張彥 王子興 張敬娟 韓冰

摘 要：國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的文件材料是國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位在開(kāi)展國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐與管理工作中形成的具有查考和利用價(jià)值的資料，其是參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)過(guò)程中的自然產(chǎn)物，也是最真實(shí)可靠的歷史記錄。本文基于國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理的現(xiàn)狀及意義，結(jié)合國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的工作實(shí)際，分析檔案化管理工作的實(shí)施主體、客體以及管理模式，提出完善檔案化管理機(jī)制體系、提升檔案化管理技術(shù)、加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用等實(shí)現(xiàn)策略，以期為國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律、貢獻(xiàn)智力成果。

關(guān)鍵詞：檔案化管理，國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.11.002

0 引 言

國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位”）是指代表各個(gè)成員體去參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織的技術(shù)委員會(huì)（TC）或分技術(shù)委員會(huì)（SC）某項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作的國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)，在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作中扮演重要的角色。國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料則是國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位在開(kāi)展國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)踐與管理工作中形成的具有查考和利用價(jià)值的資料，

其是參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)過(guò)程中的自然產(chǎn)物，也是最真實(shí)可靠的歷史記錄。

隨著我國(guó)參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的深度和廣度與日俱增，國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理工作的重要性和必要性日益凸顯。一是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“標(biāo)準(zhǔn)委”）對(duì)于國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的檔案工作越來(lái)越重視。2015年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委印發(fā)了《參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）和國(guó)際電工委員會(huì)（IEC）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)管理辦法》，指出國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位有十二項(xiàng)工作職責(zé)，其中一項(xiàng)就是建立和管理國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、注冊(cè)專(zhuān)家信息等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)相關(guān)工作檔案。2022年，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委發(fā)布的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)關(guān)于開(kāi)展2022年度國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）和國(guó)際電工委員會(huì)（IEC）國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位考核評(píng)估通知》，也明確將“建立了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)草案文件、注冊(cè)專(zhuān)家信息、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議文件等國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)相關(guān)工作檔案”納入績(jī)效性考核評(píng)估指標(biāo)。二是亟需規(guī)范國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理范圍及模式。國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的文件材料作為對(duì)口單位參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的重要依據(jù)，需要高度重視其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和及時(shí)性。在實(shí)際工作中，除了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委要求提交審核和考察的少部分文件外，大量的原始文件材料由國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位自行保存。據(jù)公開(kāi)信息顯示，截至2022年底，國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的數(shù)量已超過(guò)900個(gè)，這些對(duì)口單位在參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)中產(chǎn)生的眾多文件材料，需要檔案化的管理流程和方法。目前，針對(duì)國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理的范圍、模式等還未形成統(tǒng)一的規(guī)范，各單位在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)缺乏具體的依據(jù)和指導(dǎo)，容易可能造成原始資料缺失、重要資料無(wú)法追溯，從而影響到文件材料的真實(shí)性和完整性，進(jìn)而導(dǎo)致資料檢索困難、無(wú)法實(shí)現(xiàn)資料共享等問(wèn)題。

開(kāi)展國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理研究，有助于推進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的開(kāi)展，有助于總結(jié)和凝煉我國(guó)參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)的規(guī)律經(jīng)驗(yàn)和重大成果，有利于學(xué)習(xí)和借鑒其他國(guó)家成員體開(kāi)展國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的先進(jìn)做法和成功案例，從而推進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)建設(shè)發(fā)展和改革創(chuàng)新。同時(shí)，將國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的文件材料檔案化管理嵌入到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)中，把其視為資產(chǎn)進(jìn)行管理融入到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化信息架構(gòu)，對(duì)于促進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作更好地開(kāi)展以及促進(jìn)文件自身保值、升值和增值利用等均具有重要的指導(dǎo)意義[1]。本文所稱(chēng)的國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位是指具體承擔(dān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO）和國(guó)際電工委員會(huì)（IEC）技術(shù)機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口工作的機(jī)構(gòu)。

1 文獻(xiàn)回顧

學(xué)術(shù)界關(guān)于國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理的研究較少，但是檔案化相關(guān)研究比較豐富，為國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理提供了理論基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)借鑒。具體來(lái)說(shuō)，檔案化相關(guān)研究主要涉及概念界定、管理范圍以及實(shí)現(xiàn)模式這三個(gè)方面。

