陳貴嫻 成宇冀 尹鑫慈 鄒媛媛

摘要：智能化時代的來臨使“智能化辦公家具”的概念逐漸深入人心，只有靈活的辦公家具才能適配人們多樣的工作要求，智能化也成為衡量辦公家具的一個重要特性。文章針對智能化文件柜進行研究，首先明確智能文件柜的概念，闡述其相關(guān)特點、發(fā)展歷程和市場現(xiàn)狀。其次對智能文件柜進行模塊化分析，從語音提示識別控制、安全系統(tǒng)指紋識別、分類保存功能等方面入手，分析每個模塊的利弊。最后總結(jié)智能文件柜的發(fā)展趨勢為普遍性、技術(shù)創(chuàng)新性和安全節(jié)能性，并點明其對未來市場的重要性。

關(guān)鍵詞：智能化；文件柜；模塊化；發(fā)展趨勢

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1004-9436（2023）01-00-04

0 引言

隨著科技的進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日趨成熟，物聯(lián)網(wǎng)蓬勃發(fā)展，這些都為辦公家具行業(yè)變革提供了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。文件柜作為辦公場所必不可少的家具，其智能化的轉(zhuǎn)變對辦公形式產(chǎn)生了重大的影響。針對不同需求，智能文件柜不斷發(fā)展和改進，對存儲、拿取文件等基本操作已經(jīng)實現(xiàn)十分完善到位的智能化管理，對于其他延伸開發(fā)的領(lǐng)域還有待探索。

1 智能文件柜概述

智能文件柜是一套智能化軟硬件集成終端產(chǎn)品，按需集成智能實體柜，通過物聯(lián)互通的方式實現(xiàn)了紙質(zhì)卷宗文檔的集中、規(guī)范管理［1］。由于借助了各種先進的科學(xué)技術(shù)，因此在使用過程中文件柜體現(xiàn)出更加人性化、便捷化的優(yōu)勢，減少了人為因素的失誤和重復(fù)勞動，提高了文件存取、查看、修改的準確率和管理效率。此外，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，基于大數(shù)據(jù)支撐的虛擬“電子文件柜”進入大眾視野，這種“電子文件柜”從本質(zhì)上類似于一個網(wǎng)絡(luò)平臺，可以導(dǎo)出文件或數(shù)據(jù)，在一定程度上可以對智能文件柜起到輔助作用。

1.1 智能文件柜的發(fā)展歷程

1.1.1 萌芽階段（20世紀70年代至90年代）

20世紀70年代初，人們對文檔管理并沒有引起重視，檔案管理工作較為落后。隨著改革開放的深入推進，人口激增，信息技術(shù)飛速發(fā)展，各項功能開發(fā)開始朝著智能化的方向推進。1985年，出現(xiàn)了智能文件柜最原始的模型。工作人員平時將收到的各種新信息輸入機器中，機器會自動保存、增補、更新信息［2］，將文件的存儲形式從線下轉(zhuǎn)為線上線下同步進行，方便存取查詢。

1.1.2 興起階段（20世紀90年代至21世紀伊始）

20世紀90年代起，文件柜的安全問題得到重視并在原有基礎(chǔ)上提高了安全防護等級。在制作材料上嘗試玻璃、金屬及各種新興材料；在安全保險上更引進了密碼鎖、報警器等形式。與此同時，科教興國戰(zhàn)略的提出帶動了行業(yè)發(fā)展，智能文件柜逐漸呈現(xiàn)批量化、機械化生產(chǎn)趨勢，并逐漸更新?lián)Q代，尋求創(chuàng)新發(fā)展。在90年代末期，射頻識別技術(shù)的應(yīng)用開發(fā)了智能文件柜的新格局，出現(xiàn)了基于GIS的電子文件柜，即將GIS的地理實體間的空間相互關(guān)系作為索引的多媒體文檔管理系統(tǒng)，對地圖數(shù)據(jù)進行空間查詢和空間分析，同時把地理圖件作為辦公信息的一種進行裝載、處理、分發(fā)、歸檔和銷毀，并應(yīng)用在鐵路管理中［3］。

