曹愛(ài)芳

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為一個(gè)獨(dú)立的技術(shù)體系，在社會(huì)各領(lǐng)域得到普遍推廣和應(yīng)用。尤其對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作來(lái)說(shuō)，恰恰是大數(shù)據(jù)技術(shù)的介入，檔案管理績(jī)效才逐步凸顯出來(lái)——數(shù)據(jù)信息的收集整理工作更加便捷、檔案資源的檢索查詢流程更加簡(jiǎn)化、檔案資料的調(diào)取利用效率更加高效、用戶的個(gè)人信息更加安全。

過(guò)去，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作主要采取手工操作模式，這種傳統(tǒng)的工作方法不僅耗費(fèi)了大量的人力資源成本，工作效率也大打折扣。而隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的信息體系也日趨完善，尤其在大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)以后，資料歸集、建檔、加密、保管、檢索、調(diào)閱等檔案工作的基本流程得到進(jìn)一步優(yōu)化和改進(jìn)，人力資源投入成本越來(lái)越小、工作效率與用戶滿意率越來(lái)越高、檔案資源的利用價(jià)值也得到充分體現(xiàn)。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程方面扮演著重要角色。

一、必要性

信息技術(shù)給社會(huì)各領(lǐng)域提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持和保障，以不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作為例，在建立科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的信息系統(tǒng)之后，檔案管理工作取得了累累碩果。首先，紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案所取代，這就給不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)節(jié)省了大量的檔案管理成本，各類(lèi)檔案資源完全可以轉(zhuǎn)化為易存儲(chǔ)、易檢索、易管理的電子檔案。其次，檔案管理信息化拓寬了信息來(lái)源渠道，檔案管理部門(mén)與其它職能部門(mén)以及廣大用戶之間的溝通交流頻次越來(lái)越多，這就使人為失誤出現(xiàn)的概率大幅下降。最后，由于不動(dòng)產(chǎn)登記信息屬于涉密信息，而檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)一些成熟的加密技術(shù)，給檔案資料設(shè)置了一道緊固的防護(hù)屏障，檔案資源丟失被盜的風(fēng)險(xiǎn)大幅降低。由此可以看出，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案實(shí)施信息化管理既適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，同時(shí)，也是不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的一條必經(jīng)之路。

二、優(yōu)勢(shì)

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：第一，檔案檢索查閱更加便捷。過(guò)去，在檢索和查閱檔案信息時(shí)，往往需要多個(gè)人工審批程序，這不僅影響了工作進(jìn)程，人為失誤的情況也經(jīng)常發(fā)生。而實(shí)施信息化管理以后，這一狀況得到切實(shí)改善，工作人員只需要登錄檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并可以在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)取所需的檔案資料。與過(guò)去相比，工作效率得到大幅提升。第二，增進(jìn)部門(mén)間的溝通交流。在實(shí)施信息化管理之前，各職能部門(mén)在向檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案資料時(shí)，往往通過(guò)人工傳遞的方法，這種耗時(shí)耗力的方法使檔案管理成本大幅增加。而信息技術(shù)出現(xiàn)以后，各職能部門(mén)只需要將報(bào)送的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料，然后借助于互聯(lián)網(wǎng)或者內(nèi)部局域網(wǎng)直接傳送給檔案管理部門(mén)，這就大大簡(jiǎn)化了繁瑣的工作流程，并且增加了部門(mén)間的溝通頻率。第三，優(yōu)化了用戶體驗(yàn)。過(guò)去，用戶在查詢個(gè)人的不動(dòng)產(chǎn)信息時(shí)，往往需要多次前往不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)，才能獲取自己的不動(dòng)產(chǎn)信息，這不僅浪費(fèi)了用戶的寶貴時(shí)間，而且也影響了其它工作的正常展開(kāi)。而檔案信息系統(tǒng)建立以后，用戶只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)、手機(jī)等信息載體，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都可以輕松的進(jìn)行信息查詢，這樣既給廣大用戶提供了便利條件，也使用戶收獲了最佳的服務(wù)體驗(yàn)。

三、存在的主要問(wèn)題

（一）信息化意識(shí)淡薄

地方基層的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的基礎(chǔ)條件相對(duì)較差，設(shè)備陳舊，設(shè)施簡(jiǎn)陋，保管空間有限，這就給檔案信息化建設(shè)工作的正常開(kāi)展增加了難度。其中，最為關(guān)鍵的一個(gè)問(wèn)題是部分工作人員信息化意識(shí)淡薄，并未意識(shí)到檔案信息化管理的重要性。以至于在實(shí)際工作當(dāng)中，一些工作人員依然沿用過(guò)去的老方法，而對(duì)一些新事物、新設(shè)備、新技術(shù)、新方法卻懷有一種抵觸心理，使得工作效率大打折扣，工作失誤頻發(fā)。因其設(shè)備設(shè)施保管的場(chǎng)地與環(huán)境大多差強(qiáng)人意。因此，使保存的檔案資料難以令人滿意。