一是關(guān)于檔案化概念界定的相關(guān)研究。學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案化概念的界定主要有兩種，一種是以傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)為重點(diǎn)的狹義觀(guān)點(diǎn)，這種觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為檔案化是指在特定的社會(huì)背景中進(jìn)行的記錄、認(rèn)證、選擇、表達(dá)、利用以及保存的一系列行動(dòng)。另一種則是以德里達(dá)為典型代表的廣義觀(guān)點(diǎn)，這種觀(guān)點(diǎn)認(rèn)為檔案化包括所有個(gè)人、社會(huì)、機(jī)構(gòu)以及技術(shù)上的信息交流，即對(duì)事件的記錄[2]。何嘉蓀、史習(xí)人認(rèn)為“檔案化是確保并且能夠證明文件的真實(shí)性、完整性、可靠性和長(zhǎng)期有效性（可讀性、可理解性等）使文件有可能用作證據(jù)和作為檔案保存，檔案化管理則是為了使文件檔案化而采取的管理措施”[3]。宋香蕾指出檔案化是隨著電子文件的出現(xiàn)應(yīng)運(yùn)而生的，檔案化是指通過(guò)前端控制和全程管理而使電子文件具備檔案和法律證據(jù)特性的過(guò)程，其范圍大于歸檔[4]。

二是關(guān)于檔案化管理范圍的相關(guān)探討，其中文件材料的分類(lèi)又是明確管理范圍的重點(diǎn)。郜翀、李紅英認(rèn)為文件材料的規(guī)范化管理即檔案化管理，并以機(jī)構(gòu)倫理委員會(huì)為對(duì)象，將其文件材料分為行政管理類(lèi)和審查項(xiàng)目類(lèi)這兩個(gè)類(lèi)別，并提出分類(lèi)方案、保管期限以及信息化管理等[5]。王丹萍則將教學(xué)資料分為教育工作和教學(xué)研究?jī)纱箢?lèi)，從制度建立、人員培養(yǎng)、考核機(jī)制等方面提出教學(xué)資料檔案化管理的相關(guān)建議[6]。

三是關(guān)于檔案化管理模式方面的相關(guān)研究。黃新平以集體智慧為切入點(diǎn)，分析了政府社交媒體文件檔案化管理的實(shí)施主體、實(shí)施流程以及實(shí)施策略[7]。陳智慧基于檔案多元理念，從管理主體、管理客體以及管理過(guò)程等方面構(gòu)建起非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案化管理框架[8]。宋香蕾以政務(wù)微博為研究對(duì)象，提出政府部門(mén)主導(dǎo)、檔案館主導(dǎo)以及第三方平臺(tái)主導(dǎo)三種檔案化模式[4]。趙躍分析了傳統(tǒng)歸檔模式在數(shù)字時(shí)代背景下數(shù)據(jù)資源管理工作中的局限性，并強(qiáng)調(diào)了檔案化管理模式能夠弱化數(shù)據(jù)與檔案邊界、變“控制”為“干預(yù)”的優(yōu)勢(shì)[9]。此外，還有學(xué)者針對(duì)科技學(xué)術(shù)期刊稿件[10]、社交媒體信息[11-12]、企業(yè)電子文件[13-14]等特定對(duì)象的檔案化管理開(kāi)展了研究。

總體來(lái)看，現(xiàn)有文獻(xiàn)針對(duì)不同的特定對(duì)象，從文件檔案化管理的概念、管理范圍等出發(fā)，探討了進(jìn)一步改善的具體策略，為本文的研究提供了參考。

2 國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理內(nèi)容分析

依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)定，同時(shí)結(jié)合國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料管理的現(xiàn)狀，本文將從以下三個(gè)方面來(lái)分析國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理的主要內(nèi)容：一是誰(shuí)來(lái)管，即檔案化管理的主體。二是管什么，即檔案化管理的客體，或者說(shuō)管理對(duì)象和范圍。三是怎么管，即檔案化管理模式，或者說(shuō)管理方案。

2.1 管理主體

根據(jù)工作實(shí)際可知，國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件資料的形成涉及到對(duì)口單位承擔(dān)機(jī)構(gòu)、技術(shù)對(duì)口工作組成員單位以及國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門(mén)（即國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委）。其中，對(duì)口單位承擔(dān)機(jī)構(gòu)直接參與所有文件材料的全生命周期管理和控制，在識(shí)別和保障文件的真實(shí)性及完整性方面具有不可替代的地位[2]，是文件的直接形成者。因此，本文認(rèn)為對(duì)口單位承擔(dān)機(jī)構(gòu)應(yīng)作為檔案化管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理、歸檔、保管、利用以及處置等工作。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委則作為指導(dǎo)和監(jiān)督主體，指導(dǎo)和監(jiān)督各國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位開(kāi)展文件材料的管理工作。

