徐珊珊

根據(jù)國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》8號令的規(guī)定，各機關(guān)單位編制本單位的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》（以下簡稱《期限表》），以此明確文件材料歸檔范圍、鑒定文書檔案文件價值，確定檔案文件保管期限的依據(jù)和標準。由于機構(gòu)改革，機構(gòu)職能發(fā)生變化，機關(guān)單位內(nèi)部處室發(fā)生調(diào)整，原有的《期限表》暴露出一些問題，不符合機關(guān)單位內(nèi)部現(xiàn)狀，很難再成為本單位文件材料歸檔和文書檔案劃分保管期限的依據(jù)。因此，機關(guān)單位的檔案部門需要盡快根據(jù)新的“三定”方案重新編制符合單位內(nèi)現(xiàn)狀的《期限表》，以便后續(xù)指導并開展文書檔案的歸檔工作。筆者通過在機關(guān)單位中參與《期限表》編制工作的經(jīng)歷，總結(jié)了編制過程中需要遵循的幾項原則，編制過程中面臨的種種問題，處理問題的具體做法以及對整個編制工作的思考。

一、編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的現(xiàn)實意義

（一）現(xiàn)狀

機關(guān)單位機構(gòu)改革后，在實行原有的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》時暴露出一些問題。一是機關(guān)單位職能調(diào)整，新增加職能所產(chǎn)生的文件材料未收錄到原有的《期限表》當中去，造成歸檔范圍有遺漏，有些重要文件材料未納入歸檔范圍；二是國務院自2015年開始大力推進“放、管、服”和優(yōu)化營商環(huán)境后，機關(guān)單位的日常公務活動中形成文件材料的內(nèi)容和形式發(fā)生了較大變化，原有的《期限表》在內(nèi)容表述上不符合當下機關(guān)單位部分文件材料的現(xiàn)狀。隨著機關(guān)單位機構(gòu)改革的逐步落實，機構(gòu)設(shè)置和職責分工的調(diào)整基本到位，機關(guān)單位在機構(gòu)設(shè)置、職責分工上都進行了較大調(diào)整，加之上述種種問題，適時啟動《期限表》的重新編制工作已是迫在眉睫。

（二）意義

文書檔案是機關(guān)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的重要檔案?！镀谙薇怼吩跈C關(guān)單位文書檔案工作中具有重要意義，是文書檔案日常管理中必不可少的規(guī)范性文件，為機關(guān)單位文件材料歸檔工作提供依據(jù)?！镀谙薇怼返木幹剖巧婕皢挝蝗娼ㄔO(shè)的一項工作，需建立在全面掌握機構(gòu)設(shè)置、歸檔部門職能、檔案種類、人員等詳細情況的基礎(chǔ)上。筆者參與的《期限表》編制是根據(jù)機關(guān)單位最新機構(gòu)設(shè)置情況（“三定”方案）編制，此次編制的成果在機關(guān)單位內(nèi)應用的同時，所屬的分局和委屬單位也可參照執(zhí)行。

二、《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的編制原則

（一）遵循法律法規(guī)

國家法律、法規(guī)和各種規(guī)范性文件中相關(guān)條款是機關(guān)單位編制《期限表》應遵循的重要依據(jù)?！镀谙薇怼返木幹剖紫葢駨摹稒n案法》《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定。另外，文書檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，歸檔范圍和保管期限表的編制是文書檔案基礎(chǔ)業(yè)務工作的重要內(nèi)容，應在檔案行業(yè)相關(guān)規(guī)范的指導性下進行，這些規(guī)范包括國家檔案局【13號令】【8號令】、所在地方發(fā)布的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實施細則》等。

（二）工作原則

從遵從法規(guī)和業(yè)務法規(guī)的要求出發(fā)，《期限表》的編制應堅持科學性、可操作性和審批性3項基本原則。

1.科學性原則

《期限表》的編制應具有科學性。具體是指《期限表》能夠科學地體現(xiàn)每類文件材料具有的價值，將有關(guān)聯(lián)文件有機結(jié)合起來，使有價值的文件材料進行科學的組件，形成文書檔案，并使人們對文書檔案有效發(fā)揮作用的預期與所應保管的期限吻合。

2.可操作性原則

《期限表》的編制應具有可操作性。具體是指《期限表》中內(nèi)容的設(shè)置應當具有較大的覆蓋面，能與機關(guān)單位各部門實際有歸檔價值的絕大多數(shù)文件材料具有對應關(guān)系，內(nèi)容的表述能基本符合或概括出文件材料的特點和文書檔案的現(xiàn)狀。同時條款描述要明確、實用、便于操作。工作人員能依據(jù)《期限表》快速劃分文件材料，精準地判斷出文件材料的價值，從而明確其是否屬于該部門的歸檔范圍并能準確劃分其對應的保管期限。

