文/菏澤市曹縣信訪局信訪受理中心 劉小雙

檔案信息化是指應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，形成計算機可識別、可處理的檔案信息資源，通過信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）正式發(fā)布，新《檔案法》將檔案信息化建設(shè)作為專章被提出了明確要求，檔案信息化建設(shè)由此邁入新的發(fā)展階段。信訪工作緊跟時代發(fā)展步伐，2022年2月25日正式發(fā)布的《信訪工作條例》對信訪工作信息化、智能化建設(shè)提出了明確要求，各級黨委和政府應(yīng)當(dāng)加強信訪工作信息化、智能化建設(shè)，依規(guī)依法有序推進(jìn)信訪信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、信息共享。在信息化浪潮的推動下，這是推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)工作的正式回應(yīng)，也是時代發(fā)展的必然趨勢。

一、信訪檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）是新時代發(fā)展的必然需要。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，隨著城市化進(jìn)程的不斷加快和人民維權(quán)意識的不斷增強，書信、電話和走訪形式已不能滿足人民群眾信訪活動的需求。近年來，信訪部門利用信息化技術(shù)，在各級政府官網(wǎng)及微信公眾號等平臺上開通網(wǎng)上投訴、領(lǐng)導(dǎo)信箱、省/市/縣委書記留言板塊及微信投訴平臺等通道，進(jìn)一步拓寬了群眾反映問題的渠道，尤其是受疫情因素的影響，網(wǎng)上投訴更是以便捷、高效、低成本的優(yōu)勢成為群眾反映問題的主渠道。在信息化技術(shù)發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的信訪檔案管理方式無論從內(nèi)容、數(shù)量還是載體上都已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的需求，信訪檔案的信息化建設(shè)應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，全面推動信訪檔案的信息化與智能化建設(shè)。

（二）是提高檔案管理效能的關(guān)鍵路徑。隨著社會信息化的發(fā)展，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷完善，信訪總量、信訪內(nèi)容不斷增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式無論從記錄載體、記錄方式還是管理方式上都已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求。信訪檔案的信息化建設(shè)，有利于滿足信訪檔案大容量存儲的需求，同時對于提高信訪工作效率、滿足群眾查詢利用需求，提升群眾信訪滿意度、研判分析信訪信息均有著積極的促進(jìn)作用。如果信訪檔案管理方式依然停滯不前，將無法適應(yīng)信訪工作信息化和智能化的建設(shè)需求，還會造成信訪工作者在履職方面出現(xiàn)知識空白短板，降低群眾滿意度，進(jìn)而影響社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展。

（三）是實現(xiàn)資源共享的必然選擇。我國現(xiàn)行的信訪工作機構(gòu)紛繁復(fù)雜，從中央到地方各相關(guān)職能部門均設(shè)有信訪機構(gòu)，由于缺乏統(tǒng)一管理機制，加之受體制設(shè)置的影響，信訪工作機構(gòu)的協(xié)調(diào)能力有限，例如公、檢、法及紀(jì)檢系統(tǒng)在信訪案件處理過程中均擁有獨立的系統(tǒng)和辦案程序，從而導(dǎo)致案件難以單獨在信訪工作系統(tǒng)中收集齊全，且在“依法治國”的理念背景下，信訪工作實行“訴訪分離”“依法分類”處理信訪事項的工作規(guī)則，加之各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間缺乏橫向銜接機制，難以實現(xiàn)信訪檔案的資源共享。因此，推進(jìn)信訪檔案的信息化建設(shè)，加強業(yè)務(wù)部門之間的橫向銜接，構(gòu)建橫豎貫通的信訪檔案電子資源數(shù)據(jù)庫，是實現(xiàn)檔案信息資源共享的必然選擇，也是適應(yīng)社會信息化進(jìn)程的現(xiàn)實需要。

（四）是提升工作人員綜合素養(yǎng)的催化劑。信訪檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，對工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)提出了更高要求。檔案管理工作除了具有豐富的信訪工作和檔案管理經(jīng)驗，熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)外，如果想打造信訪工作高水平領(lǐng)地，必須深入理解檔案信息化建設(shè)的要求與標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南》，探索建立與信訪工作特點相結(jié)合的檔案信息化發(fā)展體系，促進(jìn)信息化與信訪工作的深度融合，拓寬視野、摒棄落后觀念、勇于創(chuàng)新、加強現(xiàn)代化信息意識，并要積極與外界進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，不斷提高自身綜合素養(yǎng)，積極適應(yīng)信訪檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展需求。

