■李薪宇

計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速進(jìn)步和高速應(yīng)用標(biāo)志著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，新型信息發(fā)布方式不斷涌現(xiàn)，影響著各個(gè)領(lǐng)域。我國(guó)的檔案事業(yè)也面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案工作提出新的更高的要求，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的研究，成為當(dāng)代檔案工作者研究的重要課題。高等院校檔案數(shù)字化建設(shè)同樣是“數(shù)字校園”、“智慧校園”建設(shè)的重要組成部分。多年來(lái)我國(guó)一直十分重視高校檔案數(shù)字化建設(shè)，早在2008年教育部就已經(jīng)發(fā)布相關(guān)文件，明確提出要求高校檔案工作要對(duì)標(biāo)國(guó)家的重大發(fā)展戰(zhàn)略，緊跟和服務(wù)于國(guó)家信息化建設(shè)的目標(biāo)。重視高校檔案數(shù)字化工作，統(tǒng)籌推進(jìn)各項(xiàng)工作，把高校檔案數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校整體規(guī)劃之中，加速推進(jìn)檔案數(shù)字化工作高效率、高質(zhì)量發(fā)展[1]。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的動(dòng)力

（一）我國(guó)相關(guān)法規(guī)政策的要求

從上世紀(jì)90年代的“三金工程”開(kāi)始后我國(guó)開(kāi)始信息化建設(shè)，2001年我國(guó)發(fā)布的“十五”規(guī)劃，關(guān)于檔案事業(yè)明確提出要加快檔案信息化建設(shè)，通過(guò)“試點(diǎn)先行”，加快現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化。在這一時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)處于起步探索時(shí)期，偏向檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，數(shù)字化的主要對(duì)象是館內(nèi)重要全宗。在2006年我國(guó)發(fā)布的“十一五”規(guī)劃，將檔案數(shù)字化工作列為重點(diǎn)任務(wù)，全國(guó)范圍內(nèi)的所有綜合檔案館要全面開(kāi)始檔案數(shù)字化建設(shè)。其中明確在檔案安全方面檔案數(shù)字化所發(fā)揮的重要作用，亟待修復(fù)的檔案以及重點(diǎn)檔案作為檔案數(shù)字化的重點(diǎn)對(duì)象。在“十二五”中加速推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)仍然是重要內(nèi)容，提出把國(guó)家檔案館“重要館藏檔案基本完成數(shù)字化”的目標(biāo)[2]。在這一階段繼續(xù)擴(kuò)大數(shù)字化主體范圍，從綜合檔案館擴(kuò)大各級(jí)各類檔案館（室）；強(qiáng)調(diào)數(shù)字化對(duì)檔案安全的重要性，提出通過(guò)檔案數(shù)字化異質(zhì)異地備份重要檔案?！笆濉币?guī)劃提出要初步實(shí)現(xiàn)“檔案管理數(shù)字化”[3]，各部門(mén)要全方位開(kāi)展存量數(shù)字化，綜合檔案館要建成數(shù)字檔案館，對(duì)于各級(jí)檔案館永久保存的檔案的數(shù)字化率提出明確目標(biāo)?！笆奈濉币?guī)劃提出：“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)”[4]，對(duì)檔案“智能化”管理提出了全新的要求。

表1 全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“四個(gè)五年”規(guī)劃中與檔案數(shù)字化相關(guān)的內(nèi)容

縱觀“四個(gè)五年規(guī)劃”和十多年國(guó)家檔案局館長(zhǎng)講話中涉及檔案數(shù)字化的內(nèi)容，可見(jiàn)檔案數(shù)字化工作國(guó)家一直高度重視，從“方便利用”到“提高檔案利用水平”[5]、融合信息化和檔案服務(wù)體系[6]，再到“抓好服務(wù)升級(jí)”[7]，檔案服務(wù)利用的理念貫穿始終。檔案數(shù)字化建設(shè)是國(guó)家信息化發(fā)展與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的核心一環(huán)，更快更好地完成檔案數(shù)字化工作是不同層級(jí)的檔案管理部門(mén)未來(lái)需要完成的核心任務(wù)。

