冷芬
(華潤(rùn)建筑有限公司,廣東 深圳 518000)
共享服務(wù)的理念與實(shí)踐自二十世紀(jì)八十年代開始興起,經(jīng)過30多年的發(fā)展,已經(jīng)在各行各業(yè)廣泛應(yīng)用。據(jù)調(diào)查,世界500強(qiáng)企業(yè)中近90%采用了共享模式。在國(guó)家“數(shù)字經(jīng)濟(jì)”的政策引領(lǐng)及會(huì)計(jì)信息化發(fā)展規(guī)劃推動(dòng)下,已有多家國(guó)有大中型企業(yè)開展了財(cái)務(wù)共享建設(shè)。本文探析S公司財(cái)務(wù)共享建設(shè)實(shí)踐及啟示,豐富共享建設(shè)實(shí)操經(jīng)驗(yàn),為其他公司上線財(cái)務(wù)共享提供參考,以期更好推動(dòng)企業(yè)財(cái)務(wù)共享建設(shè)與實(shí)踐運(yùn)用逐步走向成熟。
S公司屬于建筑行業(yè),業(yè)務(wù)形態(tài)復(fù)雜,包括建筑、裝飾、設(shè)計(jì)、機(jī)電多業(yè)務(wù)形態(tài),生產(chǎn)周期長(zhǎng),下游供應(yīng)商環(huán)節(jié)復(fù)雜,且各地城市社會(huì)環(huán)境差異大,規(guī)章制度存在一定差異。公司項(xiàng)目分布全國(guó)各區(qū)域,職能部門與業(yè)務(wù)部門組織架構(gòu)不同,管理體系復(fù)雜;業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)逐步建立,新老項(xiàng)目管控模式有差異。基于此,財(cái)務(wù)管理從核算、供應(yīng)商管理、數(shù)據(jù)分析、資金管理均存在很大的難度,財(cái)務(wù)管控承壓大。
1.總部管控力度不足
建筑業(yè)務(wù)由于獨(dú)特的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式存在地域廣泛、管理半徑大等特點(diǎn),公司財(cái)務(wù)管理采用集權(quán)與分權(quán)交叉的綜合性管理模式,在北方、華東、西南、南方區(qū)域設(shè)置財(cái)務(wù)平臺(tái)。各區(qū)域財(cái)務(wù)平臺(tái)獨(dú)立負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目的核算、資金、稅務(wù)管理,總部財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)規(guī)章制度建立、經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)分析、業(yè)績(jī)管理考核等。由于管理半徑大,管理幅度難以深入到一線,各區(qū)域管理深度、精細(xì)度有差異,譬如,核算科目明細(xì)不一致,導(dǎo)致信息收集口徑不一致難以滿足分析;資金管理上,授權(quán)和風(fēng)險(xiǎn)管控難以平衡。總部管理依靠區(qū)域線下呈報(bào)數(shù)據(jù),缺乏有力的管理抓手,信息滯后,考核難以跟上,管控力度不足。
2.業(yè)財(cái)一體化水平低
公司ERP系統(tǒng)、人力系統(tǒng)、核算ORACLE系統(tǒng)、資金付款系統(tǒng)未集成獨(dú)立運(yùn)行,業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成的審批數(shù)據(jù),通過線下傳遞給財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)依靠紙質(zhì)資料完成手工賬務(wù)處理或者款項(xiàng)支付。建筑行業(yè)的核算相對(duì)其他行業(yè)更煩瑣復(fù)雜,且手工核算工作體量大,不同財(cái)務(wù)人員的經(jīng)驗(yàn)差導(dǎo)致核算準(zhǔn)確性難以保障,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完全割裂,其準(zhǔn)確性、一致性難以追蹤管控。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、及時(shí)性欠缺有效保障,導(dǎo)致財(cái)務(wù)對(duì)項(xiàng)目的監(jiān)控不及時(shí),跨部門間數(shù)據(jù)共享度差,財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)高度融合存在阻礙。
3.業(yè)務(wù)規(guī)范性管理缺少有效抓手
業(yè)務(wù)單位的考核一般是以項(xiàng)目指標(biāo)為主,業(yè)務(wù)系統(tǒng)側(cè)重于工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理、合同管理等,對(duì)項(xiàng)目業(yè)績(jī)達(dá)成、項(xiàng)目現(xiàn)金流收付參與程度不高,依靠傳統(tǒng)的溝通方式與財(cái)務(wù)反復(fù)咨詢,效率低且信息碎片化難以持續(xù)性監(jiān)控。由于業(yè)務(wù)人員分布廣且流動(dòng)性高,統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理難度大,雙方契合度不高,造成業(yè)務(wù)較難認(rèn)同財(cái)務(wù)對(duì)其的支持,財(cái)務(wù)管控動(dòng)作難以有效落地實(shí)施,亟待通過某一管理工具作為抓手推動(dòng)業(yè)務(wù)前端規(guī)范性運(yùn)行。