3.審批原則

《期限表》應在單位內(nèi)具有法規(guī)或規(guī)章作用，為此要求檔案部門要加大對《期限表》的管理力度，把審定、頒布《期限表》作為一項重要工作任務，將《期限表》作為歸檔工作中判定是否正確整理并文書檔案保管期限的重要依據(jù)和有力手段?！镀谙薇怼芬坏╊C布實行，機關(guān)單位內(nèi)各部門均應按規(guī)定嚴格執(zhí)行，減少工作人員主觀因素的影響，克服文件材料和文書檔案保管期限劃分時的隨意性，機關(guān)單位內(nèi)檔案部門的各級領(lǐng)導及文書檔案工作人員應對此項工作進行審批。

三、編制過程中面臨的主要問題

筆者所參與的具體編制的工作主要分為五個步驟：成立編制小組、編制小組集中統(tǒng)一學習相關(guān)材料、編制小組制定實施計劃、調(diào)研各部門文書檔案歸檔現(xiàn)狀、組織擬寫文件草稿并完成定稿。編制小組在按照步驟展開實施時，主要面臨了幾點問題。

（一）編制小組中的專業(yè)人員力量及編制經(jīng)驗不足

機關(guān)單位內(nèi)編制小組的人員力量是保障編制工作順利推進的重要前提。編制小組通常是由機關(guān)單位內(nèi)檔案部門的工作人員組成，參與編制工作的檔案部門工作人員應具備相關(guān)文書檔案的理論儲備，有理論聯(lián)系實際的能力，對單位內(nèi)的相關(guān)業(yè)務有一定程度的了解并且具有良好的交流溝通能力。然而，由于文書檔案工作與日常的行政等相關(guān)工作的界限劃分不清，在檔案部門的工作人員很多都非檔案專業(yè)出身，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)水平不高，還有一部分工作人員雖在檔案部門工作，但在日常辦公時不負責文書檔案的業(yè)務工作，對機關(guān)單位內(nèi)的文書檔案相關(guān)規(guī)定及現(xiàn)狀也不夠了解，影響了工作的開展。另一方面，即使是檔案學專業(yè)人才，在歸檔范圍和保管期限修訂方面也存在專業(yè)知識不足的情況。此外，《期限表》的編制小組成員大都沒有參加過類似的編制工作，缺乏經(jīng)驗。編制小組中的專業(yè)人員力量及經(jīng)驗不足，影響了編制工作的效率。

（二）各部門對編制工作缺乏配合

《期限表》的編制工作是一項需要各部門都參與的工作，并且需要在編制過程中得到各部門的積極配合和支持。然而，由于機關(guān)單位內(nèi)部分部門對文書檔案工作的認識程度不夠，對《期限表》編制工作的重視程度不夠，加之機關(guān)單位內(nèi)的業(yè)務部門尤其是主要職能處室的工作任務比較繁重，導致《期限表》的編制過程中未得到全力配合和支持，編制工作進行速度緩慢或無法開展。例如，在編制的前期工作中，需要各部門配合提交日常工作中產(chǎn)生的有保存價值的文件材料的內(nèi)容清單及期望保存時間作為初步調(diào)查，但一些部門在編制小組進行的初步調(diào)查和征詢意見過程中沒有反饋信息或反饋速度慢，也沒有派熟知本部門業(yè)務工作人員出席由編制小組組織的相關(guān)會議，使編制工作的進度受到了影響。

（三）機構(gòu)改革后，各部門人員對本部門的具體業(yè)務不夠了解

機構(gòu)改革后，機關(guān)單位內(nèi)的部門結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，部分部門還進行了職能上的改變，部門內(nèi)發(fā)生了人員變化、崗位調(diào)整。由于在新崗位的工作經(jīng)驗不足，導致了一部分部門人員對本部門的具體業(yè)務不了解或者了解的很片面，部門內(nèi)各業(yè)務工作所產(chǎn)生的文件材料無法準確地提供給編制小組，對于后續(xù)《期限表》（征求意見稿）的審核工作也無法給出確定的回復，為編制小組的編制工作增添了難度。

（四）辦公自動化程度提高導致歸檔責任主體的認定不清晰

在機關(guān)單位中，由于辦公自動化程度顯著提高，許多文件材料都在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。其中，以對外發(fā)文為例，大多是由各部門擬寫好，機關(guān)單位內(nèi)各級領(lǐng)導審核，最后由辦公室進行發(fā)文并辦結(jié)，這在歸檔時責任主體的認定就不清晰，有的部門認為是本部門起草的文件，應由本部門歸檔，方便日后文書檔案本部門的利用，有的部門則認為應由辦結(jié)部門統(tǒng)一歸檔。所以，此問題導致了各部門在提供本部門的文件材料清單時，會出現(xiàn)歸檔文件材料內(nèi)容提供不全或者多個部門之間重復提供同一文件材料內(nèi)容的情況，編制小組需仔細核實部門提供的文件材料清單的同時還需協(xié)調(diào)各部門之間文件材料的歸檔問題。