（二）適應(yīng)信息化建設(shè)的客觀要求

現(xiàn)階段，大多數(shù)國(guó)家都非常重視檔案數(shù)字化建設(shè)，尤其是美英等發(fā)達(dá)國(guó)家?！爸腔鄢鞘小薄爸腔壅钡炔粩喑霈F(xiàn)標(biāo)志著信息化時(shí)代的來(lái)臨，我們國(guó)家各大高校也在不同程度地推進(jìn)“數(shù)字校園”“智慧校園”等工程，高校檔案數(shù)字化建設(shè)也是適應(yīng)“數(shù)字校園”建設(shè)的客觀要求，也是“數(shù)字校園”建設(shè)的基礎(chǔ)條件之一。各大高校檔案管理的內(nèi)容主要涵蓋日常教學(xué)、科研以及行政管理工作中形成的檔案，涉及學(xué)生的招錄信息、學(xué)籍與成績(jī)、財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證、收文發(fā)文的文件等種類繁多的內(nèi)容，這些檔案都真實(shí)客觀地記錄了一所學(xué)校的發(fā)展歷程。如果這些檔案全部完成數(shù)字化，那么這些檔案就可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)一步利用。信息化時(shí)代的到來(lái)使檔案館成為檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化者而非“存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)”，檔案館要以檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)完成我國(guó)信息化建設(shè)的目標(biāo)，以適應(yīng)信息化時(shí)代的來(lái)臨。

在信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代，原有傳統(tǒng)載體檔案在一定的時(shí)期內(nèi)還將繼續(xù)產(chǎn)生和存在，數(shù)字檔案也會(huì)快速地持續(xù)增長(zhǎng)并且會(huì)長(zhǎng)期存在，在今后必將占據(jù)檔案館館藏的主要位置，因此今后檔案館的檔案管理將會(huì)進(jìn)入以數(shù)字檔案管理為主，傳統(tǒng)載體檔案管理為輔的時(shí)期。這也使檔案館（室）的管理朝向于管理數(shù)字的方向發(fā)展，因此檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)載體檔案與數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)銜接的必由之路，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)實(shí)體檔案館向新型數(shù)字檔案館的轉(zhuǎn)型。

（三）促進(jìn)檔案信息資源的利用

國(guó)家檔案局對(duì)國(guó)家檔案館“五位一體”功能的定位：一是愛(ài)國(guó)主義教育基地，二是檔案安全保管基地，三是檔案利用服務(wù)中心，四是政府信息公開(kāi)中心，五是電子文件管理中心[8]。因此，現(xiàn)代檔案館更多的是應(yīng)當(dāng)扮演檔案信息的提供者和服務(wù)者角色，并非單純儲(chǔ)存檔案的一個(gè)部門(mén)，還需發(fā)揮信息公開(kāi)以及服務(wù)等方面的職能。高校是為國(guó)家培養(yǎng)高層次人才的主要陣地，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮“五位一體”功能，而這些職能的實(shí)現(xiàn)都要以檔案數(shù)字化為前提。

近年來(lái)政府開(kāi)展電子政務(wù)，通過(guò)利用網(wǎng)絡(luò)線上辦公逐步替代政務(wù)大廳的線下辦公，改變政府面對(duì)面辦公的形式，逐步轉(zhuǎn)換到全部從“線上”進(jìn)行，這也是信息化環(huán)境下不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。近年來(lái)隨著各種各樣電商平臺(tái)的成熟和普及，公眾對(duì)于信息獲取更趨向于實(shí)時(shí)、便捷和遠(yuǎn)程服務(wù)，對(duì)于檔案利用的期待不再是去檔案館進(jìn)行實(shí)體查閱，而是期待可以隨時(shí)隨地的利用，實(shí)現(xiàn)高效率遠(yuǎn)程利用。經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理之后,所有的高校檔案都能在局域網(wǎng)上進(jìn)行統(tǒng)一管理,有利于對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行追根溯源,檔案數(shù)字化建設(shè)是滿足利用者對(duì)檔案信息的深層次需求的基礎(chǔ)[9]。數(shù)字檔案之中各類信息資源不再受限于地域以及時(shí)空，取代過(guò)去的各類紙質(zhì)檔案，有效提升查閱、檢索以及攜帶等方面的便利性。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就能把分布在全國(guó)各地的用戶，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)聯(lián)系起來(lái)，可以避免檔案復(fù)制傳遞等繁瑣程序，既能減少工作人員的工作量，也可以擴(kuò)大高校檔案信息的利用率和利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。

