劉 敏 寧德市城建檔案館

檔案業(yè)務指導工作作為城建檔案工作的基礎及核心，在城建檔案工作中發(fā)揮著十分重要的作用。加強城建檔案業(yè)務指導工作，不僅可以提升城建檔案的歸檔質(zhì)量，還可以提升檔案管理質(zhì)量，進而推動城建工作有序進行。

引言

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，城市建設活動不斷推進，其決定了我國城市發(fā)展的歷史風貌，也在一定程度上決定著城市建設的內(nèi)容和發(fā)展趨勢。由此可見，我國城建檔案資源發(fā)展時間比較長，其是我國優(yōu)秀城市文化的重要組成部分，是國家檔案十分重要的內(nèi)容。

城市建設中城建檔案的功能分析

為城市建設提供數(shù)據(jù)支撐

在目前的現(xiàn)代化城市規(guī)劃中，住房和城鄉(xiāng)建設部一般需要根據(jù)以前城建檔案中的城市規(guī)劃方案或者其他相關城市方案制定城市建設規(guī)劃，進而研究分析城市規(guī)劃建設方案的可行性，比如在城市建筑施工的過程中需要注意的事項，如施工是否在預算范圍內(nèi)，考慮該問題時通常會參考一些其他城市成功的城建案例，同時應該召開研討會，多征求專家的意見和建議，從而確定該項目是否具有可行性。因此，城建檔案可以為城市重大決策提供一定的參考價值和相關的數(shù)據(jù)支撐。

保證城市重大項目建設

在一些重大建設項目施工前，需要根據(jù)規(guī)定在行政審批部門或者住房和城鄉(xiāng)建設部開申請報告，獲得批準后，及時檢查建設單位的資金、工作人員以及工作場所等相關事項，并進行存檔。同時，項目檢查報告、分項驗收報告、隱蔽工程驗收報告、竣工驗收報告等必須第一時間在城建檔案管理部門進行歸檔，這些檔案在企業(yè)資質(zhì)申報、工程評優(yōu)、業(yè)績考核時都會被用到。

此外，城建檔案是評估參建單位實力和信譽的重要參考材料。根據(jù)前文分析，城建檔案的妥善保管可以推進城市建設工作不斷發(fā)展。

我國城建檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

城建檔案管理規(guī)劃設計不夠科學

在檔案管理工作中，必須進行長期的規(guī)劃設計，但是當前我國城建檔案管理并未結(jié)合實際情況制定長期規(guī)劃，只是確定了短期的管理體系。

目前，大部分檔案館沒有意識到信息時代要運用科技做好檔案管理工作，也沒有對檔案管理信息化建設給予足夠的重視，對檔案管理工作缺乏合理規(guī)劃。

城建檔案管理人員服務意識較低

檔案管理工作的特征之一是服務性，然而通過調(diào)研可以看出，諸多檔案管理人員缺乏服務意識，一些管理人員對檔案管理工作了解甚少，并且對自己的工作職責也缺乏清晰的了解，崗位意識較差，工作態(tài)度不認真，這給檔案管理工作帶來一定的負面影響。

城建檔案管理形式需要完善

傳統(tǒng)的城建檔案包括紙質(zhì)材料、圖片和音像等。目前在檔案管理中還存在一些問題，比如，如何對檔案進行合理保存。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，如何將原始檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案資料是當前需要思考的重要問題。同時，一些檔案館缺少規(guī)范的檔案管理工作制度，造成檔案在長期保存中存在很多問題。一些檔案館的檔案管理缺少統(tǒng)一規(guī)范和流程，容易在檔案管理過程中出現(xiàn)檔案管理質(zhì)量和效率達不到要求的問題。

城建檔案收集難度較高但是利用率較低

在城市的規(guī)劃建設中，相關單位需要在工程竣工驗收后的六個月內(nèi)把與工程相關的檔案材料等遞交到建設主管部門。

根據(jù)目前的實際情況，由于參與相關工程建設的單位較多，其對檔案管理的認知程度還不夠，所以不會將竣工檔案提交給建設行政管理部門，相關部門對城建檔案管理的宣傳力度不夠，造成城建檔案收集存在很多問題，并且檔案利用效率也比較低。

