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        施工企業(yè)全面預(yù)算管理中存在的問題及對策

        2023-02-14 15:25:24陳建芳中國能源建設(shè)集團浙江火電建設(shè)有限公司
        財會學(xué)習(xí) 2023年34期
        關(guān)鍵詞:預(yù)算編制考核施工

        陳建芳 中國能源建設(shè)集團浙江火電建設(shè)有限公司

        引言

        建筑施工企業(yè)主要業(yè)務(wù)是通過建筑安裝活動,把建筑材料和構(gòu)配件等建成各種建筑物,把機械電氣設(shè)備組裝形成生產(chǎn)能力,為經(jīng)濟發(fā)展提供物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)。當(dāng)前,面對僧多粥少的建筑市場,企業(yè)生存環(huán)境日趨惡化,為了提升管理效益,很多企業(yè)引進了全面預(yù)算管理方法,試圖通過全面預(yù)算管理來增強企業(yè)發(fā)展后勁。但是,由于建筑產(chǎn)品生產(chǎn)周期長,標準化程度低,不可預(yù)見因素多;同時產(chǎn)品計價又具有大額性、單件性、層次性、動態(tài)性等特點,造成營收、成本、費用、利潤、資金等預(yù)算編制困難,執(zhí)行不力,無法達到制造企業(yè)、服務(wù)企業(yè)開展全面預(yù)算管理能取得的成效,甚至成為某些施工企業(yè)的擺設(shè)和累贅。為了充分發(fā)揮全面預(yù)算管理對施工企業(yè)的作用,有必要開展深入研究探討。

        一、全面預(yù)算管理工作存在的問題

        (一)缺少嚴格規(guī)范的可執(zhí)行標準體系

        全面預(yù)算管理是企業(yè)對未來整體經(jīng)營規(guī)劃的總體安排,是內(nèi)部管理控制重要的管理工具,對于提高企業(yè)管理水平、增強市場競爭力有著十分重要的意義。但是,與質(zhì)量管理體系、安全管理體系相比,全面預(yù)算管理基本停留在思想理念層面,缺少具體可操作的標準體系,更無法開展第三方認證,存在標準化程度低、可復(fù)制性差、工作質(zhì)量不高等問題。

        (二)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)無法滿足全面預(yù)算管理需要

        全面預(yù)算管理是對企業(yè)內(nèi)部各部門、分子公司各種財務(wù)及非財務(wù)資源進行規(guī)劃、編制、執(zhí)行、控制、考核的管理活動,屬于管理會計范疇。因此,從事該工作的人員不但要掌握財務(wù)知識,還要熟悉生產(chǎn)經(jīng)營管理活動,并將財務(wù)管理與施工生產(chǎn)活動密切結(jié)合,實現(xiàn)業(yè)財一體化管理。但在施工企業(yè)中預(yù)算管理工作由財務(wù)部門牽頭,由于歷史原因,財務(wù)管理工作以成本會計為主,造成財務(wù)人員業(yè)務(wù)知識與管理能力很難勝任,導(dǎo)致預(yù)算管理工作方法簡單、機械,降低了工作質(zhì)量,影響了預(yù)算管理成效。

        (三)收入與成本預(yù)算的及時性、準確性不夠

        作為施工企業(yè),其主營業(yè)務(wù)收入為工程承包結(jié)算收入。由于建設(shè)工程的特殊性,導(dǎo)致過程中工程變更、費用索賠頻繁,結(jié)算編制和校對時間長,承、發(fā)包雙方分歧大,無論過程中的月度結(jié)算還是完工后的竣工結(jié)算,都不可能一蹴而就,從而嚴重影響公司預(yù)算收入的確認;同樣,作為企業(yè)主要成本支出的出包費也存在久拖不決的問題。主營業(yè)務(wù)收入和主要成本無法及時確認,導(dǎo)致關(guān)鍵預(yù)算指標編制考核困難。

        (四)預(yù)算審查注重歷史比較,缺少即期合理性評價

        與制造企業(yè)相比,施工企業(yè)生產(chǎn)的建筑產(chǎn)品具有交易額大、標準化程度低、單件性、涉及面廣等特點,而過程中投入的人、材、機消耗難以準確測算,導(dǎo)致預(yù)算編制準確性差,高估冒算頻發(fā)。另外,預(yù)算審核時主要采用與歷史發(fā)生金額比較方法,而對于實物消耗量、事項發(fā)生的合理性等方面往往不予審查,導(dǎo)致大量不合理支出的發(fā)生,削弱了全面預(yù)算管理對成本的控制作用。