（二）存在“信息孤島”

由于國(guó)內(nèi)一些城市檔案館的建設(shè)時(shí)間比較早，以至于在發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，主要依靠于內(nèi)部的技術(shù)力量來(lái)開(kāi)發(fā)和研制檔案信息系統(tǒng)，這就使各個(gè)系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)往來(lái)通道嚴(yán)重受阻，系統(tǒng)完全處于一種孤立無(wú)援的狀態(tài)。這一局面的形成使得檔案信息資源無(wú)法共享，檔案資料的檢索與查閱行為也受到限制。比如在入庫(kù)統(tǒng)計(jì)階段，檢索、借閱等工作，需要跳轉(zhuǎn)多個(gè)系統(tǒng)才能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，并且，在線搜索渠道比較單一，電子檔案的實(shí)用性、真實(shí)性、完整性均受到一定程度的影響，不能夠滿足跨系統(tǒng)與跨部門(mén)之間檔案信息資源的利用與管理需要。

四、優(yōu)化措施

（一）健全不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)日漸成熟，這就為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)工作創(chuàng)造了良機(jī)，因此，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)一步予以優(yōu)化，以建立一套科學(xué)、實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而為檔案管理效率的提升注入源源不斷的驅(qū)動(dòng)力。首先，檔案管理人員應(yīng)將大數(shù)據(jù)技術(shù)與云備份技術(shù)有機(jī)融合到一起，并針對(duì)用戶的不動(dòng)產(chǎn)信息及時(shí)進(jìn)行備份處理，以避免信息發(fā)生丟失或者被盜的情況。其次，針對(duì)一些歷史遺留的紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)字化處理，工作人員可以利用數(shù)碼設(shè)備將這些紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化成為電子文檔，這樣既利于保存，同時(shí)，也利于后期的規(guī)范管理。

（二）創(chuàng)新服務(wù)模式

在不動(dòng)產(chǎn)信息登記檔案管理工作中，工作人員一方面需要充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的框架下，為廣大用戶提供人性化服務(wù)，以此來(lái)增強(qiáng)用戶對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記工作的滿意度。首先，檔案管理人員可以基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)手段來(lái)構(gòu)建一個(gè)新型的服務(wù)體系，這一體系的主要面向廣大用戶開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)工作。比如工作人員在檢查與核實(shí)用戶的申請(qǐng)信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)一并簽發(fā)不動(dòng)產(chǎn)登記查詢證明，并利用物流技術(shù)手段向申請(qǐng)人寄送相關(guān)的證明材料。另外，當(dāng)?shù)卣梢怨膭?lì)和支持相關(guān)單位，建立自助查詢服務(wù)機(jī)制，并不斷匯集技術(shù)力量來(lái)推進(jìn)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)程。比如當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)行政服務(wù)單位可以在便民服務(wù)中心增設(shè)自助查詢機(jī)的基礎(chǔ)設(shè)施，讓百姓群眾經(jīng)過(guò)終端機(jī)獨(dú)立進(jìn)行自主查詢，這樣可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，大幅提升工作效率，同時(shí)，也能夠提升產(chǎn)權(quán)登記查詢的服務(wù)水平與用戶的滿意率。

（三）完善不動(dòng)產(chǎn)登記檔案大數(shù)據(jù)信息管理機(jī)制

管理制度雖然是一個(gè)老生常談的話題，但是，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中卻發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記部門(mén)應(yīng)當(dāng)高度重視各項(xiàng)管理制度的編制工作，并進(jìn)一步加大管理制度的執(zhí)行力度。如果在實(shí)際工作當(dāng)中出現(xiàn)失責(zé)、違規(guī)的情況，應(yīng)當(dāng)對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要進(jìn)一步完善工作監(jiān)督機(jī)制，只有建立一套行之有效的監(jiān)督管理機(jī)制，才能更好的約束工作人員一些不良的個(gè)人行為。比如檔案管理部門(mén)可以定期抽調(diào)一些精干力量，專門(mén)對(duì)檔案管理工作的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，如果在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)督促相關(guān)的工作人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)糾正，并對(duì)糾正措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。此外，檔案管理部門(mén)還需要建立一套科學(xué)的外部監(jiān)督管理機(jī)制，并依靠廣大群眾的力量對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)或者微信等社交軟件，提出一些合理化的意見(jiàn)與建議，使檔案管理工作能夠得到持續(xù)改進(jìn)。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)始終秉持一種“與時(shí)俱進(jìn)”的態(tài)度，并樹(shù)立高度的主人翁責(zé)任意識(shí)與大局意識(shí)。在夯實(shí)檔案基礎(chǔ)管理工作根基的同時(shí)，能夠積極運(yùn)用新方法、新模式、新觀念去應(yīng)對(duì)時(shí)代的變革，并充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，為廣大用戶提供更加便捷高效的服務(wù)，以加快推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程。

作者單位：山東省威海市文登區(qū)自然資源局