馮琳

電子發(fā)票作為一種現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理工具，在企業(yè)中的應(yīng)用呈現(xiàn)出眾多優(yōu)勢(shì)，如提高管理效率、降低成本支出以及加強(qiáng)資產(chǎn)核算。然而，它也伴隨著一系列潛在風(fēng)險(xiǎn)，包括重復(fù)報(bào)銷、信息安全、內(nèi)部審計(jì)和管理合規(guī)性方面的風(fēng)險(xiǎn)。為了有效應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要采取相應(yīng)的防范對(duì)策，包括多元化識(shí)別、建檔管理、風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制的建立以及信息化平臺(tái)的優(yōu)化。電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中具有重要作用，但也需要謹(jǐn)慎處理其中的風(fēng)險(xiǎn)因素。

近年來(lái)，我國(guó)政府高度重視電子發(fā)票的發(fā)展和應(yīng)用。國(guó)家稅務(wù)總局先后發(fā)布了《關(guān)于推進(jìn)電子發(fā)票應(yīng)用的指導(dǎo)意見(jiàn)》（稅總發(fā)〔2015〕63號(hào)）和《關(guān)于進(jìn)一步做好電子發(fā)票推廣應(yīng)用工作的通知》（稅總發(fā)〔2017〕14號(hào)），明確提出要加快推進(jìn)電子發(fā)票的應(yīng)用，提高電子發(fā)票的使用率。根據(jù)中國(guó)稅務(wù)報(bào)的報(bào)道，截至2018年底，全國(guó)共有超過(guò)2000萬(wàn)戶企業(yè)使用電子發(fā)票，開(kāi)具電子發(fā)票超過(guò)100億張，占全國(guó)發(fā)票總量的比重逐年上升。盡管我國(guó)電子發(fā)票的應(yīng)用取得了顯著成果，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，仍然存在一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)。例如，電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性和安全性難以保證；企業(yè)在開(kāi)具、接收和使用電子發(fā)票過(guò)程中，可能面臨信息泄露、篡改和偽造等風(fēng)險(xiǎn)；此外，由于電子發(fā)票涉及多個(gè)參與方，如稅務(wù)局、企業(yè)、銀行等，各方在數(shù)據(jù)交換和共享過(guò)程中可能存在協(xié)同不足的問(wèn)題。因此，加強(qiáng)電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范與控制策略研究，對(duì)于促進(jìn)我國(guó)電子發(fā)票事業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

電子發(fā)票在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用帶來(lái)了眾多優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)提供了便捷和高效的解決方案。

第一，有利于提高財(cái)務(wù)管理效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票需要經(jīng)歷煩瑣的手工處理流程，包括接收、歸檔、存檔和核對(duì)。這種過(guò)程容易引發(fā)人為錯(cuò)誤和信息遺漏。然而，電子發(fā)票通過(guò)這些自動(dòng)化流程，再加上數(shù)據(jù)整合和分析的能力，能夠以更高效的方式處理和匯總大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

第二，有利于降低開(kāi)票的成本支出。在傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票制度下，企業(yè)需要承擔(dān)大量的費(fèi)用，包括印刷、紙張、郵寄、存儲(chǔ)以及人工處理等各項(xiàng)開(kāi)銷。這不僅對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)造成壓力，還對(duì)環(huán)境產(chǎn)生不良影響。而電子發(fā)票采用數(shù)字化方式生成、傳遞和存儲(chǔ)，節(jié)省了一系列費(fèi)用。根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，電子發(fā)票相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票，可降低開(kāi)票成本高達(dá)50%以上。這對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一筆可觀的節(jié)約，有助于提高財(cái)務(wù)的效益和可持續(xù)性發(fā)展。

第三，有利于提高資產(chǎn)核算效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票核算需要大量的人工操作，包括手動(dòng)輸入、文件整理和數(shù)據(jù)記錄。這一過(guò)程容易受到人為錯(cuò)誤的影響，因此存在較高的準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)。相比之下，電子發(fā)票能夠自動(dòng)與企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)同步，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的即時(shí)上傳和自動(dòng)匹配。這不僅大幅度減少了人工干預(yù)，還提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。電子發(fā)票的數(shù)字存儲(chǔ)和檢索功能進(jìn)一步提高了資產(chǎn)核算的效率。

電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

重復(fù)報(bào)銷及退票 由于電子發(fā)票的易于復(fù)制和傳遞特性，惡意員工或不法分子可以利用這一特點(diǎn)，進(jìn)行不法行為。假設(shè)一個(gè)企業(yè)通過(guò)復(fù)制一張已報(bào)銷過(guò)的電子發(fā)票并再次提交報(bào)銷申請(qǐng)。由于缺乏有效的審核機(jī)制和內(nèi)部控制措施，該員工成功騙取了企業(yè)的資金。這種情況對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種重復(fù)報(bào)銷及退票的風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)員工可能是有意為之，也可能是無(wú)意犯錯(cuò)。無(wú)論是惡意行為還是疏忽大意，都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)損失。如果這種行為得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正，可能會(huì)給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)混亂和困擾。此外，這種風(fēng)險(xiǎn)還會(huì)損害企業(yè)的聲譽(yù)，影響其與供應(yīng)商、客戶等合作伙伴的關(guān)系。這會(huì)增加財(cái)務(wù)管理的混亂程度，給企業(yè)帶來(lái)麻煩和成本。