1.1.3 全面發(fā)展階段（21世紀伊始至今）

進入21世紀后，智能文件柜的發(fā)展呈現(xiàn)更加多元化的趨勢。相關(guān)研究人員又在原有的基礎(chǔ)上對智能文件柜進行細化處理。如技術(shù)方面，提出基于Arduino的智能文件柜，建立了性價比高、效率高、安全性強的無線管理系統(tǒng)［4］。如人性化方面，調(diào)整文件柜內(nèi)部空間構(gòu)架和設(shè)計。在取放文件時，通過驅(qū)動組件承載板移動帶動抽屜打開或者閉合，進而避免文件柜使用者受傷［5］。如文件保護方面，針對文件易受潮發(fā)霉的情況，設(shè)計了防潮智能文件柜等。

1.2 智能文件柜的現(xiàn)狀

1.2.1 智能文件柜的特點

（1）智能化。智能化是智能文件柜最基本的特點，從根本上改變了文件柜的傳統(tǒng)功能，借助新一代信息技術(shù)和計算機技術(shù)實現(xiàn)人機互聯(lián)，如利用虛擬現(xiàn)實技術(shù)幫助人們更迅速精確地定位文件儲存位置和狀態(tài)等，利用Java、Python等編程系統(tǒng)軟件采集分析數(shù)據(jù)和建立管理文件庫。智能化開發(fā)的方向和趨勢奠定了文件柜的基本功能，體現(xiàn)了不同的設(shè)計側(cè)重點。

（2）設(shè)計創(chuàng)新性。智能文件柜的設(shè)計在造型功能上應(yīng)遵從人體工程學(xué)和工業(yè)設(shè)計心理學(xué)，外觀設(shè)計應(yīng)符合現(xiàn)代審美要求。設(shè)計應(yīng)從模塊化、智能化、綠色化等方面出發(fā)，結(jié)合應(yīng)用形式和當今辦公大環(huán)境衍生出不同類型的產(chǎn)品，不斷改進和創(chuàng)新造型、功能、材料等。如近兩年受新冠肺炎疫情影響，越來越多的人選擇居家辦公，應(yīng)通過結(jié)構(gòu)與造型設(shè)計消解辦公家具與家庭環(huán)境的割裂感，讓用戶在家也擁有可以專心投入工作的辦公空間，讓產(chǎn)品更好地融入居家環(huán)境中［6］。

（3）人性化。根據(jù)智能辦公家具的設(shè)計準則可知，智能文件柜的設(shè)計應(yīng)以人為本。通過調(diào)研智能化家具市場發(fā)現(xiàn)，備受推崇的高科技產(chǎn)品往往具備操作煩瑣、實用性不強等缺點［7］。因此智能化家具設(shè)計師要充分考慮家具在使用過程中是否比一般文件柜更快捷方便，在運作環(huán)節(jié)是否會對人體造成隱患，在出現(xiàn)故障時是否能將損失降到最低等。這些都對實現(xiàn)工作人員和辦公家具良好互動產(chǎn)生了重要影響。

（4）安全性要求高。智能文件柜的安全性體現(xiàn)在使用和管理方面。鑒于文件存取過程中存在數(shù)據(jù)泄露的可能性，因此智能文件柜會使用各種保密措施以提高自身的安全系數(shù)。在管理方面，為了確保文件存取編輯安全便捷，設(shè)置了權(quán)限限制功能，如某些文件不支持拷貝編輯或分級授權(quán)。授權(quán)分人員授權(quán)和文件屬性授權(quán)這兩類，清晰地定義和劃分了用戶和文件權(quán)限，在提高文件安全性的同時做到了用戶分級分權(quán)閱讀［8］。

1.2.2 市場現(xiàn)狀

中國智能家居市場的整體規(guī)模在2020年就已高達3558.17億元，并且在未來幾年很有可能突破4801.2億元［9］，其中綜合實力較強的品牌有豐巢、1號柜、小鐵等。小鐵的智能辦公柜無須開柜介質(zhì)，便可實現(xiàn)一鍵開門，不同柜組帶有文件標記功能，可以標記分組管理文檔物料。2021年，市場上又出現(xiàn)了一種可通過電磁感應(yīng)亮燈且無污染、無輻射的新型智能文件柜。其原理是將每份文件均綁定專用芯片，在用戶取還文件時自動亮燈。文件柜還設(shè)有文件歸還識別區(qū)，只需要將文件靠近識別區(qū)，燈就會點亮幫助用戶迅速找到位置。

