摘 要：基層數(shù)字檔案室建設(shè)是當(dāng)前很多基層單位發(fā)展中的一項重點工作，通過基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的落實，能夠高質(zhì)量完成數(shù)據(jù)信息收集、存儲等工作，提升數(shù)據(jù)信息利用率，推動基層單位朝著更好的方向發(fā)展。本文闡述基層數(shù)字檔案室建設(shè)要求與標準、基層數(shù)字檔案室發(fā)展變革等內(nèi)容，分析新形勢對基層數(shù)字檔案室建設(shè)的影響，圍繞創(chuàng)建完善數(shù)字檔案管理體制、加強軟件與硬件平臺建設(shè)等幾方面，對基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作進行探究。

關(guān)鍵詞：基層；數(shù)字檔案室；建設(shè)探究

隨著電子信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，數(shù)字檔案館建設(shè)工作快速發(fā)展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)成為當(dāng)前檔案行政管理部門，以及基層單位發(fā)展的重點內(nèi)容。

基層數(shù)字檔案室建設(shè)主要是指機關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織，通過對計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)對室藏檔案的數(shù)字化加工、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用、信息化管理?；鶎訖n案不僅僅是同級國家檔案館的重要基石，同時，也是同級國家檔案館數(shù)字化發(fā)展的前提保障。通過基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的落實，能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案原件的保護，可以為檔案信息利用者提供有效、便捷的查詢服務(wù)，提升檔案信息利用率，為相關(guān)工作的落實奠定良好基礎(chǔ)。

一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)要求與標準

1.建設(shè)要求

（1）硬件要求。基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件要求包含很多內(nèi)容，包括專門的辦公場地，該場地能夠?qū)崿F(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工；專業(yè)化服務(wù)器，該服務(wù)器的主要作用是信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的存儲、管理與應(yīng)用；可以應(yīng)用在不同用戶的輸入、輸出設(shè)備，如身份證讀取器、打印機等；能夠應(yīng)用在紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)檔案載體，檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)的數(shù)碼相機、掃描儀等；光片刻錄機、磁帶機等，此類設(shè)備主要是應(yīng)用在數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)歸檔移交環(huán)節(jié)，實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)信息的存儲、查詢以及利用，推動后續(xù)工作有序開展。

（2）軟件要求。基層數(shù)字檔案室建設(shè)的軟件要求主要包括選購主流操作系統(tǒng)，或者相關(guān)單位可以結(jié)合自身實際情況，開發(fā)出穩(wěn)定性較強、安全性較高的主流操作系統(tǒng)。一是要保證選用的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能夠與單位檔案信息管理標準相符合；二是合理選用掃描軟件、圖像處理軟件等，使檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)之間實現(xiàn)有效銜接。

（3）數(shù)字化標準要求。在對相關(guān)標準進行加工、整理、管理時，要嚴格按照相關(guān)規(guī)定展開，如將國家檔案局DA/T46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》作為主要參考依據(jù)。在此背景下，也可以為檔案歸檔、檔案信息存儲等工作的落實提供保障。

2.建設(shè)標準

為推動基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作順利開展，國家檔案局針對該項工作制定并頒布相應(yīng)的建設(shè)標準，同時也提出建設(shè)要求。比如，頒布的《數(shù)字檔案建設(shè)指南》，為基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的落實提供更多參考依據(jù)，包括總體要求依據(jù)、數(shù)字檔案資源建設(shè)與保障體系依據(jù)等。在對基層數(shù)字檔案室建設(shè)原則、內(nèi)容、要求、步驟以及建設(shè)目標等基礎(chǔ)內(nèi)容有正確了解基礎(chǔ)上，需要管理系統(tǒng)能夠具備完善地收集、管理、保存以及利用功能。同時，在資源建設(shè)過程中要包括資源整理、檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源庫建設(shè)等，確保創(chuàng)建的安全保障與標準示范體系能夠具備較強的針對性。

