文/舒啟茹 上海和合長盛置業(yè)有限公司 上海 201400
房地產(chǎn)行業(yè)關(guān)系國計(jì)民生,是我國的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)之一。面對國家宏觀調(diào)控以及復(fù)雜多變的外部市場環(huán)境,房地產(chǎn)企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定運(yùn)營與長遠(yuǎn)發(fā)展,必須更加重視內(nèi)部控制體系建設(shè),從內(nèi)控角度出發(fā)做好各項(xiàng)工作,確保內(nèi)控制度的貫徹落實(shí),將內(nèi)部控制的作用充分發(fā)揮。但是在諸多因素的影響下,目前大部分房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)控體系建設(shè)仍面臨一些困境,如內(nèi)控環(huán)境薄弱、風(fēng)險(xiǎn)評估體系不完善、內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制缺失等,影響內(nèi)控管理工作的有序推進(jìn)。因此,對房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的研究具有十分重要的意義。
房地產(chǎn)開發(fā)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)特征十分明顯,結(jié)合這一特征,對房地產(chǎn)企業(yè)的特點(diǎn)總結(jié)如下:第一,項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要充足的資金為保障,通常情況下企業(yè)會(huì)以銀行貸款的方式籌集資金,但是這一融資方式與國家財(cái)政、貨幣政策息息相關(guān),極有可能形成資金短缺風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)更會(huì)面臨資金籌集、運(yùn)轉(zhuǎn)等多重難題,導(dǎo)致開發(fā)成本更高;第二,房地產(chǎn)項(xiàng)目較為分散,不同地區(qū)的房產(chǎn)開發(fā)、建設(shè)、銷售等不盡相同,原材料采購、銷售價(jià)格等存在一定差異,各地區(qū)市場各成體系,企業(yè)的利潤空間也會(huì)受到市場環(huán)境的直接影響。
房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部控制的要點(diǎn)主要有:第一,采購與付款循環(huán),重點(diǎn)把握招投標(biāo)管理、采購范圍、供應(yīng)商選擇、崗位設(shè)置與職責(zé)劃分、工程款項(xiàng)支付等,必須優(yōu)化采購流程,有序展開各項(xiàng)工作,加大信用風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)等有效控制;第二,貨幣資金活動(dòng),因房地產(chǎn)企業(yè)受宏觀政策調(diào)控的影響較大,項(xiàng)目分散且業(yè)務(wù)流程復(fù)雜,這也就造就了企業(yè)資金活動(dòng)中存在諸多薄弱環(huán)節(jié),如何合理規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)資金使用安全是內(nèi)控管理工作的關(guān)鍵所在;第三,預(yù)算控制活動(dòng),基于內(nèi)部控制視角,需要做好各階段的預(yù)算管理工作,以企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)為導(dǎo)向,參照預(yù)算政策,從預(yù)算編制到最終的預(yù)算績效考核,應(yīng)使預(yù)算指導(dǎo)工程建設(shè)的全過程,嚴(yán)控成本費(fèi)用支出,保證預(yù)算利潤的實(shí)現(xiàn);第四,銷售與收款循環(huán),重點(diǎn)加強(qiáng)銷售回款的內(nèi)控貫徹實(shí)施,在預(yù)測市場信息、建立健全規(guī)章制度的基礎(chǔ)上,對此環(huán)節(jié)可能存在的違規(guī)違紀(jì)行為加以約束,加速資金回籠[1]。
完整的內(nèi)控機(jī)制可為房地產(chǎn)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)、全面提升內(nèi)控有效性等提供基礎(chǔ)保障??偟膩碚f,需要為建設(shè)內(nèi)控體系營造更加良好的環(huán)境。但是目前,內(nèi)控環(huán)境薄弱卻是我國房地產(chǎn)企業(yè)普遍存在的問題,主要體現(xiàn)為:第一,思想層面并未高度重視內(nèi)部控制,尤其是企業(yè)管理層未能給予內(nèi)控體系建設(shè)大力支持,僅將此項(xiàng)工作交由財(cái)務(wù)部門,其他各部門的內(nèi)控意識(shí)不足;第二,崗位職責(zé)劃分不明確,部分崗位職務(wù)交叉,出現(xiàn)有問題相互推諉的現(xiàn)象,顯然不利于實(shí)施內(nèi)控;第三,人員培訓(xùn)與考核不到位,致使企業(yè)在內(nèi)控管理方面缺少更加專業(yè)的復(fù)合型人才,且部門相關(guān)人員工作積極性有待提升。
房地產(chǎn)內(nèi)控中的控制活動(dòng)多種多樣,包括貨幣資金控制、投資活動(dòng)控制、預(yù)算控制等,控制活動(dòng)與風(fēng)險(xiǎn)反應(yīng)銜接,規(guī)范控制活動(dòng),實(shí)現(xiàn)對風(fēng)險(xiǎn)的有效控制與合理規(guī)避。然而實(shí)際上,部分房企的控制活動(dòng)有待規(guī)范,以預(yù)算控制為例:企業(yè)并沒有實(shí)施全面預(yù)算管理,整體來看預(yù)算管理流程不嚴(yán)謹(jǐn),預(yù)算編制過程中未能強(qiáng)調(diào)全員參與,一般只是有財(cái)務(wù)人員根據(jù)上年預(yù)算情況進(jìn)行編制;預(yù)算執(zhí)行時(shí)缺少對執(zhí)行過程的全面監(jiān)控,不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)實(shí)偏差問題并查明原因,導(dǎo)致執(zhí)行效率偏低;預(yù)算績效考核缺失,無法起到進(jìn)一步的監(jiān)督、規(guī)范等作用。
