文/王 艷

三年來，新冠疫情給人民群眾的生命安全和身體健康帶來了嚴(yán)重威脅，對經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了前所未有的沖擊。作為人群聚集密度較高的高校沖擊力更大，各個(gè)方面的工作開展尤為困難。如何做好疫情期間的高校檔案工作對檔案工作者來說面臨著新的挑戰(zhàn)。本文就如何做好疫情期間的學(xué)生檔案工作進(jìn)行論述

2020新年伊始，新冠肺炎疫情暴發(fā)，對高校工作也產(chǎn)生了前所未有的沖擊。學(xué)校管理、學(xué)生思想、教學(xué)、學(xué)生就業(yè)等等都遇到了重大挑戰(zhàn)。學(xué)生檔案管理工作也發(fā)生了變化，對疫情期間的檔案利用服務(wù)方式、各類檔案利用業(yè)務(wù)辦理方式、接待等問題要全新落實(shí)。學(xué)生檔案涉及學(xué)生切身利益，關(guān)系到每個(gè)學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)、升學(xué)、評職稱等重要環(huán)節(jié)，甚至?xí)绊懙金B(yǎng)老保險(xiǎn)、工齡等社保福利。在特殊時(shí)期，廣大校友和學(xué)生的檔案需求仍然存在，學(xué)生檔案工作不能因?yàn)橐咔槎?/p>

一、疫情影響下高校學(xué)生檔案工作的原則與方法

榆林學(xué)院檔案館在高度重視防控的前提下，積極做好檔案管理利用與轉(zhuǎn)遞需求，保障學(xué)生切身利益。

1.針對服務(wù)人群多樣化特點(diǎn)，采取多種疫情防控措施，保護(hù)工作人員身心健康，防止疫情擴(kuò)散。

2.變革工作方式，采取“線上”與“線下”“在館”與“在家”相結(jié)合的工作方式，保證學(xué)生檔案工作不因疫情而中斷。

3.“堅(jiān)持原則”與“變通靈活”相結(jié)合，妥善處理疫情期間學(xué)生的特殊情況。

4.提升服務(wù)質(zhì)量。通過對工作中遇到的校友的各種檔案需求進(jìn)行歸類、整理和研究，做到了有針對性地為校友提供多樣化的個(gè)性服務(wù)，從而滿足不同校友的不同檔案需求，努力提高檔案查詢利用滿意度。

二、榆林學(xué)院檔案館疫情期間學(xué)生檔案工作的具體做法和實(shí)施過程

1.加強(qiáng)防疫工作

工作場所每日定時(shí)進(jìn)行消殺滅。為到崗4名人員配備口罩、手套、酒精，要求檔案工作人員在服務(wù)時(shí)必須佩戴口罩，接觸檔案、調(diào)檔函、查檔申請等外來物品時(shí)必須佩戴手套，并在接觸后及時(shí)用酒精消毒。

2.加強(qiáng)工作人員健康管理

關(guān)注疫情期間工作人員的身體健康。杜絕帶病上崗工作，防止疫情傳播。關(guān)注疫情期間工作人員心理健康。依托微信工作群，副館長與工作人員保持密切聯(lián)系，隨時(shí)掌握疫情期間人員的心理狀態(tài)，并通過轉(zhuǎn)發(fā)疫情通報(bào)、防控政策，普及疫情防控小知識(shí)，幫助科室同志正確應(yīng)對疫情，合理調(diào)適身心。

3.工作方式靈活

為減少人員聚集，避免工作人員之間的交叉感染，我們實(shí)行了“在館”與“在家”相結(jié)合的輪班制工作安排方式。根據(jù)疫情嚴(yán)重程度，身體狀況好的工作人員按時(shí)到崗，其余同志雖未到館，但要求在家辦公，并確保電話、網(wǎng)絡(luò)暢通，保證隨叫隨到。

4.多措并舉，采取“線上”與“線下”相結(jié)合的服務(wù)方式

針對因疫情帶來的查檔不便，通過咨詢電話細(xì)致耐心做好解釋工作的同時(shí)，用心傾聽校友的不同需求，利用工作人員微信、電話和郵箱，為校友提供電子版檔案，同時(shí)快遞紙質(zhì)版檔案，以解校友的燃眉之急。確因特殊原因到現(xiàn)場辦理業(yè)務(wù)的師生校友，要求按照國家防疫要求戴好口罩，與他人保持1米以上距離，并自備紙筆等相關(guān)用具。

5.妥善處理疫情期間學(xué)生的特殊情況

在學(xué)生檔案利用方面，我們秉承自始至終為學(xué)生服務(wù)的工作態(tài)度，通過和輔導(dǎo)員老師進(jìn)行線上溝通，由檔案館老師在線下代為辦理所需材料，妥善處理了“因校門疫情管控，學(xué)生無法入?！钡膯栴}。

三、疫情期間做好檔案工作的啟示

1.要保障一線工作人員的身心健康

由于防控措施和一線工作人員的措施到位，榆林學(xué)院檔案館全體工作人員身心健康，工作狀態(tài)良好，保證了疫情期間學(xué)生檔案工作的順利開展，圓滿完成了檔案工作任務(wù)。

2.要努力推動(dòng)檔案工作信息化進(jìn)程

目前榆林學(xué)院檔案館檔案數(shù)字化工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，但館微信公眾號和官網(wǎng)還不能提供學(xué)檔去向、查歸轉(zhuǎn)檔、遠(yuǎn)程服務(wù)等多種服務(wù)，滿足不了多元化用檔需求。所以，疫情時(shí)期在嚴(yán)格的疫情防控政策下，要轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案工作方式，尤其是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立用戶線上用檔系統(tǒng)，促進(jìn)線上用檔工作的常態(tài)化，從而推動(dòng)檔案工作的信息化進(jìn)程。

實(shí)踐表明，疫情期間，榆林學(xué)院檔案工作正常開展，尤其是學(xué)生檔案工作任務(wù)順利完成，維護(hù)了師生校友的切身利益，獲得了社會(huì)廣泛認(rèn)可和高度評價(jià)。在檔案事項(xiàng)辦結(jié)以后，老師、學(xué)生、家長紛紛通過微信、qq等各種聯(lián)系方式與我們聯(lián)系，對學(xué)院檔案館在疫情期間提供的良好服務(wù)給予肯定和好評。