■李晶晶,陳云麗
(1.廣東省東莞市市場(chǎng)監(jiān)督管理局,廣東 東莞 523000;2.五邑大學(xué),廣東 江門 529020)
數(shù)字變革引發(fā)了傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變,而數(shù)智時(shí)代到來(lái)象征著數(shù)字化社會(huì)邁向智能化社會(huì),檔案信息化建設(shè)將從檔案數(shù)字化管理趨向智能化管理邁進(jìn)。探索檔案智能化管理模式,運(yùn)用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能區(qū)塊鏈、移動(dòng)互聯(lián)等“數(shù)智”技術(shù)全方位、多維度、多角度的開(kāi)發(fā)檔案治理服務(wù)利用渠道,是推動(dòng)檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn),加快推進(jìn)“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的必然要求。
民以食為天,食以安為先。食品藥品安全關(guān)乎百姓身體健康和幸福生活,我國(guó)已將其上升至國(guó)家戰(zhàn)略層面。為加速推進(jìn)健康中國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施,保障人們飲食用藥安全,各地級(jí)市將食品藥品監(jiān)督管理局、工商行政管理局、質(zhì)量監(jiān)督技術(shù)局三局統(tǒng)籌合一為市場(chǎng)監(jiān)督管理局,使職能得以整合,責(zé)任更加明確。隨之規(guī)整的食品藥品安全監(jiān)管檔案更加多元化,檔案資源體系逐步完善,對(duì)該檔案管理和開(kāi)發(fā)利用需求更高。信息技術(shù)的迭代升級(jí)和融合運(yùn)用已廣泛存在于社會(huì)各個(gè)層面,傳統(tǒng)的數(shù)字化管理體系已經(jīng)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)代檔案用戶的個(gè)性化要求,建設(shè)現(xiàn)代的智慧化檔案管理系統(tǒng)將成為最緊迫的工作。
食品藥品安全監(jiān)管檔案是市場(chǎng)監(jiān)管部門在履行食品藥品安全監(jiān)管職能過(guò)程中形成的具有憑證、使用和借鑒價(jià)值的聲像、圖表、文字等各種形式和各類載體的歷史記錄。根據(jù)我國(guó)頒布的《檔案法》《食品安全法》《藥品管理法》等結(jié)合市場(chǎng)監(jiān)督管理局監(jiān)管工作實(shí)際,將該檔案主要分為以下幾個(gè)類別。注冊(cè)審批檔案、安全信用檔案、行政許可檔案、處罰案件檔案、日常監(jiān)管檔案等。該檔案不僅類別多樣、內(nèi)容豐富,而且涉及產(chǎn)生的業(yè)務(wù)部門繁多,每年遞增數(shù)量龐大。未來(lái)迫切需要利用高科技手段實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,整合多方資源,加強(qiáng)協(xié)同合作,提取重要信息,以此為食品藥品監(jiān)管領(lǐng)域提供檔案智慧化服務(wù),達(dá)到價(jià)值最大化的目標(biāo)。
《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)范》中提出了“檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)建設(shè),新一代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用更為廣泛,信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合,檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升”及“積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文等技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用”的要求。作為新時(shí)代檔案工作者要充分利用新興信息技術(shù)挖掘檔案資源價(jià)值,通過(guò)“數(shù)字+智能”高度賦能檔案治理利用,更好地服務(wù)黨和國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略,保障人民群眾生產(chǎn)生活需求,完成黨的二十大確定的目標(biāo)任務(wù)。
推進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案信息化、數(shù)字化、智能化建設(shè)不單純是應(yīng)對(duì)檔案領(lǐng)域以及監(jiān)管平臺(tái)內(nèi)部管理問(wèn)題,它的發(fā)展前景應(yīng)該是為市場(chǎng)監(jiān)管系統(tǒng)提供智慧型的前瞻性的利用,更是為廣大人民群眾帶來(lái)復(fù)合型的個(gè)性化的服務(wù),真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案智治。
