摘 要：不動產(chǎn)檔案是記錄和反映房地產(chǎn)開發(fā)建設、房地產(chǎn)經(jīng)營管理等活動的重要載體，其存儲管理對不動產(chǎn)交易、登記等活動具有重要意義?；跀?shù)字化技術對不動產(chǎn)檔案管理的優(yōu)勢，結(jié)合當前國內(nèi)外信息化建設成果，對數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用進行了分析和研究，提出了相應的改進措施。

關鍵詞：數(shù)字化技術；不動產(chǎn)檔案；信息化；管理

近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，不動產(chǎn)市場發(fā)展迅速。在此過程中形成的大量不動產(chǎn)檔案，具有內(nèi)容豐富、信息準確高效、形式多樣等特點，對促進相關業(yè)務的開展具有重要作用。目前，我國不動產(chǎn)檔案管理主要采取紙質(zhì)檔案進行管理。紙質(zhì)檔案是將各類不動產(chǎn)登記等活動相關文件集中存放在庫房中，在保管過程中容易出現(xiàn)受潮或霉變現(xiàn)象，影響檔案安全，同時，也不利于利用和查詢。數(shù)字化技術的應用不僅可以解決紙質(zhì)檔案存在的上述問題，還可以對房屋信息進行提取、存儲和更新等處理，使房地產(chǎn)開發(fā)建設活動相關數(shù)據(jù)更完整、更準確，為不動產(chǎn)檔案管理提供便利條件。

一、不動產(chǎn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級的必要性

數(shù)字經(jīng)濟時代，以大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等為代表的數(shù)字技術廣泛應用，改變了人們的生產(chǎn)生活方式。電子政務、智慧城市建設深入推進，城市運行和社會管理更加高效。檔案是歷史的真實、客觀記錄，電子檔案管理是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型最重要的組成部分。在電子文件管理中，以紙質(zhì)文件為載體的檔案管理模式，在實踐中已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會管理的需要，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不符合信息化時代的需求。同時，隨著國家和地方政策法規(guī)的相繼出臺，傳統(tǒng)檔案管理模式已難以適應電子文件歸檔工作，相關人員必須轉(zhuǎn)變觀念，以數(shù)字化、網(wǎng)絡化為基礎，積極探索電子檔案管理模式。

為適應新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展需要，在當前的大數(shù)據(jù)理念引領下，充分利用數(shù)字技術與實體經(jīng)濟深度融合所形成的新動能、新模式，以數(shù)字化為基礎的電子政務、大數(shù)據(jù)技術應用等已成為當今社會發(fā)展不可或缺的一部分，不動產(chǎn)檔案管理工作也不例外。不動產(chǎn)檔案作為不動產(chǎn)信息的載體，是不動產(chǎn)在生產(chǎn)經(jīng)營、交易流轉(zhuǎn)、市場流通過程中形成的具有一定保存價值的信息。國家檔案局《關于加強歸檔文件整理工作的通知》指出，檔案部門在接收并整理接收不動產(chǎn)檔案時，應確保不動產(chǎn)檔案能夠完整反映出房屋交易、納稅、登記等方面的信息。因此，在日常工作中，應做好各類房屋交易、稅費等文件資料的收集工作。在進行數(shù)據(jù)歸集時，要注意從電子文件中提取電子數(shù)據(jù)并進行歸檔校驗管理。在電子文件收集完成后，要及時整理歸檔到檔案盒中并妥善保管，同時，需要電子文件歸檔系統(tǒng)與紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)之間進行連接。

二、不動產(chǎn)檔案管理中存在的問題

1.對不動產(chǎn)檔案管理工作重視程度不一

各地區(qū)對不動產(chǎn)檔案管理工作的重視程度不一，導致各地區(qū)之間的檔案管理水平存在較大差異，對信息化建設的要求也不盡相同。對數(shù)字化技術的認識不到位，導致房產(chǎn)檔案管理效率較低、信息化建設程度薄弱。部分檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，不能熟練掌握數(shù)字化技術，導致房產(chǎn)檔案信息化建設存在缺陷，不利于不動產(chǎn)登記和不動產(chǎn)交易的順利開展。

2.數(shù)字化技術應用程度較低

數(shù)字化技術的應用程度較低，影響了房產(chǎn)檔案信息的完整性、真實性以及安全性。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設成本高，功能單一，應用范圍小，在實際管理中難以發(fā)揮其作用。數(shù)字化技術的應用受到多方面因素的制約，難以達到預期效果。

