文｜曹湘翎

隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，越來越多國有企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢下開展實施商旅平臺建設，有效緩解差旅業(yè)務管控水平低、出行不便捷、報銷繁瑣等問題。本文通過透析國有企業(yè)商旅平臺建設歷程與應用效果，提出了建設過程中的關鍵要點和后續(xù)優(yōu)化建議，旨在為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供相關參考。

當前世界已進入數(shù)字經(jīng)濟時代，新技術、新方法的不斷應用正加快企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展并促進財務轉(zhuǎn)型。占據(jù)費用管理半壁江山的差旅業(yè)務，正隨著技術革新面臨一場新的管理變革，打造高效的商旅平臺成為眾多國企深化改革、技術賦能的重要舉措。某國有企業(yè)結(jié)合自身管理情況，在充分調(diào)研、評估的基礎上，嘗試通過外接商旅服務商模式構(gòu)建商旅平臺，成功上線運行后取得了一定管理成效。

一、建設背景

某國有企業(yè)為國有大型集團企業(yè)，擁有眾多分子公司和多元經(jīng)營業(yè)務。近年來，企業(yè)積極貫徹落實國家政策，認真調(diào)整集團產(chǎn)業(yè)布局，業(yè)務規(guī)模逐步擴張，人員數(shù)量穩(wěn)步遞增，國內(nèi)點多面廣局面越發(fā)突出。隨著各大能源項目陸續(xù)實施，集團差旅費大幅增長，傳統(tǒng)差旅管理弊端凸顯。

一是管控水平低，采用多平臺自由預訂、紙質(zhì)發(fā)票報銷、財務人工審核、逐筆付款的傳統(tǒng)管理方式，票據(jù)、業(yè)務等流轉(zhuǎn)鏈條長，過多依賴人工操作，難免出現(xiàn)超標預訂、審核錯漏等情形，存在一定管理風險。二是出行體驗差，個人需自行預訂行程，事先墊付費用，自行收集、保管原始票據(jù)，一旦票據(jù)遺失或開票有誤，還需換開發(fā)票，出差便捷性和體驗感較差。三是技術水平低，現(xiàn)有出差管理、報銷系統(tǒng)間相互獨立，缺乏出行預定的中間環(huán)節(jié)系統(tǒng)支撐，信息傳遞的透明度、實時性和準確性較差。四是采購成本高，企業(yè)下設的票務服務公司所合作服務商及產(chǎn)品有限，未實現(xiàn)規(guī)?；胁少彛w議價能力不足。五是報銷效率低，報銷往往不及時且手續(xù)相對繁瑣，涉及填單、貼票、審批、打印單據(jù)、審核付款等多道環(huán)節(jié)，財務審核還需關注是否超標、核對發(fā)票信息、審核流程與補助等，難免存在疏漏與差錯。

二、建設過程與應用效果

（一）建設過程

為有效緩解差旅管理存在問題，提升整體差旅管控能力，企業(yè)以報銷系統(tǒng)升級改造為契機，著手開展智能商旅平臺建設。整個建設過程大致分為三個階段，采用“統(tǒng)籌管理、分步實施、逐級推廣”的方式進行。

第一階段為調(diào)研評估階段，在完成報銷系統(tǒng)服務化重構(gòu)基礎上，通過相關單位調(diào)研走訪，綜合實施基礎、成本效益等因素，確立商旅平臺建設目標，選擇接入現(xiàn)有服務商平臺資源，形成系統(tǒng)初步建設方案；第二階段為建設實施階段，在管理層支持下成立了項目工作組，通過合作商談判、業(yè)務方案研討，進一步修改完善系統(tǒng)方案，設計商旅應用模塊，進行系統(tǒng)模塊對接、系統(tǒng)測試與驗收、上線試點與培訓等工作，用幾個月的較短時間快速完成平臺初步建設，實現(xiàn)部分單位上線試運行；第三階段為運維推廣階段，半年的試運行結(jié)束后系統(tǒng)性能基本穩(wěn)定，在集團內(nèi)逐級實施推廣，推廣不到一年時間實現(xiàn)商旅平臺在集團范圍內(nèi)全覆蓋。

（二）應用效果

1.差旅一體化管控能力提升

平臺建設以報銷系統(tǒng)為中樞和紐帶，將原OA中的出差申請模塊在報銷系統(tǒng)重置改造，同時外接商旅三方平臺，并集成人員統(tǒng)一身份管理平臺，打通了申請、預訂、報銷間系統(tǒng)壁壘，差旅標準可由系統(tǒng)自動控制，數(shù)據(jù)傳輸更加詳盡、透明、及時，差旅業(yè)務全流程、一體化管控能力得到提升。