（四）保護(hù)紙質(zhì)檔案原件

高校檔案具有唯一性、不可替代性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)高校傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的檔案損耗[10]。第一，紙質(zhì)檔案在保存過(guò)程中對(duì)外部環(huán)境提出較高要求，在受損之后無(wú)法修復(fù)。發(fā)展至今，雖然外部條件有所改善，但依舊不能完全消除紙質(zhì)檔案因?yàn)槠滟Y本原因所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)際保管過(guò)程中需承擔(dān)高額成本。其二，我國(guó)百年高校較多，多年來(lái)由于城市規(guī)劃、招生規(guī)模擴(kuò)大等原因，各大高校均有校區(qū)遷移，每次移動(dòng)都會(huì)對(duì)原始檔案造成破壞。其三，高校教師學(xué)生數(shù)量龐大，對(duì)檔案利用需求較多，頻繁翻閱檔案原件會(huì)加速檔案損毀，檔案在查閱過(guò)程中出現(xiàn)遺失或者損壞均會(huì)帶來(lái)不可逆轉(zhuǎn)的損失。檔案保管的重點(diǎn)應(yīng)該是內(nèi)容保管，通過(guò)檔案數(shù)字化可以使檔案信息得以保存，即使紙張破損，只要原始檔案的所有內(nèi)容都被保存下來(lái)，檔案保存的核心也就完成了。根據(jù)筆者調(diào)查，陜西省高校在辦學(xué)經(jīng)費(fèi)方面還是非常緊張的，通過(guò)檔案數(shù)字化使檔案信息得以保存的同時(shí)，在修建檔案庫(kù)房、擴(kuò)大規(guī)模、檔案保護(hù)、檔案修復(fù)等方面也可以減少資金投入。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的影響因素

從整體上看，至今我國(guó)高校檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得一定成效，數(shù)字化成果開(kāi)放利用正在穩(wěn)步推進(jìn)，各大高校檔案數(shù)字化率都已顯著增加。但由于多種因素的影響導(dǎo)致各大高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平存在較大差異，究其影響因素主要表現(xiàn)在以下方面。

（一）資金投入

檔案數(shù)字化建設(shè)本身較為復(fù)雜，必須依賴大量的技術(shù)、人才和設(shè)備，購(gòu)買設(shè)施、更新軟件、維護(hù)系統(tǒng)、人才培養(yǎng)等均需資金投入，必須加大資金投資力度。資金投入主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先在硬件方面，由于高校檔案資源數(shù)量龐大，存儲(chǔ)的檔案資源較多，因此要建立一個(gè)足夠容量的服務(wù)器。檔案管理對(duì)保密工作要求也非常高，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全和軟件系統(tǒng)的防御功能等方面也要有足夠的資金支持才能保證其有效地進(jìn)行。其次各項(xiàng)軟硬件設(shè)施都必須及時(shí)進(jìn)行維護(hù)以及更新，也應(yīng)依賴持續(xù)地投入大量的資金，因此資金不足會(huì)嚴(yán)重制約高校檔案數(shù)字化的發(fā)展，資金的投入是決定檔案數(shù)字化建設(shè)成效的重要因素。除此之外，很多高校由于校史較長(zhǎng)檔案體量龐大，要將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案僅靠學(xué)校的現(xiàn)有的檔案工作人員很難完成如此大的工作量，因此就需要擴(kuò)大檔案數(shù)字化隊(duì)伍，或進(jìn)行數(shù)字化外包，但無(wú)論是那種方式都需要投入大量的資金。

（二）人才隊(duì)伍

數(shù)字檔案資源是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，專業(yè)人才隊(duì)伍是檔案數(shù)字化建設(shè)的前提。只有所有人才都具備較強(qiáng)的專業(yè)性以及綜合素質(zhì)，才能確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展；由于數(shù)字化工作的專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能和綜合能力的要求很高。所以，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中必須依賴檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)同時(shí)兼具的復(fù)合型、應(yīng)用型人才[11]。因此，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要有充足的專職人員從事檔案數(shù)字化建設(shè)，還需有專業(yè)對(duì)口的專業(yè)人才以及合理的年齡結(jié)構(gòu)，否則高校的檔案數(shù)字化建設(shè)將會(huì)失去發(fā)展動(dòng)力。