3.部門內(nèi)管理機制不健全

部分單位內(nèi)部缺乏協(xié)調(diào)一致的管理機制，不利于部門之間信息系統(tǒng)資源和工作流程的銜接和整合。檔案管理部門缺乏統(tǒng)一的管理標準，導致房地產(chǎn)登記過程中出現(xiàn)重復工作、數(shù)據(jù)不完整等問題。房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)建設需要投入大量資金，投入不足導致房屋檔案管理缺乏穩(wěn)定可靠的硬件支撐和技術支持。

4.部門內(nèi)部對資料的保管欠缺科學性

數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用，使其保管條件發(fā)生變化，制約了檔案資料保存價值的發(fā)揮。此外，數(shù)字化信息系統(tǒng)容易被惡意攻擊或非法利用。

房地產(chǎn)企業(yè)自身內(nèi)部存在大量紙質(zhì)文件和電子文件等，容易受到外界環(huán)境影響而發(fā)生變質(zhì)、損壞等情況，導致數(shù)據(jù)丟失或信息泄露等問題發(fā)生。

基于以上問題可以發(fā)現(xiàn)，數(shù)字化技術應用程度低、不動產(chǎn)檔案管理不規(guī)范和數(shù)據(jù)安全性不足制約了數(shù)字化檔案的發(fā)展應用。在此基礎上，針對上述問題需要進一步完善數(shù)字化技術建設水平、優(yōu)化信息化環(huán)境以及加強檔案工作人員素質(zhì)等多方面措施，以解決其存在問題。

三、數(shù)字化技術對促進不動產(chǎn)檔案管理工作的重要作用

首先，數(shù)字化技術為房屋檔案管理提供便利條件。數(shù)字化技術在房地產(chǎn)開發(fā)建設活動中的應用，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息實時更新、準確存儲以及安全訪問。對于紙質(zhì)資料來說，需要對房屋相關資料進行整理，并對整理后的部分資料采用電子化保存，在此基礎上建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理自動化和辦公自動化。

其次，在電子檔案管理系統(tǒng)建設過程中必須要有健全的技術設備和人員配備，保證電子材料的安全性。紙質(zhì)材料容易受到環(huán)境影響而發(fā)生霉變、損壞等情況，黑客和病毒則易造成電子材料數(shù)據(jù)的丟失或損壞，不利于相關信息提取和利用。因此，必須確保電子檔案管理系統(tǒng)能夠滿足安全管理的要求。

最后，保證電子材料數(shù)據(jù)的完整性和準確性。根據(jù)《中華人民共和國城市房地產(chǎn)管理法》規(guī)定的“房屋登記”制度要求，房屋登記中要使用與不動產(chǎn)相關的檔案資料。數(shù)字化技術在房屋管理中主要發(fā)揮以下作用：第一，利用數(shù)字化系統(tǒng)對房屋信息進行收集、整理和分類；第二，實現(xiàn)相關數(shù)據(jù)高效提取、更新；第三，實現(xiàn)業(yè)務信息資源整合；第四，實現(xiàn)檔案資源安全保管、查詢和利用等工作。數(shù)字化系統(tǒng)不僅可以提高不動產(chǎn)檔案管理速度，還在管理質(zhì)量以及安全性等問題上具有優(yōu)勢。

四、數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案中的應用分析

1.加強對不動產(chǎn)檔案資料的收集、整理和分類工作

首先，要充分認識到數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理工作中的重要作用。要明確數(shù)字化技術應用于不動產(chǎn)管理的必要性，加強對檔案資料的收集、整理和分類，確保檔案資料真實、完整、準確。

其次，在此基礎上，要進一步完善和優(yōu)化系統(tǒng)。房地產(chǎn)企業(yè)要通過數(shù)字化管理體系建立房屋檔案資源目錄，實現(xiàn)不同類型房屋信息資源之間的整合和共享。利用數(shù)字化技術可以提高不動產(chǎn)管理工作效率和質(zhì)量，避免重復勞動，浪費資源。

最后，加強對檔案資料保管環(huán)境的控制和優(yōu)化。為了確保數(shù)字化工程的安全與穩(wěn)定運行，需要做好設備維護工作。

2.建立并完善相關配套系統(tǒng)