隨著新的《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)相繼頒布,明確了大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案工作走向現(xiàn)代化的必經(jīng)之路,國(guó)家必須加快數(shù)字檔案館資源和信息化建設(shè)。檔案部門必須有序地進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化共享平臺(tái)建設(shè)、檔案信息化強(qiáng)基工程建設(shè)等。依照相關(guān)檔案信息化建設(shè)規(guī)范文件收集整理包括電子文件在內(nèi)的所有載體的信息,成立檔案保管和利用中心,使信息真正成為各類應(yīng)用長(zhǎng)期和永久保存的電子政務(wù)信息的最終集結(jié)地。建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)將各單位形成的電子文件、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果、傳統(tǒng)檔案等及時(shí)納入檔案館,與原有的館藏檔案進(jìn)行有效的數(shù)字整合,讓館藏檔案資源更加豐富,讓人們利用更加方便。
為順應(yīng)新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革趨勢(shì)、引領(lǐng)驅(qū)動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展和數(shù)字社會(huì)建設(shè),推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化,我國(guó)政府部門大力推行“數(shù)字中國(guó)”積極打造“數(shù)字政府”,公共服務(wù)單位試行了“最多跑一次”“一網(wǎng)通辦”“一網(wǎng)統(tǒng)管”“一網(wǎng)協(xié)同”“接訴即辦”等多樣式的一體化政務(wù)服務(wù)[1],政務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)一體化數(shù)字系統(tǒng)相繼建成,致使前端涌現(xiàn)前所未有的數(shù)字化、信息化資料。檔案部門應(yīng)加快相關(guān)的數(shù)字檔案資源的建設(shè),包括重要的數(shù)字信息采集、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件接收等,最大限度地推進(jìn)增量、存量檔案的數(shù)字化、電子化,打造多層次、多形式的共享平臺(tái),逐步形成以網(wǎng)絡(luò)為主體的服務(wù)體系,完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè),以此推進(jìn)數(shù)字機(jī)關(guān)建設(shè),提升公共服務(wù)能力和政務(wù)運(yùn)行效能。
為推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,促進(jìn)全國(guó)檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高,《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)范》提出“積極探索知識(shí)管理、人工智能、數(shù)字人文技術(shù)在檔案信息深層加工和利用中的應(yīng)用”“加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館(室)建設(shè)中的應(yīng)用”,從而提升檔案管理數(shù)字化、智能化水平,加快檔案工作全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)[2]。檔案事業(yè)高水平發(fā)展需要檔案部門不斷提高創(chuàng)新能力,探索整合檔案資源的新模式,拓展檔案服務(wù)的深度和廣度,提供全方位智能的檔案信息服務(wù),使檔案工作在為社會(huì)服務(wù)和群眾服務(wù)的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。檔案工作者應(yīng)積極投身檔案智能化建設(shè),通過(guò)構(gòu)建“智能+庫(kù)房管理”“智能+資源建設(shè)”“智能+服務(wù)利用”的智能集約的平臺(tái)支撐體系,建立電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、平臺(tái)化、協(xié)同化的優(yōu)質(zhì)服務(wù),助推檔案工作提質(zhì)增效,切實(shí)推進(jìn)檔案智能化管理的進(jìn)程。
綜上可以看出,無(wú)論是從國(guó)家法律法規(guī)層面,或是從政府建設(shè)電子政務(wù)的需要層面,還是從檔案事業(yè)本身發(fā)展需要來(lái)說(shuō),積極推進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)是檔案發(fā)展的必經(jīng)之路,也是未來(lái)檔案智治的方向。