總體上，智能文件柜市場呈快速發(fā)展趨勢，人們越來越適應(yīng)使用智能文件柜，且有意識地將其與飛速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)結(jié)合起來。由此可見，未來智能文件柜的市場前景廣闊，其功能也將得到進一步拓展。

1.2.3 產(chǎn)品現(xiàn)狀

目前市面上的智能文件柜的智能化程度不一，但和一般的辦公家具相比已具備明顯的優(yōu)勢，具體體現(xiàn)在產(chǎn)品具有差異化、信息化、模塊化趨勢上。智能文件柜能結(jié)合不同的技術(shù)實現(xiàn)功能應(yīng)用，多種技術(shù)支持使文件柜呈差異化發(fā)展趨勢。如基于Arduino系統(tǒng)的文件柜，能夠更加方便快捷地編寫程序。此外，文件柜與物聯(lián)網(wǎng)信息化相結(jié)合，可以實現(xiàn)更加方便快捷的信息識別與整理，提高辦公效率。比如基于RFID天線陣列的文件柜系統(tǒng)設(shè)計實現(xiàn)了精確定位，為文件柜的使用提供了更加便利的信息技術(shù)。智能文件柜還可以通過模塊化的技術(shù)應(yīng)用使文件柜更加系統(tǒng)完整，并且能夠根據(jù)需求隨著環(huán)境與空間的變化而變化，且空間利用率較高，易于管理。

由于技術(shù)水平和使用環(huán)境的限制，因此智能文件柜也存在一些不足。首先，個體上移動不便，清理時存在死角積灰。其次，安全性能不夠高，使用鑰匙打開柜門，鑰匙容易遺失；使用指紋打開柜門，指紋又有被竊用的風險。另外，功能較為單一，缺乏創(chuàng)新性和靈活性。最關(guān)鍵的是智能化程度不高，隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的高速發(fā)展，較低級的文件柜逐漸無法適應(yīng)現(xiàn)代化的文件管理需求。

2 智能化辦公文件柜的模塊分析

2.1 語音識別提示控制模塊

智能文件柜的語音控制系統(tǒng)主要包括語音采集與識別模塊、數(shù)字分析與處理模塊、提示模塊和輸出控制模塊等。首先利用相關(guān)的智能芯片采集并且識別周圍的聲音，再對聲音進行頻譜分析，根據(jù)分析結(jié)果提取重點信息，后將匹配分數(shù)最高的參考模板作為識別輸出結(jié)果［10］。在數(shù)字分析與處理模塊中自動進行糾錯與篩別，逐幀分析指令動作特征，最終根據(jù)語音識別結(jié)果輸出相應(yīng)的控制信號，實現(xiàn)對辦公電器的語音控制。

2.2 安全系統(tǒng)指紋識別模塊

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，市場上流行的密碼鎖面臨被破解、盜取等威脅，因此增設(shè)指紋識別功能對于智能文件柜尤為重要。指紋識別模塊主要分為光學(xué)式指紋模塊、刮擦式指紋模塊和射頻式指紋模塊。模塊包括指紋的錄入、識別和檢驗等環(huán)節(jié)，通過對采集的指紋與指紋庫進行特征匹配，將指紋識別技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合［11］。但考慮到殘留的指紋印會被不法分子提取，可以在指紋識別技術(shù)的基礎(chǔ)上結(jié)合二維碼和圖像加密技術(shù)，彌補指紋識別技術(shù)安全性較差的不足［12］。

2.3 分類保存功能模塊

文件柜自身的功能特性決定了其分類保存管理的重要性，文件堆疊極易顯得雜亂無章。因此可以在文件柜中增設(shè)一個文件掃描功能模塊，可以按照時間或名稱快速查找擺放好的文件，在督促使用者整齊擺放文件的同時有利于快速存取文件。具體流程見如下流程圖：