為實現(xiàn)對基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的正確引導(dǎo)，國家還頒布相應(yīng)的建設(shè)指南，結(jié)合不同區(qū)域的實際發(fā)展特點，對基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中的概念、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施、基本特征、經(jīng)費保障、人才保障、數(shù)字檔案資源等方面進行統(tǒng)一，為建設(shè)工作提供重要參考，能夠推動建設(shè)工作的順利進行，促使基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作能夠朝著規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

二、基層數(shù)字檔案室發(fā)展變革

進入大數(shù)據(jù)、信息化時代，在不同程度上對基層數(shù)字檔案室發(fā)展產(chǎn)生影響，引起基層數(shù)字檔案室的一系列變革創(chuàng)新。

1.信息服務(wù)策略變革

從宏觀角度分析，在數(shù)字檔案室的發(fā)展中，數(shù)字檔案信息服務(wù)是其中的重點內(nèi)容，在當(dāng)前新時期發(fā)展背景下，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，數(shù)字檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)對此類資料的量化處理，實現(xiàn)信息服務(wù)智能化、科學(xué)化；從微觀角度分析，數(shù)字檔案信息服務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)對用戶需求的識別，通過對先進大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)精準的個性化服務(wù)，最大程度上滿足用戶的需求。

2.信息技術(shù)水平變革

信息技術(shù)水平的高低會對數(shù)字檔案室提供的信息服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生影響。大數(shù)據(jù)時代下，數(shù)據(jù)信息是不同類型數(shù)據(jù)信息的整合、集成，如果想要在海量數(shù)據(jù)信息中快速檢索出自身想要的信息、有價值的信息，可以采用整體分析方式、非結(jié)構(gòu)化分析方式，根據(jù)統(tǒng)一標準要求，進行檔案信息的管理、存儲。此外，針對有用的數(shù)據(jù)資料，要進行綜合分析與提取，這樣可以為用戶提供智能化服務(wù)。

3.信息服務(wù)資源變革

在現(xiàn)如今社會發(fā)展背景下，數(shù)字檔案資源數(shù)量以及數(shù)字檔案資源類型的信息服務(wù)基礎(chǔ)能夠得到強化。圍繞先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，拓展數(shù)字檔案室建設(shè)范圍，在此背景下，分散的信息、復(fù)雜的信息會受人們更多的重視。數(shù)據(jù)信息通過電子郵件、社交媒體、政府網(wǎng)頁等方式進行傳播，內(nèi)部信息服務(wù)資源將會更加豐富。

三、新形勢對基層數(shù)字檔案室建設(shè)的影響

基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的落實，依托的是先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)?；诖?，新形勢發(fā)展下的先進技術(shù)會對基層數(shù)字檔案室建設(shè)產(chǎn)生影響。

1.影響基層檔案信息收集整理

基層檔案管理工作的基礎(chǔ)就是檔案信息資源的收集與整理，先進大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為基層檔案信息資源收集、整理工作的落實提供更多便利。電子檔案資源收集與整理主要采取結(jié)構(gòu)化方式或者非結(jié)構(gòu)化方式。在基層檔案管理中，大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)能夠發(fā)揮出自身的基礎(chǔ)依賴作用，實現(xiàn)對原本檔案信息資源存儲載體的改變，在一定程度上促使基層檔案工作的全面化、綜合化。尤其是在面對相對零散的檔案信息資源時，有可能只是一個簡單的符號、數(shù)字，也能夠?qū)崿F(xiàn)對其的收集與存儲，促使零散的數(shù)據(jù)信息能夠成為結(jié)構(gòu)化檔案。對于非結(jié)構(gòu)化檔案信息資源，如多媒體圖片、電子文檔等都能夠?qū)崿F(xiàn)收集、存儲。在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，基層檔案管理部門的主要工作是收集并管理不同類型的檔案信息資源，在這一過程中，要對大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、大數(shù)據(jù)利用技術(shù)進行合理利用，提升檔案信息資源的利用率。同時，還要創(chuàng)建綜合性檔案信息資源管理部門，為各項工作的開展提供正確引導(dǎo)。