2.2 管理客體

國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料是管理的對(duì)象，即檔案化管理的客體，梳理其分類(lèi)有助于明確歸檔范圍。根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作內(nèi)容，可以將國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料分為信息類(lèi)、會(huì)議類(lèi)、項(xiàng)目類(lèi)、投票類(lèi)、研究類(lèi)共五類(lèi)。對(duì)口單位可以參照以下分類(lèi)，針對(duì)不同類(lèi)型的文件分類(lèi)管理。

（1）信息類(lèi)文件主要包括：1）技術(shù)機(jī)構(gòu)成立協(xié)議；2）技術(shù)機(jī)構(gòu)工作范圍、工作守則；3）征集注冊(cè)專(zhuān)家通知；4）專(zhuān)家注冊(cè)表、專(zhuān)家聯(lián)絡(luò)信息；5）征集聯(lián)絡(luò)組織、項(xiàng)目、聯(lián)絡(luò)員通知；6）相關(guān)組織動(dòng)態(tài)信息等。

（2）會(huì)議類(lèi)文件主要包括：1）會(huì)議通知、會(huì)議日程；2）會(huì)議報(bào)名表、參會(huì)人員名單；3）會(huì)議決議；4）會(huì)議紀(jì)要等。

（3）項(xiàng)目類(lèi)文件主要包括：1）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化文件項(xiàng)目，包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)（IS）、技術(shù)規(guī)范（TS）、可公開(kāi)提供的規(guī)范（PAS）、技術(shù)報(bào)告（TR）等提案及各階段性過(guò)程文件；2）新技術(shù)工作領(lǐng)域項(xiàng)目，包括成立技術(shù)委員會(huì)（TC）和分技術(shù)委員會(huì)（SC）提案及相關(guān)文件。

（4）投票類(lèi)文件主要包括：1）委員會(huì)內(nèi)部投票（CIB），包括國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目立項(xiàng)（NP）、委員會(huì)草案（CD）、技術(shù)規(guī)范草案（DTS）、可公開(kāi)提供的規(guī)范草案（DPAS）、技術(shù)報(bào)告草案（DTR）投票等；2）工作組咨詢(xún)投票（WG Consultations）；3）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)草案（DIS）、最終國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)草案（FDIS）、系統(tǒng)復(fù)審（SR）及廢止咨詢(xún)（WDRL）投票；4）技術(shù)管理局（TMB）投票，包括TMB新項(xiàng)目（TMB/NP）和TMB新技術(shù)工作領(lǐng)域（TMB/TSP）投票等。

（5）研究類(lèi)文件主要包括：1）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作動(dòng)態(tài)報(bào)告；2）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展趨勢(shì)報(bào)告；3）在ISO網(wǎng)站、IEC網(wǎng)站，ISO或IEC雜志等國(guó)內(nèi)外媒體和刊物上發(fā)表了與本領(lǐng)域國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)的報(bào)道、文章（書(shū)籍）、論文等。

2.3 管理模式

檔案化管理模式是指管理主體在進(jìn)行管理過(guò)程中，可借鑒的工作方案?；趪?guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的特性，同時(shí)得益于信息化技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)對(duì)口單位的文件材料多為電子文件。

關(guān)于電子檔案的管理模式，學(xué)術(shù)界存在兩種主要的方案，一是美國(guó)學(xué)者戴維·比爾曼提出的分布式管理模式，二是由加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的集中管理模式[15]。分布式管理也稱(chēng)為機(jī)構(gòu)分散保管模式，是指將電子文件留存在文件形成單位，而無(wú)需移交給檔案部門(mén)。分布式管理有利于降低保管成本，但與此同時(shí)，缺點(diǎn)也十分明顯，可能會(huì)造成文件保管質(zhì)量無(wú)法保證、國(guó)家對(duì)于核心資源的控制難以實(shí)現(xiàn)等問(wèn)題[16]。集中管理模式則是指將電子文件統(tǒng)一集中移交給檔案部門(mén)管理[17]，電子文件的集中管理對(duì)于檔案部門(mén)的技術(shù)和資源方面的要求較高，特別是一些需要存儲(chǔ)在大功效的計(jì)算機(jī)、需要特定軟件才能打開(kāi)的電子文件，需要投入大量的人力、物力和財(cái)力去維護(hù)和保管。

