摘 要：隨著現代高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校檔案管理工作開始進入新時期，這對檔案管理工作模式、方法與策略等提出了更高要求，對傳統(tǒng)檔案管理路徑構成了挑戰(zhàn)?；诖?，本文首先介紹了高校檔案管理工作的重要性，多角度論述了高校檔案的性質特點。在該基礎上，分析探討了高校檔案管理工作現狀及存在問題，最后從明確高校檔案管理工作的指導思想和原則等方面，提出了做好高校檔案管理工作的方法對策。

關鍵詞：高校檔案管理；價值分析；現狀問題；方法對策

高校檔案是高等院校建設與發(fā)展進程中形成的寶貴資料，是體現與反映高等教育事業(yè)發(fā)展脈絡的關鍵支撐。在高等教育事業(yè)發(fā)展不斷開辟新局面的趨勢下，高校理應立足自身實際，創(chuàng)新檔案管理工作模式，拓展豐富檔案管理價值內涵，為檔案管理工作賦予新的時代色彩。

1 高校檔案管理工作的重要性

高校檔案客觀、真實、全面記錄與反映了高等院校教學、科研和管理等活動的整體過程，是整個國家檔案資源體系的關鍵構成內容。在現代高等教育事業(yè)突飛猛進的背景下，全面有效做好高校檔案管理工作，既是嚴格執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)，深入落實檔案管理職責任務的內在要求，也是推動高校檔案管理工作規(guī)范化、標準化、現代化的必由之路。長期以來，各類高等院校高度重視檔案管理工作模式的創(chuàng)新，在細化完善檔案收集、整合、分類與檢索流程等方面進行了諸多有價值探索，逐步建立了符合現代檔案管理理念的方法體系，厘清了檔案管理工作的關鍵控制點，成就突出。依托于完善可行的檔案管理工作規(guī)范，高校可深入挖掘檔案資料的內在價值，將檔案資料轉換為輔助教學、科研和管理等活動高質量實施的重要參考，進而實現其應有價值，實現與高等教育事業(yè)發(fā)展之間的“同頻共振[1]”。

2 高校檔案的性質特點分析

2.1 檔案來源的社會性

高校檔案的形成與來源渠道相對多元化，也正是這種多元化的客觀現狀決定了高校檔案的社會性特點。近年來，我國高等教育事業(yè)發(fā)展勢頭迅猛，反映和記錄高校教育活動的檔案資料種類愈發(fā)豐富，教學管理、科學研究與基礎設施建設等方面所形成的檔案資料更具時代價值，不僅能夠服務于高校自身建設與發(fā)展，而且還可作為整個社會檔案體系的重要內容，服務于整個社會。

2.2 檔案形成的多元性

高校檔案形成的多元性主要表現在如下兩個方面：一是檔案形成者的多元性方面，由于高校檔案管理涵蓋了檔案信息收集、整理、保管和開發(fā)利用等多個環(huán)節(jié)，為強化突出檔案資料的客觀價值，其形成與獲得過程均需以特定管理方式為載體。二是檔案形式的多元性方面，不同類型的高等院校在辦學規(guī)模、學科優(yōu)勢與專業(yè)建設等方面存在顯著差異，其所形成的檔案資料千差萬別，這直接決定了其客觀存在狀態(tài)的多元性。

2.3 檔案管理的效益性

檔案資料自身所獨有的內在價值是其效益性的重要體現。高校檔案管理工作不僅需要將各類型的檔案資料進行及時、全面、客觀收集，更需要依托于完善的分類管理模式，強化對檔案資料內在價值的挖掘，滿足高等院校自身發(fā)展的客觀現實需求。上述過程即實現檔案材料本質屬性的過程。為提升檔案管理效益性，高校應遵循大價值、高效能和低成本的管理策略，注重檔案管理體系的宏觀約束性，優(yōu)化統(tǒng)籌安排，為高校管理決策等提供有效信息參考服務[2]。