2.4 交互設(shè)計模塊

交互設(shè)計是設(shè)計者從使用者的角度出發(fā)，分析、預(yù)測、發(fā)掘、構(gòu)建用戶和產(chǎn)品之間的互動，從而更好地研發(fā)和設(shè)計產(chǎn)品。從使用者的角度來說，交互設(shè)計是一種讓用戶使用產(chǎn)品的過程由難變易的媒介。它的目標是了解使用群體的特點及其期望值，以明晰用戶在使用產(chǎn)品的過程中進行的交流互動，設(shè)計出符合使用者心理和使用習慣的產(chǎn)品［13］。

3 智能文件柜的發(fā)展趨勢

智能文件柜將得到越來越廣泛的應(yīng)用，其發(fā)展依賴技術(shù)進步，以技術(shù)發(fā)展為核心，涉及醫(yī)療、法律、教育、管理等信息管理系統(tǒng)，要逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施，以獲得更加長遠的發(fā)展。

3.1 智能文件柜的普遍性

隨著智能化產(chǎn)品逐漸在人們的工作和生活中得到廣泛應(yīng)用，相關(guān)專家學(xué)者對智能家居的研究逐漸深入。在信息化時代，傳統(tǒng)技術(shù)控制下的辦公系統(tǒng)程序復(fù)雜煩瑣，效率較低。并且在新技術(shù)的支撐下，傳統(tǒng)檔案資料管理的完整度與便捷程度較低的劣勢更加明顯，不符合現(xiàn)代化高效率辦公管理的要求［14］。因此，越來越多的企業(yè)引入智能化辦公家具，實現(xiàn)了對文件系統(tǒng)的智能化管理控制，促進了辦公效率的提高。

3.2 技術(shù)的先進與創(chuàng)新

隨著信息時代的到來，智能辦公家具將更多地以系統(tǒng)構(gòu)架來設(shè)計，使其不再是形式和功能單一的產(chǎn)品［15］。具體到智能文件柜上，主要體現(xiàn)在文件柜表現(xiàn)形式的創(chuàng)新、文件存儲技術(shù)的創(chuàng)新、文件提取技術(shù)的創(chuàng)新，還有文件的安全性和隱私性的創(chuàng)新等方面。同時，基于模塊化設(shè)計的智能文件柜的相關(guān)技術(shù)進一步完善，并且實現(xiàn)了新的突破。如在疫情模式下誕生的共享辦公、共享信息等新興模式也將在市場上占有一席之地?；谀K化設(shè)計的共享辦公家具能夠?qū)崿F(xiàn)家具組合化、通用化和規(guī)模化，滿足不同用戶的需求［16］。通過分析智能文件柜在不同行業(yè)的相關(guān)應(yīng)用趨勢可知，智能文件柜要實現(xiàn)在不同領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用，要更加注重技術(shù)創(chuàng)新和增強自身的實用性。

3.3 安全性與節(jié)能性

不少用戶會通過智能文件柜儲存和查詢國家機密、企業(yè)機密或個人隱私信息，因此智能文件柜的安全性也將作為重要的設(shè)計內(nèi)容和參考，包括但不限于文件柜的牢固性，還有功能完整和用材堅固，中控系統(tǒng)穩(wěn)定，并且要支持電子技術(shù)和筑牢防火墻等。只有這樣才能減少病毒入侵和黑客攻擊造成的信息泄露等負面影響。

4 結(jié)語

近年來，我國辦公家具行業(yè)快速發(fā)展，整個行業(yè)發(fā)生了前所未有的變革，在組織形式等方面發(fā)生了巨大的變化，人們更注重辦公家具的實用性和功能性。在數(shù)字化時代，文件柜逐漸向智能化方向過渡。如今辦公形式還在不斷變化，由于時間和能力有限，本文對智能化辦公文件柜僅展開了一些粗淺的研究，這一領(lǐng)域仍有廣闊的研究空間。

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作者簡介：陳貴嫻（2002—），女，江蘇南京人，本科在讀，研究方向：家具設(shè)計與工程。

成宇冀（2001—），女，江蘇連云港人，本科在讀，研究方

向：家具設(shè)計與工程。

尹鑫慈（2002—），女，江蘇南通人，本科在讀，研究方

向：家具設(shè)計與工程。

鄒媛媛（1979—），女，山東煙臺人，碩士，講師，系本文通訊作者，研究方向：家具設(shè)計與工程。