        (五)預(yù)算執(zhí)行結(jié)果剛性考核不嚴

        很多單位存在預(yù)算執(zhí)行不嚴,全面預(yù)算工作流于形式,其原因是多方面的。有些是由于預(yù)算編制質(zhì)量不高,造成執(zhí)行困難;有些出于人為因素隨意調(diào)整預(yù)算指標;有些是因為過去的老習(xí)慣,不愿意受到預(yù)算束縛。凡此種種,導(dǎo)致預(yù)算在執(zhí)行過程中頻繁調(diào)整,無法通過預(yù)算的剛性執(zhí)行來強制改變員工行為,最后導(dǎo)致全面預(yù)算管理流于形式。

        二、施工企業(yè)預(yù)算編制與控制策略

        (一)充分借鑒質(zhì)量管理體系的標準和方法

        目前,大部分施工企業(yè)都進行了質(zhì)量管理體系認證,質(zhì)量管理體系標準和方法為廣大建筑員工所熟知。而質(zhì)量管理體系的實質(zhì)是西方工業(yè)發(fā)達國家上百年來對優(yōu)秀管理成果的提煉和總結(jié),其理論和方法完全可以應(yīng)用于全面預(yù)算管理工作。

        在具體方法上,我們可以直接應(yīng)用質(zhì)量管理體系中的八大原則,特別是“領(lǐng)導(dǎo)作用”“全員參與”“過程方法”“管理的系統(tǒng)方法”“持續(xù)改進”等。也可以像質(zhì)量管理體系那樣編制管理手冊,通過對風(fēng)險點分析制訂相關(guān)制度程序,并實施PDCA 循環(huán)管理。這些方法在全面預(yù)算管理中的靈活應(yīng)用,可以避免預(yù)算工作的盲目性、隨意性和低效率,促使全面預(yù)算管理工作走向程序化、規(guī)范化、科學(xué)化,極大地提高全面預(yù)算管理工作成效。

        (二)嚴格遵守基本的預(yù)算編制原則

        預(yù)算編制的目的是明確企業(yè)在特定時期內(nèi)的經(jīng)營目標,并制定相應(yīng)的計劃和措施。通過預(yù)算編制,施工企業(yè)能夠合理分配資源、控制成本、提高效益,并實現(xiàn)長期的可持續(xù)發(fā)展。在預(yù)算編制過程中,以下原則應(yīng)當(dāng)被嚴格執(zhí)行:

        一是準確性原則。預(yù)算編制需要基于充分的在建項目調(diào)研和歷史數(shù)據(jù)分析,確保預(yù)算數(shù)值的準確和可信。準確的預(yù)算數(shù)值可以為施工企業(yè)提供明確的目標和決策依據(jù),有效規(guī)避風(fēng)險。

        二是可行性原則。預(yù)算編制需要綜合考慮施工企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化,合理設(shè)置預(yù)算指標和目標。所謂可行性,既要考慮企業(yè)的實際經(jīng)營能力,也要顧及市場的需求和競爭態(tài)勢。只有制定符合實際情況并具備可行性的預(yù)算,企業(yè)才能更好地應(yīng)對挑戰(zhàn)和機遇。

        三是靈活性原則。預(yù)算編制不應(yīng)僅僅看重一年內(nèi)的目標,而是要將短期目標與長期規(guī)劃相結(jié)合,要具備一定的靈活性和可調(diào)整性。

        (三)加強預(yù)算管理專業(yè)人才培養(yǎng)

        全面預(yù)算管理專業(yè)人才可以從財務(wù)人員中培養(yǎng),也可以在從事工程造價、合同管理方面的商務(wù)人員中培養(yǎng)。

        一是從財務(wù)管理人員培養(yǎng)。我們要從財務(wù)部門選拔業(yè)務(wù)功底扎實、學(xué)習(xí)能力強、組織協(xié)調(diào)能力強的優(yōu)秀財務(wù)人員充實預(yù)算管理崗位。為了加強他們對生產(chǎn)經(jīng)營活動的感性認識,可以下派項目部,通過項目財務(wù)科長、項目商務(wù)經(jīng)理等崗位歷練,提高他們的業(yè)財一體化管理水平。

        二是從造價管理人員中選拔優(yōu)秀人才。由于造價管理人員熟悉項目一線實際情況,掌握施工生產(chǎn)全過程管理,擅長根據(jù)施工設(shè)計圖紙編制費用成本預(yù)算,對相關(guān)費用進行審核,其工作完全滿足預(yù)算的前瞻性要求。為此,可以安排他們進行財務(wù)會計理論知識學(xué)習(xí),參加相關(guān)證書的考試,以快速掌握財務(wù)管理知識,實現(xiàn)造價管理與財務(wù)管理的融合,從而更好地參與全面預(yù)算管理工作。