從企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃出發(fā),財(cái)務(wù)共享建設(shè)有利于改善財(cái)務(wù)資源差異,有效避免公司內(nèi)財(cái)務(wù)制度的重復(fù)建設(shè),以及提高財(cái)務(wù)管理質(zhì)量。結(jié)合公司十四五戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型升級(jí)需求,財(cái)務(wù)共享建設(shè)可有效助力十四五期間組織變革,是公司財(cái)務(wù)管理由傳統(tǒng)型財(cái)務(wù)職能向價(jià)值型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的重要舉措,重塑財(cái)務(wù)職能的必經(jīng)之路。
公司財(cái)務(wù)共享建設(shè)目標(biāo)是通過標(biāo)準(zhǔn)化流程,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)制度標(biāo)準(zhǔn)化、落實(shí)財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn);通過重復(fù)性事務(wù)集中處理以及系統(tǒng)集成,提高運(yùn)營(yíng)效率,改善系統(tǒng)孤島造成的信息冗余、滯后,加快財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)快速集成,支持管理決策。財(cái)務(wù)共享建設(shè)包括業(yè)務(wù)場(chǎng)景梳理,設(shè)計(jì)共享流程方案,在公司內(nèi)意見征求,確保各部門管理需求、要點(diǎn)在新流程中充分體現(xiàn);實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)建設(shè),測(cè)試培訓(xùn),上線前宣貫講解,推廣上線及上線后復(fù)盤。
財(cái)務(wù)共享建設(shè)由財(cái)務(wù)部主導(dǎo),為保障這項(xiàng)工作得到公司領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門理解和支持,最終實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo),通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)統(tǒng)一思想,增強(qiáng)員工的使命感和緊迫感。啟動(dòng)會(huì)上,向公司上下宣貫共享建設(shè)的戰(zhàn)略意義、項(xiàng)目實(shí)施任務(wù)、計(jì)劃及要求。公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與演講,各部門領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)推動(dòng)的決心,各部門從上到下達(dá)成一致共識(shí),為日后工作掃清障礙。
財(cái)務(wù)共享建設(shè)是一個(gè)綜合性工程,除公司內(nèi)部財(cái)務(wù)部、合約部、運(yùn)營(yíng)部等部門骨干參與外,還要引入顧問公司,包括咨詢團(tuán)隊(duì)、技術(shù)團(tuán)隊(duì),以更專業(yè)、更科學(xué)方式協(xié)助公司流程改造、系統(tǒng)建設(shè)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)置指導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目管理組以及核心團(tuán)隊(duì)三級(jí)模式。指導(dǎo)委員會(huì)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)以及顧問公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,監(jiān)督和支持項(xiàng)目以確保實(shí)現(xiàn)目標(biāo);項(xiàng)目管理組由財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及顧問公司項(xiàng)目經(jīng)理擔(dān)任,負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理,確保項(xiàng)目按照計(jì)劃節(jié)點(diǎn)開展,最終驗(yàn)收;核心團(tuán)隊(duì)包括財(cái)務(wù)骨干、技術(shù)咨詢顧問、合約部、運(yùn)營(yíng)部核心骨干,負(fù)責(zé)項(xiàng)目落地實(shí)施。
