郭曉峰 劉言東

“我們已經(jīng)建成紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的上傳、保存、訪問(wèn)、在線查詢(xún)等功能，服務(wù)自然資源管理的水平大幅提升。”方城縣自然資源局檔案室負(fù)責(zé)人說(shuō)。

近年來(lái)，方城縣自然資源局把數(shù)字化建設(shè)作為提升檔案管理水平的有力抓手，成立專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，按照籌劃、試點(diǎn)、建庫(kù)、應(yīng)用四步走戰(zhàn)略，扎實(shí)推進(jìn)檔案信息化管理工作。

系統(tǒng)規(guī)劃? ?試點(diǎn)先行

針對(duì)之前檔案查詢(xún)效率低、管理難度大等問(wèn)題，方城縣自然資源局及時(shí)成立專(zhuān)門(mén)的工作機(jī)構(gòu)——信息中心，并于2021年啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

工作中，信息中心通過(guò)主動(dòng)與各股（室）充分對(duì)接，了解檔案資料要件構(gòu)成，圍繞“保存什么資料、如何保存使用”進(jìn)行研討，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)建議，最終采用檔案掃描錄入方式，對(duì)建局以來(lái)各類(lèi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理。結(jié)合實(shí)際工作需要，信息中心主動(dòng)加強(qiáng)與技術(shù)協(xié)作單位對(duì)接，廣泛了解建庫(kù)要素條件，圍繞“建什么樣的系統(tǒng)、如何建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)”進(jìn)行研討，多方收集信息，充分進(jìn)行調(diào)研，確定了建庫(kù)所需的掃描件格式、形成的電子版資料命名形式，明確了系統(tǒng)框架構(gòu)成、功能體現(xiàn)，形成了建庫(kù)初步規(guī)劃。

鑒于開(kāi)展此項(xiàng)工作暫無(wú)可借鑒經(jīng)驗(yàn)，該局決定按照“試點(diǎn)先行、由點(diǎn)帶面、總結(jié)提升、全面展開(kāi)”原則開(kāi)展工作，試點(diǎn)股（室）指定專(zhuān)人，根據(jù)入庫(kù)條件要求，對(duì)所有檔案資料按年度、類(lèi)別等進(jìn)行整理、掃描，并列出檔案資料的目錄清單。按照建庫(kù)規(guī)劃，技術(shù)協(xié)作單位指定專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，編寫(xiě)系統(tǒng)程序，實(shí)施建庫(kù)工作，多次組織座談會(huì)，對(duì)基本框架結(jié)構(gòu)、模塊組成進(jìn)行調(diào)整完善。

嚴(yán)格把關(guān)? ?建成系統(tǒng)

方城縣自然資源局組建以后，如何更好地為履行“兩統(tǒng)一”核心職責(zé)提供支撐保障，成為檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。原國(guó)土資源局、規(guī)劃局檔案信息化水平差異較大，而通過(guò)紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案資源標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和質(zhì)量提升、各類(lèi)檔案的有序管理與規(guī)范利用，為行政管理職能的履行起到了重要支撐作用。

針對(duì)股（室）歷史積累的檔案資料多、掃描入庫(kù)工作量大等問(wèn)題，為加快工作進(jìn)度，該局在先期試點(diǎn)股（室）取得經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，組織機(jī)關(guān)各股（室）利用掃描儀、復(fù)印機(jī)、手機(jī)等同步開(kāi)展掃描工作。信息中心與主辦股（室）通過(guò)反復(fù)對(duì)接，從掃描格式、掃描質(zhì)量、存儲(chǔ)形式、命名方式、成果內(nèi)容等方面不斷修正、完善和規(guī)范。

為全面做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，做到掃描建庫(kù)兩不誤，該局通過(guò)與協(xié)作單位反復(fù)商討，從框架布局、存儲(chǔ)上傳、搜索功能、編輯刪除、賬號(hào)管理和權(quán)限設(shè)置等方面經(jīng)過(guò)多次調(diào)整、修正和完善，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)安裝到系統(tǒng)服務(wù)器。信息中心按照工作規(guī)范，先后將移交掃描成果的股（室）掃描成果導(dǎo)入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行反復(fù)調(diào)試。根據(jù)應(yīng)邀人員校驗(yàn)、檢驗(yàn)情況，結(jié)合其實(shí)踐運(yùn)用體驗(yàn)效果，積極采納合理化意見(jiàn)建議，并多次邀請(qǐng)技術(shù)協(xié)作單位對(duì)數(shù)據(jù)成果和系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行完善，順利完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)基礎(chǔ)功能建設(shè)。

全面應(yīng)用? ?效能提升

信息中心作為紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的具體承擔(dān)單位，依托既有的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)、技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加大資金投入，配備業(yè)務(wù)骨干，為建設(shè)數(shù)字化檔案提供了有力支撐保障。

該局邀請(qǐng)協(xié)作單位對(duì)信息中心人員進(jìn)行系統(tǒng)使用、錄入操作、運(yùn)行維護(hù)等方面的培訓(xùn)，達(dá)到系統(tǒng)操作熟練、規(guī)范使用；對(duì)所有需要進(jìn)行檔案入庫(kù)掃描的股（室）掃描人員進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)范化培訓(xùn)，提高掃描操作能力和應(yīng)用能力，做到掃描成果清晰、高效、規(guī)范，適時(shí)組織開(kāi)展各股（室）新檔案資料掃描錄入工作，并及時(shí)把完成掃描任務(wù)、達(dá)到技術(shù)要求的股（室）掃描成果錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)掃描、錄入一體化。

按照管理權(quán)限和資料密級(jí)等級(jí)，該局建立自然資源數(shù)據(jù)共享體系，設(shè)置不同賬號(hào)訪問(wèn)權(quán)限，加強(qiáng)數(shù)字化系統(tǒng)的實(shí)踐操作和成果運(yùn)用，充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能和性能。制定出臺(tái)《方城縣自然資源局檔案管理制度》，在明確工作職責(zé)的同時(shí)，明確檔案的收集、整理、分類(lèi)、存儲(chǔ)和使用等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密、保管制度，確保檔案的完整、安全，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的規(guī)范管理和有效使用，有效提升服務(wù)能力和水平。（作者單位：方城縣自然資源局，河南省自然資源綜合保障中心）