文/李守山

不動產(chǎn)登記檔案涉及不動產(chǎn)權(quán)利人的個人信息，如何加強個人信息權(quán)益保護，已成為當前不動產(chǎn)登記檔案利用中的重要問題。本文通過對不動產(chǎn)登記檔案的概念界定，分析利用工作中個人信息權(quán)益保護的意義及存在問題，并提出應(yīng)對措施，以期促進不動產(chǎn)登記檔案利用的法治化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，推動公眾個人信息權(quán)益的保護

《民法典》《個人信息保護法》等法律的頒布，進一步增強了法律規(guī)范的系統(tǒng)性、針對性和可操作性，國家層面形成了完備的個人信息權(quán)益保護制度，個人信息權(quán)益保護上升到了前所未有的高度。與此同時，隨著我國房地產(chǎn)市場蓬勃發(fā)展，公眾對不動產(chǎn)登記檔案的利用需求與日俱增，給利用工作特別是個人信息權(quán)益保護帶來了巨大的壓力。以西安市為例，不動產(chǎn)登記檔案部門現(xiàn)有館藏468萬卷，年新增60余萬卷，提供自助機、政務(wù)網(wǎng)、APP查詢等利用途徑，近3年年均利用量達200萬人次。因此，探析如何在不影響公眾合理利用不動產(chǎn)登記檔案的同時做好個人信息權(quán)益保護，頗為具有現(xiàn)實意義。

一、概念界定

我國尚未出臺定義不動產(chǎn)登記檔案的法律法規(guī)，根據(jù)《檔案法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》等規(guī)定，不動產(chǎn)登記檔案是指在不動產(chǎn)登記工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括不動產(chǎn)登記簿等登記結(jié)果和登記申請材料、權(quán)籍調(diào)查成果、登記機構(gòu)的內(nèi)部審核文件、具有保存價值的其他材料等原始登記資料。作為一種信息資源，其中的身份證明、登記申請書、結(jié)婚證、交易合同等內(nèi)容，包含著不動產(chǎn)權(quán)利人的姓名、出生日期、證件號碼、住址、電話號碼和婚姻、交易關(guān)系等具有典型特征的個人信息。

二、現(xiàn)狀分析

1.個人信息權(quán)益保護的主要意義

一是檔案部門依法履職的重要體現(xiàn)

《民法典》總則篇規(guī)定“自然人的個人信息受法律保護”“任何組織或者個人需要獲取他人個人信息的，應(yīng)當依法取得并確保信息安全”，個人信息受法律保護作為一項重要的民事權(quán)利得到了體現(xiàn)，并將信息處理的合法性和安全性納入法律框架?！稒n案法》第二十八條“利用檔案涉及知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應(yīng)當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定”，更進一步明確了檔案利用中涉及個人信息的處理規(guī)定，這些要求同樣適用于不動產(chǎn)登記檔案。

二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”推進的基礎(chǔ)保障

“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”的開展，實現(xiàn)了不動產(chǎn)登記和檔案利用的提速增效，便利了公眾辦事。但如果不能有效保護檔案中的個人信息，一旦泄露，范圍更大、后果更嚴重，也會給不動產(chǎn)權(quán)利人和信息共享單位帶來顧慮。換言之，只有建立科學(xué)有效的保護機制，消除各方隱憂，才能保障“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”深入推進。

三是保護權(quán)利人合法權(quán)益的原始憑證

《民法典》物權(quán)篇規(guī)定“不動產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅，經(jīng)依法登記，發(fā)生效力”，即權(quán)利的取得或轉(zhuǎn)移，經(jīng)登記后才能實現(xiàn)。不動產(chǎn)登記檔案正是登記過程中形成的權(quán)威的、唯一的原始憑證，一旦出現(xiàn)權(quán)屬爭議或司法糾紛，檔案中記載的特定權(quán)利人的個人信息，可以準確反映不動產(chǎn)物權(quán)的真實歸屬，起到定分止爭的作用。

2.利用工作中存在的問題

(2)提供充分的信息。招聘的過程是招聘雙方相互提供信息的過程，招聘人員在這個過程中應(yīng)該向求職者提供充分、真實的信息，既包括崗位的信息也包括關(guān)于組織氛圍、組織文化等方面的信息，讓求職者對崗位和組織有一個合理的預(yù)期。否則，入職后的現(xiàn)實和預(yù)期之間的差距會導(dǎo)致員工的滿意度下降，也會對企業(yè)產(chǎn)生質(zhì)疑，不利于建立相互信任的關(guān)系，更有可能導(dǎo)致人員的流失。所以，在招聘環(huán)節(jié)，提供充分而真實的信息是維系和諧的員工關(guān)系的一個重要方面，也是獲得員工認可的開端。

一是有關(guān)制度仍未健全

我國目前尚未制定統(tǒng)一、專門的不動產(chǎn)登記檔案管理制度，利用工作主要參照《檔案法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》等法律法規(guī)，指導(dǎo)性不強，針對性不足。同時，電子證照、電子簽名等電子材料的廣泛應(yīng)用，國家機關(guān)之間的信息共享逐漸深入，但是相關(guān)法律法規(guī)對于國家機關(guān)查詢和信息共享僅是提及“需要加強”和“另行規(guī)定”，缺少相應(yīng)的制度和規(guī)范。

