◎楊俊萍

隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理的作用越來越突出，人們對(duì)檔案管理的重視程度也不斷加強(qiáng)。當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，也使檔案管理工作質(zhì)量得到提升。為了更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展，就要積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。本文闡述檔案數(shù)字化管理的意義，分析當(dāng)前檔案管理中存在的具體問題，并針對(duì)問題提出可行性的發(fā)展路徑，以期進(jìn)一步提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為檔案管理工作者提供參考。

一、檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理的意義

數(shù)字化技術(shù)是在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的過程中延伸出來的新技術(shù)，主要用于數(shù)字系統(tǒng)的處理，在應(yīng)用的過程中具有非常明顯的優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)前大數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用非常普遍，對(duì)于相關(guān)單位的推動(dòng)作用也非常明顯。尤其是在檔案管理工作中，數(shù)字化技術(shù)為工作人員提供了一種新的工作方式，提高了檔案管理工作的效率。在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，只有積極認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能為各單位的整體發(fā)展提供保障。

（一）有利于新型管理模式的形成

檔案管理發(fā)展的過程中，為了更好地保證工作質(zhì)量，就需要進(jìn)行工作方式的創(chuàng)新，積極利用新技術(shù)提升檔案管理的效率和質(zhì)量。數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展能夠推動(dòng)檔案管理新型模式的形成，從而讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單，同時(shí)還能夠保證檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)工作的落實(shí)，為更好地促進(jìn)檔案的智能化發(fā)展提供必要的條件。數(shù)字化技術(shù)能夠更好地解決檔案管理中的一些難題，為工作人員檔案管理工作的開展提供更多的支持，減輕檔案管理工作人員的壓力。數(shù)字化技術(shù)是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的重要標(biāo)志，只有加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的使用，才能形成新的檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的高效運(yùn)行。

（二）有利于資源的節(jié)約

在檔案信息化的管理工作中，為了對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)整，一般都需要大量的檔案盒和檔案袋等工具，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案信息管理的成本不斷增加。同時(shí)，檔案盒和檔案袋在長(zhǎng)期的查閱過程中會(huì)出現(xiàn)一定的破損，需要及時(shí)進(jìn)行更新，這也增大了檔案信息管理的成本，不利于檔案工作的長(zhǎng)期開展。通過數(shù)字化技術(shù)，企業(yè)和其他相關(guān)部門可以根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，減少檔案盒和檔案袋的使用，降低檔案信息管理的成本。在數(shù)字化時(shí)代，僅依靠一個(gè)硬盤就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案信息資源的管理，其占用的空間很小，最大限度地實(shí)現(xiàn)了資源節(jié)約和成本控制。

（三）有利于管理效率的提升

作為一種新型的管理模式，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的作用十分明顯，通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能夠提升檔案管理的效率，從而為社會(huì)發(fā)展提供更多的支持。比如在檔案管理中，數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)λ械臋n案進(jìn)行編碼，對(duì)檔案進(jìn)行更加便捷的管理，從而提升檔案查找和檔案保存的效率，減少管理人員在檔案管理中耗費(fèi)的精力。此外，在檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，還能夠?qū)鹘y(tǒng)的人工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)字化管理的方式，豐富檔案管理工作的具體內(nèi)容，發(fā)揮檔案管理工作的具體職能，促進(jìn)行業(yè)工作的開展。

二、加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新的必要性

（一）檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，對(duì)檔案管理也具有重要的作用，數(shù)字化管理成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字化檔案管理是一種全新的管理模式，雖然在數(shù)字化管理工作中還存在一定的問題，但其使檔案具有更多的可能性，能為未來的檔案管理提供關(guān)鍵性技術(shù)支持，為檔案管理的智能化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用也為檔案管理提供了新的渠道，為基層的檔案工作者創(chuàng)造了新的價(jià)值。檔案的數(shù)字化管理是社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)，管理者要積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，保證檔案管理效率的提高，從而為社會(huì)進(jìn)步提供新的支持。