1.共享流程設(shè)計(jì)
現(xiàn)狀流程梳理是設(shè)計(jì)共享流程的前提。對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)單位、各部門管理層、業(yè)務(wù)人員調(diào)研、訪談,獲取業(yè)務(wù)痛點(diǎn)、難點(diǎn)以及投入大成效低的環(huán)節(jié)。現(xiàn)狀流程盤點(diǎn)要具備全面性,端到端的流程覆蓋全業(yè)務(wù)場(chǎng)景,包括采購與付款、銷售與收款、資產(chǎn)采購、處置、總賬各流程?;谌鞒探M織評(píng)審,識(shí)別需標(biāo)準(zhǔn)化的點(diǎn)、可提升效率的點(diǎn),如現(xiàn)狀流程在不同區(qū)域執(zhí)行是否存在差異性,事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是否合理明確,哪些手工操作是可通過提升系統(tǒng)功能提升自動(dòng)化水平或者根據(jù)公司組織精簡(jiǎn)、授權(quán)體系調(diào)整,可通過職能調(diào)整更合理或者順序調(diào)整優(yōu)化提升。同時(shí)根據(jù)未來共享財(cái)務(wù)與本地業(yè)財(cái)職責(zé)界面劃分,識(shí)別可共享節(jié)點(diǎn),哪些環(huán)節(jié)可納入共享環(huán)節(jié),為后期工作平移奠定基礎(chǔ)。
共享流程設(shè)計(jì)方案要充分考慮當(dāng)期問題的解決途徑,以及公司中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃對(duì)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的管理需求。結(jié)合現(xiàn)狀流程梳理的待優(yōu)化點(diǎn),基于對(duì)業(yè)務(wù)理解、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控及IT技術(shù)運(yùn)用,對(duì)每條流程層層剖析優(yōu)化,由淺入深,細(xì)分二級(jí)流程、三級(jí)流程,形成一套覆蓋全業(yè)務(wù)場(chǎng)景、體系結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、反映業(yè)務(wù)邏輯的共享流程體系?;诿織l共享流程,進(jìn)一步明確附件要求,流程審批環(huán)節(jié)各崗位審計(jì)要點(diǎn),以便后期上線能高效、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。
2.系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)
此階段的目的是將共享流程在系統(tǒng)落地實(shí)施運(yùn)轉(zhuǎn),包括業(yè)務(wù)表單設(shè)計(jì)和系統(tǒng)集成。
業(yè)務(wù)表單設(shè)計(jì)是將業(yè)務(wù)要素、財(cái)務(wù)信息、管理要求要素嵌入到業(yè)務(wù)表單,在審批過程中的流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的采集、轉(zhuǎn)換和使用。同時(shí)將業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)信息的映射管理嵌置于系統(tǒng)后臺(tái),一方面便于業(yè)務(wù)人員容易理解,另一方面實(shí)現(xiàn)自動(dòng)生成賬務(wù)處理。表單根據(jù)每條二級(jí)流程分別設(shè)計(jì),以應(yīng)付流程為例,業(yè)務(wù)要素包括供應(yīng)商信息、合同類型、項(xiàng)目名稱、合同名稱等,財(cái)務(wù)信息包括累計(jì)付款額、本期付款額、發(fā)票信息、資金計(jì)劃、付款信息等,審批流程根據(jù)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門管理職責(zé)、授權(quán)體系設(shè)置。管理要求譬如不允許超合同額支付、無合同無發(fā)票支付、收款方與供應(yīng)商一致等等,通過系統(tǒng)預(yù)警機(jī)制,加強(qiáng)過程管控,避免出現(xiàn)資金支付風(fēng)險(xiǎn)。
