王彩榮 劉 倩

（遼寧省農(nóng)村實(shí)驗(yàn)中學(xué)）

教科研檔案數(shù)字化管理是當(dāng)下檔案管理工作信息化、現(xiàn)代化不可或缺的核心動力，是實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)功能的重要一環(huán)。在我國數(shù)字化經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)全面開展的新形勢下，將許多原來的紙質(zhì)教科研資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊募钱?dāng)前教科研檔案管理的新發(fā)展趨勢。隨著各種課件和手機(jī)應(yīng)用軟件的出現(xiàn)，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)積極參與到教科研檔案數(shù)字化管理的建設(shè)之中。學(xué)校教科研檔案管理數(shù)字化程度的提高，對其管理制度、管理方法和如何開發(fā)利用也提出了更新的要求，因此，加強(qiáng)教科研檔案數(shù)字化管理勢在必行。

一、教科研檔案的定義及分類

教科研檔案，是指由學(xué)校教師在日常教育教學(xué)實(shí)驗(yàn)、教研、科研等活動中產(chǎn)生的，有一定保存價值的文本、圖形和聲音載體等資源。學(xué)校對教科研檔案必須進(jìn)行集中的統(tǒng)一管理，以保證其全面、正確、系統(tǒng)和安全，并且易于利用。其內(nèi)容包括以下三個部分。

（一）教學(xué)實(shí)踐檔案

主要是指教師的公開課、匯報課、示范課的課件設(shè)計，德智體美勞“五育”并舉中的教育技術(shù)、科技創(chuàng)新、教育成果，以及課堂教學(xué)實(shí)錄過程中形成的文字、圖表和聲像載體等資料。

（二）科研課題檔案

主要是指學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工歷年在承擔(dān)的國家級、省級、市級、區(qū)級、校級教育科研課題的研究過程中形成的相關(guān)檔案資料；已完成的教育科研課題總結(jié)、結(jié)業(yè)證書及論文等。

（三）科研工作檔案

主要是指學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工從事社會調(diào)查獲得的科研情況等；參與各類學(xué)術(shù)會交流的論文、報道等；報刊刊登的教育研究學(xué)術(shù)活動狀況的報道、述評等；學(xué)校和其他有關(guān)單位共同舉辦的學(xué)術(shù)會議開展情況等。

二、教科研檔案數(shù)字化管理工作的流程

當(dāng)代教育的蓬勃發(fā)展，要求教科研資料的存檔工作必須做到技術(shù)規(guī)范。在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)制度化，這樣才能保證教科研檔案更好地為教育教學(xué)服務(wù)。按照《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）的要求，各級各類教育行政管理機(jī)關(guān)和學(xué)校均應(yīng)針對教育科學(xué)研究檔案的具體需求，建立具體的教育科學(xué)研究檔案數(shù)字化管理工作流程，進(jìn)一步加強(qiáng)教科研檔案的管理。

（一）立卷歸檔

國家級、省級、市級、區(qū)級和校級的科研課題，獲得省市級以上優(yōu)秀課件設(shè)計和教育教學(xué)論文、隨筆都要立卷存檔。各級各類課題研究在結(jié)題兩個月后，由學(xué)校教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)把全部與教科研項(xiàng)目有關(guān)的資料（建立文書、課題研究申報表、方案、實(shí)驗(yàn)研究報告或結(jié)題科研文章，或者調(diào)研材料等）立卷歸檔。優(yōu)秀課件設(shè)計和教育教學(xué)論文、隨筆在發(fā)表或獲獎后，教師要將發(fā)表的刊物和獲獎證書復(fù)印件、掃描件和電子版文件一起交到檔案室立卷歸檔。

（二）裝訂成冊

教科研資料應(yīng)根據(jù)研究情況加以分類并裝訂成冊，標(biāo)題既可以引用原來教科研立項(xiàng)的課題名稱，也可以采用規(guī)范的簡稱，案卷封皮書寫要整齊，封皮的各項(xiàng)目名稱填寫要完整清楚，如課題主持人、立項(xiàng)時間、結(jié)題時間等，并編寫好所在年度里的件號。優(yōu)秀課件設(shè)計和教育教學(xué)論文、隨筆發(fā)表的刊物或獲獎證書，既要有紙質(zhì)版，也要收集電子版和掃描件，做到紙質(zhì)版和電子版同時編目，同時歸檔，即時實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。

（三）分類存放

教科研檔案要按照年代的件號順序分類存放，存放目錄要錄入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，方便電子查閱。上架時可以以年代為序，按時間順序擺放整齊。

