朱寶生 周友泉/紹興市上虞區(qū)檔案館

按照習近平總書記關(guān)于檔案工作“三個走向”重要批示精神，一年來，紹興市上虞區(qū)檔案館統(tǒng)一思想，統(tǒng)籌兼顧，扎實開展省檔案數(shù)字資源歸集共享試點工作，已向省檔案數(shù)據(jù)共享中心平臺歸集婚姻、出生醫(yī)學證明、土地承包、山林延包、移民、知青、公證、不動產(chǎn)等民生檔案全文數(shù)據(jù)135.7萬件、開放檔案13.2萬件、疫情防控和脫貧攻堅專題檔案數(shù)據(jù)2.6萬件、音視頻檔案7.1萬件，公開出版的編研成果數(shù)據(jù)20條，網(wǎng)上展廳數(shù)據(jù)5條，鎮(zhèn)館之寶數(shù)據(jù)2條等，得到省檔案館的充分肯定。我們通過強化“四力”，較好地完成了試點任務(wù)。

1 放下顧慮，統(tǒng)一思想，強化試點推進定力

1.1 提高站位，充分認識試點工作的重要性。在省檔案館提出檔案數(shù)字資源歸集共享試點計劃后，紹興市上虞區(qū)檔案館充分認識到數(shù)據(jù)歸集共享既是落實數(shù)字化改革“制度重塑、流程再造”“打破壁壘、一貫到底”“共建共享、服務(wù)民生”要求，實現(xiàn)全省檔案工作一盤棋發(fā)展的需要，也是提升地區(qū)檔案數(shù)字化水平的重要機遇。為此，在紹興市檔案局、檔案館的支持下，主動提出試點申請，成為6家試點單位之一。

1.2 形成合力，通過多種形式宣傳試點意義。確定試點后，在區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)下，得到改革辦、財政局、大數(shù)據(jù)中心等部門在資金、項目和技術(shù)上的大力配合。同時，檔案館內(nèi)部也多次召開專題會議，統(tǒng)一思想，明確數(shù)據(jù)歸集共享工作不是做不做的問題，而是怎么做，怎么做得好的問題。全館上下形成了強大的試點合力。

1.3 落實責任，形成層層負責、分工精細的責任機制。在充分認識試點工作意義的同時，我們將數(shù)據(jù)歸集工作作為一項持續(xù)的、長期的業(yè)務(wù)工作進行通盤考慮，形成了館長抓總、分管副館長具體負責、信息技術(shù)科具體實施、各科室協(xié)調(diào)配合的共享數(shù)據(jù)歸集長效機制，建立了信息技術(shù)科科長提出申請、分管副館長審核、館長審批同意后由數(shù)據(jù)中心管理員上傳省平臺的數(shù)據(jù)歸集流程。通過明確的責任、完善機制，扎實推進檔案數(shù)據(jù)共享歸集工作。

2 守好底線，確保安全，強化數(shù)據(jù)清洗能力

2.1 科學把握數(shù)據(jù)數(shù)量、質(zhì)量和安全之間的關(guān)系。數(shù)據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量和安全是數(shù)據(jù)歸集共享的一個核心問題。數(shù)據(jù)量少，就形不成檔案大數(shù)據(jù)，利用效果就差；數(shù)據(jù)質(zhì)量差，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)無法利用或利用錯誤的問題，共享效果就差；數(shù)據(jù)涉密或涉敏，就會引發(fā)數(shù)據(jù)安全事故。為此，在試點過程中堅持全量數(shù)據(jù)歸集和全量數(shù)據(jù)質(zhì)檢同步推進，數(shù)據(jù)共享歸集和數(shù)據(jù)安全兩條腿齊步邁進的原則，既做到歸集的數(shù)據(jù)就是可用的數(shù)據(jù)，又做到共享的數(shù)據(jù)就是安全的數(shù)據(jù)。

2.2 科學制定數(shù)據(jù)上傳的實施計劃。為確保試點任務(wù)能按時高效完成，注重把牢數(shù)據(jù)上傳節(jié)奏，嚴格按照試點工作時間節(jié)點，做到計劃先行，按步推進，形成《浙江省檔案數(shù)據(jù)共享中心數(shù)據(jù)匯交臺賬》，明確歸集數(shù)據(jù)的類別、名稱、館藏數(shù)量、平臺上傳數(shù)量以及詳情說明，確保試點工作底數(shù)清、情況明、問題準、措施實。一是摸清底數(shù)，確定歸集檔案的門類、全文數(shù)字化情況；二是細化歸集檔案的條目數(shù)量、全文數(shù)量；三是科學篩選，確定歸集數(shù)據(jù)的優(yōu)先級別；四是分批上傳，確保質(zhì)量好、條目著錄齊全、OCR識別正確率高的數(shù)據(jù)優(yōu)先上傳。

2.3 科學做好上傳數(shù)據(jù)的安全檢測。這次歸集的開放檔案數(shù)據(jù)涵蓋了各個歷史時期的館藏檔案，涉及大量的文書檔案，由于早期檔案數(shù)字化掃描質(zhì)量較差，開放審核標準不統(tǒng)一，審核結(jié)果為開放的文書檔案中可能存在不宜共享的數(shù)據(jù)。對于數(shù)據(jù)中可能存在涉密、涉敏問題，采用人機結(jié)合的方式，對擬上傳的檔案數(shù)據(jù)進行涉密、涉敏自查。一方面向區(qū)保密辦購買專用涉密文件檢測工具，通過軟件工具進行涉密檢測；另一方面專門落實2名員工，對檔案數(shù)據(jù)進行人工檢測。通過兩次篩查，確保了上傳數(shù)據(jù)的安全可靠。