系統(tǒng)未集成前,業(yè)務(wù)系統(tǒng)ERP、核算系統(tǒng)ORACLE及資金付款系統(tǒng)TSS屬于割裂狀態(tài),信息依靠線下傳遞,效率低且信息無統(tǒng)一歸攏處,事后很難持續(xù)監(jiān)控。系統(tǒng)集成后,以報(bào)賬系統(tǒng)作為承載數(shù)據(jù)審批的系統(tǒng),鏈接業(yè)務(wù)ERP系統(tǒng)、核算系統(tǒng)以及資金付款系統(tǒng),從而實(shí)現(xiàn)審批事項(xiàng)從ERP發(fā)起,通過報(bào)賬系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的審批流審批,審批后傳送核算相關(guān)字段至核算系統(tǒng),自動(dòng)完成賬務(wù)處理,以及付款信息至資金付款系統(tǒng)TSS,完成付款工作,實(shí)現(xiàn)流程發(fā)起、審批、賬務(wù)處理及付款統(tǒng)一平臺(tái)線上管理,數(shù)據(jù)集中管理、互通互享。
上線運(yùn)行后,財(cái)務(wù)管控體系的標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)財(cái)一體化水平以及業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性較以往凸顯成效,財(cái)務(wù)管理水平整體提升。同時(shí),財(cái)務(wù)共享上線讓財(cái)務(wù)人員產(chǎn)能得以釋放,推進(jìn)由核算型財(cái)務(wù)向管理型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。
財(cái)務(wù)共享中心對(duì)全國(guó)各區(qū)域的核算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范和統(tǒng)一,通過將核算科目、核算標(biāo)準(zhǔn)在系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)嵌,降低對(duì)個(gè)體的判斷的依賴;同時(shí),通過流程的細(xì)化及歸類,流程與核算規(guī)則匹配,核算體系更加清晰、統(tǒng)一。資金支付方面,新增報(bào)賬系統(tǒng)作為集中付款平臺(tái),資金結(jié)算中心統(tǒng)一負(fù)責(zé),減少了區(qū)域?qū)徍酥Ц董h(huán)節(jié),提升支付效率。同時(shí),梳理規(guī)范了支付方式、支付渠道,將資金支付風(fēng)險(xiǎn)在流程審批端強(qiáng)管控,解決了付款流程依賴線下紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)的弊端,且有效劃分會(huì)計(jì)與資金出納管理職責(zé)。
通過系統(tǒng)集成和表單設(shè)計(jì),財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)的完整性、合規(guī)性有了更全面的審核和監(jiān)督,數(shù)據(jù)互通互享,減少了線下溝通成本。流程端到端的管理,剔除了很多重復(fù)低效的審批環(huán)節(jié),讓業(yè)務(wù)流程更細(xì)化、更標(biāo)準(zhǔn)化,提升了運(yùn)行效率。同時(shí)標(biāo)準(zhǔn)核算規(guī)則嵌入系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)賬務(wù)自動(dòng)化處理,提升業(yè)財(cái)一體化水平,提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性,釋放了財(cái)務(wù)人員產(chǎn)能。
財(cái)務(wù)共享不僅僅是核算自動(dòng)化,財(cái)務(wù)人員借助財(cái)務(wù)共享更快識(shí)別業(yè)務(wù)規(guī)范性存在的問題,進(jìn)一步推動(dòng)業(yè)務(wù)操作規(guī)范和統(tǒng)一。原業(yè)務(wù)端忽視提單信息準(zhǔn)確性,如供應(yīng)商信息、票據(jù)拆分信息等,由于缺乏有效的管理工具,財(cái)務(wù)靠手工補(bǔ)救完善?,F(xiàn)業(yè)財(cái)一體化集成度高,如出現(xiàn)錯(cuò)誤需駁回重新審批,引導(dǎo)用戶對(duì)提單準(zhǔn)確性的重視。同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)嵌校驗(yàn)邏輯,保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致性,減少數(shù)據(jù)口徑上的不一致造成的決策差異。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員偏重于事后核算和監(jiān)督,更多的是“數(shù)據(jù)記錄、提供”,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)的期待以及在競(jìng)爭(zhēng)日益殘酷的市場(chǎng)環(huán)境中為公司轉(zhuǎn)變快速提供信息、資源支持。共享財(cái)務(wù)建設(shè)的落地將財(cái)務(wù)人員從大量繁雜賬務(wù)、日常事務(wù)處理中釋放,更多精力投入到公司經(jīng)營(yíng)和價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)中,對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析,并及時(shí)反饋給管理者提供決策依據(jù),優(yōu)化資源結(jié)構(gòu),降低財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)成本,支撐企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng),財(cái)務(wù)提供更大的價(jià)值創(chuàng)造。
