孫雅媛

（朝陽縣凌河保護(hù)區(qū)管理局，遼寧 朝陽 122629）

1 基層事業(yè)單位檔案管理的重要意義

基層事業(yè)單位檔案管理上有自身的獨特屬性。一是檔案資料信息煩雜?；鶎邮聵I(yè)單位從事的往往是最一線的工作，形成的檔案資料信息內(nèi)容、形式多種多樣，尤其是在全面深化改革大背景下，基層改革發(fā)展持續(xù)突破，鄉(xiāng)村振興等系列戰(zhàn)略的實施，都增加了原有的工作任務(wù)，海量的檔案資料信息對檔案管理提出了更高要求。例如，朝陽縣水利系統(tǒng)的檔案資料就包含農(nóng)田水利建設(shè)、河道治理、荒漠化防治、水土保持、人事變動、工作紀(jì)要等多個方面，檔案資料的形式既有文字的、音像的，也有網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的。二是檔案管理人員偏少。受編制的限制，很多基層事業(yè)單位僅配備一兩名專職檔案管理人員，一方面大量的業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)需要歸檔整理，另一方面查閱檔案信息的頻次越來越高，檔案管理的工作量相應(yīng)加大。三是檔案存放空間緊張。隨著檔案資料的逐年增多，給基層事業(yè)單位原本不充足的辦公場所形成了較大的檔案信息資料存儲壓力，尤其是一些基層事業(yè)單位自身辦公場所空間較為有限，能夠用于檔案管理、保管等的空間自然更為緊張，且短時間內(nèi)場所空間問題無法得到有效解決。在電子信息化的背景下，辦公無紙化、自動化已然成為一種社會趨勢，檔案的概念內(nèi)涵也發(fā)生了根本性的變化。在形態(tài)上，檔案不再只是紙質(zhì)的文件，還包含軟盤、光盤等電子介質(zhì)，網(wǎng)絡(luò)文件、數(shù)據(jù)等云空間資源等。在借閱讀取方式上，除了傳統(tǒng)的窗口對接，還有網(wǎng)絡(luò)平臺的自主調(diào)閱等，由此而來的檔案電子信息化建設(shè)給基層事業(yè)單位檔案管理帶來了新的機遇。檔案管理電子信息化建設(shè)使得“紙質(zhì)+電子”的檔案介質(zhì)結(jié)構(gòu)成為常態(tài)，便于檔案管理人員加以分門別類管理，減輕了檔案管理人員的日常工作量，減少了檔案信息資料存儲所需的空間，方便檔案資料的查閱使用，其重要應(yīng)用價值和現(xiàn)實意義不言而喻[1]。

2 檔案管理電子信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 對檔案管理電子信息化建設(shè)的認(rèn)識不足

基層事業(yè)單位人員構(gòu)成相對簡單，從事的工作相對細(xì)微，形成的檔案資料相對瑣碎，使得部分基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對檔案管理電子信息化建設(shè)的認(rèn)識不足。盡管隨著《檔案法》和《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的落實，在全社會建立起重視檔案管理信息化建設(shè)的氛圍，但部分基層事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)還處于“說起來重視、工作中忽視、實際上輕視”的尷尬境地。直接導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)在部分基層事業(yè)單位雷聲大雨點稀，對單位各項事業(yè)的發(fā)展以及檔案信息服務(wù)產(chǎn)生了明顯的負(fù)面影響[2]。

2.2 檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)有待提高

在基層事業(yè)單位，專職的檔案管理人員大多沒有受過專業(yè)的現(xiàn)代信息技術(shù)教育，相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)又比較有限，加之日常檔案管理工作繁忙，沒有時間學(xué)習(xí)以計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)。由于以往不少基層事業(yè)單位對檔案管理重視程度不夠，現(xiàn)有負(fù)責(zé)檔案管理的人員年齡偏大，他們對于信息化等技術(shù)的理解認(rèn)識、實踐操作水平比較低，都影響了信息化技術(shù)與檔案管理等的深層次結(jié)合，而且不少基層事業(yè)單位開展的教育培訓(xùn)不是特別到位，使得很多基層事業(yè)單位檔案管理人員缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)和檔案電子信息化管理的新思維、新理念，所能掌握的現(xiàn)代信息技術(shù)通常是簡單的文本編輯、電子表格應(yīng)用、圖像圖片處理等，對于傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化處理、檔案查閱網(wǎng)絡(luò)化，以及檔案信息的接收、編研、存儲、利用一體化還很不熟練，制約了館藏檔案資源的維護(hù)服務(wù)效能提升[3]。