風(fēng)險(xiǎn)無處不在,房地產(chǎn)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)存在于各個(gè)環(huán)節(jié),必須加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評估與控制,才能將內(nèi)控的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。但是現(xiàn)階段仍有相當(dāng)一部分房企的風(fēng)險(xiǎn)評估體系不完善,缺少相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,不能在風(fēng)險(xiǎn)未發(fā)生之前做好一系列準(zhǔn)備工作,往往只是針對風(fēng)險(xiǎn)問題造成的損失進(jìn)行補(bǔ)救,難以實(shí)現(xiàn)防患于未然。此外,尤其是針對房企工程項(xiàng)目、物料采購等,沒有及時(shí)建立完整的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,難以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測、識(shí)別、評估以及有效處理,一定程度上還會(huì)增加風(fēng)控成本,不利于提升風(fēng)險(xiǎn)管理的最終質(zhì)量。
我國經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展正在面臨新形勢,而在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,大量信息技術(shù)不斷涌現(xiàn)并在各行各業(yè)中得以應(yīng)用,不僅為經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來新的空間,而且為現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營發(fā)展提供創(chuàng)新之路。部分房地產(chǎn)企業(yè)在內(nèi)控方面的信息化不足,內(nèi)部信息化程度亟待提升,各部門之間的信息與溝通存在缺陷,未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享。還有企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的對接性不強(qiáng),各類數(shù)據(jù)信息難以跨系統(tǒng)傳輸,顯然會(huì)對財(cái)務(wù)管理與內(nèi)控管理工作的開展帶來不利影響,無法真正地提升工作效率。
做好監(jiān)督工作是房地產(chǎn)企業(yè)提升內(nèi)控有效性的必要前提之一,但是目前部分房企的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制缺失,監(jiān)督機(jī)構(gòu)形如虛設(shè),隨意調(diào)用資金等現(xiàn)象屢禁不止。歸根結(jié)底,是因內(nèi)審監(jiān)督部門的獨(dú)立性嚴(yán)重不足,未能將審計(jì)監(jiān)督與財(cái)務(wù)監(jiān)督相區(qū)分,一定程度上弱化了內(nèi)審監(jiān)督職能,往往只是將側(cè)重點(diǎn)放在會(huì)計(jì)賬目上,監(jiān)督工作不能對內(nèi)控制度的建立、執(zhí)行以及內(nèi)控有效性進(jìn)行評價(jià),管控作用無法真正發(fā)揮,且存在較大的風(fēng)險(xiǎn),對企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營與發(fā)展帶來隱患[2]。
首先,房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)從管理層開始,加強(qiáng)對內(nèi)部控制的重視,使其可給予內(nèi)控體系建設(shè)大力支持。設(shè)立內(nèi)控工作領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)研究制定內(nèi)控基本制度、工作標(biāo)準(zhǔn)等,組織領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)內(nèi)控工作的開展以及內(nèi)控工作的協(xié)調(diào)聯(lián)系,并由各部門負(fù)責(zé)人主動(dòng)參與到內(nèi)控相關(guān)工作中,包括設(shè)計(jì)、工程負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、營銷負(fù)責(zé)人等,形成管理合力;督促各部門員工主動(dòng)學(xué)習(xí)內(nèi)控方面的理論,并在實(shí)踐中積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)。其次,嚴(yán)格遵循不相容崗位相分離的原則,梳理崗位設(shè)置與職責(zé)劃分,確保不同崗位的職能適應(yīng)性與匹配性,實(shí)施責(zé)任管理,做好崗位職責(zé)約束、專業(yè)技能培訓(xùn)等一系列工作,逐步優(yōu)化內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)。再者,完善人力資源建設(shè),注重復(fù)合型管理人才的選用與培養(yǎng),在人才選拔的過程中依托績效管理,既要合理選擇考核指標(biāo),做好定性與定量分析,又要結(jié)合實(shí)際與房地產(chǎn)企業(yè)的業(yè)務(wù)特征,選擇適宜的考核方法,如KPI、平衡計(jì)分卡等。定期進(jìn)行測試選拔,將能力更強(qiáng)的員工提拔到與之相符的崗位,并采取適當(dāng)競爭的方式,在內(nèi)部形成你追我趕的緊迫機(jī)制,可以有效督促企業(yè)員工;在人才培養(yǎng)方面,需科學(xué)制定培訓(xùn)計(jì)劃,將內(nèi)部控制、管理會(huì)計(jì)、業(yè)財(cái)融合等作為重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容,且實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)工作的全覆蓋,強(qiáng)化企業(yè)全體人員對自覺遵守、嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控制度的重視,同步提升相關(guān)人員的專業(yè)水平與綜合素養(yǎng),以更加符合新時(shí)期的內(nèi)控管理崗位工作需求[3]。