2.4 檔案管理的動態(tài)性

檔案資料具有信息資源屬性，其形成、管理與利用過程均具有連續(xù)化的動態(tài)性特征，尤其在高校建設與發(fā)展新環(huán)境下，更需準確把握其動態(tài)性的核心要求，不斷補充完善新的檔案內容。在檔案管理的動態(tài)性要求下，高校應結合國家相關政策策略，不斷調整完善相關方法舉措，有所側重地組織開展檔案管理工作。

3 高校檔案管理工作現狀及存在問題分析

3.1 檔案管理工作思想模糊，認知不足

高校檔案管理工作需要以清晰明確的工作思想做基礎，并建立健全完善可行的檔案管理規(guī)范體系，為檔案管理的每個環(huán)節(jié)與步驟提供基礎依據與參照?？v觀當前高校檔案管理工作實際，普遍存在著工作思想模糊，工作原則和方法路徑不清晰的共性問題，部分高校對檔案管理的時代價值認知不清，片面地認為檔案管理可有可無，處于所有內部管理活動的末端。追求“大而全”，集中管理、統(tǒng)一保存的檔案管理良性局面尚未形成。

3.2 檔案管理工作模式單一，效率低下

在高等教育事業(yè)發(fā)展新形勢下，檔案管理工作同樣應與時俱進。實踐表明，部分高校檔案管理工作的整體水平不一而足，更多情況下停留在檔案收集、整理和歸檔等層面上。且檔案管理工作的階段性與片面性較強，割裂了檔案管理各項工作步驟之間的關聯，工作被動，整體效率相對低下。在基于價值化的檔案信息服務方面，盡管能夠提供檔案調閱、閱覽和外借等服務，但檔案利用程序相對復雜，且缺乏對檔案價值的深層次挖掘和研究，重藏輕用，多類別檔案資源分布不均，檔案資料的應有價值無法得到全面實現[3]。

3.3 檔案管理的現代信息化技術應用不足

現代信息化技術的快速發(fā)展與實踐運用，使傳統(tǒng)技術條件下難以達成的檔案管理工作目標更具可行性。但部分高校在檔案管理工作中的數字化、信息化、智能化程度較低，未能全面有效引入大數據技術等在內的現代科學技術方法，檔案資料的保存形式依然以紙質載體為主，電子化處理遠遠不足。由于信息化技術應用滯后，檔案數據資源的交互共享水平遠遠不足。

3.4 檔案管理人員結構欠合理，專業(yè)水平低

檔案管理人員是執(zhí)行檔案管理政策規(guī)定，落實檔案管理目標責任要求的直接實施者，其專業(yè)素養(yǎng)的高低與檔案管理綜合實效密切相關。從現狀來看，高校在檔案管理人員配置方面的不足相對明顯，人員結構欠合理。熟練掌握檔案管理基礎理論，精通檔案管理信息技術的復合型人才匱乏，專業(yè)化水平較低。部分檔案管理人員接受新知識和新技能的主動性不足，責任意識、創(chuàng)新意識與質量意識淡化，跟不上時代發(fā)展潮流，難以編研檔案文化產品，束縛著檔案管理內在活力的釋放。此外，人員穩(wěn)定性差，流動頻繁，無法充分保證檔案管理工作的持續(xù)性。

4 新時期做好高校檔案管理工作的方法對策探討

4.1 明確高校檔案管理工作的指導思想和原則

全面把握做好檔案管理工作對高等院校建設與發(fā)展的現實意義，宏觀審視檔案管理工作在現代高等教育事業(yè)中的關鍵地位，突破僵化固化檔案管理機制的束縛與桎梏，以清晰明確的工作指導思想和原則為檔案管理工作提供基礎支撐。樹立與時俱進的檔案管理工作理念，用發(fā)展的眼光看待檔案管理工作的未來發(fā)展趨向，激發(fā)檔案管理工作的原生動力，拓寬視野，開放思路，迎合新時期高等教育事業(yè)發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)。圍繞檔案管理的實用性、時效性和服務性等原則要求，多維度挖掘與整合潛在的檔案信息資源，以開發(fā)促利用，以利用助開發(fā)，為高校教育教學、科學研究及基礎設施建設等創(chuàng)造有利條件。注重對含金量高、應用性強的檔案資料的重點管理，在海量的檔案信息中提取有價值信息，深度銜接檔案資源的收集、鑒定、歸類、開發(fā)、統(tǒng)計和編研等。