2.3 館藏資料的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

受多種主客觀因素的影響，相當(dāng)多的基層事業(yè)單位館藏資料的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。一是入館檔案資料的紙質(zhì)介質(zhì)沒能相應(yīng)配備電子介質(zhì)文件，不能科學(xué)處理“紙質(zhì)+電子”的檔案文件存儲方式；二是既有館藏紙質(zhì)檔案資料通過掃描、拍照、打印、整理等環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資料的比例偏低；三是電子檔案資料輸入計算機組建全文數(shù)據(jù)庫的工作進(jìn)展緩慢；四是館藏檔案文件及目錄數(shù)據(jù)庫和機讀目錄數(shù)據(jù)庫建立不規(guī)范，偶發(fā)電子檔案與原件不匹配、檔案原始資料無法以電子檔案形式輸出等分類管理邏輯混亂問題。

2.4 電子信息化檔案資源信息安全防護(hù)不夠完善

檔案信息是具有一定涉密性的資源，保障信息安全是基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)的內(nèi)在要求，也是電子信息化背景下檔案管理中必須高度重視的要素。由于部分基層事業(yè)單位檔案管理長期處于松散的狀態(tài)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的借閱管理制度不夠完善，延伸到電子信息化檔案資源的信息安全缺少必要的保障。例如，局域網(wǎng)防火墻設(shè)置的加密系數(shù)較低、檔案信息打包存儲設(shè)置密碼簡單、操作計算機殺毒軟件更新不及時等，極易造成檔案信息的泄露[4]。

3 基層事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的實踐路徑

3.1 加強檔案管理電子信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)

任何事業(yè)的發(fā)展和成功都離不開堅強的組織領(lǐng)導(dǎo)，基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)也不例外。第一，要成立單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥、各科室骨干人員以及專職檔案管理員共同參與的檔案管理電子信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理電子信息化建設(shè)工作，使基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)有目標(biāo)、有秩序、有條理。第二，要以馬克思主義認(rèn)識論思想決定行動、認(rèn)識決定實踐的精辟理論為指導(dǎo)，加深單位每個員工對檔案管理電子信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識，樹立為檔案管理電子信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量的濃郁氛圍，努力做到檔案管理電子信息化建設(shè)的人人參與和科學(xué)高效。第三，制定檔案管理電子信息化建設(shè)規(guī)章制度，規(guī)范基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)，從制度層面落實檔案管理電子信息化建設(shè)的步驟、路徑和方式方法，為檔案管理電子信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。第四，尊重每個員工在基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)中的主體地位，吸收更多有一定組織領(lǐng)導(dǎo)能力的員工加入單位的檔案管理電子信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，使基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)設(shè)計安排最大限度地符合員工的知識、能力和素質(zhì)水平，符合員工對檔案信息服務(wù)的內(nèi)在需求[5]。

3.2 提高檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)

丹麥著名管理學(xué)家艾博爾說過，管理者的自身素質(zhì)是管理成效的決定要素，要成為一個優(yōu)秀管理者最重要的是通過學(xué)習(xí)不斷豐富自己的管理知識、提高自己的管理能力。檔案管理人員是基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化建設(shè)的主力軍，檔案管理人員對檔案管理電子信息化建設(shè)技能技巧的掌握程度，決定了電子信息化建設(shè)設(shè)想在檔案管理中的實施效果。因此，采取切實有效的方法和措施，提高基層事業(yè)單位檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)素養(yǎng)是當(dāng)務(wù)之急。第一，要制定檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)提高的近期和遠(yuǎn)期規(guī)劃，把檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和能力提高作為年度考核的重要內(nèi)容。第二，聘請精通電子信息技術(shù)的專業(yè)人員為檔案管理人員開設(shè)專題講座，重點培養(yǎng)檔案管理人員的計算機操作、紙質(zhì)文件向電子文件的轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源的開發(fā)利用、電子檔案的維護(hù)和快捷閱讀等能力。第三，培養(yǎng)專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理人才，選派檔案管理人員到高等學(xué)校進(jìn)行脫產(chǎn)或半脫產(chǎn)進(jìn)修，讓檔案管理人員掌握更多的現(xiàn)代信息技術(shù)知識和能力，用先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)充實頭腦。第四，組織檔案管理人員到兄弟單位考察學(xué)習(xí)，開展與兄弟單位的檔案管理電子信息化建設(shè)經(jīng)驗交流，在互幫互學(xué)中提升檔案管理人員的電子信息化技術(shù)水平。第五，鼓勵和倡導(dǎo)檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺開展業(yè)務(wù)自修，把終身學(xué)習(xí)理念落實到行動上。