（四）保管期限

按照國家檔案局印發(fā)的《機(jī)關(guān)文字材料歸檔范圍和公文檔案保管期限規(guī)定》的相關(guān)要求，國家、省、市級建立課題研究存檔期限為永久，地區(qū)、縣級建立課題研究存檔期限為長期，校級課題研究存檔年限為短期。

（五）查閱使用

如果因教學(xué)需要查詢學(xué)校教科研檔案，應(yīng)當(dāng)填寫借閱記錄。查檢、尋找、利用檔案的過程中，不準(zhǔn)污損、折卷，不準(zhǔn)在原來的檔案資料或?qū)嵨餀n案上劃線、做記號或涂改。如借閱人需求檔案副本，經(jīng)請示有關(guān)人員同意后方可提供。

三、教科研檔案資料數(shù)字化管理的重要作用

（一）學(xué)校檔案管理工作的重要部分

作為學(xué)校檔案管理工作的重要部分，教科研檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部與教職工開展的教學(xué)研究、教材準(zhǔn)備、撰寫教案、講課、課后答疑等工作環(huán)節(jié)，是新教師提高教育教學(xué)質(zhì)量的生命源泉，也是學(xué)校提高教育教學(xué)質(zhì)量的重要基石。所以，進(jìn)行教科研資料數(shù)字化的收集與管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。尤其是在當(dāng)下，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和普及，教師能夠做到異地調(diào)檔、異地學(xué)習(xí)、異地答疑，如教師能夠在家里隨時收聽收看全國各地的名師講的同一堂課，能夠達(dá)到拓展思路、舉一反三、事半功倍的效果。

（二）反映教師信息化教學(xué)水平

教科研檔案的數(shù)字化程度，能夠反映、了解和摸清當(dāng)前教師利用信息化手段開展教育教學(xué)的水平狀況，為學(xué)校管理水平和能力的提高提供了不可或缺的基本信息資源。在教科研檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上建立起來的教科研檔案數(shù)據(jù)庫，是學(xué)校教育教學(xué)工作中的寶貴資源。

四、教科研檔案資料數(shù)字化管理過程中易出現(xiàn)的問題

（一）對教科研檔案數(shù)字化的管理力度不夠

1.檔案管理人員認(rèn)識不足

隨著技術(shù)日新月異的發(fā)展，面對海量的信息，檔案管理工作的數(shù)字化顯得尤為重要。在檔案管理工作中，如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，在哪些方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，是每一位從事檔案管理工作人員必須面對的重要問題。

2.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

在實(shí)際工作中，不少人覺得檔案管理只是簡單的資料搜集、處理和歸檔，要用的東西能找出來即可。這種錯誤的觀念造成了文件保管的數(shù)字化停滯不前。實(shí)際上，檔案保管人員并不是將檔案資料放在檔案室的文件架上或檔案箱內(nèi)，編寫上件號就完成任務(wù)了。此外，有些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不需要創(chuàng)造性，搞好檔案工作數(shù)字化管理需要財力支撐，不會對人才培養(yǎng)產(chǎn)生什么效益，所以對檔案數(shù)字化管理工作投入少，重視程度不夠。

3.未建立相應(yīng)的獎懲制度

當(dāng)下，雖然各級各類學(xué)校在提高基礎(chǔ)教育質(zhì)量上均建立了具體的目標(biāo)責(zé)任制與獎懲舉措，但不少學(xué)校對教科研檔案的數(shù)字化管理工作并未建立相應(yīng)的獎懲制度，更沒有檢查和指導(dǎo)，由此導(dǎo)致了檔案管理部門無法對原有的紙質(zhì)文檔及時地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，無法有效接收新產(chǎn)生的教科研文檔。所以，教科研文檔數(shù)字化的數(shù)量與質(zhì)量均無法得到有效提高。

（二）教科研檔案數(shù)字化管理交接制度不夠嚴(yán)謹(jǐn)

在實(shí)際工作中，每個年度末，檔案管理人員要對學(xué)校一年來形成的教育教學(xué)檔案和科研檔案進(jìn)行收集、分類和存檔。最容易出錯的環(huán)節(jié)是，相關(guān)人員在進(jìn)行檔案資料交接時沒有履行交接登記手續(xù)。這樣極易造成一些檔案資料在交接時出現(xiàn)混亂和丟失現(xiàn)象，對后續(xù)工作造成不良影響。一方面，對上交教科研檔案資料的本人造成了不便，材料上交后，再次使用時卻無處查詢；另一方面，也會造成檔案庫房的混亂，具體表現(xiàn)在檔案管理人員對歸檔的意義理解不夠，沒有切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案管理工作者應(yīng)盡的收集、整理、分類、歸檔的責(zé)任。