        (四)做好數(shù)據(jù)收集、財務(wù)核算等基礎(chǔ)管理工作

        一是建立科學(xué)合理的企業(yè)核算科目。施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部門牽頭,聯(lián)合工程造價、物資供應(yīng)等部門,根據(jù)企業(yè)自身需要,并結(jié)合國家對企業(yè)在財稅方面的監(jiān)管要求,合理設(shè)定成本明細核算科目,科學(xué)開展核算工作,徹底改變過去采用表式計算法為會計復(fù)式核算法,以滿足數(shù)據(jù)的公正客觀性要求。

        二是必須狠抓成本核算工作,切實提高成本核算準確度。財務(wù)核算是對預(yù)算目標是否實現(xiàn)的最后檢驗,預(yù)算目標的正確性只有通過核算分析才能作出判斷。但是,就目前來看,財務(wù)核算信息失真現(xiàn)象較為普遍,不但未能滿足預(yù)算考核的需要,甚至對企業(yè)的管理決策也造成了一定的影響。因此,必須保證財務(wù)核算的客觀真實,才能為預(yù)算考核提供客觀結(jié)果。

        三是重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的搜集與整理?;A(chǔ)數(shù)據(jù)是開展全面預(yù)算管理的保證,只有掌握充分有效的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),才能編制出合理準確的預(yù)算,以及保證預(yù)算的執(zhí)行,剛性考核兌現(xiàn)才有可能。為此,在項目伊始,必須在工程前期進行數(shù)據(jù)收集策劃,過程中保持收集工作的連續(xù),并加強數(shù)據(jù)的兩次分析。

        四是大力開展企業(yè)定額建設(shè)。要提升預(yù)算編制質(zhì)量,必須依靠企業(yè)定額,利用企業(yè)定額來測算即將發(fā)生的成本和費用。為此,應(yīng)當(dāng)組建定額編制小組,在對歷史數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析提煉的基礎(chǔ)上,按照定額編制原理形成企業(yè)定額,這些定額不但包括人、材、機等直接費消耗定額,還包括管理費用、企業(yè)物資儲備、流動資金等資金費用定額。

        (五)加快竣工項目承、分包結(jié)算工作

        加快竣工項目承、分包結(jié)算工作是提高全面預(yù)算工作質(zhì)量的基礎(chǔ)性保證,如果承、分包結(jié)算無法及時完成,主營業(yè)務(wù)收入、主體出包成本無法確定,勢必給預(yù)算工作帶來重大影響。

        一是加強對項目竣工結(jié)算工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。項目部應(yīng)當(dāng)成立以項目負責(zé)人為組長的結(jié)算領(lǐng)導(dǎo)小組,加強對竣工結(jié)算工作的組織領(lǐng)導(dǎo),包括結(jié)算編制計劃制訂、資源組織協(xié)調(diào)、過程監(jiān)督指導(dǎo)、編制成果評審、高層審核溝通、重大分歧洽談等,保證竣工結(jié)算編審工作的高效完成。同時加強與發(fā)包方、審計方的溝通協(xié)調(diào),通過高層對接召開專題結(jié)算會議,明確總體審核進度,并通過會議紀要方式加以固化。過程中定期召開結(jié)算審核協(xié)調(diào)會,及時解決存在的問題,加速結(jié)算工作早日完成。

        二是重視經(jīng)濟簽證工作的跟蹤落實。經(jīng)濟簽證是影響承分包結(jié)算工作的短板,為此,應(yīng)當(dāng)十分重視簽證工作,過程中應(yīng)當(dāng)根據(jù)金額大小、專業(yè)性質(zhì)、難易程度,并密切結(jié)合人員特點和層級,合理安排經(jīng)辦人員,持續(xù)跟蹤簽證事項,盡快完成經(jīng)濟簽證。

        三是采用多種方式加快審核進度。對于遲遲不開展結(jié)算審核工作,故意拖延結(jié)算時間的發(fā)包方,應(yīng)當(dāng)采用電話催辦、人員督辦等多種方式,并充分利用書面函件,以增強溝通實效,制造過程證據(jù)。必要時,可以在律師指導(dǎo)下采用律師函等法律手段,以促進結(jié)算工作早日完成。

        四是加大對承包結(jié)算工作的考核獎懲力度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立竣工結(jié)算工作專項考核獎勵基金,用于獎勵在承包結(jié)算工作中作出貢獻的相關(guān)人員,同時對工作推進不力人員進行處罰。

        (六)全面把好預(yù)算審核質(zhì)量關(guān)