財(cái)務(wù)共享是一次變革,既改變了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)人員運(yùn)作模式,也改變了業(yè)務(wù)對(duì)財(cái)務(wù)的依賴方式,財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)都需要接受新的技術(shù)帶來的沖擊而做出相應(yīng)的改變,原有的組織架構(gòu)、工作職能、權(quán)責(zé)切分不可避免發(fā)生變化。因此,財(cái)務(wù)共享建設(shè)要作為一把手工程,通過項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、階段性匯報(bào)等方式宣貫,公司高層領(lǐng)導(dǎo)及各部門領(lǐng)導(dǎo)充分知悉共享建設(shè)的意義和目標(biāo),并表達(dá)支持財(cái)務(wù)共享建設(shè)的堅(jiān)定決心,堅(jiān)定不移地推動(dòng)共享建設(shè)。
新系統(tǒng)上線前,為確保用戶熟悉、適應(yīng)新系統(tǒng)的操作,新流程的運(yùn)用及各項(xiàng)管理要求,編制操作指引,采取邊培訓(xùn)邊在測(cè)試環(huán)境操練,讓用戶感知新系統(tǒng)帶來的效率提升和工作的便利,愿意去使用新系統(tǒng)。上線后,用戶在使用過程中不可避免出現(xiàn)不熟悉導(dǎo)致流程發(fā)起延緩,影響業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行,專業(yè)的顧問團(tuán)隊(duì)需及時(shí)解決用戶使用過程中,定期盤點(diǎn)高頻率問題,廣泛收集系統(tǒng)應(yīng)用問題、業(yè)務(wù)規(guī)范問題,逐步解決優(yōu)化系統(tǒng)功能,推進(jìn)數(shù)據(jù)輸出、應(yīng)用展示,提升系統(tǒng)使用的友好度以及業(yè)務(wù)規(guī)范程度。
財(cái)務(wù)共享建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的工程,涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、系統(tǒng)方方面面,共享建設(shè)團(tuán)隊(duì)。首先,要配置一名高層領(lǐng)導(dǎo)作為項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)資源,監(jiān)控項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)安排;其次,配備一定數(shù)量的復(fù)合型財(cái)務(wù)人員,覆蓋信息技術(shù)、財(cái)務(wù)核算、業(yè)務(wù),具備全流程業(yè)財(cái)融合的能力;再次,聘請(qǐng)第三方咨詢、技術(shù)顧問作為專家,制定科學(xué)合理的建設(shè)途徑,系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)核心力量;最后,各業(yè)務(wù)部門核心骨干資源支持,給予業(yè)務(wù)指導(dǎo)解答,評(píng)估業(yè)務(wù)影響提供解決方案。各方人員協(xié)同作戰(zhàn),充分發(fā)揮專長(zhǎng),共同保障項(xiàng)目的有序推動(dòng)和落地實(shí)施。
在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展、企業(yè)數(shù)字化試點(diǎn)復(fù)雜多變的環(huán)境下,財(cái)務(wù)共享建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。財(cái)務(wù)共享建設(shè)是推動(dòng)財(cái)務(wù)人員價(jià)值轉(zhuǎn)型的重要推手,也是起點(diǎn),任重而道遠(yuǎn)。財(cái)務(wù)共享建設(shè)涉及資金投入、組織架構(gòu)調(diào)整、信息系統(tǒng)的建設(shè)等,公司需根據(jù)自身的戰(zhàn)略發(fā)展財(cái)務(wù)管理需求,合理規(guī)劃、統(tǒng)籌安排,讓共享建設(shè)的目標(biāo)真正落地,財(cái)務(wù)人員以此為契機(jī)轉(zhuǎn)型,成為業(yè)務(wù)發(fā)展的推動(dòng)者,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控者和公司戰(zhàn)略決策的支持者。