城建檔案業(yè)務指導工作存在的意義

城市規(guī)劃及建設需要將比較精準的檔案數(shù)據(jù)作為支持，從而對工程項目的規(guī)劃、建設作出指導。

目前的城市建設工程具有周期長、規(guī)模大等特征，只有提高城建檔案資料的完整性和規(guī)范性才可以確保其可以被科學使用，從而發(fā)揮出其重要作用，進而推進城建檔案業(yè)務指導工作的開展，并對建筑工程等學科起到指導作用，逐步提升檔案數(shù)據(jù)的合理性和精準性，不斷推進工程建設發(fā)展。與此同時，加強檔案業(yè)務指導工作可以確保施工過程有序推進，提升工程整體質(zhì)量。

創(chuàng)新城建檔案業(yè)務指導工作的措施

樹立服務意識，積極開展檔案業(yè)務指導工作

有關部門在推進城市建設工程施工的過程中，還要推進工程資料準備工作同步進行，然而目前城建檔案歸檔工作是在建筑工程完全竣工后進行的。

根據(jù)規(guī)定，工程竣工檔案應該及時移交城建檔案館進行保存，但是一些建筑工程一般在竣工一段時間后才會將檔案移交，這很容易導致城建檔案不完整，進而難以推進后續(xù)的管理工作。

為了避免出現(xiàn)上述問題，城建檔案管理工作人員必須在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，樹立積極向上的服務意識，逐步提高自身工作的主動性和積極性，如此才能有序推進檔案業(yè)務指導工作。

在工程建設項目動工前，檔案業(yè)務指導工作人員應該同施工單位保持密切聯(lián)系，做好相關準備工作，并對工作的具體情況進行全面了解。

要根據(jù)建設項目的地理位置及規(guī)模大小對工程整體情況進行分析，使檔案業(yè)務指導工作具備一定的針對性和科學性。在實際施工的過程中，檔案業(yè)務指導工作人員需要第一時間到施工現(xiàn)場做好跟蹤和指導工作，加強對工程文件的編制，確保工程文件編制同工程施工進度同步推進，并對出現(xiàn)的具體問題及時整改。

檔案業(yè)務指導人員要提高工作積極性，確保工程檔案資料可以被精準地納入當?shù)爻墙n案中。

做好城建檔案的微觀管理

要確保施工檔案的真實性，對施工檔案資料中的諸多科研成果和專題總結(jié)必須及時歸檔。要依照規(guī)范對檔案進行管理，底圖平放或者是卷放都可以，將其放在專用柜中進行保存。在使用檔案的過程中，可以把檔案資料復印多份并將其放在不同的資料室，提升檔案利用率。

加強學習研究

加強學習研究，不斷提高檔案業(yè)務指導工作人員的工作能力。

首先，檔案業(yè)務指導人員應該深入學習專業(yè)管理知識，了解相關法律法規(guī)及政策，并將其作為檔案業(yè)務工作的標準。與此同時，城建檔案業(yè)務指導工作人員必須深入學習政治理論，精準把握檔案業(yè)務指導工作的方向，及時發(fā)現(xiàn)日常工作中的問題，并合理運用理論知識解決問題，提升檔案工作的規(guī)范性。

其次，城建檔案業(yè)務指導工作人員需要不斷學習業(yè)務知識。隨著我國科技和經(jīng)濟的發(fā)展，各種各樣的社會實踐活動層出不窮，多種類型的檔案管理模式逐漸出現(xiàn)，因此相關工作人員必須學習和研究相關業(yè)務知識，創(chuàng)新檔案業(yè)務指導工作，推進檔案業(yè)務指導工作發(fā)展。

最后，學習與檔案管理相關的知識，檔案是對社會實踐活動的記錄，不同類型的檔案具有不同的特征，因此，檔案業(yè)務指導工作人員必須系統(tǒng)加強對基建、科研、財務、行政等多領域知識的學習，精準把握不同類型檔案的特點。

目前，一些城建檔案部門會定期組織檔案業(yè)務指導工作人員加強學習《中華人民共和國檔案法》以及其他與檔案管理相關的法律法規(guī)。通過了解城建檔案管理的整體狀況，同時借鑒一些其他行業(yè)檔案管理的成功經(jīng)驗，進而構(gòu)建符合城建企業(yè)特點的檔案管理工作指導模式。