（二）規(guī)范檔案管理流程的需要

在數(shù)字化檔案管理中，檔案管理者要積極借助數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)提升數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用能夠提升檔案工作者的工作熱情和檔案工作的精準(zhǔn)度，節(jié)省檔案管理工作的時(shí)間，規(guī)范檔案管理工作的整個(gè)流程，從根本上保證檔案管理工作的高效開展。數(shù)字化技術(shù)能夠在具體應(yīng)用的過程中，根據(jù)檔案管理的實(shí)際將檔案管理的內(nèi)容和信息系統(tǒng)結(jié)合起來，從而將一些傳統(tǒng)的人為工作轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)工作，避免一些機(jī)械化的重復(fù)工作。因此，在檔案管理工作中積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重要內(nèi)容，能夠規(guī)范檔案管理流程，明確檔案管理人員的具體工作內(nèi)容，使檔案管理人員更好地履行自己的職責(zé)。

（三）降低檔案管理人力成本的要求

檔案管理是一項(xiàng)非常煩瑣的工作，在管理過程中需要耗費(fèi)大量的人力，對(duì)于自然資源和規(guī)劃?rùn)n案管理來說，由于檔案數(shù)量較大，在管理過程中所面臨的問題較多，檔案管理的成本也更大。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大部分的工作都需要人工進(jìn)行，包括檔案的整理、分類、記錄、存檔等，使得工作人員的壓力較大，通過數(shù)字化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化分類，從而極大地減輕工作人員的工作量。同時(shí)，在檔案信息儲(chǔ)存上，通過硬盤管理就能夠存儲(chǔ)海量的檔案資源，極大地節(jié)省檔案存放的空間，有利于檔案資源更好地利用。

三、當(dāng)前檔案管理中存在的問題

（一）數(shù)字化管理過程缺乏規(guī)范

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用雖然不斷深入，但是在具體的檔案管理過程中，由于缺乏具體的管理制度，導(dǎo)致管理人員的行為沒有參考的依據(jù)，在這樣的情況下，就容易出現(xiàn)管理不規(guī)范的問題。首先就是在數(shù)字化管理中，管理者沒有進(jìn)行深入的調(diào)研，導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)管理沒有落實(shí)到位。其次是忽視了對(duì)數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致數(shù)字化技術(shù)的作用不能充分發(fā)揮，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部的問題也無(wú)法及時(shí)有效地解決，不能夠?yàn)闄n案的數(shù)字化管理提供相應(yīng)的保障。

（二）檔案管理手段相對(duì)落后

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)于檔案的排查和信息的統(tǒng)計(jì)大部分都依靠工作人員手工記錄，管理設(shè)施相對(duì)落后，信息化技術(shù)的使用較少。這種情況一方面降低了各單位檔案管理的效率；另一方面，也增加了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)的概率，不利于各單位的發(fā)展。在檔案管理中，由于其系統(tǒng)的功能較少，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和記錄，導(dǎo)致各單位在進(jìn)行信息利用時(shí)，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的分析和加工，最終呈現(xiàn)的可用結(jié)果也較少。同時(shí)，部分單位使用的是紙質(zhì)化的檔案管理和儲(chǔ)存方式，工作人員在檔案管理的過程中會(huì)出現(xiàn)不小心損壞檔案的情況，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤或者信息無(wú)法辨認(rèn)，增加了檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，降低了檔案管理效率。

（三）檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用不全面

目前，檔案管理的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用還沒有徹底普及，在具體的工作中還存在一定的片面化情況，數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用還有待提升。主要的問題體現(xiàn)在當(dāng)前檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的制度還不夠健全，首先就是工作人員沒有徹底更新檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的理念，忽視了數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步落實(shí)，使得相關(guān)工作的效率無(wú)法提升；其次是數(shù)字化設(shè)備建設(shè)和數(shù)字化專業(yè)人才的引進(jìn)不足，使得數(shù)字化技術(shù)的功能和作用無(wú)法完全發(fā)揮，在很多時(shí)候數(shù)字化設(shè)備都處于閑置的狀態(tài)；最后是數(shù)字化管理安全方面還存在一定的不足，容易受到一些網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，導(dǎo)致檔案管理的重要信息和數(shù)據(jù)流失，給行業(yè)部門的發(fā)展帶來了一定的威脅。