五、加強(qiáng)教科研檔案數(shù)字化管理工作的策略

隨著各行各業(yè)信息化程度的加強(qiáng)，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的迅速普及，加強(qiáng)教科研檔案數(shù)字化管理迫在眉睫，應(yīng)引起各級各類學(xué)校管理者的高度重視。具體可采用以下方式。

（一）加強(qiáng)對教科研檔案數(shù)字化重要性的宣傳

1.領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子要加大對教科研工作文件數(shù)字化管理必要性的認(rèn)識與了解，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人和教職工對教科研文件資料數(shù)字化管理工作意義的深刻理解；要加大對一線教科研工作人員的思想教育，使其更深刻地了解教科研文件資料數(shù)字化的重要意義，積極地采取實(shí)際行動，密切關(guān)注并保障教科研文件資料數(shù)字化管理工作的實(shí)施。

2.檔案管理人員要加強(qiáng)宣傳

檔案管理人員既可以借助教育教學(xué)工作者查詢資料的平臺，現(xiàn)場推廣教科研文件資料數(shù)字化管理帶來的便利，也可以通過校內(nèi)出版物發(fā)表教科研文件資料數(shù)字化管理工作的典型事例，宣傳教科研文件資料數(shù)字化管理工作的意義與必要性。

（二）建立健全教科研檔案資料數(shù)字化管理工作制度

1.建立健全教科研數(shù)字化檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)

各學(xué)校在教科研檔案數(shù)字化的交接時，要嚴(yán)格按照《檔案法》中有關(guān)電子文檔的交接管理與保管方式和數(shù)字化資料交接技術(shù)的相關(guān)要求，建設(shè)以傳統(tǒng)管理方式為主，現(xiàn)代技術(shù)手段為輔的電子存檔系統(tǒng)，確保教科研檔案數(shù)字化的整體性、保密性和不可變動性，并建立健全教科研數(shù)字化檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。

2.及時進(jìn)行教科研資料數(shù)據(jù)的普查補(bǔ)評

檔案管理人員要應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行教科研資料數(shù)據(jù)的普查補(bǔ)評，及時更新教科研現(xiàn)狀數(shù)據(jù)，并注意適時更新教科研資料數(shù)字化數(shù)據(jù)，以保證完整性和權(quán)威性，從而縮短教科研檔案數(shù)字化周期。

3.充分發(fā)揮教科研檔案電子化管理為學(xué)校管理與教育服務(wù)的功能

檔案管理工作必須堅(jiān)持做好“三同步”工作，即：教科研檔案建立和教科研課題建立工作同步；教科研計劃制定與教科研檔案的接收、整理工作同步；教科研計劃驗(yàn)收與教科研工作檔案驗(yàn)收同步，從而實(shí)現(xiàn)了同步編目，共同存檔，各入其庫，內(nèi)容完整無缺。

（三）利用現(xiàn)代高科技手段，進(jìn)行教科研檔案的數(shù)字化與綜合動態(tài)管理系統(tǒng)

1.發(fā)揮計算機(jī)的檢索能力

時代發(fā)展到今天，紙質(zhì)檔案仍然是檔案家族的主要成員。要想做到檢索迅速、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，信息化和現(xiàn)代化需要付出大量的人力、物力。如何在檔案管理系統(tǒng)中導(dǎo)入計算機(jī)檢索軟件，形成檔案數(shù)據(jù)保存與檢索系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要一環(huán)。只有形成了各種計算機(jī)查閱目錄，并發(fā)揮計算機(jī)的檢索能力，才能真正達(dá)到檔案管理各項(xiàng)工作的信息化和現(xiàn)代化。

2.適時更新

適時更新是保證學(xué)校教科研檔案數(shù)字化生命力的關(guān)鍵保證。唯有做到適時更新，并進(jìn)行數(shù)字化歸檔與動態(tài)管理，方可讓學(xué)校教科研項(xiàng)目資料更好地為社會服務(wù)。

3.建立綜合動態(tài)管理系統(tǒng)

一是建設(shè)教科研資料數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立健全信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校教科研數(shù)據(jù)互動管理與資源共享的體系，從而方便各級各類學(xué)校教科研信息建設(shè)與檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息資源的有效搜索、查閱與使用。