（三）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)

標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化是開(kāi)展一切工作的前提。高校檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性大工程，尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代之后，各類電子文件激增，檔案數(shù)字化必須具備統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)作為保障[12]。高校要具備檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)的針對(duì)性細(xì)則和數(shù)字化工作的前瞻性。高校計(jì)算機(jī)的服務(wù)器和管理軟件都有不同的版本和型號(hào)，上述軟件不論是適用性還是通用性都面臨大量問(wèn)題。從計(jì)算機(jī)方面來(lái)看，各種型號(hào)不具備較強(qiáng)兼容性，各類設(shè)備質(zhì)量良莠不齊，從而造成在軟硬件以及編碼標(biāo)準(zhǔn)方面都缺乏統(tǒng)一性，而此類因素均會(huì)對(duì)信息交流水平造成重大影響，對(duì)各大高校檔案數(shù)字化建設(shè)方面極為不利。必須在籌備階段把上述因素完全考慮在其中，才可以保證后續(xù)工作成功地開(kāi)展。除此之外，國(guó)家和檔案工作指導(dǎo)部門(mén)對(duì)于高校檔案工作的針對(duì)性指導(dǎo)的法規(guī)政策尚不完善，雖然我國(guó)自2001年以來(lái)發(fā)布或修訂了10余項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和60余項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但這只是宏觀性和方向性的指導(dǎo)，在高校領(lǐng)域的政策和法規(guī)仍有缺失，需要針對(duì)性和可操作性的專門(mén)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范性的法規(guī)政策進(jìn)行指導(dǎo)。

（四）安全隱患和風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)的應(yīng)對(duì)能力

數(shù)字化檔案同傳統(tǒng)載體檔案在檔案保護(hù)上相差甚遠(yuǎn)。就傳統(tǒng)載體檔案而言，主要是注意防火、溫濕度調(diào)節(jié)、光照等即可保護(hù)檔案，對(duì)于檔案工作者的要求相對(duì)來(lái)說(shuō)也較低。而對(duì)于數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)則要求更高，除了要做好以上保護(hù)工作外，還需要應(yīng)對(duì)數(shù)字檔案信息的安全做好防護(hù)，如設(shè)備故障、計(jì)算機(jī)病毒入侵、黑客侵入等。這些風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下兩個(gè)方面：一個(gè)是物理風(fēng)險(xiǎn)，物理方面的損壞包括設(shè)備故障、設(shè)備損害、自然災(zāi)害等，都會(huì)直接影響到數(shù)字檔案信息安全甚至對(duì)數(shù)字檔案帶來(lái)毀滅性的、不可逆的損失。二是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，對(duì)技術(shù)提出更高要求，由于被高校所處環(huán)境以及相關(guān)條件所影響，一般無(wú)法滿足技術(shù)要求，從而導(dǎo)致不能及時(shí)應(yīng)對(duì)和安全性有關(guān)的問(wèn)題，極有可能面臨病毒以及木馬等方面的問(wèn)題，從而造成檔案出現(xiàn)篡改、遺失等現(xiàn)象[13]。

筆者在相關(guān)文獻(xiàn)和網(wǎng)站調(diào)研發(fā)現(xiàn)，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)和大數(shù)據(jù)、人工智能的涌現(xiàn)，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)逐漸淘汰，取而代之的是網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，遠(yuǎn)程在線服務(wù)逐漸成為檔案服務(wù)利用的新方式。網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)，高校的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為校園網(wǎng)，但校園網(wǎng)一般在安全防護(hù)方面存在許多漏洞，如果遭到黑客攻擊，將會(huì)直接威脅校園內(nèi)各種應(yīng)用系統(tǒng)的安全。由于檔案管理系統(tǒng)本身的安全防護(hù)功能較弱，很容易被不法分子有機(jī)可乘，出現(xiàn)檔案信息被篡改、數(shù)據(jù)庫(kù)被盜取等問(wèn)題?，F(xiàn)如今很多高校都已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案實(shí)體安全與信息安全的重要性，多所學(xué)校將做好檔案安全工作列入學(xué)校發(fā)展的“十四五”規(guī)劃中。由此可見(jiàn)，高校面臨的檔案安全問(wèn)題和缺乏風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力是檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中亟待解決的一個(gè)問(wèn)題。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略

檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)的著力點(diǎn)，體現(xiàn)了當(dāng)代檔案工作者為適應(yīng)信息化建設(shè)的時(shí)代需求，主動(dòng)服務(wù)于檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型。檔案數(shù)字化工作在西方發(fā)達(dá)國(guó)家起步較早，已經(jīng)形成具有一定規(guī)模、成熟的運(yùn)營(yíng)機(jī)制。從我國(guó)近年來(lái)發(fā)布的政策法規(guī)和高校檔案數(shù)字化建設(shè)情況來(lái)看，國(guó)家高度重視在檔案數(shù)字化建設(shè)方面取得喜人成績(jī)，但相較于發(fā)達(dá)國(guó)家還有很長(zhǎng)一段路要走。在未來(lái)，主要在以下方面提出高校檔案數(shù)字化建設(shè)的優(yōu)化策略。

（一）提高對(duì)檔案工作的重視程度

通過(guò)筆者調(diào)研，陜西省某高校為支持檔案工作設(shè)立檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，其中2016年數(shù)字化經(jīng)費(fèi)達(dá)263萬(wàn)元，大量的資金投入也使其實(shí)現(xiàn)與OA辦公系統(tǒng)、數(shù)據(jù)數(shù)字中心、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的對(duì)接，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案信息服務(wù)利用，建立本地虛擬自助服務(wù)系統(tǒng)；形成基本覆蓋全校范圍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系；西安電子科技大學(xué)的檔案數(shù)字化建設(shè)走在陜西省各大高校的前列[14]。

因此高校必須意識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性和重要性，要把檔案數(shù)字化建設(shè)納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃之中，同時(shí)認(rèn)識(shí)到資金的投入是做好檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)前提。各高?？梢愿鶕?jù)本校的收支情況，設(shè)立檔案工作專項(xiàng)資金和檔案數(shù)字化專項(xiàng)資金以支持檔案工作的發(fā)展。同時(shí)，相關(guān)的檔案部門(mén)要對(duì)這筆資金進(jìn)行有效利用并設(shè)置監(jiān)察委員會(huì)檢查資金流向，確保檔案數(shù)字化工作的順利開(kāi)展；軟硬件設(shè)備和建立人才隊(duì)伍是檔案數(shù)字化建設(shè)的基本，要視本校情況引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備和高層次數(shù)字化人才。

（二）注重?cái)?shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)

高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平和質(zhì)量的高低，是由其工作人員來(lái)決定的，高校必須通過(guò)各項(xiàng)措施培育或引入大量檔案數(shù)字化領(lǐng)域的優(yōu)質(zhì)人才。高校必須注重人才的培養(yǎng)，或引進(jìn)高素質(zhì)的復(fù)合型人才。一是技術(shù)層面。要引進(jìn)掌握計(jì)算機(jī)專業(yè)技能以及儲(chǔ)備大量理論知識(shí)的優(yōu)秀人才，對(duì)于目前從事檔案工作的人員，應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)方式提高其專業(yè)技能以及理論基礎(chǔ)，運(yùn)用各項(xiàng)措施來(lái)建立復(fù)合型的高校檔案數(shù)字化建設(shè)人才隊(duì)伍。二是培養(yǎng)檔案工作人員良好的工作態(tài)度。選擇進(jìn)取心強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)、能吃苦耐勞的人員從事高校檔案數(shù)字化建設(shè)和管理工作，從根本上減少因?yàn)椤叭恕钡囊蛩匕l(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的概率。三是提供優(yōu)厚待遇保證檔案數(shù)字化人才的福利，并且在人才分工階段注重資源的優(yōu)質(zhì)配置。由于高校檔案數(shù)字化人才較少，要了解他們的需求，設(shè)置必要的、有效的獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，保證其工作的積極性。四是投入科研經(jīng)費(fèi)，鼓勵(lì)檔案工作者開(kāi)展學(xué)術(shù)科研工作，進(jìn)行和檔案數(shù)字化有關(guān)的探討，明確目前檔案方面的發(fā)展?fàn)顩r以及未來(lái)發(fā)展方向，以更好服務(wù)于檔案數(shù)字化建設(shè)的需求。五是注重人才隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，由于部分工作人員因年齡原因知識(shí)更新相對(duì)較慢和信息素養(yǎng)不高，新型檔案管理模式難以快速適應(yīng)，影響數(shù)字化進(jìn)程。