構(gòu)建食品藥品安全監(jiān)管檔案“全流程網(wǎng)上辦理、全鏈路數(shù)據(jù)治理、全方位智能服務(wù)、全領(lǐng)域智慧支撐”[3]的智能化管理模式是食品藥品安全監(jiān)管檔案的智治路徑。以下結(jié)合當(dāng)前的智能化科技手段,從擴(kuò)資源、搭平臺(tái)、重服務(wù)、抓安全等方面入手,促進(jìn)食品藥品安全監(jiān)管檔案智治有效落實(shí)。
對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行整合,是檔案資源建設(shè)的重要手段,也是檔案事業(yè)改革的關(guān)鍵途徑。既是檔案建設(shè)資源整合的新要求,也是利用效率提升的新需要,是檔案靠“有為”爭(zhēng)得“有位”的需要。另外,實(shí)現(xiàn)資源共有共享也是推動(dòng)資源整合的最大動(dòng)力,我們必須具備不求所有、卻必須所在的長(zhǎng)遠(yuǎn)理念和全局思維,確保檔案資源全民化,實(shí)現(xiàn)信息共享的最大價(jià)值。
從食品藥品安全監(jiān)管檔案內(nèi)容多元化的特點(diǎn)出發(fā),依賴頂層設(shè)計(jì)力量,積極實(shí)施檔案資源整合“一體化”戰(zhàn)略,創(chuàng)新“五檔合一”的檔案管理模式,進(jìn)一步擴(kuò)展食品藥品安全監(jiān)管檔案資源。市場(chǎng)監(jiān)管檔案管理部門應(yīng)將數(shù)字化政府建設(shè)作為契機(jī),實(shí)現(xiàn)政務(wù)數(shù)據(jù)跨部門、跨層級(jí)、跨區(qū)域共享資源,將各地區(qū)各業(yè)務(wù)部門前端產(chǎn)生的食品藥品注冊(cè)審批、行政許可、日常監(jiān)管、處罰案件、安全信用等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析等智能技術(shù)設(shè)置專用數(shù)據(jù)共享通道、數(shù)據(jù)共享服務(wù)器或云端服務(wù)等整合建立大數(shù)據(jù)智能檔案管理庫(kù)。
在檔案不斷“增量電子化,存量數(shù)字化”的數(shù)字化進(jìn)程中,逐步挖掘完善檔案數(shù)字資源體系。積極倡導(dǎo)業(yè)務(wù)部門采用網(wǎng)上流程辦理相關(guān)業(yè)務(wù),比如,廣東省的食品藥品注冊(cè)登記和行政許可業(yè)務(wù)可通過(guò)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)站和粵商通APP 等線上渠道,堅(jiān)持“非必須、不窗口”的原則,實(shí)施“零見(jiàn)面、網(wǎng)上辦”一體化數(shù)字流程辦理。開(kāi)拓完善日常監(jiān)管、處罰案件、安全信用等業(yè)務(wù)的數(shù)字化網(wǎng)辦平臺(tái)歸檔功能,減少紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工序二次采集數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)和人員壓力,全力推進(jìn)檔案增量電子化。著力解決檔案存量數(shù)字化問(wèn)題,籌備人財(cái)物力,有計(jì)劃、有方案地開(kāi)展歷年大量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理,穩(wěn)步實(shí)施檔案存量數(shù)字化工程。
充分利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等前沿技術(shù),建成的智慧管理平臺(tái)真正實(shí)現(xiàn)“上下貫通、橫向集成、高效共享、服務(wù)精準(zhǔn)”,在統(tǒng)一平臺(tái)上兼具檔案數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)編研、庫(kù)房管理等功能,實(shí)現(xiàn)完全融合的資源態(tài)勢(shì)、豐富多樣的檔案展示、便捷高效的檔案利用、檔案整理智能輔助、集中庫(kù)房的檔案管控的目標(biāo)。
現(xiàn)有食品藥品安全監(jiān)管檔案數(shù)字化管理平臺(tái)分為多個(gè)系統(tǒng),才能保證各門類檔案大量數(shù)據(jù)的安全存貯和正常查詢檢索等。當(dāng)前數(shù)據(jù)共享平臺(tái)創(chuàng)建還存在許多技術(shù)壁壘,海量數(shù)據(jù)庫(kù)如何安全儲(chǔ)存、多格式數(shù)據(jù)無(wú)法完整采集并提取關(guān)鍵信息、數(shù)據(jù)智慧化分析及編研開(kāi)發(fā)缺乏技術(shù)支持等,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
第一,現(xiàn)有檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在內(nèi)部查詢時(shí),顯示大文件會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤而造成網(wǎng)頁(yè)崩潰以及查詢檔案并發(fā)量較大時(shí)運(yùn)行效率低、穩(wěn)定性差的問(wèn)題,需要新增分詞庫(kù)開(kāi)發(fā)及改造內(nèi)部查詢傳輸程序,用以提高檢索功能的性能。