4.2 豐富檔案管理工作方式，提升管理效率

在高等教育深化改革、教育結構持續(xù)優(yōu)化的背景下，高校檔案管理工作同樣應不斷總結與創(chuàng)新，以豐富化、多元化、創(chuàng)新化的工作方式，滿足高標準、高要求的檔案管理工作需求。首先，應推動檔案實體管理向人力資本管理方向轉變，構建行之有效的閉環(huán)工作機制，不斷激發(fā)與釋放檔案管理中的內在潛力，將硬性管理與軟性管理予以有機結合，實現檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的發(fā)展效果。其次，應推動檔案管理從局部管理向全面管理轉變，將檔案管理納入高校內部戰(zhàn)略體系之中，將單一化的檔案管理資源要素進行統(tǒng)籌整合，并探索實現與教學活動管理、新聞宣傳活動、科研活動之間的無縫銜接，構造形成全面化的管理網絡。再次，應推動單一化服務向多元化服務方向轉變，為高校師生提供高效的檔案咨詢服務、展示服務、主動服務和定向服務等，為檔案服務對象創(chuàng)設良好環(huán)境[4]。

4.3 引入信息化技術，推進檔案資源數字化建設

搭建基于信息化技術的檔案管理信息系統(tǒng)平臺，將相對分散的檔案信息資源進行集中統(tǒng)一管理，利用圖像掃描等技術方法，有序促進紙質載體檔案向電子載體檔案轉換，降低檔案資料的保存難度。加快推進檔案資源數字化建設進程，將大數據技術、軟件技術與智能化技術等引入檔案管理實踐之中，利用科學技術手段整合檔案資源，在檔案管理模式、方法、工具等方面實現優(yōu)化和升級。以信息化技術為依托，在檔案管理信息系統(tǒng)和高校辦公系統(tǒng)之間進行端口關聯，密切銜接各功能模塊關系，為拓展提升檔案信息資源的應用路徑創(chuàng)造良好基礎條件，按照既定規(guī)則，在特定范圍內實現檔案信息資源互聯共享。做好以電子文件為主的數字化檔案收集，建立數字化檔案數據庫，增加信息化管理深度，實現檔案資料的智慧化管理。

4.4 加強人力資源投入，提升專業(yè)化水平

定期組織檔案管理人員參加專項培訓與學習，由業(yè)內專業(yè)人士為其講解新形勢下高校檔案管理所承擔的新任務與新要求，引導其拓展豐富檔案管理行業(yè)的專業(yè)理論知識，以全面適應新形勢下檔案管理工作新要求。配置專職檔案管理人員，明確檔案管理工作崗位職責，提升檔案管理人員實操技能，鍛造其更加鮮明的檔案意識，促其以更加嫻熟的工作技能收集、整合與管理檔案資料。按照規(guī)范化、科學化的檔案管理要求，強化對檔案管理崗位人員的績效考核，深入挖掘其潛能，真正打造一支政治素養(yǎng)合格、業(yè)務技術精良、作風過硬的專業(yè)化檔案管理人才隊伍。完善檔案管理隊伍治理結構，通過按需設崗、輪崗換崗、雙向擇優(yōu)等方式，優(yōu)化人員配置，完善人才結構，激發(fā)其工作激情，對工作突出、表現優(yōu)異的檔案管理人員予以褒獎。

