(diǎn)）終端進(jìn)行統(tǒng)一管理。其管理的信息包括：智能病案收集柜安放的具體位置、紙質(zhì)病案首頁的射頻信息、投送病案者的用戶信息，并對這些信息進(jìn)行分析處理。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員將紙質(zhì)病案送至指定地點(diǎn)后，按照圖1 所示只需輸入密碼，彈開柜門，將紙質(zhì)病案存入智能病案收集柜，系統(tǒng)便為該用戶發(fā)送一條信息，提示他當(dāng)前存入的紙質(zhì)病案數(shù)量。而病案室的接收人員則在每天的約定時(shí)間統(tǒng)一收取所有柜中的紙質(zhì)病案。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員可以不受時(shí)間約束，隨時(shí)存放紙質(zhì)病案，明確存放數(shù)量。這樣做，不僅節(jié)省了醫(yī)生和病案收集人員的時(shí)間，同時(shí)更是保證了紙質(zhì)病案的安全，也明晰了每一份紙質(zhì)病案的具體所在位置。

為解決上述功能問題，筆者提出了一種基于無線射頻識別技術(shù)的智能病案收集柜，如圖1。包括柜體、柜門、密碼輸入屏、讀射頻標(biāo)簽的讀碼器、監(jiān)控頭。有分隔板將柜體的內(nèi)部空間分割成了許多小空間用以存放不同病區(qū)、不同醫(yī)療組的紙質(zhì)病案。

如圖2 所示，每一份紙質(zhì)病案的側(cè)面應(yīng)夾著一個(gè)帶有無線射頻識別標(biāo)簽的夾子。柜體頂部固定連接有射頻天線，柜體中央有可以讀射頻標(biāo)簽的讀碼器。其上部有顯示屏，與射頻天線和讀碼器相連接。

圖2 紙質(zhì)病案入柜流程

智能一體化系統(tǒng)是指將設(shè)備機(jī)柜、配線柜、配電柜、UPS、蓄電池組、防雷、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行整合，為信息、通信設(shè)備提供滿足《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》（GB 50174-2017）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定運(yùn)行環(huán)境的機(jī)柜系統(tǒng)［7］。而在本文中需要用到的智能病案收集柜因?yàn)榘惭b在室內(nèi)，則不需要考慮移動(dòng)電源、防雷、空調(diào)等基礎(chǔ)配備，因此成本更低，也更容易實(shí)現(xiàn)。

3 智能病案收集柜的意義

啟用智能病案收集柜的意義重大，合理使用能避免出現(xiàn)責(zé)任的推諉，保證紙質(zhì)病案的安全性和完整性。病案室收集人員經(jīng)與病區(qū)商量，發(fā)布一個(gè)約定好的收集時(shí)間。病區(qū)管床醫(yī)生或病區(qū)固定投送病案人員能不受時(shí)間約束投放紙質(zhì)病案（只需要在約定時(shí)間之前投送即可），病案室的接收人員在每天的約定時(shí)間統(tǒng)一收取所有柜中的紙質(zhì)病案。這樣做，可以隨時(shí)存放紙質(zhì)病案，明確存放數(shù)量。這樣做，不僅節(jié)省了醫(yī)生和病案收集人員的時(shí)間，同時(shí)更是保證了紙質(zhì)病案的安全，也明晰了每一份紙質(zhì)病案的具體所在位置。

4 展望

隨著病案管理工作的不斷發(fā)展，為了改善傳統(tǒng)病案管理工作中的弊端，醫(yī)院以及軟件公司或合作或獨(dú)創(chuàng)出了各種與病案管理工作相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及微信公眾號服務(wù)新模式來順應(yīng)各方對病案資料的需求［8］。但是由于紙質(zhì)病案所記錄的原始信息不易篡改，真實(shí)性更強(qiáng)；紙質(zhì)適宜長期存儲；紙質(zhì)病案對各類設(shè)備和技術(shù)的依賴性弱，因此紙質(zhì)病案這個(gè)原始憑證一定會(huì)長期存在下去［9］，非常有必要保護(hù)好紙質(zhì)病案，隨著時(shí)間的推移，智能病案收集柜將會(huì)長期存在和使用。