摘 要：快速、高效是信息技術(shù)的代表性特點(diǎn)，隨著新時(shí)期信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)遭遇了巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)，也面臨著前所未有的機(jī)遇，對(duì)檔案管理工作和檔案管理部門及其工作人員提出更高的要求。本文通過(guò)對(duì)檔案管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)的研究分析，希望能夠更好地為檔案管理工作在新時(shí)期的有效開(kāi)展明晰思路、辨別發(fā)展形勢(shì)，也希望能夠?yàn)楦骷?jí)檔案管理部門和相關(guān)工作人員提供一些有益的思考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

檔案管理工作一直都不是封閉獨(dú)立性的工作，其發(fā)展與社會(huì)需要、時(shí)代背景、經(jīng)濟(jì)水平、技術(shù)發(fā)展等方面有著緊密的聯(lián)系。在新時(shí)期，檔案管理工作與大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、新媒體等因素相伴，新技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇，也帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。工作中，如何抓住發(fā)展機(jī)遇搶占先機(jī)，以此推動(dòng)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，是衡量各級(jí)檔案管理部門和工作人員創(chuàng)新力的新標(biāo)準(zhǔn)。

一、新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展機(jī)遇

1.大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)給檔案管理帶來(lái)機(jī)遇

（1）海量信息得以整合

傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案為主，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給檔案管理帶來(lái)新模式，變?yōu)橐约堎|(zhì)檔案為基礎(chǔ)的電子檔案、數(shù)字檔案等綜合型的管理模式，檔案管理部門及其工作人員的職能不再局限于收集、整理、管理使用，而是擴(kuò)展為電子檔案的生成、維護(hù)以及安全保密管理，多重職能疊加以及社會(huì)化分工的細(xì)化，都導(dǎo)致了海量信息資源的產(chǎn)生，為管理這些海量信息必須借助最先進(jìn)的技術(shù)，如云平臺(tái)等進(jìn)行管理，建立起精細(xì)的云檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)海量信息資源的管理。

（2）傳統(tǒng)數(shù)據(jù)得到發(fā)掘

傳統(tǒng)檔案資源由檔案管理部門負(fù)責(zé)管理，一般不直接由需求用戶使用，各需求機(jī)構(gòu)和個(gè)人根據(jù)實(shí)際前往查借閱，因而具有被動(dòng)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的最優(yōu)效益，導(dǎo)致大量的檔案資源和檔案數(shù)據(jù)得不到有效利用和挖掘，為解決這些問(wèn)題，利用大數(shù)據(jù)對(duì)龐大的檔案信息資源進(jìn)行有效管理成為一種便捷措施。檔案管理部門通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)的歸集整理，綜合市場(chǎng)需求和使用者需求，對(duì)各類檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行聚類和分析，探究數(shù)據(jù)間的關(guān)系，進(jìn)而建立數(shù)據(jù)模型，為其他同行提供參考，不斷提高檔案資源的利用價(jià)值。

2.互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展給檔案管理帶來(lái)便利

（1）促進(jìn)技術(shù)水平的提高

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的出現(xiàn)和快速發(fā)展為檔案管理帶來(lái)便利，使得檔案管理的技術(shù)手段更加豐富和多元化，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，檔案數(shù)據(jù)錄入、檢索、分類更加便捷，很大程度上降低了工作強(qiáng)度?；ヂ?lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來(lái)，不僅提升了互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用價(jià)值。

同時(shí)，也使檔案存儲(chǔ)形式由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向圖片、音頻、視頻等存儲(chǔ)形式的多樣化發(fā)展，檔案管理技術(shù)出現(xiàn)多樣化的選擇路徑，促進(jìn)了各類檔案之間的關(guān)聯(lián)性，極大提升了檔案管理的效率。

（2）檔案的時(shí)效性得到提高

信息化時(shí)代檔案分類工作日趨完善，檔案時(shí)效性也變得愈發(fā)重要，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理而言，因?yàn)橐揽咳斯ぽ^多，導(dǎo)致工作中各項(xiàng)時(shí)間周期較長(zhǎng)，查詢借閱等工作耗時(shí)耗力，與檔案的便捷高效相悖，無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代的高效率需要，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)恰能有效彌補(bǔ)這一缺陷，可以最大限度地提升檔案管理的敏感度，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤，讓檔案信息的更新變得簡(jiǎn)單、便利。另外，以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基礎(chǔ)建立起新型檔案管理系統(tǒng)，并將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術(shù)優(yōu)化整合，形成檔案管理的新局面，助推檔案管理能力提升，保障檔案的時(shí)效性。