第二,在智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)功能上需改建重構(gòu)報(bào)表自定義模塊:主要實(shí)現(xiàn)文件信息歸檔處理過(guò)程和檔案管理過(guò)程中的一系列表格和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表定義、輸出、預(yù)覽和導(dǎo)出,并以數(shù)據(jù)和圖形方式展示查詢狀態(tài)和分析結(jié)果,實(shí)現(xiàn)初步的輔助決策功能。
第三,當(dāng)前智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)內(nèi)的電子文件格式種類多,對(duì)電子文件的利用極其不便,因此,需要對(duì)電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換。格式轉(zhuǎn)換工具支持將文檔類、圖像類、網(wǎng)頁(yè)類等不同種類、不同格式的電子文件分別轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的格式,可將doc、xls、ppt、wps、xml、html、jpg、tiff、gif、png 等格式的文本文件和圖像文件全部轉(zhuǎn)換為OFD 或者PDF 格式文件,以便于共享利用。
第四,在智能檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)需融入人工智能新興技術(shù),開(kāi)拓檔案管理、編研統(tǒng)計(jì)工作智能化應(yīng)用場(chǎng)景,比如,智能著錄、輔助編研、統(tǒng)計(jì)可視化等功能,并新增向檔案館移交功能模塊,完成各級(jí)單位向各市檔案局移交相關(guān)檔案的規(guī)定。
搭建智慧檔案管理平臺(tái),完善智能檔案管理系統(tǒng)需要檔案管理者深入調(diào)研用戶需求結(jié)合工作需要,綜合多方面意見(jiàn)提出前期的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)架構(gòu),聯(lián)合數(shù)字化工程師或軟件開(kāi)發(fā)公司運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)逐個(gè)突破難題,共同完成后期搭建工程。政府各部門要加強(qiáng)協(xié)同合作、樹(shù)立信息思維,不斷完善健全檔案管理信息化架構(gòu),全面推動(dòng)檔案智治。
檔案利用服務(wù)是由檔案部門借助各類型查閱利用平臺(tái)為社會(huì)公眾提供檔案資源服務(wù)的能力,包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)措施、服務(wù)范圍、服務(wù)機(jī)制、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式等各個(gè)方面。同時(shí),統(tǒng)一制定查閱不同類別檔案的制度和模塊,嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任追究制,從而將一些涉及當(dāng)事人隱私,或不便在網(wǎng)上進(jìn)行完全公開(kāi)的檔案資源的利用終端延伸到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道),以便在確保檔案利用安全的同時(shí),讓廣大群眾享受到足不出鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)就能利用到自己需要檔案的便捷服務(wù)。
運(yùn)用新一代智能化技術(shù)有效整合食藥安全監(jiān)管檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用,通過(guò)多介質(zhì)多平臺(tái)有效擴(kuò)展檔案的應(yīng)用價(jià)值和實(shí)用范圍,提高檔案的利用效率[4]。
第一,通過(guò)人臉識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、人工智能等技術(shù),真正做到全文檔案檢索、智能編研、智能識(shí)別、主動(dòng)推送等功能。最近推出的ChatGPT 因其強(qiáng)大的語(yǔ)言、圖片處理和自我監(jiān)督學(xué)習(xí)能力,在社會(huì)各領(lǐng)域逐步推廣。未來(lái)可應(yīng)用ChatGPT 通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行大規(guī)模學(xué)習(xí)和提取,實(shí)現(xiàn)檔案信息智能檢索和智能問(wèn)答,提高檔案管理的效率、精度,優(yōu)化檔案服務(wù)利用。