        在預(yù)算編制審查過程中,應(yīng)當(dāng)分級分權(quán),在具體審查方法上不能機械地采用與歷史發(fā)生金額相比較的方法,而應(yīng)當(dāng)重點審查具體事項發(fā)生的合理性,包括事項是否應(yīng)當(dāng)發(fā)生,消耗量、發(fā)生頻次是否合理等。如:對于管理費中的辦公費、水電費等,不能單純看金額多少,應(yīng)具體分析如紙、筆、插線板、水、電等消耗數(shù)量的合理性,并通過長期持續(xù)的數(shù)量管理形成消耗定額。因為這些物品看似單價不高,但如果不加強數(shù)量管控,很多物品很可能被移作他用甚至倒賣,日積月累對于大企業(yè)絕非小數(shù)目。另外,如果僅僅依據(jù)費用來審核,勢必造成混亂,因為費用不但與數(shù)量有關(guān),而且與市場單價有關(guān),因此拋開波動的市場單價關(guān)注數(shù)量才能抓住問題的關(guān)鍵。

        (七)重視預(yù)算的剛性執(zhí)行與兌現(xiàn)

        在預(yù)算執(zhí)行過程中,必須十分強調(diào)預(yù)算的剛性執(zhí)行,并根據(jù)考核結(jié)果獎優(yōu)罰劣。為此,對公司職能部門應(yīng)當(dāng)建立預(yù)算考核制度,公司與項目之間應(yīng)當(dāng)簽訂內(nèi)部經(jīng)濟責(zé)任制,并根據(jù)完成情況兌現(xiàn)獎懲。同時注意以下兩點:

        一是注意例外原則。預(yù)算在執(zhí)行過程中,應(yīng)當(dāng)規(guī)定非特殊情況不得調(diào)整,如確實發(fā)生了可以調(diào)整的意外情況,在調(diào)整流程設(shè)置上也應(yīng)當(dāng)故意增加審批難度,包括增加審批節(jié)點、提高審批層級等,以嚴肅調(diào)整紀律,增強預(yù)算的剛性執(zhí)行。因為誰都不愿意身上有“硬約束”,所以總會找各種理由來調(diào)整預(yù)算,而實際上,預(yù)算的準確性和預(yù)算控制力具有相互的影響作用,當(dāng)嚴格按照預(yù)算去控制成本的時候,會發(fā)現(xiàn)原先的預(yù)算已經(jīng)足夠了。所以預(yù)算的剛性執(zhí)行困難很大程度上是因為人為因素。

        二是注意財務(wù)會計報表信息復(fù)原工作。每個企業(yè)都會面臨上級單位的考核,而考核指標的下達往往較為理想,很多時候與客觀實際不相符合。出于被迫無奈,為了給上級交出滿意答卷,也為了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的臉面和績效,時常會對財務(wù)報表進行人為調(diào)整,導(dǎo)致報表信息失真。另外,財務(wù)核算中過多考慮謹慎性原則,也可能使得報表編制結(jié)果與客觀實際發(fā)生偏差。因此,在利用財務(wù)報表數(shù)據(jù)進行考核兌現(xiàn)時,應(yīng)當(dāng)對相關(guān)數(shù)據(jù)進行復(fù)原,以客觀反映經(jīng)營成效。

        (八)提高全面預(yù)算管理信息化水平

        很多企業(yè)在預(yù)算編制和執(zhí)行過程中,很多采用EXCEL 工具。由于預(yù)算管理過程中會涉及大量數(shù)據(jù)處理工作,這些數(shù)據(jù)不但繁多,且跨越時間長,有較高的共享性,通用軟件難以充分發(fā)揮作用。為此,企業(yè)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一編制專業(yè)預(yù)算軟件,充分利用信息化手段進行預(yù)算數(shù)據(jù)的跟蹤、分析和預(yù)警,以提升預(yù)算管理效率。另外,有些企業(yè)同時存在辦公平臺、工程管理、財務(wù)管理和稅務(wù)發(fā)票等多個系統(tǒng),但各個系統(tǒng)相互獨立,無法實現(xiàn)資源共享,增加了大量重復(fù)性工作。對于這些企業(yè),應(yīng)當(dāng)加大信息系統(tǒng)整合力度,努力實現(xiàn)業(yè)財一體化管理,最大程度發(fā)揮全面預(yù)算管理對企業(yè)的促進作用。

        結(jié)語

        面對當(dāng)前十分嚴峻的市場競爭,施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用全面預(yù)算管理方法和手段,實行全員、全方位、全過程預(yù)算管理,努力構(gòu)建全面預(yù)算管理體系,著力培養(yǎng)預(yù)算復(fù)合型人才,夯實企業(yè)經(jīng)營基礎(chǔ)管理工作,完善預(yù)算考核獎懲制度,充分利用信息化手段,全面提升預(yù)算管理水平,保證企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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