（四）檔案數(shù)字化管理比較孤立

目前，由于檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用還不夠全面，導(dǎo)致檔案管理工作比較孤立，在管理的過程中往往會(huì)使得各個(gè)單位之間的信息不能有效聯(lián)通，最終對(duì)檔案管理的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)形成不利影響，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理中各個(gè)部門之間形成一定的信息壁壘，從而阻礙檔案數(shù)字化管理的高質(zhì)量發(fā)展。出現(xiàn)這種問題一方面是因?yàn)閿?shù)字化檔案管理發(fā)展的時(shí)間較短，在發(fā)展的過程中還處于起步階段，還沒有形成有效的管理規(guī)范以及管理制度；另一方面是因?yàn)槭艿疆?dāng)?shù)貙?shí)際情況的影響，不同單位的檔案數(shù)字化管理也會(huì)有所不同，從而形成檔案管理孤立的情況。

四、提升數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的過程中，要積極建立檔案管理的相關(guān)制度，分析檔案管理工作中需要注意的重要內(nèi)容，有效提升檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，還要對(duì)檔案儲(chǔ)存和檔案分析工作進(jìn)行詳細(xì)的了解，保障檔案管理工作質(zhì)量。工作人員可通過二維碼管理的方式，將檔案管理依托于工作人員的證件當(dāng)中，通過設(shè)置具體的密碼來保障檔案的安全，進(jìn)一步提升檔案管理的規(guī)范性，提升檔案管理工作的效率。此外，還可以應(yīng)用RFID技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行更加高效的管理，促進(jìn)檔案管理和信息化發(fā)展的有效融合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的全面管控。

（二）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提升檔案價(jià)值

為了進(jìn)一步保證檔案管理的質(zhì)量，就要在工作的過程中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)來創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案的價(jià)值，同時(shí)為檔案需求者提供更好的服務(wù)。比如在檔案管理過程中，可以利用微信等社交軟件為檔案需求者提供更多的選擇，不斷地拓展信息管理系統(tǒng)的服務(wù)功能。另外，要及時(shí)為檔案需求者提供檢索的學(xué)習(xí)資料，讓相關(guān)人員在使用的過程中逐漸了解檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。還要體現(xiàn)檔案的實(shí)際價(jià)值，及時(shí)對(duì)一些重要的檔案進(jìn)行分類，制定成電子信息系統(tǒng)能夠識(shí)別的圖片檔案，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的耐儲(chǔ)存性。

（三）加強(qiáng)檔案管理中數(shù)字化應(yīng)用的深度

在檔案的數(shù)字化建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展中，要提升數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用深度，就必須引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案的分類、記錄、分析、檢索等功能進(jìn)行流程化的管理，提高工作效率，為檔案利用提供更多的便利，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量。比如在數(shù)字化檔案管理工作中，相關(guān)單位要加強(qiáng)技術(shù)實(shí)踐，加大信息化設(shè)備的采購(gòu)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用創(chuàng)造條件，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的有效提升。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也更加深入，在應(yīng)用的過程中能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，從而針對(duì)存在的問題提出科學(xué)的解決措施，更好地做好檔案管理工作，為單位整體工作的開展提供更好的幫助和支持。

（四）全面建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用需要構(gòu)建全面科學(xué)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，因此，在檔案數(shù)字化管理中，要進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)之間的有效銜接。首先，要進(jìn)一步規(guī)范傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，利用現(xiàn)代化的數(shù)字技術(shù)為檔案管理提供更多的形式，不斷提升檔案管理的效率。其次，要在系統(tǒng)管理的過程中增加數(shù)字化管理的功能，為檔案管理者提供更多的幫助，進(jìn)一步滿足檔案管理中的不同需求。及時(shí)了解市場(chǎng)發(fā)展的需要，從而制定檔案管理措施，提高檔案管理質(zhì)量。最后，要根據(jù)實(shí)際情況增加檔案管理的權(quán)限，為使用者提供更加周到的服務(wù)，最大限度地激發(fā)數(shù)字化檔案管理在社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展中的實(shí)際作用，為單位工作開展提供更多的幫助。同時(shí)，還要重視對(duì)數(shù)字化人才的培養(yǎng)，為數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用提供更好的保障，提升數(shù)字化檔案管理水平，為未來檔案數(shù)字化管理的發(fā)展提供更多的支持。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理的作用，就要積極研究數(shù)字化技術(shù)，更好地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)行業(yè)的升級(jí)發(fā)展，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。相關(guān)單位要積極研究檔案管理中存在的問題，積極應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新工作方式，促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。