4.5 完善檔案編研，拓寬檔案價值利用渠道

一方面，應緊扣高等院校發(fā)展需求，制定詳細可行的檔案編研長遠規(guī)劃，將部分編研與整體編研相結合、將單一編研與多元編研相結合、將短期編研與長期編研相結合，并注重編研成本與效益，實現高校檔案材料經濟效益與社會效益的互動銜接。另一方面，應注重凸顯高校自身特色，以成果化與精品化的導向要求，通過信息圖錄、信息手冊、媒體視頻等形式展現高校檔案編研成果，提升高校自身知名度和社會影響力。深化與主流宣傳媒體單位之間的銜接合作，面向社會廣泛宣傳檔案編研成果，將時代主旋律融入其中，實現檔案資料的現實價值。提升編研質量，豐富編研形式，加強對二、三次文獻的重點編研，保障高校信息情報獲取的需要。

4.6 以協同治理視角銜接檔案管理流程，喚起“學校記憶”

在現代高校檔案管理中，協同治理理論的價值極為突出，其可通過細化分解工作職責等方式，構建形成強大的檔案管理工作合力，推動檔案管理工作高質量發(fā)展。對此，應明確高校內部各部門、各院系的檔案管理職責，從整體角度優(yōu)化檔案收集流程，將更多具有深刻發(fā)展價值和歷史留存意義的檔案進行優(yōu)化歸檔，有效跨越檔案管理在時間和空間等層面的限制。與檔案形成者保持協同，將高校內部活動中形成的重要文件、重要事項資料、教學科研檔案等進行動態(tài)化收集，建立優(yōu)化進館程序，做到應收盡收；與檔案整理者保持協同，優(yōu)化比對分析檔案資料價值，按照科學化的檔案信息資源分類整理方法，做到主動獲取檔案資源，及時查缺補漏；與檔案利用者保持協同，以信息化的方式為檔案利用者精準推送檔案資源。

4.7 優(yōu)化檢驗改進，做好檔案管理質量評價與提升

質量檢驗是改進提升高校檔案管理工作水平的重要方式，是檢驗檔案管理制度設計、過程控制與效果狀態(tài)的必然過程。對此，應選擇具有代表性的評價指標，對檔案管理的階段性成效進行分類評價，以此查找檔案管理中的短板與缺陷，進而對后續(xù)檔案管理方法舉措進行改進。針對高校檔案文件種類繁雜的客觀特點，搭建檔案管理質量評價體系，設立檔案管理質量評價專責機構，確保檔案管理質量評價的權威性。細化檔案管理質量評價評分標準，將領導重視、歸檔文件整理、歸檔文件質量、檔案移交等作為評分依據，全面客觀體現檔案管理工作的階段性成效。細化檔案管理質量評價維度，注重對一級評價指標的分解，拓展二級評價指標的覆蓋范圍，充分關注用戶利用需求，形成動態(tài)化、持續(xù)化的檔案管理質量控制體系[5]。

綜上所述，受檔案管理模式、機制與方法等要素影響，當前高校檔案管理工作實踐中依然存在諸多短板，束縛著高校檔案整體價值的優(yōu)化提升。因此，高校應立足自身實際，摒棄傳統(tǒng)陳舊檔案管理模式的制約，建立健全完善而系統(tǒng)的檔案管理工作規(guī)范體系，積極有效引入現代化的檔案管理載體工具，優(yōu)化整合檔案管理各步驟與各環(huán)節(jié)的銜接關系，為全面優(yōu)化提升檔案管理工作實效性奠定基礎，為輔助現代高等教育事業(yè)高質量發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

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[2]梁作華，趙志杰.基于“三全育人”視域下高校檔案管理育人路徑研究[J].科教導刊-電子版（上旬），2022（1）：96-97.

[3]楊曉晶.淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應用[J].辦公室業(yè)務，2021（9）：136-137.

[4]李貝.區(qū)塊鏈技術在高校檔案管理中的應用優(yōu)勢與路徑[J].信息記錄材料，2022，23（4）：139-141.

[5]岳蓓.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].中國新通信，2022，24（14）：37-39.

作者簡介：王麗英，莆田學院檔案室副研究館員，研究方向：檔案管理。