3 主動求教，提升業(yè)務(wù)，強化處置應(yīng)變能力

3.1 堅持多問，主動求解。通過網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)平臺向省檔案館歸集數(shù)據(jù)，由省檔案館通過統(tǒng)一平臺主動為社會群眾提供檔案數(shù)據(jù)，對于各地檔案館都是首次，在全國也屬于先行先試，碰到問題屬于正常情況。為此，在試點過程中，堅持實事求是，遇到問題想辦法主動求解。碰到標準把握不準、系統(tǒng)操作不順、上傳數(shù)據(jù)異常等問題，一方面加強與其他試點單位聯(lián)系，共同探討解決辦法；另一方面主動向省館領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)專家咨詢請教，提供技術(shù)幫助。

3.2 科學篩選，穩(wěn)步推進。檔案數(shù)據(jù)歸集的源頭是館藏檔案數(shù)據(jù)，而館藏檔案數(shù)據(jù)存在質(zhì)量不一的問題，為解決好這一問題，必須做好擬歸集檔案數(shù)據(jù)的甄別和篩選。如在編研成果數(shù)據(jù)歸集中，初步篩選的編研成果有118種，這些編研成果質(zhì)量不一，價值不一，有些編研成果在組織文字材料時比較麻煩。為此，根據(jù)實際，確定以公開出版為標準，階段性歸集20種編研成果，在“浙里檔案”展示時，取得了較好的視覺效果。

3.3 綜合研判，提升業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)標準、業(yè)務(wù)規(guī)范是數(shù)據(jù)歸集工作的保障。如在傳統(tǒng)載體檔案移交接收中，我們完善了移交接收辦法，在實體檔案移交接收中前置檔案數(shù)字化成果移交，將檔案數(shù)字化成果檢查置于檔案實體檢查之前，為今后的數(shù)據(jù)歸集工作積累了豐富的檔案數(shù)字化資源。為確保開放檔案數(shù)據(jù)歸集的數(shù)量和質(zhì)量，我們按照最新的檔案開放審核辦法，舉辦了專題業(yè)務(wù)培訓，組織全館力量重新對1949-1989年之間開放檔案進行復(fù)核，系統(tǒng)性地解決了較早時期檔案開放審核工作中存在的以卷為單位審核所帶來的問題，保證了開放檔案數(shù)字資源歸集的質(zhì)量。

4 統(tǒng)籌兼顧，數(shù)字賦能，強化數(shù)據(jù)匯集實力

4.1 搶抓機遇，加快形成數(shù)字檔案資源體系。牢牢抓住試點機遇，統(tǒng)籌兼顧，快速推進檔案數(shù)字化改革，搶抓檔案數(shù)字資源建設(shè)。實施350萬頁的檔案登記備份數(shù)字化成果采集，進一步完善17種針對性較強、實用性較高的檔案專題數(shù)據(jù)庫，加大行政權(quán)力事項電子檔案和電子公文檔案的接收力度，開展公共資源交易中心建設(shè)工程電子招投標文件的在線歸檔，快速形成了適合數(shù)字化改革需要的數(shù)字檔案資源體系。

4.2 深耕細作，提高檔案AI輔助開放審核組件功能。為提高館藏檔案開放審核效率，在完成省檔案局“兩組件一應(yīng)用”試點建設(shè)的基礎(chǔ)上，繼續(xù)優(yōu)化檔案AI輔助開放審核組件，形成開放審核流程標準，建立檔案館和檔案形成單位線上聯(lián)審?fù)ǖ?，開發(fā)檔案開放審核數(shù)據(jù)跑道，通過AI輔助提高檔案開放審核效率，完成了館藏滿25年共150萬件檔案的開放審核工作。

4.3 放眼未來，不斷夯實檔案數(shù)字資源歸集共享基礎(chǔ)。在全力完成試點任務(wù)的基礎(chǔ)上，科學謀劃數(shù)字化改革項目，夯實檔案數(shù)字資源歸集共享基礎(chǔ)。一是加快對館藏利用頻率高的民生檔案歷史數(shù)據(jù)的清洗工作，分批次推進民生檔案數(shù)據(jù)庫目錄字段校對、補充和完善，建立利用價值更高的檔案專題數(shù)據(jù)庫。二是實施區(qū)不動產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔和管理國家級試點，推進智慧檔案綜合政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門自建系統(tǒng)的歸檔功能對接，加快推進區(qū)無紙化辦公系統(tǒng)電子公文歸檔進程，扎實做好政務(wù)服務(wù)事項電子化歸檔，不斷提高電子檔案在館藏檔案資源中的比重。三是抓好智慧檔案綜合政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)的升級改造，加快設(shè)備更新?lián)Q代和系統(tǒng)用戶向行政村、社區(qū)的延伸覆蓋，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能。

下一步，紹興市上虞區(qū)檔案館將繼續(xù)按照省檔案館的統(tǒng)一部署和要求，真抓實干，奮勇爭先，匯集更多、更好、更強的檔案數(shù)字資源，為“浙里檔案”增光添彩。

紹興市上虞區(qū)檔案館業(yè)務(wù)系統(tǒng)