二、信訪檔案信息化建設(shè)面臨的困境

（一）主觀上對信訪檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠。一是人員投入不夠。目前在信訪工作體系內(nèi)，大部分信訪工作機構(gòu)由于人員少、任務(wù)重，注重案件辦理而忽視檔案管理工作，絕大部分檔案管理人員均為兼職人員，檔案管理專業(yè)人員少之又少，普遍缺乏專業(yè)的檔案管理知識，致使信訪檔案信息化建設(shè)水平停滯不前。二是資金投入有限。信訪工作機構(gòu)由于經(jīng)費緊張，對檔案信息化建設(shè)投入的資金有限，往往僅配備基礎(chǔ)的辦公設(shè)備，對信訪檔案專業(yè)管理軟件的研發(fā)和投入支持力度不足，致使其信息化建設(shè)跟不上時代的發(fā)展要求。三是對信訪檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識深度不夠。大部分檔案管理人員缺乏專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，思想觀念和管理水平落后，缺乏創(chuàng)新精神和膽識，始終對信訪檔案管理處于粗放狀態(tài)，意識不到信訪檔案精細(xì)化與信息化管理的重要性，無法對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化升級，滿足不了大數(shù)據(jù)發(fā)展對信訪檔案信息提取與利用的需求，阻礙了信訪檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐。

（二）信訪檔案信息資源體系建設(shè)依然處于初步階段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與廣泛應(yīng)用，雖然目前信訪機構(gòu)已緊跟時代發(fā)展，配備了電腦、打印機、掃描儀、硬盤等電子設(shè)備，但由于缺乏專業(yè)檔案管理人員的指導(dǎo)，缺乏信訪案件檔案管理規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)工作細(xì)化流程，文檔存放分類不準(zhǔn)，加之收集整理意識不強，容易造成有效信訪檔案材料的流失，難以發(fā)揮出檔案的有效利用及共享價值。盡管經(jīng)過近十多年的發(fā)展，全國各級信訪工作機構(gòu)之間已經(jīng)實現(xiàn)信訪信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，但由于信訪信息系統(tǒng)注重的是案件的辦理與監(jiān)管，缺乏檔案收集整理功能，使得檔案收集較為分散，尤其對于重訪、信訪積案這些較為重要的信訪案件，在信訪信息系統(tǒng)里面難以通過一個或幾個案件登記記錄將檔案收集齊全，查詢利用難度大。加之對于涉法涉訴案件，根據(jù)“訴訪分離”原則，大部分案件公、檢、法機關(guān)僅是簡單出具不予受理手續(xù)，未將案件情況上傳信訪信息系統(tǒng)，因此難以通過該系統(tǒng)查詢相關(guān)案件材料，造成信訪檔案信息資源體系建設(shè)難以進(jìn)一步推進(jìn)。作為推動檔案信息化建設(shè)的“壓艙石”，如果信訪檔案信息資源體系的建設(shè)一直停滯不前，《信訪工作條例》中提倡的“依規(guī)依法有序推進(jìn)信訪信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、信息共享”的局面將難以全面實現(xiàn)。

（三）信訪檔案信息服務(wù)體系與安全保障體系建設(shè)滯后。信訪檔案信息化建設(shè)不僅需要全面、真實、完整的信息資源體系作基礎(chǔ)，還要有檔案信息服務(wù)體系與檔案安全保障體系作支撐。目前與信訪信息系統(tǒng)相配套的電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室等服務(wù)體系的建設(shè)還未被正式提上日程，跨部門共享依然是難題，信訪檔案信息化服務(wù)體系建設(shè)滯后，致使信訪檔案信息資源體系無法全面實現(xiàn)共享。同時，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信訪檔案安全保障體系建設(shè)水平有限，信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程任重道遠(yuǎn)。

三、信訪檔案信息化建設(shè)的可行性路徑

（一）樹立全新理念，增強信訪檔案信息化建設(shè)意識。隨著《信訪工作條例》的實施，各級信訪部門都應(yīng)該緊跟時代發(fā)展步伐，樹立全新的發(fā)展理念，充分認(rèn)識到信訪檔案信息化建設(shè)對提高信訪工作效率和管理水平的重要性，加強對信訪檔案信息化建設(shè)的宣傳及推廣力度，并采取實際行動加大人才投入，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，與信訪實際工作相結(jié)合，探索建立信訪檔案信息化管理工作體系。同時，設(shè)置信訪檔案專項資金，對信訪檔案信息化建設(shè)所需要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、安全保障體系建設(shè)作出規(guī)劃預(yù)算，并對系統(tǒng)的運維、升級費用等納入長期預(yù)算，解決資金難題，進(jìn)而保證信訪檔案信息化建設(shè)的平穩(wěn)推行。