檔案工作人員要主動學(xué)習(xí)先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)，在檔案信息資源的提取與使用中，能夠?qū)⑵鋬?yōu)勢發(fā)揮出來，提升檔案信息資源的搜集與整理效率，為基層檔案管理工作質(zhì)量的提升奠定良好基礎(chǔ)。

2.影響基層檔案信息服務(wù)利用

不同類型、不同部門以及不同層次的檔案信息資源都需要通過用戶服務(wù)將其價值展現(xiàn)出來。大數(shù)據(jù)時代發(fā)展中，基層檔案信息資源服務(wù)需要樹立正確的大服務(wù)觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)觀念，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)基層數(shù)字檔案信息資源的全方位整合、處理，為檔案用戶提供高質(zhì)量服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案信息資源實現(xiàn)對用戶行為的分析，為檔案信息資源使用者提供服務(wù)，實現(xiàn)智慧型服務(wù)功能?；诖?，大數(shù)據(jù)時代下的基層數(shù)字檔案服務(wù)想要發(fā)揮自身價值，就要提前做好用戶信息的全方位挖掘與分析工作。在這一過程中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將相互聯(lián)系觀點作為正確指引，實現(xiàn)分散數(shù)字檔案信息的整合，不同檔案資源之間實現(xiàn)無縫對接，為用戶提供有效的檔案服務(wù)，使基層檔案服務(wù)逐漸朝著社會化、智能化方向發(fā)展。

四、基層數(shù)字檔案室建設(shè)措施

1.創(chuàng)建完善的數(shù)字檔案管理體系

基層數(shù)字檔案室建設(shè)是當(dāng)前基層檔案信息化建設(shè)中的一項重要內(nèi)容。在基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作落實期間，要強化數(shù)字檔案室建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，可以將基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作融入基層信息化建設(shè)規(guī)劃中，對該項工作進行整體統(tǒng)籌、規(guī)劃，可以采用先易后難、分步實施方式，從而推動基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的順利開展。首先，針對基層數(shù)字檔案室要明確具體的人員編制，也就是說，在管理體制當(dāng)中要對管理人員需要完成的具體工作做出明確規(guī)定，保證各項工作都能夠有專門的工作人員負責(zé)，推動各環(huán)節(jié)工作順利進行。同時，針對各個工作崗位要配備具有大數(shù)據(jù)思維、掌握先進技術(shù)的復(fù)合型人才，保證各項工作都能夠按照規(guī)定展開，減少問題的出現(xiàn)；其次，針對基層數(shù)字檔案室建設(shè)要制定規(guī)章制度，從而為工作人員提供正確引導(dǎo)，規(guī)范工作人員的行為，相關(guān)負責(zé)人可以結(jié)合基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作的具體需求，并圍繞上級單位的制度要求，對基層數(shù)字檔案室管理規(guī)范制度進行完善。比如，創(chuàng)建電子檔案信息資源歸檔與使用管理制度、創(chuàng)建檔案信息資源安全備份制度、管理流程制度等。確保能夠?qū)⒒鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)各類要求全部融入制度中，實現(xiàn)數(shù)字檔案建設(shè)要求與檔案信息化管理制度要求之間的相互銜接；最后，針對電子檔案信息資源，工作人員要根據(jù)信息化建設(shè)要求，實現(xiàn)對電子檔案信息資源的前端管控。在檔案信息資源大數(shù)據(jù)分析過程中，要對電子檔案信息資源歸檔、存儲、利用要求進行充分考慮，通過完善的數(shù)字檔案管理體系，能夠為基層檔案室建設(shè)工作的落實提供正確引導(dǎo)，盡量減少不合理、不科學(xué)等情況出現(xiàn)。

2.加強軟件與硬件平臺建設(shè)