3.3 優(yōu)化館藏檔案資料的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

盡管基層事業(yè)單位的檔案資料信息量不是特別大，總體規(guī)模也相對較小，但要推進(jìn)檔案管理中的電子信息化建設(shè)，優(yōu)化館藏檔案資料的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)依然是一項具有應(yīng)用價值的重要工作。第一，硬件、軟件建設(shè)是館藏檔案資料全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)。要積極爭取經(jīng)費，購置性能穩(wěn)定、先進(jìn)的硬件設(shè)施，選擇功能齊全、安全系數(shù)高的應(yīng)用軟件，并做到硬件設(shè)備與應(yīng)用軟件的同步更新。第二，要抓好新入館檔案資料的“紙質(zhì)+電子”雙配備工作，從源頭上推動檔案管理的電子信息化建設(shè)。例如，朝陽縣水務(wù)局就以文件的形式，要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)水保所在報送年度水利工程建設(shè)紙質(zhì)檔案資料時，同時提供電子版文件，這樣既減輕了檔案管理人員將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的工作量，又確保了檔案紙質(zhì)文件與電子文件的一致性。第三，對于原有的館藏紙質(zhì)檔案資料，利用掃描儀、計算機等現(xiàn)代設(shè)備，通過拍照掃描、微縮膠片、打印整理等手段，逐步實現(xiàn)電子信息化化轉(zhuǎn)換。第四，將形成的電子信息化檔案材料歸檔輸入計算機或存入硬盤等存儲裝置，組建電子信息化檔案資料全文數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)上建立館藏檔案文件級目錄和機讀目錄，形成科學(xué)、規(guī)范的檢索體系。第五，創(chuàng)立不同單位電子信息化文件數(shù)據(jù)協(xié)同管理中心，以電子信息化檔案數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程查閱和異地調(diào)閱方式促進(jìn)檔案資源的合作共享[6]。

3.4 完善電子信息化檔案資料的信息安全防護(hù)措施

檔案信息資源大多具有知識產(chǎn)權(quán)或涉密性，檔案管理的電子信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)平臺為載體，以資源鏈接和機讀數(shù)據(jù)為紐帶，其共享模式既帶來了檔案資料查閱利用的便捷性，也產(chǎn)生了不可忽視的信息安全問題。在網(wǎng)絡(luò)世界里，黑客、病毒無孔不入，基層事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，必須完善電子信息化檔案資料的信息安全防護(hù)措施，建立起嚴(yán)密的電子信息化檔案資源信息安全保障體系，包括但不限于：對電子信息化檔案采取加密措施和讀取申請審核，對電子信息化檔案用戶實行實名認(rèn)證和密鑰管理，對檔案數(shù)據(jù)庫實施內(nèi)部隔離和設(shè)置外部遠(yuǎn)程訪問權(quán)限，給檔案數(shù)據(jù)庫局域網(wǎng)安裝防火墻和殺毒軟件等。在強化技術(shù)防范手段的同時，對于各種網(wǎng)絡(luò)攻擊行為及時應(yīng)用法律工具，給不法之徒以迎頭痛擊[7]。

4 電子信息化建設(shè)對基層事業(yè)單位檔案管理的積極影響

檔案管理的電子信息化建設(shè)，增加了檔案管理和調(diào)取的便捷度，相應(yīng)地減輕了檔案管理人員的工作強度，提升了檔案資源服務(wù)社會經(jīng)濟(jì)、文化發(fā)展的效果。檔案管理的電子信息化建設(shè)，避免了紙質(zhì)原始檔案資料的高強度借閱，延長了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的存儲周期。檔案管理的電子信息化建設(shè)，促進(jìn)了基層事業(yè)單位檔案管理工作的模式創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，更好地體現(xiàn)檔案信息管理的文化和服務(wù)雙重屬性。檔案管理的電子信息化建設(shè)，倒逼基層事業(yè)單位檔案管理人員加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自己在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的檔案管理能力，促進(jìn)高素質(zhì)檔案管理隊伍的形成。檔案管理的電子信息化建設(shè)，是基層事業(yè)單位檔案管理提高層次、質(zhì)量的有利契機，是實現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案信息服務(wù)全面、精準(zhǔn)、優(yōu)質(zhì)、高效發(fā)展的堅實支撐。■