二是個人信息范圍界定難

我國不動產(chǎn)登記實行物權(quán)公示原則，即不動產(chǎn)登記檔案可以依法、有限查詢，《民法典》明確規(guī)定“權(quán)利人、利害關(guān)系人可以申請查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記資料,登記機構(gòu)應(yīng)當提供”。實際工作中，檔案中記載的個人信息和其他信息相互交織，很難拆分利用。不動產(chǎn)自然狀況、查封、抵押等內(nèi)容，是否屬于個人信息又會因查詢主體身份的變化而變化，無法一概而論。如何界定“什么人可以查”和“可以查什么”，是實踐中常遇到的難題。

三是安全機制建立不夠全面及時

大數(shù)據(jù)、云計算、人臉識別等技術(shù)的廣泛運用，不動產(chǎn)登記檔案工作逐漸向信息化轉(zhuǎn)型，在管理水平和利用能效提高的同時，登記部門、檔案外包服務(wù)公司（數(shù)字化、系統(tǒng)運維、數(shù)據(jù)庫管理等單位）以及信息共享單位均有一定的查詢權(quán)限，導(dǎo)致面臨泄露的風險點增多。

四是監(jiān)管機制單一，缺乏獨立性

現(xiàn)行的監(jiān)管機制多為不動產(chǎn)登記檔案部門內(nèi)部監(jiān)管和上級不定期的抽檢，形式相對單一固化，也缺乏一定的獨立性，存在“既是運動員又是裁判員”的弊端。這在一定程度上使信息內(nèi)部泄露的問題長期存在，難以徹底消除。

五是宣傳教育力度不夠

不動產(chǎn)登記檔案工作人員忙于日常事務(wù)，對個人信息保護的問題缺乏關(guān)注度，認識不深刻，教育不到位。不動產(chǎn)登記檔案利用者對個人信息保護缺乏認識和了解，甚至存在自己“泄漏”自身信息的情形。社會整體層面?zhèn)€人信息權(quán)益保護意識不高，是信息泄露的重要誘因。

三、措施對策

1.完善規(guī)章制度

依托《民法典》《檔案法》《個人信息保護法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》等法律法規(guī)，結(jié)合信息化背景下利用工作的應(yīng)用場景，國家層面出臺《不動產(chǎn)登記檔案管理辦法》，完善不動產(chǎn)登記檔案利用制度，特別是規(guī)范國家機關(guān)利用，細化流程，厘清職責，消除“各地為政”的不規(guī)范現(xiàn)象，使一線利用工作有章可循、統(tǒng)一規(guī)范，進而降低非法利用、過度利用個人信息的風險。

2.提高檔案現(xiàn)代化管理水平

首先，開展常態(tài)化、多元化和系統(tǒng)化的培訓(xùn)。檔案、登記、計算機、法律法規(guī)等多方面內(nèi)容，缺一不可，培養(yǎng)“一專多能”、業(yè)務(wù)過硬的綜合素質(zhì)人才。其次，充分利用信息技術(shù)，探索新的應(yīng)用場景，如政務(wù)網(wǎng)、微信公眾號等，減少人機交互，降低人為泄漏的風險。最后，對檔案中已經(jīng)明確的涉及個人信息的敏感字段采用加密傳輸和脫敏處理，便于非權(quán)利人的利用。

3.完善信息安全機制

首先，建立嚴格的利用準入機制和定期運維制度，從查詢主體、查詢方式、查詢范圍等明確權(quán)責，做到任何人、任何操作均可追溯、可留痕、可還原。其次，堅持“三網(wǎng)四庫”原則貫穿于檔案收、存、管、用的全周期管理，避免一味求快而出現(xiàn)“串網(wǎng)”“串庫”，忽略了安全性和可靠性。再次，重點崗位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)執(zhí)行“雙人雙崗作業(yè)”制度，相互監(jiān)督和制約。最后，保密培訓(xùn)、安全培訓(xùn)和警示教育要保持常態(tài)化，擰緊個人信息保護的思想“安全閥”。

4.建立多元化監(jiān)管機制

個人信息權(quán)益保護，有其復(fù)雜性和系統(tǒng)性，多元化監(jiān)管機制的建立十分必要。首先，加強行政監(jiān)管力度，設(shè)立專門針對個人信息安全的行政監(jiān)督機構(gòu)，建立“失信”名單管理制度。其次，要求涉及不動產(chǎn)登記檔案利用的機關(guān)、企事業(yè)單位等成立監(jiān)管協(xié)會，接受登記機構(gòu)的指導(dǎo)，定期組織抽檢，檢查結(jié)果與后續(xù)利用工作開展掛鉤，推動行業(yè)監(jiān)管。最后，施行技術(shù)監(jiān)管，利用信息技術(shù)對查詢記錄、后臺日志等分析比對，篩查非工作時間、申請材料缺失等“異質(zhì)”案例進行核驗。

5.加大宣傳教育，提升全社會的關(guān)注度

不動產(chǎn)登記機構(gòu)要主動作為，做好引領(lǐng)，充分動員多方力量廣泛參與，形式多樣，內(nèi)容豐富，堅持長抓、常抓。參與者既要有檔案部門和利用者，也要有公安局、人民法院等司法機關(guān)；內(nèi)容上既要有防范技能、救濟途徑等信息安全知識，也要有典型案例的警示教育；形式上既可以在人群密集的線下大廳，也可以利用微信公眾號、政府網(wǎng)站等線上平臺；方法上既可以采取不定期的普法宣傳，也可以在每年的國際檔案日開展專題宣講等，逐步提升全社會對個人信息權(quán)益保護的關(guān)注，反向推動利用工作更加規(guī)范有序。