在基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作落實期間，對于軟件與硬件平臺建設(shè)，需要相關(guān)工作人員給予更多重視。在具體建設(shè)工作開展中，要做好以下幾點：（1）要為建設(shè)工作配備計算機網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備設(shè)施，在保證檔案信息資源安全的基礎(chǔ)上，將計算機與外部網(wǎng)絡(luò)進行連接，創(chuàng)建局域網(wǎng)。計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)施能夠為基層數(shù)字檔案資源收集整理、存儲保管工作提供更多便利。在硬件設(shè)備配備過程中，要結(jié)合基層單位實際情況，遵循節(jié)約、便捷原則，可以配備數(shù)碼攝像機、相機、計算機終端等。如果基層單位的數(shù)字化檔案信息資源較大，并且，對于安全性有較高要求，那么，可以設(shè)置在線存儲設(shè)備或者離線存儲設(shè)備。（2）創(chuàng)建基層數(shù)字檔案室軟件平臺。在基層單位信息化建設(shè)期間，數(shù)字檔案管理軟件平臺是檔案管理的重點，也就是說，管理人員在檔案管理過程中會使用相應(yīng)的軟件平臺，不僅可以為管理人員相關(guān)工作的落實提供保障，而且能夠降低工作量，提升工作效率。檔案信息采集、管理工作以及檔案信息的使用，都可以將軟件平臺作為重要依托。如果基層單位已經(jīng)進行檔案電子化建設(shè)，針對此類單位可以配備與數(shù)字檔案室相符合的軟件系統(tǒng)，為基層單位后續(xù)檔案管理相關(guān)工作的落實奠定良好基礎(chǔ)。在創(chuàng)建基層數(shù)字檔案室軟件平臺過程中，會涉及很多不同環(huán)節(jié)，包括標準規(guī)范建設(shè)環(huán)節(jié)、軟件平臺設(shè)計環(huán)節(jié)、系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)、系統(tǒng)測試環(huán)節(jié)等。由此可以看出，軟件建設(shè)是一項復(fù)雜工作，基層單位往往無法直接完成。因此，檔案管理部門要在這一過程中將引導(dǎo)作用發(fā)揮出來，在軟件平臺設(shè)計、建設(shè)環(huán)節(jié)中加大人力、財力的投入，從而在最大程度上保證軟件平臺建設(shè)的科學(xué)性，推動各項工作高質(zhì)量開展。

3.加強檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)管

加強檔案數(shù)字化生產(chǎn)質(zhì)量監(jiān)管，是基層數(shù)字檔案室建設(shè)中的一項重點工作內(nèi)容，通過質(zhì)量監(jiān)管工作的落實，能夠及時發(fā)現(xiàn)在基層數(shù)字檔案室建設(shè)中存在的質(zhì)量問題，以及檔案數(shù)據(jù)信息收集中存在的不合理情況。首先，要落實卷宗質(zhì)量檢測工作，工作人員要檢查卷宗題名編輯是否科學(xué)，針對記載卷宗具體資料的單號、頁碼、起止時間、卷宗信息等也要進行全方位檢查。如果在檢查期間發(fā)現(xiàn)存在錯誤情況，要及時進行調(diào)整、完善，這對于后期的信息錄入能夠起到良好的促進作用。其次，對于檔案數(shù)據(jù)的錄入也要安排專門工作人員進行把關(guān)，確保各項工作規(guī)范化開展，強化錄入人員的責(zé)任意識，促使其在檔案數(shù)據(jù)錄入期間嚴格按照規(guī)定進行。針對記錄的檔案目錄信息，要開展不定期抽檢工作，最大程度上確保錄入信息的真實性、統(tǒng)一性。

五、結(jié)束語

綜上所述，基層單位在發(fā)展過程中，對于基層數(shù)字檔案室建設(shè)工作要給予更多關(guān)注，通過檔案信息的有效收集、整理與分析，為基層單位相關(guān)工作的開展提供正確引導(dǎo)。通過加強檔案數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)管、加強軟件與硬件平臺建設(shè)等不同方式，推動建設(shè)工作順利開展。

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作者簡介：金麗萍（1973—），女，漢族，云南昆明人，本科，檔案館員（中職），研究方向：基層數(shù)字檔案室探究實踐。