信息安全風(fēng)險(xiǎn) 電子發(fā)票的使用涉及大量敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)，因此存在著信息安全風(fēng)險(xiǎn)。首先，黑客和惡意軟件可能會(huì)攻擊企業(yè)的電子發(fā)票系統(tǒng)，竊取敏感數(shù)據(jù)或干擾正常運(yùn)作。這些攻擊可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露、篡改或破壞，給企業(yè)帶來(lái)重大損失。其次，員工的疏忽或不當(dāng)操作也可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或丟失。員工可能因?yàn)椴簧鼽c(diǎn)擊了釣魚郵件或下載了惡意軟件，從而讓黑客進(jìn)入系統(tǒng)。員工在處理電子發(fā)票時(shí)可能存在疏忽大意，如將重要文件存儲(chǔ)在易受攻擊的位置或未正確備份數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)增加。

內(nèi)部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn) 當(dāng)企業(yè)未建立嚴(yán)格的審計(jì)流程時(shí)，員工可能會(huì)濫用電子發(fā)票系統(tǒng)，從而引發(fā)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。例如，他們可能會(huì)故意虛報(bào)開(kāi)銷或?yàn)E用退款流程，以獲取不當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)利益。這種行為可能會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性，進(jìn)而影響企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況和決策制定。此外，電子發(fā)票的存儲(chǔ)和檢索也可能導(dǎo)致審計(jì)過(guò)程的復(fù)雜化。審計(jì)人員需要訪問(wèn)和分析大量的電子發(fā)票數(shù)據(jù)，以確認(rèn)其合規(guī)性和準(zhǔn)確性。如果電子發(fā)票存儲(chǔ)不規(guī)范或信息混亂，審計(jì)人員可能難以獲取必要的信息，從而影響審計(jì)的全面性和準(zhǔn)確性。這種情況可能導(dǎo)致審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)閷徲?jì)人員無(wú)法有效地監(jiān)督和核實(shí)企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)。

管理工作合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn) 在企業(yè)的電子發(fā)票管理中，財(cái)務(wù)管理水平和流程規(guī)范是相關(guān)工作人員應(yīng)重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。不合規(guī)的財(cái)務(wù)管理水平可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員出現(xiàn)錯(cuò)誤或疏漏，進(jìn)而導(dǎo)致不準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這種情況可能在報(bào)銷和審核過(guò)程中產(chǎn)生負(fù)面影響，增加了財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。一方面，如果企業(yè)缺乏規(guī)范的流程和有效的監(jiān)督和審核體系，管理工作也容易變得不合規(guī)。未能建立明確的流程和內(nèi)部控制措施可能會(huì)導(dǎo)致信息泄露、不當(dāng)審批、重復(fù)報(bào)銷等問(wèn)題的出現(xiàn)。這些問(wèn)題不僅影響財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，還可能引發(fā)法律和合規(guī)性問(wèn)題，增加了管理工作的風(fēng)險(xiǎn)。

電子發(fā)票在企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的防范對(duì)策

電子發(fā)票的多元化識(shí)別 為防范電子發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)采取多元化的識(shí)別方法。首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法》的規(guī)定，可實(shí)施數(shù)字簽名技術(shù)。數(shù)字簽名是一種密碼學(xué)工具，可用于驗(yàn)證電子發(fā)票的真實(shí)性和完整性。每個(gè)電子發(fā)票可以用私鑰簽名，然后由稅務(wù)部門或相關(guān)機(jī)構(gòu)的公鑰來(lái)驗(yàn)證，這確保了電子發(fā)票未被篡改或偽造。例如，當(dāng)不法分子準(zhǔn)備偽造一家公司的電子發(fā)票準(zhǔn)備惡意報(bào)銷時(shí)，數(shù)字簽名驗(yàn)證將失敗，從而使偽造行為難以得逞。其次，利用數(shù)據(jù)挖掘和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，對(duì)大量電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，建立模型來(lái)檢測(cè)異常情況。例如，它們可以檢測(cè)出同一份電子發(fā)票多次報(bào)銷的情況，或者金額異常偏離正常范圍的情況。這有助于企業(yè)快速識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，提高了風(fēng)險(xiǎn)發(fā)現(xiàn)的效率。此外，采用稅務(wù)部門認(rèn)可的電子發(fā)票標(biāo)準(zhǔn)，如國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定的電子發(fā)票格式、編碼規(guī)范和安全要求，旨在確保電子發(fā)票的真實(shí)性、完整性和可追溯性。例如，國(guó)家稅務(wù)總局規(guī)定了電子發(fā)票必須包含特定的標(biāo)識(shí)信息、交易雙方信息、商品或服務(wù)信息等，以便于稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)管和核對(duì)（如圖1）。