在不動產(chǎn)檔案管理時要建立數(shù)字化管理平臺或管理系統(tǒng)來完善相關配套系統(tǒng)建設，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)一存儲以及信息查詢等功能。

3.利用計算機技術提升不動產(chǎn)檔案的數(shù)字化水平

利用計算機技術，對檔案信息進行科學的數(shù)字化處理，對其內(nèi)容、信息結(jié)構(gòu)等方面進行優(yōu)化，使之能夠在實現(xiàn)不動產(chǎn)檔案的高效利用時，保證其管理效率。

因此，在不動產(chǎn)檔案管理中應用計算機技術時要充分了解計算機的優(yōu)勢，選擇適合自身特點的數(shù)字化技術，從而保證其能夠?qū)崿F(xiàn)不動產(chǎn)檔案管理水平的提升。

五、提高不動產(chǎn)檔案利用效率和服務水平的措施

1.加快建設檔案數(shù)字化系統(tǒng)，全面整合不動產(chǎn)的檔案信息資源

在不動產(chǎn)管理過程中，需要建立和完善相關的配套系統(tǒng)。要把分散在不同部門、不同系統(tǒng)中的檔案信息進行整合，實現(xiàn)“一戶一檔”，建立統(tǒng)一完整的不動產(chǎn)電子檔案。此外，還要制定相關制度規(guī)范，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。

2.加強數(shù)據(jù)中心的建設

要建立數(shù)據(jù)中心和業(yè)務支撐中心之間的協(xié)調(diào)機制，實現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)交換。通過數(shù)據(jù)中心與業(yè)務支撐中心的協(xié)調(diào)，實現(xiàn)檔案信息與其他業(yè)務信息的無縫銜接，為不動產(chǎn)檔案的查詢利用提供便利。

3.積極推進不動產(chǎn)管理部門業(yè)務協(xié)同工作

提高不動產(chǎn)管理部門在日常業(yè)務中對不動產(chǎn)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案完整、真實。

4.加快信息化建設步伐

在電子政務、電子商務發(fā)展過程中，檔案信息成為重要的資源之一。要加強對檔案信息資源的開發(fā)和利用，提高檔案的綜合利用率。在開發(fā)過程中可以與其他部門進行共享交流，實現(xiàn)檔案信息資源的共享共用。此外，還可以通過建立電子文件交換系統(tǒng)，提高不動產(chǎn)工作人員的辦公效率。

5.加強檔案管理隊伍的教培工作

必須做好不動產(chǎn)檔案管理隊伍的培養(yǎng)與教育工作。為了適應信息化社會發(fā)展需求，要不斷加強對相關人員的培訓教育工作，以確保不動產(chǎn)檔案管理需要滿足公眾需求。（1）通過信息化手段可以及時、有效地收集和整理不動產(chǎn)檔案信息資源；（2）利用數(shù)字化技術可以全面快速地存儲、處理和提供大量真實、準確、完整、安全的相關房地產(chǎn)交易信息；（3）有效管理與利用檔案信息資源；（4）實現(xiàn)網(wǎng)上查詢預約等功能，方便群眾使用不動產(chǎn)檔案資料及其他業(yè)務需求。通過不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作效率，以更好地實現(xiàn)服務管理目標。

六、對不動產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作的建議

1.明確各項管理工作的范圍及職責

檔案部門作為不動產(chǎn)檔案的主要管理機構(gòu)，應加強對電子文件的管理工作。

一是明確電子文件的歸檔范圍、保存期限和形成方式，并建立電子文件管理制度和技術標準。二是明確電子文件管理的具體要求，制定相關標準，保證電子文件歸檔、管理和利用工作順利開展。三是在國家檔案局下發(fā)《關于全面清理電子文件歸檔范圍和檔案保管期限，進一步明確電子文件歸檔范圍和檔案保管期限有關問題的通知》（國檔發(fā)〔2020〕3號）前已形成的不動產(chǎn)檔案，要依法依規(guī)明確電子公文存檔年限。四是建立健全不動產(chǎn)檔案信息安全保護機制，嚴格落實安全保密責任。