（3）服務(wù)空間得到拓展

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)水平快速提升和社會(huì)生產(chǎn)力的快速發(fā)展，各類檔案資源和數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)爆發(fā)式增長(zhǎng)，給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)了巨大壓力。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資源占用的物理空間大、經(jīng)濟(jì)成本高，很難實(shí)現(xiàn)新時(shí)期的檔案管理要求。以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為依托的檔案管理系統(tǒng)，利用云空間不僅存儲(chǔ)成本較低，還方便隨時(shí)查閱和離線管理，為龐大繁雜的檔案數(shù)據(jù)管理帶來(lái)了極大的便利，也進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案服務(wù)空間。

3.新媒體的應(yīng)用給檔案管理帶來(lái)發(fā)展

（1）檔案載體更加豐富

長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容單一，服務(wù)手段落后，靈活性較差。而新媒體環(huán)境以其獨(dú)特的載體形式和傳播形式，利用其廣闊的虛擬空間將各種科研信息、教育信息、娛樂(lè)信息、政治信息、社會(huì)信息等存儲(chǔ)其中，為各類檔案管理提供巨大的信息量，極大豐富了檔案內(nèi)容，使檔案?jìng)鞑バ问郊淖?、圖片、影音于一體，大大增加了其吸引力。

（2）新媒體拓寬了檔案空間

在新媒體應(yīng)用和普及之前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案不管是館藏內(nèi)容還是服務(wù)對(duì)象，相對(duì)來(lái)說(shuō)都是孤立和自成系統(tǒng)的。進(jìn)入新媒體時(shí)代，檔案管理機(jī)構(gòu)可以把傳統(tǒng)的館藏檔案以及有關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)與發(fā)展輸進(jìn)網(wǎng)站，同時(shí)，可通過(guò)設(shè)立聊天室、信息反饋等欄目，向社會(huì)各界人士提供交流思想、傳播信息和反饋信息的通道。這樣，檔案管理人員可十分便捷地了解外界的動(dòng)態(tài)，與利用者進(jìn)行溝通與碰撞。更重要的是，在新媒體環(huán)境下，檔案管理思想得到了開(kāi)放，檔案的價(jià)值選擇得到多元化發(fā)展，檔案管理的空間得到拓展。

（3）提供更為寬闊的大舞臺(tái)

傳統(tǒng)檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)是封閉的，各檔案管理機(jī)構(gòu)之間互不干涉，各自為政。進(jìn)入新媒體時(shí)代，信息的不斷開(kāi)放和檔案管理機(jī)構(gòu)之間交流的日趨頻繁，大大加快了檔案的信息化建設(shè)。一方面，新媒體使檔案管理機(jī)構(gòu)之間的資源共享越來(lái)越豐富；另一方面，檔案管理機(jī)構(gòu)可借助新媒體傳播機(jī)構(gòu)內(nèi)的動(dòng)態(tài)和成果，以擴(kuò)大知名度和影響力。因此，新媒體不僅是檔案管理機(jī)構(gòu)走向社會(huì)的通道，更是其展示自我的大舞臺(tái)。

二、新時(shí)期檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨的挑戰(zhàn)

（1）保密安全存在隱患

先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)便利，但是，技術(shù)的變革如同一把雙刃劍，在提供有益服務(wù)的同時(shí)，也使保密和安全問(wèn)題變得迫在眉睫。一方面，涉及信息技術(shù)上的問(wèn)題，另一方面，還涉及法律乃至道德上的問(wèn)題。在新時(shí)期，必須對(duì)檔案管理和檔案開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新定義，制定出更為嚴(yán)格的新標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)論是國(guó)家機(jī)密檔案，抑或是涉及隱私的個(gè)人信息被泄露，都將會(huì)給國(guó)家、社會(huì)或者個(gè)人帶來(lái)財(cái)產(chǎn)和生命安全的重大損失。