2.出差更為方便快捷

商旅費用采用與服務商定期月結(jié)的方式結(jié)算，員工出行無需取票、墊資，辦理報銷無需貼票、更易填單，實現(xiàn)隨時隨地移動審核審批，并增設出行管理、跟蹤待辦等多項附加功能，支持他人代訂、多人同行等多場景應用，出差更方便快捷。

3.財務報銷效率提升

辦理報銷時，出差人員只需選擇出差申請單、自行勾選訂單行程，系統(tǒng)自動生成報銷信息，如特殊情況發(fā)生線下票據(jù)，可支持票據(jù)OCR自動識別與信息補錄，信息核對無誤后線上遞單審批；財務審核時，系統(tǒng)可判斷提示因私繞道、超支預警情況，核算時可自動算稅、自動制證，同時月結(jié)方式使支付頻率降低，報銷工作更加智能高效。

4.創(chuàng)造一定分析價值

系統(tǒng)初步建設了數(shù)據(jù)分析平臺，可一鍵輸出消費情況、報銷金額、預算執(zhí)行等財務數(shù)據(jù)，還匯集了出行地點、方式、路線、次數(shù)、報銷時間等大量非財務數(shù)據(jù)，從而可透過商旅數(shù)據(jù)對成本節(jié)約、趨勢比對、行為偏好等情況進行分析，為企業(yè)管理決策提供更多價值信息。

圖1 商旅平臺基本流程及功能效果圖

三、建設要點分析

（一）系統(tǒng)方面

建設商旅平臺主要就是進行系統(tǒng)建設，首先，最為重要的是基于業(yè)務基礎及管理要求，合理確定建設目標，并按照目標要求分階段實施，系統(tǒng)建設應留有接口、靈活配置，以便后續(xù)管理調(diào)整變化。其次，要充分評估現(xiàn)有系統(tǒng)架構(gòu)、接口等情況，綜合考慮出差申請、人員信息、發(fā)票管理、差旅報銷等模塊關聯(lián)設置、數(shù)據(jù)傳遞方式等，組織專家研討進行綜合論證比選，提出一套簡便、順暢、穩(wěn)定、安全的系統(tǒng)方案。再次，要考慮子企業(yè)系統(tǒng)應用差異性，應用系統(tǒng)越統(tǒng)一，標準化程度越高，在整體層面實施阻礙越小、越易實施。最后，要特別注重系統(tǒng)安全性，網(wǎng)絡安全對國有企業(yè)至關重要，人員及差旅等信息需與商旅平臺頻繁交換，應盡量減少外部數(shù)據(jù)推送頻率，重要數(shù)據(jù)應避免外部系統(tǒng)傳輸。

（二）業(yè)務方面

業(yè)務決定了平臺搭建的方向，對應用效果起到?jīng)Q定性作用。其中，管控方式最為重要，強管控模式要求必須配置出差申請單，行程應與申請單保持一致，優(yōu)點是行程信息完整、填報更準確、可預算管控、管理更規(guī)范，缺點是必須審批后方可預訂，變更行程需再次審批，不利于及時、靈活出行；弱管控模式不強制要求配置申請單，靈活性強但管理不夠規(guī)范。為減少實施阻礙，可采用由“寬”至“嚴”逐步過渡，慢慢培養(yǎng)用戶習慣，形成差旅規(guī)范管理。此外，應充分考慮各個場景及滿足制度合規(guī)要求，如可預訂的產(chǎn)品范圍、是否允許超標或因私預訂、是否可代訂及代訂范圍、交通住宿退改方式、多人出行與報銷等。試運行時，可選擇業(yè)務量大、場景多的單位試點，易于發(fā)現(xiàn)典型問題。

（三）財務方面

一方面，平臺建設應基于成本效益原則，綜合業(yè)務規(guī)模、資源基礎、系統(tǒng)設施等因素考慮自建或外購模式。業(yè)務量水平一般的企業(yè)，通常采用外購方式更方便節(jié)約，企業(yè)應做好詳細成本測算，如與哪些服務商合作、外購服務的程度、費用與折扣率、是否與鐵路車票系統(tǒng)直連等。另一方面，商旅模式下需重構(gòu)報銷方式并設計單據(jù)，根據(jù)需要合理確定結(jié)算方式、票據(jù)要求與開票類型、成本中心與核算體系、預算批準與執(zhí)行等，還應考慮部分特殊情況，如月結(jié)票據(jù)遺失責任劃分、個人線下取票處理措施、因私繞道超支部分還款方式、交通退改對票價和稅金的影響等。