對(duì)于國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位的文件材料，本文認(rèn)為可采取分布式管理和集中管理相結(jié)合的方式。一方面，對(duì)于重要的、關(guān)鍵的文件材料，提交給國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)委統(tǒng)一管理，保證國(guó)家對(duì)于核心資源掌握整體控制權(quán)。另一方面，對(duì)于大量的過(guò)程文件、原始文件，留存在文件形成單位，即使是留存在各個(gè)國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位，自行管理。這樣既可以解決集中管理成本過(guò)高的問(wèn)題，同時(shí)又可以保障文件保管和服務(wù)的質(zhì)量。

3 國(guó)內(nèi)對(duì)口單位文件材料檔案化管理的實(shí)現(xiàn)策略

為實(shí)現(xiàn)國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料的檔案化管理，適應(yīng)新時(shí)代國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的要求，現(xiàn)階段還需進(jìn)一步完善檔案化管理機(jī)制體系、提升檔案化管理技術(shù)和加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。

3.1 完善檔案化管理機(jī)制

新時(shí)代，國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要性與日俱增，各單位對(duì)于參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的積極性和需求也不斷提高，這為構(gòu)建多方參與、協(xié)作共生的國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理體制機(jī)制創(chuàng)造了有利條件?？梢越璐似鯔C(jī)，將國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料檔案化管理工作嵌入到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作框架下，明確各實(shí)施主體的職責(zé)范圍，擴(kuò)大檔案化管理的對(duì)象，延伸檔案化管理鏈條，豐富檔案化管理的實(shí)踐手段。具體來(lái)說(shuō)，在宏觀(guān)層面，從頂層設(shè)計(jì)層面為各相關(guān)方開(kāi)展檔案化管理工作提供政策依據(jù)。從中觀(guān)層面，明確各類(lèi)相關(guān)主體在檔案化管理工作中的職責(zé)分工，構(gòu)建起協(xié)作機(jī)制。從微觀(guān)層面，提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)、檔案化管理的專(zhuān)業(yè)能力[18]。

3.2 提升檔案化管理技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，傳統(tǒng)的工作模式和格局被逐漸重塑，檔案化管理的技術(shù)和方法也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。具體來(lái)說(shuō)，一是要加強(qiáng)文件材料的數(shù)字化建設(shè)。新時(shí)代，信息載體逐漸數(shù)字化，國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料不僅僅局限于電子文本文件的形式，還包含視頻、圖片等，既要加強(qiáng)增量材料的規(guī)范化管理，也要做好存量材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。二是要拓展信息化技術(shù)在文件材料管理中的應(yīng)用。比如建立信息化工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件的一站式管理和服務(wù)；再如，開(kāi)發(fā)智能化工具，智能提取關(guān)鍵信息，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子文件的文件著錄[19]。

3.3 加強(qiáng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用

開(kāi)展國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位文件材料的檔案化管理，其最終目標(biāo)和宗旨是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)口單位參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化活動(dòng)相關(guān)檔案資源的合理開(kāi)發(fā)和有效利用。從國(guó)內(nèi)技術(shù)對(duì)口單位本身來(lái)看，一則可以通過(guò)文件材料的檔案化管理，提高其參與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的效率和質(zhì)量；二則可以通過(guò)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)制修訂及新興技術(shù)領(lǐng)域系統(tǒng)完整的檔案記錄，總結(jié)核心技術(shù)演變規(guī)律，加強(qiáng)對(duì)口單位的技術(shù)引領(lǐng)作用。從國(guó)家層面來(lái)看，可以深度挖掘?qū)趩挝粰n案資源的價(jià)值潛能，重點(diǎn)研究國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展趨勢(shì)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化熱點(diǎn)領(lǐng)域、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)對(duì)世界經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的作用等，構(gòu)建國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化工作的“資源庫(kù)”“知識(shí)庫(kù)”“智庫(kù)”[20]。

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作者簡(jiǎn)介

張彥，碩士，工程師，研究方向?yàn)閲?guó)際標(biāo)準(zhǔn)化、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)檔案管理。

王子興，通信作者，碩士，研究實(shí)習(xí)員，研究方向?yàn)閲?guó)際標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化評(píng)估。

張靜娟，碩士，高級(jí)工程師，研究方向?yàn)閲?guó)際標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)檔案管理、公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。

韓冰，博士，正高級(jí)工程師，研究方向?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)化評(píng)估。

（責(zé)任編輯：張佩玉）