2.加強信息化技術建設，完善數(shù)據(jù)庫標準

一是在充分調(diào)研和論證基礎上形成統(tǒng)一的規(guī)范標準，加強對數(shù)據(jù)庫信息安全管理。二是將不動產(chǎn)登記、交易、抵押的電子檔案納入統(tǒng)一的電子數(shù)據(jù)歸集體系，實現(xiàn)多部門共享，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)無縫對接。三是建立不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)共享交換平臺，實現(xiàn)電子證書、電子證明在全國范圍內(nèi)的互認互通。四是建立不動產(chǎn)登記相關數(shù)據(jù)標準體系，推進與其他政府部門之間的對接互通。

3.完善紙質(zhì)不動產(chǎn)檔案管理工作

一是在現(xiàn)有電子登記資料收集整理工作基礎上，繼續(xù)推進存量不動產(chǎn)市場監(jiān)管等系統(tǒng)的建設，并將不動產(chǎn)檔案監(jiān)管系統(tǒng)作為不動產(chǎn)檔案管理工作的重要組成部分。二是進一步規(guī)范和完善不動產(chǎn)交易管理部門出具的房屋產(chǎn)權(quán)證書，規(guī)范房屋產(chǎn)權(quán)證明材料形式，為人民群眾提供便捷服務。三是加強不動產(chǎn)檔案信息化建設，推動不動產(chǎn)登記資料數(shù)字化整合和歸檔，加強房屋檔案信息安全保護工作。

4.推進電子文件歸檔，提升檔案信息化管理水平

一是根據(jù)《國家電子文件管理辦法》，明確在不動產(chǎn)檔案管理中應使用電子資料，實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。二是將不動產(chǎn)檔案、房屋交易檔案和土地使用權(quán)檔案納入電子檔案歸檔范圍，實現(xiàn)不動產(chǎn)統(tǒng)一登記與交易的電子政務全覆蓋。三是嚴格執(zhí)行《關于加強房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)購房登記的通知》（國土資發(fā)〔2006〕208號）關于購房合同中必須有房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)名稱、樓盤表（房屋平面圖和附圖）并由房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)統(tǒng)一提供的規(guī)定。四是按照《國家檔案局關于規(guī)范電子公文歸檔范圍和檔案保管期限的通知》（國檔發(fā)〔2020〕3號），不動產(chǎn)登記、房屋交易和土地使用權(quán)登記業(yè)務中形成的紙質(zhì)公文應當作為電子文件歸檔范疇及保管期限。

七、結(jié)束語

本文基于數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用，對相關問題進行了分析研究，并提出了相應的改進措施。

當前，我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，數(shù)字化技術也得到廣泛應用。在利用數(shù)字化技術提升檔案管理水平的過程中，還需要不斷創(chuàng)新，以適應當前社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。

不動產(chǎn)檔案具有信息價值高、類型豐富等特點，對其管理工作提出了更高要求。在不動產(chǎn)檔案利用過程中，要提高工作人員素質(zhì)以及服務水平，保證檔案信息的安全性、保密性。此外，還需要進一步優(yōu)化不動產(chǎn)檔案管理方式和流程等內(nèi)容。數(shù)字化技術作為一種新型的管理手段和工具，在不斷完善不動產(chǎn)檔案管理方面發(fā)揮著重要作用。

數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用是一個循序漸進的過程，其對檔案管理工作起到了重要作用。因此，要想充分發(fā)揮數(shù)字化技術對不動產(chǎn)檔案管理的優(yōu)勢，需要從以下幾個方面入手：首先，要加強制度建設。針對當前不動產(chǎn)檔案管理中存在的問題，應進一步完善并落實各項制度，從制度上規(guī)范不動產(chǎn)檔案的管理工作；其次，要強化人才培養(yǎng)。提高工作人員的業(yè)務素質(zhì)是數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中應用的關鍵，需要加大對其人員培訓力度；最后，要加強硬件設備設施建設。對計算機設備、網(wǎng)絡設備和存儲介質(zhì)進行升級改造，并完善硬件設備設施建設。

數(shù)字化技術在不動產(chǎn)檔案管理中的應用雖然取得了一定進展，但也存在著一些問題，如相關制度不夠完善、數(shù)據(jù)傳輸效率不高、數(shù)字化技術應用難度較大等，需要進一步改進。

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作者簡介：劉從文（1975—），女，漢族，泰安肥城人，本科，館員，研究方向：不動產(chǎn)檔案的整理與管理。