電子發(fā)票的建檔管理 企業(yè)應(yīng)建立完善的電子發(fā)票檔案管理系統(tǒng)，包括存儲(chǔ)、備份、索引和檢索功能。所有電子發(fā)票都應(yīng)按規(guī)定存檔，包括原始電子發(fā)票和相關(guān)的審批文件。建檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備高度安全性，以防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。此外，應(yīng)制定明確的文件保留政策，確保電子發(fā)票的合規(guī)存儲(chǔ)和合法銷毀。具體做法上，企業(yè)可以采用專業(yè)的電子發(fā)票管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)施建檔管理。這些系統(tǒng)通常具備強(qiáng)大的存儲(chǔ)和備份功能，能夠自動(dòng)將電子發(fā)票和相關(guān)文件歸檔到指定的文件夾中，并進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，系統(tǒng)還可以為每個(gè)電子發(fā)票生成唯一的索引號(hào)，方便用戶進(jìn)行快速檢索和查詢。

為了確保電子發(fā)票的安全性，企業(yè)可以采取多種措施。首先，建檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備嚴(yán)格的權(quán)限控制機(jī)制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和操作電子發(fā)票數(shù)據(jù)。其次，系統(tǒng)應(yīng)使用高強(qiáng)度的加密算法對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行加密存儲(chǔ)，以防止未經(jīng)授權(quán)的篡改和竊取。此外，企業(yè)還可以考慮采用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行進(jìn)一步的保護(hù)，以確保其真實(shí)性和完整性。在制定文件保留政策時(shí)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)政策和法規(guī)的要求來(lái)確定電子發(fā)票的保存期限。例如，根據(jù)《中華人民共和國(guó)稅收征收管理法》第六十六條規(guī)定，納稅人應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定保管會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表和其他有關(guān)資料，保存期限不得少于10年。因此，企業(yè)可以根據(jù)這一要求來(lái)確定電子發(fā)票的保存期限，并制定相應(yīng)的文件銷毀程序。

企業(yè)建立完善的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制 企業(yè)需要建立全面的風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，包括內(nèi)部控制和審計(jì)程序。內(nèi)部控制是關(guān)鍵。企業(yè)應(yīng)制定詳細(xì)的內(nèi)部控制政策和程序，涵蓋財(cái)務(wù)流程、數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限、審批程序等各個(gè)方面。例如，可以設(shè)立專門的電子發(fā)票管理團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)審核和授權(quán)電子發(fā)票的使用；同時(shí)，建立嚴(yán)格的審批流程，確保每張電子發(fā)票都經(jīng)過(guò)多重審核和確認(rèn)。此外，還可以采用技術(shù)手段，如數(shù)字簽名和加密技術(shù)，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行保護(hù)，防止篡改和偽造。審計(jì)程序應(yīng)定期進(jìn)行，包括內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)，以評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)情況和發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題。內(nèi)部審計(jì)可以由企業(yè)內(nèi)部的專業(yè)人員或第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行，對(duì)電子發(fā)票的使用和管理進(jìn)行全面檢查和評(píng)估。外部審計(jì)則由獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表和相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行審查，確保其合規(guī)性和準(zhǔn)確性。通過(guò)審計(jì)程序，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，提高財(cái)務(wù)管理的可靠性和穩(wěn)定性。

信息化平臺(tái)建設(shè)及流程優(yōu)化 企業(yè)需要不斷完善信息化平臺(tái)建設(shè)，以支持電子發(fā)票管理的智能化和合規(guī)性。信息化平臺(tái)的建設(shè)應(yīng)包括先進(jìn)的技術(shù)和智能化的查驗(yàn)功能，以確保電子發(fā)票的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。此外，應(yīng)結(jié)合實(shí)際數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，避免信息孤島的產(chǎn)生，提高內(nèi)部財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的一致性?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用有助于企業(yè)更好地檢索和排查財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，防范潛在的報(bào)銷舞弊等問(wèn)題，推動(dòng)電子發(fā)票管理工作的現(xiàn)代化和合規(guī)性。

綜合來(lái)看，電子發(fā)票為財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了便利，但隨之而來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也需要引起高度重視，如重復(fù)報(bào)銷、信息安全、內(nèi)部審計(jì)和管理合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)。為了有效應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)需要采取一系列對(duì)策，包括多元化識(shí)別方法、建檔管理、完善風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制和信息化平臺(tái)建設(shè)，以確保企業(yè)的財(cái)務(wù)管理水平在數(shù)字化時(shí)代得以提升和維護(hù)。