四、解決辦法

針對上述的幾項主要問題，筆者根據(jù)編制工作的實踐經(jīng)驗，對《期限表》編制工作提出幾點解決辦法及思考：

（一）加強編制小組中的專業(yè)人員力量

對于編制小組中大部分工作人員沒有編制經(jīng)驗的問題，可以適當引進外援，比如有關(guān)檔案方面的專家、檔案局的指導人員等。這些外部力量在充分了解機關(guān)單位內(nèi)部現(xiàn)狀后，根據(jù)專業(yè)知識和編制經(jīng)驗，可以給編制小組提供專業(yè)的技術(shù)指導或提出有參考價值的建議，協(xié)助編制小組推進《期限表》各項工作的開展。與此同時，可以通過理論宣講和技能培訓等方法來提高部門工作人員和編制小組人員對編制工作重要性的認識，提高工作技能。

（二）廣泛聽取各部門對編制工作的意見

在編制過程中，編制小組應結(jié)合調(diào)研情況，對機關(guān)單位內(nèi)各部門進行跟進指導。編制工作要以檔案部門為主導，機關(guān)單位內(nèi)各部門積極參與，編制小組與各部門建立隨時溝通機制，廣泛聽取業(yè)務人員的意見，隨時了解和掌握業(yè)務部門任務進展情況，及時提供專業(yè)的指導和服務，有效提高工作水平和效率，保障編制出的《期限表》具有實用性和可操作性。

（三）加強檔案知識的普及

編制小組在組織各部門反饋本部門文件材料現(xiàn)狀的過程中，出現(xiàn)了各部門反饋速度慢的情況。在筆者了解過后，發(fā)現(xiàn)機關(guān)單位內(nèi)各部門對文書檔案工作的認識程度參差不齊，有些部門工作人員從未涉及檔案方面的工作，對檔案方面知識的了解十分匱乏，對《期限表》的重要程度和用途毫不知情，這樣的情況為編制小組開展編制工作帶來了困難。為此，加強各部門人員檔案方面知識的普及，提升本單位全體工作人員對檔案的認知水平迫在眉睫。筆者提出幾點建議：1.由檔案部門人員組織開展有關(guān)檔案方面的知識競賽、檔案專家講座、參觀檔案館等，以活動的形式帶動各部門工作人員積極參與。2.由各部門兼職檔案員定期組織本部門開展相關(guān)檔案知識的學習，積極指導部門工作人員的檔案歸檔工作。3.檔案部門定期對各部門的歸檔情況進行考評，對于考評未通過的部門進行集中統(tǒng)一培訓相關(guān)檔案知識，并上報部門主管，督促完成檔案歸檔。

（四）提高對編制工作的重視

對于機關(guān)單位而言，行政手段是相對有效的一種工作推動方式。歸檔范圍和保管期限的編制是涉及所有文件形成部門的一項工作，組織難度較高，加之機構(gòu)調(diào)整后一些業(yè)務部門對自身職能的變化還沒有完全適應，為編制小組的工作推動能力提出了更高的要求。對于無法按照時限要求給予反饋的部門，可以報請機關(guān)單位主要領(lǐng)導審定，通過行政方式獲得自上而下的推動力，助力工作的推進。

（五）與時俱進，加強創(chuàng)新

筆者參與的編制工作中，結(jié)合了本單位的實際情況，在結(jié)構(gòu)上進行了一些創(chuàng)新。在匯總機關(guān)各部門上交的歸檔文件清單中，有一些是共有的文件內(nèi)容，例如年度計劃、總結(jié)材料、會議文件材料等，這部分內(nèi)容均編制在各部門的前10項內(nèi)容中，即《期限表》各部門的1-10項內(nèi)容是幾乎相同的，11項之后為各部門特有的文件內(nèi)容。這樣做一是有效避免了各部門歸檔范圍中的重復內(nèi)容，使表的結(jié)構(gòu)上看起來更加清晰，體現(xiàn)出各部門文件內(nèi)容的差異；二是有利于提高歸檔效率，方便接收人員快速核查各部門歸檔的文書檔案內(nèi)容是否齊全；三是便于日后根據(jù)機關(guān)單位機構(gòu)設(shè)置的變化進行相應的修訂工作。因此，結(jié)合機關(guān)單位具體情況，在《期限表》上做一些結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上的創(chuàng)新，有助于各部門對于文書檔案工作的理解，便于本單位各部門人員規(guī)范使用此表，使辦公和管理文書檔案更高效。

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作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館