新形勢下，檔案管理工作逐步朝著信息化方向發(fā)展，城建檔案業(yè)務指導工作人員的專業(yè)技能水平也提升。城市施工企業(yè)的檔案業(yè)務指導工作人員必須積極改變自己的思想認知，逐步提升工作積極性，深入研究檔案管理的規(guī)章制度，不斷學習數(shù)據(jù)庫、CAD、CAM以及圖形圖像處理技術，進而了解并適應全新的檔案管理模式，推進檔案業(yè)務指導工作不斷發(fā)展。

做好部門溝通工作

要有序推進城建檔案業(yè)務指導工作，使各個部門及企業(yè)可以正常交流和溝通，提升部門的協(xié)作能力，避免出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象。

通過各個部門的協(xié)作，提升檔案信息的安全性，并提升檔案資源的利用率。在具體的工作中，城建檔案業(yè)務指導工作人員要全面掌握城建檔案的驗收制度及相關要求，確保工程檔案可以第一時間入館存檔。還要加強對項目信息的管理，提高部門溝通效率，及時解決檔案管理工作中存在的問題，實現(xiàn)多個單位之間的協(xié)調(diào)管理，使各個部門可以精準了解檔案工作的具體要求。

城建檔案業(yè)務指導工作人員要通過多渠道加強對城市建設情況的了解，進而提高檔案業(yè)務指導工作的科學性和準確性，使檔案管理理念可以適應當前時代的發(fā)展要求。

注重典型示范功能的發(fā)揮

在社會發(fā)展中，城市重點工程項目對社會發(fā)展有十分重要的影響和作用，有關人員必須充分認識到重點工程項目的意義，發(fā)揮重點工程的示范作用，從而促進城市發(fā)展。加強各個重點工程項目的合作，提高對城建工程的重視程度，提升整體工作效率。首重點工程項目所涉及的范圍比較廣，施工人員數(shù)量較多，容易增加管理難度。因此，在實際管理中必須選擇專業(yè)人員進行現(xiàn)場指導，做好檔案監(jiān)督和檢查工作，確保檔案可以第一時間歸檔，推進檔案業(yè)務指導工作順利開展。

在一些城建項目中，必須花費大量的時間和精力做好檔案業(yè)務指導工作，并且要挖掘一些有價值的檔案信息。要充分發(fā)揮城建檔案業(yè)務指導工作人員的典型示范作用，進而提升人們的檔案管理意識以及城建檔案部門的社會影響力。

做好城建檔案管理服務信息化建設

第一，目前城建檔案館需要加快推進館藏資料的數(shù)字化建設工作，一方面可以實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，另一方面需要對原始電子檔案進行收集、管理以及綜合利用。

第二，政府需要加強對城建檔案信息化建設的經(jīng)費投入力度，購買先進的數(shù)字化設備，提升人員的數(shù)量和質(zhì)量，做好年度總結(jié)工作，逐步加快檔案信息化建設的步伐。

第三，擴大電子檔案的宣傳范圍?！吨腥A人民共和國檔案法》充分肯定了電子檔案的法律效力，使公眾可以意識到電子檔案的重要性，提升電子檔案的利用率。

第四，實現(xiàn)城建檔案信息共享?！吨腥A人民共和國檔案法》中顯示了我國力圖打破地域及部門之間的限制，逐步做好電子檔案的共享應用等工作，一般可以選擇通過特定網(wǎng)絡對城建檔案信息進行傳輸，促使公眾可以上網(wǎng)查詢目錄。各個地區(qū)的城建檔案館必須將城建檔案信息做好聯(lián)網(wǎng)工作，可以設置跨網(wǎng)查詢利用系統(tǒng)，并且同其他機構(gòu)的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行互聯(lián)，使全國范圍內(nèi)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行互聯(lián)，實現(xiàn)不同地域的信息共享。

結(jié)語

根據(jù)前文所述，為了逐步完善城建檔案業(yè)務指導工作，首先，應該適應當前時代發(fā)展的需求，解決目前檔案業(yè)務指導工作存在的問題，使用信息技術和信息平臺對城建檔案進行管理，逐步完善檔案管理體制，從多個方面對城建檔案和業(yè)務指導工作進行檢查，不斷推進城市建設跨越式發(fā)展。

其次，應該嚴格依照規(guī)章制度做好檔案業(yè)務指導工作，對城建檔案進行全面監(jiān)管。

最后，作為檔案管理人員，需要結(jié)合實際情況，創(chuàng)新工作方式，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，逐步提升檔案業(yè)務指導工作的效率。