第二,利用網(wǎng)站、小程序、App 等多種媒介提供開(kāi)放的、自助的、全民的、自主的、智能的多層面的資源共享機(jī)制,開(kāi)發(fā)的檔案網(wǎng)站或門戶必須是面向公眾的、可互動(dòng)的、可視化的,是智能化管理檔案的必然趨勢(shì)[5]。比如,廣東市場(chǎng)監(jiān)管單位創(chuàng)建的“食品經(jīng)營(yíng)監(jiān)管信息公示查詢”網(wǎng)站和粵商通APP,輸入食品經(jīng)營(yíng)者名稱或統(tǒng)一社會(huì)信用代碼即可快速查找餐飲店的證照信息、日常監(jiān)督檢查及違法行為查處信息等,為人們的安全健康飲食提供了便捷化的信息保證。
第三,利用AR、VR 等技術(shù)呈現(xiàn)智慧化應(yīng)用場(chǎng)景,如食品藥品誠(chéng)信主體形成基于個(gè)企的基本情況、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、法人投資人關(guān)系、監(jiān)管成效、違法案件統(tǒng)計(jì)等多方面挖掘主體畫像,助力市場(chǎng)監(jiān)管行業(yè)識(shí)別優(yōu)秀經(jīng)營(yíng)戶,實(shí)現(xiàn)安全誠(chéng)信主體管控,推進(jìn)監(jiān)管工作。
以基礎(chǔ)設(shè)施和制度規(guī)范為主體的檔案安全體系,發(fā)揮著保證檔案載體安全和信息安全的作用,具體來(lái)說(shuō)包括檔案政策法規(guī)保障、制度保障、技術(shù)保障、機(jī)制保障、物質(zhì)保障等,相關(guān)的檔案合理開(kāi)發(fā)利用、有效控制、檔案館的自身建設(shè)、檔案信息安全管理、突發(fā)事件應(yīng)急處理、檔案保護(hù)與搶救等相關(guān)環(huán)節(jié)[6]。隨著數(shù)智時(shí)代帶來(lái),如何解決新技術(shù)新環(huán)境給檔案安全提出的新難題,建立完備的檔案安全體系從以下幾方面入手。
結(jié)合《數(shù)據(jù)安全法》《網(wǎng)絡(luò)安全法》強(qiáng)化法制建設(shè),做到依法治檔,在數(shù)據(jù)來(lái)源保護(hù)、檔案分級(jí)利用、網(wǎng)絡(luò)安全可靠等方面制定更為詳細(xì)的檔案信息化規(guī)章制度。打造智慧化電子檔案庫(kù)房,庫(kù)房環(huán)境嚴(yán)格按照“十防”要求建設(shè),配備恒溫恒濕、環(huán)境監(jiān)測(cè)、監(jiān)控報(bào)警等設(shè)施設(shè)備;完善電子檔案保管設(shè)備和讀取設(shè)備建設(shè),配置滿足檔案管理規(guī)定的異地異質(zhì)多套離線備份要求的磁、光、電、膠等各種載體的檔案裝具。加強(qiáng)檔案共享平臺(tái)的管理,保證系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、應(yīng)用與數(shù)據(jù)使用必須安全、可靠、準(zhǔn)確、可信、可用、完整,將定期備份數(shù)據(jù)信息和維護(hù)檢修服務(wù)器工作作為常態(tài)化機(jī)制,設(shè)置專業(yè)人員管理數(shù)智平臺(tái),避免數(shù)據(jù)信息丟失或遺漏。厘清檔案開(kāi)放利用的邊界,設(shè)置對(duì)內(nèi)公開(kāi)數(shù)據(jù)和對(duì)外開(kāi)放檔案的界限,保證涉密檔案及涉和個(gè)人隱私的檔案絕不公開(kāi),做好對(duì)外檔案開(kāi)放的鑒定工作,設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限管理、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制功能,運(yùn)用智能技術(shù)完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、隱患排查、應(yīng)急管理體系等。
基礎(chǔ)設(shè)施是硬件,制度規(guī)范是軟件,雙管齊下,才能取得良好的成效,建立完善的安全體系。數(shù)智化檔案是一個(gè)漫長(zhǎng)且不斷摸索的過(guò)程,需要檔案管理者樹(shù)立良好的安全意識(shí),建立完備的安全預(yù)警機(jī)制,為檔案安全保密工作提供有力保障。
加強(qiáng)食品藥品安全監(jiān)管檔案資源開(kāi)發(fā)利用,是檔案管理從傳統(tǒng)實(shí)體向信息智能管理過(guò)度的必由之路,是時(shí)代發(fā)展的要求,是檔案價(jià)值的體現(xiàn),更是完成“十四五”檔案規(guī)劃的必經(jīng)之路。數(shù)智時(shí)代的到來(lái)為食品藥品安全監(jiān)管檔案的管理提供了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn),需要新時(shí)代檔案工作者積極創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn),努力提升個(gè)人信息化素養(yǎng),構(gòu)建出一套要素完整、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案智治體系,全面推動(dòng)食品藥品安全監(jiān)管檔案高質(zhì)量發(fā)展。
太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)2023年11期