（2）技術(shù)層面有待突破

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理技術(shù)層面的要求又提升一個(gè)新的高度，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的容錯(cuò)率和可擴(kuò)展性問(wèn)題就是有待突破的難點(diǎn)。大數(shù)據(jù)的容出錯(cuò)率涉及復(fù)雜的計(jì)算方法，因而非常準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃惴ㄊ遣淮嬖诘?，也是不現(xiàn)實(shí)的。在能力可及的范圍內(nèi)，通過(guò)人工技術(shù)盡可能減少失敗率和出錯(cuò)率是大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的主要目標(biāo)。事實(shí)也證明了系統(tǒng)成本與容錯(cuò)率的負(fù)相關(guān)性，當(dāng)容錯(cuò)率越低時(shí)運(yùn)營(yíng)成本將越高，而容錯(cuò)率越高其運(yùn)營(yíng)成本越低。因?yàn)?，市?chǎng)空間單一，目前，執(zhí)行快速計(jì)算的硬件設(shè)備價(jià)格都比較昂貴，尤其是具備人工智能的設(shè)備更是價(jià)格昂貴，這些集成設(shè)備的運(yùn)用自然就增加了系統(tǒng)的采購(gòu)成本和后期的維護(hù)成本。

2.檔案管理信息化發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

（1）工作人員信息化意識(shí)程度不足

各類檔案資源是檔案管理部門持續(xù)存在的最為基礎(chǔ)也是最為核心的立足依據(jù)，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，檔案用戶包括需求機(jī)構(gòu)及個(gè)人對(duì)檔案的利用已不僅僅是單一的紙質(zhì)檔案，而是衍生出復(fù)雜的需求形勢(shì)，快節(jié)奏的工作生活狀態(tài)也使得用戶更加注重豐富、便捷、高效檔案資源利用。與一般的文字材料不同，檔案材料還具有其另外的特殊性，如一般難以通過(guò)多種途徑獲取各類信息化的資源。另外，現(xiàn)有的公文運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制尚不能完全實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，很多文字材料需要通過(guò)掃描成圖片之后再進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，然后才能進(jìn)行數(shù)字化處理。現(xiàn)實(shí)中，不少檔案管理部門及工作人員對(duì)檔案的保存意識(shí)薄弱，同時(shí)，因?yàn)橹R(shí)面和能力水平的限制，可能也不知道如何進(jìn)行有效保存，這就造成一些寶貴的信息資源遺失。

（2）傳統(tǒng)載體信息化進(jìn)度緩慢

基于現(xiàn)有的信息化技術(shù)水平，可以通過(guò)原件掃描和縮微后掃描膠片兩種技術(shù)手段完善檔案數(shù)字化，無(wú)論選取哪一種方式，都需要相應(yīng)的“人財(cái)物”準(zhǔn)備，其中部分設(shè)備的價(jià)格比較高，需要大量的資金支持。還有一些比較特殊的載體檔案，如聲像檔案等，其存儲(chǔ)、管理及后續(xù)的數(shù)字化工作，都需要不同的設(shè)備才能完成，所需要的代價(jià)就更高，還有部分機(jī)器設(shè)備工作效率和工作時(shí)限的原因，數(shù)字化工作無(wú)法快速實(shí)現(xiàn)。為規(guī)范管理，一般將掃描后的材料按照統(tǒng)一格式的圖片進(jìn)行保存，這就需要對(duì)掃描設(shè)備和掃描的圖片質(zhì)量有較高的要求，掃描出的檔案內(nèi)容必須精確，特別是以圖片形式保存的文字材料，為后期便于全文檢索，還需要在掃描后進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，這就需要消耗更多的人力和時(shí)間。

（3）多媒體的傳播率有待提高

在信息化時(shí)代，檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案資源包括文書材料檔案和多媒體信息檔案，這是多媒體技術(shù)在信息化時(shí)代廣泛應(yīng)用的有力體現(xiàn)，也是適應(yīng)信息化時(shí)代的必然結(jié)果?；诙嗝襟w的特性，傳統(tǒng)多媒體結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)無(wú)法更好適應(yīng)用戶的需求，這就需要深度開(kāi)發(fā)較為前沿的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，即多媒體模糊檢索技術(shù)，從而為檔案管理和利用提供更為便捷的技術(shù)輔助手段。此外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的問(wèn)題也越來(lái)越敏感，因?yàn)橐恍┲骺陀^原因，目前，對(duì)于檔案工作的網(wǎng)絡(luò)安全管理還沒(méi)有較為詳細(xì)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，只有較為籠統(tǒng)的管理制度，在電子文獻(xiàn)、數(shù)字檔案描述等標(biāo)準(zhǔn)方面還存在一些不足。事實(shí)上，這些標(biāo)準(zhǔn)的建立已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理組織建立規(guī)范、安全的信息資源體系的重要前提。