（四）組織方面

為保障商旅平臺順利建設，一般成立以信息部門、財務部門牽頭，聯(lián)合人力部門、內(nèi)部商旅服務單位及外部合作商的專業(yè)化項目團隊，分工上由財務部門提出業(yè)務需求，商旅單位提出業(yè)務方案、信息部門開展系統(tǒng)建設、人資部門配和人員商旅信息建設、合作商按要求提供產(chǎn)品。各參與方應重視前期調(diào)研與方案設計，多聽取下屬單位需求意見，調(diào)研其他企業(yè)上線應用情況，結(jié)合業(yè)務實際充分交流互換意見，做好項目整體進度規(guī)劃，實施過程中定期總結(jié)，注意把握細節(jié)和質(zhì)量，上線運行后應持續(xù)跟蹤反饋，適當開展問卷及電話回訪，高效完成項目建設。

四、優(yōu)化建議

（一）完善系統(tǒng)使用功能

市場上服務商較多以個人客戶起家，而對企業(yè)客戶服務并不成熟和完善。原始訂單數(shù)據(jù)對后續(xù)業(yè)務至關重要，因此，服務商應加強企業(yè)客戶服務能力，建立一套適應企業(yè)客戶需求的系統(tǒng)架構(gòu)，如企業(yè)特有的項目點與地址庫設置、多人出行預訂與報銷、交通票據(jù)價稅分離、他人代訂與差標執(zhí)行、退改數(shù)據(jù)的及時準確傳遞等。同時，進一步完善優(yōu)化現(xiàn)有報銷系統(tǒng)，進一步加強系統(tǒng)集成、智能審核等功能，優(yōu)化人員身份信息及其與商旅平臺傳遞的同步性等。

（二）加強差旅業(yè)務管理

弱管控方式下，差旅預訂、出行靈活度較大，如人員管理意識不足或錯誤操作，易發(fā)生因私退改或繞道等行為，不利于差旅業(yè)務規(guī)范管理與成本節(jié)約。隨著商旅平臺廣泛應用，可逐步加強前端出差申請、預算等事前管理，引導員工增強責任意識、節(jié)約意識，進一步規(guī)范人員出差管理，在此過程中也應考慮特殊情況下訂票緊急出行等問題，增設部分應急通道。

（三）全面提升服務能力

業(yè)務上，優(yōu)化智能客服、住宿變更、交通退改等模塊，加強服務人員培訓和引導能力，提升員工綜合滿意度。系統(tǒng)上，開發(fā)智能行程推薦、語音識別等功能，利用數(shù)字化手段最大力度提升出差便捷性。資源上，持續(xù)拓展商旅平臺資源，與酒店、航司、鐵路等取得更多合作，開拓常駐地、偏遠項目地等合作酒店，享受更多折扣優(yōu)惠和增值服務。條件允許時適當上線個人因私預訂業(yè)務，將受益面從單位覆蓋到個人。

（四）建設數(shù)據(jù)分析平臺

完善商旅數(shù)據(jù)分析平臺建設，將價值創(chuàng)造真正落到實處。將各項數(shù)據(jù)進行層層分類與細化，如分析整體層面、部門層面的產(chǎn)品分布、節(jié)省情況、預算控制、趨勢變動等情況，分析個人各月度、年度出行次數(shù)、天數(shù)、坐席折扣、報銷及時性等情況，為企業(yè)提供經(jīng)營決策、內(nèi)部管理、績效考核等數(shù)據(jù)支持，為個人提供出行提示、安全預警、疫情信息等價值服務。

（五）推行全行業(yè)電子票據(jù)

月結(jié)方式下，服務商統(tǒng)一開具住宿發(fā)票，定期打印火車票、機票，大量紙質(zhì)票據(jù)不僅增加了核對成本，寄送過程也存在遺失風險，當存在交通退改、個人取票等情況，對賬工作將更為困難。近年來，國家逐步推行電子發(fā)票，隨著區(qū)塊鏈等技術應用，建議加快交通電子發(fā)票實施、推廣普及增值稅電子專票，優(yōu)化機票退改金額顯示與計稅方式，建設電子發(fā)票在移動端存儲、調(diào)取與報銷一體使用功能，進一步節(jié)約管理成本，提升信息共享與報銷便捷性。

五、結(jié)語

將數(shù)字技術與財務管理深度融合，用先進技術不斷完善智能前瞻的財務數(shù)智體系，是國家關于加快中央企業(yè)建設世界一流財務管理體系的重要指導意見。商旅平臺集合了差旅業(yè)務無紙化報銷、一體化管理、集中規(guī)模采購等優(yōu)勢，是新型智能財務管理工具的體現(xiàn)，建設商旅平臺平均周期短、應用效果好，數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢下，國有企業(yè)可綜合業(yè)務情況，創(chuàng)新差旅管理模式，開展商旅平臺建設，進一步加強差旅業(yè)務管理，為企業(yè)經(jīng)營持續(xù)降本增效。