（三）健全完善高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)政策

制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)也是開(kāi)展檔案工作的前提，各高校充分理解國(guó)家發(fā)布的有關(guān)檔案數(shù)字化的法律政策和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，然后制定和本校實(shí)際情況相適應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，來(lái)指導(dǎo)本校的檔案數(shù)字化工作，構(gòu)建安全、有序、高效的檔案數(shù)字化建設(shè)體系，為今后工作的開(kāi)展提供保障。另一方面，國(guó)家檔案局或地方檔案局開(kāi)發(fā)檔案數(shù)字化高校標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)字化建設(shè)需有相對(duì)完善的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要指導(dǎo)，但當(dāng)前相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有所缺乏，對(duì)高校的檔案數(shù)字化建設(shè)產(chǎn)生了阻礙。因此制定檔案數(shù)字化高校相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)是極其必要的，但開(kāi)發(fā)一系列行之有效的標(biāo)準(zhǔn)并非易事，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：一是在制定高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)時(shí)必須遵循國(guó)家、教育部等已出臺(tái)的如《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二是要多方聯(lián)動(dòng)。出臺(tái)高校檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不是某一個(gè)部門(mén)的事情，會(huì)涉及檔案行政管理機(jī)構(gòu)、教育主管部門(mén)、高校等，因此制定標(biāo)準(zhǔn)需協(xié)調(diào)好各方關(guān)系。三是兼顧共性與特性。現(xiàn)如今各個(gè)省份之間在經(jīng)濟(jì)水平等方面存在明顯差異，省內(nèi)各高校也存在不同程度的差異，其檔案管理工作也具備其獨(dú)特的特點(diǎn)，因此在制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要充分考慮部屬高校、省屬高校、職業(yè)院校和民辦院校之間的差異，兼顧不同高校的共性和特點(diǎn)。

因此，只有制定和具體情況相符的制度規(guī)范，才可以做好高校檔案數(shù)字化建設(shè)。對(duì)高等院校來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)本身就是極為繁雜的一項(xiàng)系統(tǒng)工程，結(jié)合本校實(shí)際情況或借鑒其他高校的成功經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際建設(shè)之前，需明確當(dāng)前檔案館具體狀況，優(yōu)化現(xiàn)行制度機(jī)制，設(shè)立合理有效的建設(shè)方案，通過(guò)循序漸進(jìn)的方式來(lái)執(zhí)行，如此才可以為數(shù)字檔案安全提供保障。

（四）增強(qiáng)檔案數(shù)字化安全防護(hù)體系

高校檔案數(shù)字化建設(shè)要想實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久發(fā)展，除了需要大量的資金投入、人才隊(duì)伍建設(shè)以及提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為保障外，還要確保其所處的環(huán)境是安全可靠的。前文分析，檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要是“物理風(fēng)險(xiǎn)”和“技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)”，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性有以下措施：一是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。不僅應(yīng)運(yùn)用各類傳統(tǒng)防范措施，還應(yīng)不斷提高數(shù)據(jù)安全意識(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的各類全新風(fēng)險(xiǎn)。因此，還要對(duì)重要檔案數(shù)據(jù)做好數(shù)據(jù)備份工作，最大程度保障數(shù)據(jù)的完整性與安全性。要求計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人員按時(shí)對(duì)各類設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，排查可能出現(xiàn)的故障，有效提高數(shù)字檔案安全性。二是強(qiáng)化檔案工作人員的安全意識(shí)。從意識(shí)形態(tài)上認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)中檔案安全的重要性，明確責(zé)任，合理劃分相關(guān)職責(zé)，建立健全獎(jiǎng)懲機(jī)制，為信息保密以及安全提供保障。三是應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段防范風(fēng)險(xiǎn)。在校園網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)方面，首先需要在網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建有效的防火墻，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒的防范和消殺，并將病毒檢測(cè)技術(shù)應(yīng)用到校園網(wǎng)絡(luò)中。在遇到病毒和黑客非法入侵時(shí)能開(kāi)啟自動(dòng)防御模式，來(lái)抵御外來(lái)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)信息風(fēng)險(xiǎn)的防范[15]。在檔案管理系統(tǒng)層面，首先要做好服務(wù)器外部環(huán)境的安全防范，如防火、防盜等，同時(shí)也要設(shè)置安全訪問(wèn)策略，通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，增加密碼管理，防止數(shù)字檔案信息被篡改和竊取。除此之外，也要同時(shí)構(gòu)建有效的數(shù)據(jù)庫(kù)，當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞時(shí)能在最短的時(shí)間內(nèi)得到彌補(bǔ)和修復(fù)，保護(hù)好數(shù)字檔案信息。