3.檔案管理在實(shí)踐利用中面臨的挑戰(zhàn)

（1）服務(wù)方式未及時(shí)更新

隨著社會(huì)信息量的激增，檔案資源越來(lái)越豐富，各類機(jī)構(gòu)和人群對(duì)檔案服務(wù)的需要也越來(lái)越多，越來(lái)越豐富，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不是傳統(tǒng)面對(duì)面式的服務(wù)，已經(jīng)由主動(dòng)服務(wù)代替以往的“坐等上門”的形式。其中比較明顯的變化，如在服務(wù)時(shí)空上不是“到點(diǎn)關(guān)門”，而是不受時(shí)間、空間限制，這些形式上的變化對(duì)以往的檔案管理服務(wù)形式是一種全新的挑戰(zhàn)。在信息時(shí)代，檔案管理機(jī)構(gòu)在從事實(shí)體檔案服務(wù)工作的同時(shí)，可能還將承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)中部分虛擬用戶的特殊需求，然而，檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案資源一般無(wú)法像開(kāi)放型的場(chǎng)館那樣直接面向受眾用戶，由于檔案的特殊性，還需要對(duì)用戶進(jìn)行一定限制，在場(chǎng)地和使用群體上要求較高，以往管理模式容易實(shí)現(xiàn)，但是，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境直接實(shí)現(xiàn)的話目前還存在一定的困難。

（2）隱私保護(hù)存在客觀缺陷

通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)新型檔案管理方式，必須以原始館藏資料為基礎(chǔ)，通過(guò)資料掃描、數(shù)據(jù)錄入等構(gòu)建起完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。要建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，就必須占有大量的資料，而這些資料很多是由特定的單位和個(gè)人創(chuàng)作的，凝聚著他們的勞動(dòng)價(jià)值，這就無(wú)可避免地涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的問(wèn)題。檔案管理機(jī)構(gòu)為方便管理檔案，會(huì)向檔案所有者提取相當(dāng)詳細(xì)的信息，有時(shí)這些信息會(huì)被檔案管理工作人員傳遞給其他機(jī)構(gòu)，造成檔案所有者信息的泄露。因?yàn)?，檔案所有者較多，檔案管理工作過(guò)程也比較復(fù)雜，所以，關(guān)于檔案所有者的隱私問(wèn)題也亟待解決。

（3）法律效力有待提升

在檔案管理部門中有一個(gè)共識(shí)就是檔案是作為傳統(tǒng)事務(wù)的載體，憑證作用是其重要特點(diǎn)，在法律實(shí)踐中也得到較好的認(rèn)可和體現(xiàn)。然而，由于其可修改性，在法律層面上通過(guò)設(shè)備對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)可仍有待討論，這將不可避免地影響數(shù)字檔案憑證的作用。數(shù)字檔案在檔案管理機(jī)構(gòu)中的法律效力面臨各種困難。首先，中國(guó)的訴訟法列出了七種形式的法律證據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件無(wú)疑屬于書證，但由于后來(lái)的性質(zhì)多變，電子文件無(wú)法作為權(quán)威文件出現(xiàn)。其次，中國(guó)對(duì)證據(jù)的能力規(guī)定了“原件和原件優(yōu)先”的規(guī)則，“如果確實(shí)難以提交原件，可以提交副本、照片、副本和摘錄”。所謂“原創(chuàng)”強(qiáng)調(diào)文件載體的原始性，但數(shù)字檔案的信息內(nèi)容是不是原創(chuàng)的，很難檢查其真實(shí)性。證據(jù)的真實(shí)性是決定其證據(jù)強(qiáng)度的關(guān)鍵，因此，證據(jù)的真實(shí)性包括消息內(nèi)容的完整性和消息所依賴系統(tǒng)的完整性、可靠性，包括數(shù)字檔案從生成、傳輸、存儲(chǔ)到收集的可靠性。

總體而言，在信息化、數(shù)字化快速發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理工作也不可避免地發(fā)生了較大的變化，其中有些方面使檔案管理工作受益較多，而有些方面又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。立足新時(shí)期，各級(jí)檔案管理部門及其工作者都應(yīng)順勢(shì)而為，創(chuàng)新服務(wù)理念和管理模式，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，不斷滿足新時(shí)期的用戶需求，助推檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：徐松（1992—），男，漢族，河南信陽(yáng)人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化。