（二）構(gòu)建信訪檔案信息資源體系，實現(xiàn)信息共享。由于信訪檔案有其特殊性，既要求實現(xiàn)各個信訪機構(gòu)之間的檔案信息共享，又必須準(zhǔn)確區(qū)分不同類型信訪檔案的性質(zhì)、保密級別，才能維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益并保障檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全。因此，作為檔案信息化建設(shè)的“壓艙石”，國家信訪局和各省信訪局應(yīng)牽頭組織，制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采取和專業(yè)系統(tǒng)供應(yīng)商合作的方式，根據(jù)信訪實際工作特點和需求，開發(fā)建設(shè)信訪檔案信息資源體系，采用通用性和兼容性的軟件系統(tǒng)，滿足各級政府、企事業(yè)單位的檔案利用需求，打破各自為政導(dǎo)致的“信息孤島”局面，實現(xiàn)各區(qū)域、各層級、各部門之間信訪檔案資源共享。同時，各省根據(jù)實際工作情況，統(tǒng)一規(guī)范信訪檔案信息資源管理制度，明確入庫標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范業(yè)務(wù)辦理流程，尤其嚴(yán)格規(guī)范業(yè)務(wù)系統(tǒng)中初件辦理資料入庫管理，并對信訪案件化解材料作出標(biāo)識，同時注重做好信訪檔案的收集和整理工作，充分挖掘信訪檔案的參考利用價值，只有這樣才能充分發(fā)揮信訪檔案資源“壓艙石”的作用，更好地滿足信息共享的需求。

（三）加大軟硬件設(shè)備投入，強化信訪檔案信息服務(wù)體系建設(shè)。推動互聯(lián)網(wǎng)與信訪檔案工作的深度融合，踐行“讓信息多跑路，讓群眾少跑路”的服務(wù)宗旨，充分運用大數(shù)據(jù)、云平臺，提升信訪檔案信息資源體系利用查詢的精確性，同時推動館際之間長遠(yuǎn)合作，實現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的信訪檔案信息共享，為推動信訪檔案信息化建設(shè)做好輔助。

（四）增強安全保護(hù)意識，建立健全信訪檔案信息化安全保障體系。信訪檔案信息資源體系的建設(shè)是一把“雙刃劍”，在給信訪工作者、信訪群眾帶來便利的同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險也大大增加，因此要保證信訪檔案信息化建設(shè)工作的順利推進(jìn)，首要前提是建立健全信訪檔案信息安全管理體系?？蓮囊韵聨讉€方面入手：首先，信訪檔案信息資源系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作范圍設(shè)置查詢及利用權(quán)限，并利用日志管理監(jiān)控操作記錄，進(jìn)而規(guī)范工作人員使用范圍。其次，信訪檔案管理工作人員要牢牢樹立安全保密意識，保證在規(guī)定權(quán)限內(nèi)查詢、利用檔案，同時提升網(wǎng)絡(luò)化安全維護(hù)技能，保證電子文檔的安全。同時建立健全信息安全等級保護(hù)、風(fēng)險評估、應(yīng)急事件管理、容災(zāi)備份及恢復(fù)演練等信訪檔案信息化安全管理體系，明確信訪檔案信息資源系統(tǒng)應(yīng)有專業(yè)技術(shù)人員定期進(jìn)行更新升級，優(yōu)化安全防護(hù)技術(shù)，并定期對系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測，確保信訪檔案信息化健康、有序、可持續(xù)發(fā)展。

（五）吸納具有信息技術(shù)與檔案管理綜合知識的人才，建設(shè)信訪檔案復(fù)合型管理隊伍。做好信訪檔案信息化建設(shè)工作，人才是根本。在信息化浪潮的推動下，信訪檔案管理人員除了精通信訪業(yè)務(wù)和具有專業(yè)的檔案管理知識外，還必須順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展需求，熟練運用信息軟件系統(tǒng)。因此，信訪部門要想做好信訪檔案信息化建設(shè)工作，必須在吸納和培訓(xùn)復(fù)合型人才上面下功夫，可以通過高層次人才引進(jìn)、組織交流學(xué)習(xí)、參加專業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種方式，不斷提高信訪檔案管理人員的綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的工作需求。同時，應(yīng)設(shè)置合理的懲罰獎懲和競爭機制，不斷激發(fā)檔案管理人員更新知識的積極性和主動性，時刻保證信訪檔案管理隊伍的活力，持續(xù)推進(jìn)信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

四、結(jié)語

信訪檔案信息化建設(shè)是在《信訪工作條例》背景下實現(xiàn)信訪信息系統(tǒng)互聯(lián)互通、信息共享的必然要求，也是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然選擇，必須加大信訪檔案信息化建設(shè)步伐，構(gòu)建全面、真實、有效的信訪檔案信息資源體系，以完善的信訪檔案服務(wù)體系和安全保障體系作為輔助，全面實現(xiàn)信息共享，進(jìn)一步提高信訪檔案管理水平和效率，為維護(hù)社會穩(wěn)定和諧大局提供全面的信息服務(wù)。