二是建設(shè)規(guī)范的數(shù)據(jù)發(fā)布系統(tǒng)和教科研資料數(shù)字化歸檔系統(tǒng)，并進(jìn)行動態(tài)保管、準(zhǔn)確收集新增的學(xué)校教科研項(xiàng)目信息，完善教科研資料信息系統(tǒng)。

三是多元化使用教科研檔案數(shù)據(jù)，在確保數(shù)據(jù)安全的情況下，實(shí)現(xiàn)對信息技術(shù)數(shù)據(jù)最大程度地擴(kuò)展與使用。同時，在時間合理、物力許可的前提下，對原有的教科研紙質(zhì)文件實(shí)施掃描、拍照，以逐步完成數(shù)字化檔案信息管理。

（四）及時做好教科研檔案的鑒定工作

在做好教科研資料的認(rèn)定工作中，一是注意做好小組鑒定匯總，不要由一人說了算；二是認(rèn)定制度必須具備相應(yīng)的法規(guī)性，以便提高認(rèn)定程序的可靠性，減少檔案價值認(rèn)定的隨意性。教科研檔案價值的識別與評價，是優(yōu)化教科研檔案傳播的前提性條件。教科研檔案價值鑒定工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高的工作。在長期的教育教學(xué)過程中，會形成相當(dāng)數(shù)量的教科研檔案，有的經(jīng)過一段時間的保存，就會失去查考和利用價值，要及時進(jìn)行鑒定與銷毀。教科研檔案鑒定與銷毀工作的總體原則是去粗取精、去偽存真，檔案人員要對所鑒定的材料進(jìn)行認(rèn)真的考證和核查，以確保檔案的真實(shí)性和可靠性。

（五）采取多種方式豐富教科研檔案室藏

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視教科研檔案數(shù)字化工作，堅(jiān)持依法治檔，統(tǒng)一管理，任何人不準(zhǔn)把教科研檔案資料作為私人財產(chǎn)據(jù)為己有。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要定期帶頭，主動地將在教科研活動中產(chǎn)生的文件資料按時上交檔案室歸檔；同時，歸檔工作人員也要堅(jiān)持做好有心人，隨時關(guān)注資料收集，并檢驗(yàn)存檔材料是否全面、系統(tǒng)、正確，對出現(xiàn)的問題及時加以彌補(bǔ)。

（六）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

首先，學(xué)校要在充分調(diào)動檔案管理人員的主動性和積極性的基礎(chǔ)上，認(rèn)真做好檔案管理人員業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練工作，從根本上保證歸檔資料的全面、準(zhǔn)確，杜絕檔案在數(shù)字化管理過程中可能出現(xiàn)的錯誤。

其次，要做好檔案管理人員的職業(yè)道德教育，使其擁有高尚的職業(yè)道德，做到有章可循，規(guī)范操作。

最后，努力提高對檔案管理數(shù)字化的規(guī)范程度，保證對檔案數(shù)字化的存取和調(diào)配工作的有效性，進(jìn)而加快檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，提升管理和利用檔案的效率。

（七）編史修志，建校史館，促進(jìn)教科研檔案的文化價值傳播

編史修志、建校史館，是功在當(dāng)代、有益后人的千秋大業(yè)，而實(shí)現(xiàn)歷史教科研資料保存數(shù)字化的目的，正是為了起到“資政、教化、存史”的功能，以推動社會文化的現(xiàn)代化建設(shè)，為國家經(jīng)濟(jì)社會建設(shè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。我校在建校50周年出版了校志，在建校60周年建成了校史館，得到了許多到校參觀的領(lǐng)導(dǎo)、社會人士的肯定和好評。在編史修志的過程中，我們充分發(fā)揮了離退休老同志的作用。離退休老同志有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，對學(xué)校教科研歷史的了解較深，頭腦中留存了很多有價值的教科研工作記憶。我們采取請老同志口述、年輕教師用多媒體進(jìn)行創(chuàng)作的互助模式，既讓老同志發(fā)揮了“老驥伏櫪，志在千里”的余熱，又讓年輕教師在師傅的帶領(lǐng)和指導(dǎo)下盡快成長起來。

綜上所述，教科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是加強(qiáng)學(xué)校工作不可或缺的重要環(huán)節(jié)，教科研檔案是發(fā)展基礎(chǔ)教育事業(yè)不能忽略的重要財富。所以，我們要及時轉(zhuǎn)變對教科研檔案數(shù)字化管理工作的被動局面，逐步形成全面、系統(tǒng)的教科研檔案，為學(xué)校進(jìn)一步提高教育教學(xué)質(zhì)量、加快校園建設(shè)做好蓄勢工作。