（五）搭建完善健全網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字平臺(tái)，加強(qiáng)現(xiàn)行電子文件的歸檔工作

檔案數(shù)字化建設(shè)之中最關(guān)鍵的一個(gè)任務(wù)就是保證通過(guò)數(shù)字化環(huán)境形成的相關(guān)文件在實(shí)際歸檔過(guò)程中，依舊通過(guò)原先的形態(tài)予以保存，并歸納至檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之中。現(xiàn)階段，依舊有不少高校檔案管理者沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)數(shù)字信息化，片面的認(rèn)為就是把一部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字形式，沒(méi)有涵蓋歸檔以及轉(zhuǎn)換。這樣就會(huì)導(dǎo)致電子文件需要先換轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，進(jìn)館后再由工作人員進(jìn)行數(shù)字化處理，從而導(dǎo)致重復(fù)進(jìn)行不必要的工作，浪費(fèi)大量的人力和物力。因此，需要采取雙軌制歸檔，避免出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)。在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，必須率先對(duì)一部分紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并且對(duì)有關(guān)電子文件載體按時(shí)予以歸檔，防止出現(xiàn)重復(fù)工作的情況。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)在促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展，拓寬數(shù)字化范圍的過(guò)程中，必須同步進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以及歸檔，在實(shí)際歸檔的時(shí)候需運(yùn)用雙套制歸檔法，減輕后續(xù)工作中的工作量。高校行政部門(mén)和機(jī)構(gòu)復(fù)雜，信息交流溝通不暢，可以探索以下方法：

一是將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)相連接。比如檔案管理系統(tǒng)和學(xué)生信息管理系統(tǒng)對(duì)接，使學(xué)生的各類檔案憑借互聯(lián)網(wǎng)完成實(shí)時(shí)遷移，避免各類重復(fù)勞動(dòng)，并且也可以避免實(shí)際傳輸環(huán)節(jié)出現(xiàn)的誤差，有效提高工作效率。如西安電子科技大學(xué)的檔案管理系統(tǒng)以及教育系統(tǒng)順利銜接，讓學(xué)生的成績(jī)、課程等方面的信息能夠憑借互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)完成檔案移交，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)檔案同步歸檔。二是對(duì)所有部門(mén)產(chǎn)生的各類電子文件和自動(dòng)化軟件形成的相關(guān)電子文件，通過(guò)下載刻盤(pán)的方式完成復(fù)制，然后轉(zhuǎn)移到檔案管理系統(tǒng)中，使其成為數(shù)字化館藏的一部分。三是學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息管理部門(mén)建設(shè)檔案云存儲(chǔ)，內(nèi)部所有部門(mén)均可以憑借該平臺(tái)來(lái)完成數(shù)據(jù)采集以及信息交換工作，通過(guò)分散采集的方式來(lái)切實(shí)提升信息采集效率，對(duì)內(nèi)部部門(mén)來(lái)說(shuō)大有裨益。

綜上所述，高校檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)國(guó)家信息化戰(zhàn)略和建設(shè)“智慧校園”的一項(xiàng)基礎(chǔ)工程，雖然高校檔案數(shù)字化有很多影響因素的存在，但我國(guó)始終極為關(guān)注檔案數(shù)字化建設(shè)，各高校都認(rèn)識(shí)到高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，也得到了領(lǐng)導(dǎo)和各方支持，相信高校檔案數(shù)字化建設(shè)也會(huì)像地方各級(jí)各類檔案館一樣成功開(kāi)展。