新形勢下,房企必須選擇相應(yīng)的控制方法,完善業(yè)務(wù)流程改造,嚴(yán)格規(guī)范控制活動(dòng),確??刂苹顒?dòng)的執(zhí)行效率,達(dá)成企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)營與戰(zhàn)略發(fā)展的目標(biāo)。以某房地產(chǎn)企業(yè)預(yù)算控制活動(dòng)為例,企業(yè)大力推行全面預(yù)算管理,重新優(yōu)化預(yù)算業(yè)務(wù)的整個(gè)流程,明確全面預(yù)算實(shí)施的具體步驟:第一,預(yù)算編制階段。設(shè)立預(yù)算管理委員會(huì),由委員會(huì)確定預(yù)算目標(biāo)、提出預(yù)算編制方針等,成立預(yù)算管理辦公室,起到管理、協(xié)調(diào)等作用,由預(yù)算工作人員分析內(nèi)外環(huán)境,收集各方面的信息資料,遵循上下結(jié)合的原則,分解預(yù)算指標(biāo),各部門根據(jù)實(shí)際需求如實(shí)填寫并編制預(yù)算草案,經(jīng)多次反饋、修改以及完善之后,再上報(bào)至預(yù)算管理委員會(huì),完整編制企業(yè)年度預(yù)算方案,并將預(yù)算方案分解成指標(biāo),下達(dá)至責(zé)任部門予以執(zhí)行;第二,預(yù)算執(zhí)行階段。建立預(yù)算責(zé)任制,加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行過程的控制與監(jiān)督,全面掌握預(yù)算項(xiàng)目的實(shí)際情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的異常情況,第一時(shí)間采取措施,避免形成更加嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn);第三,預(yù)算分析與調(diào)整。應(yīng)對預(yù)算執(zhí)行展開深入分析,尤其是查明導(dǎo)致預(yù)算偏差問題的主要因素,對此提出相應(yīng)的改進(jìn)意見,同時(shí)做好分析記錄工作,對于不可抗力因素,必須明確原因并提出新的預(yù)算方案,經(jīng)審批之后可予以調(diào)整,而對于人為因素造成,原則上不得調(diào)整,以防出現(xiàn)預(yù)算調(diào)整過于隨意、預(yù)算執(zhí)行剛性不足等問題;第四,預(yù)算績效考核。應(yīng)將預(yù)算目標(biāo)納入績效指標(biāo)體系,定性分析與定量分析相結(jié)合,對于預(yù)算執(zhí)行過程給予客觀且公正的評價(jià),必要時(shí)將評價(jià)結(jié)果公開,充分運(yùn)用這一結(jié)果,加大獎(jiǎng)懲力度,并將評價(jià)分析報(bào)告作為下一年度預(yù)算管理工作的主要參考依據(jù)。
風(fēng)險(xiǎn)評估是內(nèi)控的重要要素之一,面對經(jīng)濟(jì)新形勢,房地產(chǎn)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)的重要前提則是做好風(fēng)險(xiǎn)評估工作,建立健全的風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制,有序推進(jìn)風(fēng)控工作,實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的有效控制與合理規(guī)避。一方面,成立專門的風(fēng)控小組,指定更加專業(yè)的人員對企業(yè)內(nèi)外環(huán)境展開調(diào)研與分析,重點(diǎn)把握各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié),如資金分配與使用、合同簽訂、工程建設(shè)各階段等,分析其中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素,對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)展趨勢展開合理的預(yù)測,提前制定針對性的風(fēng)險(xiǎn)防控方案,以防出現(xiàn)高風(fēng)險(xiǎn)問題,對企業(yè)帶來不可預(yù)估的經(jīng)濟(jì)損失。另一方面,規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)控制與管理的整個(gè)流程,首先要準(zhǔn)確定位企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承受能力,基于此鑒別一系列風(fēng)險(xiǎn)問題,并做好風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)確識(shí)別工作;其次要建立風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制,判斷風(fēng)險(xiǎn)的影響范圍,對不同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理分類,形成風(fēng)險(xiǎn)清單,依據(jù)評估結(jié)果,選擇應(yīng)對策略,包括規(guī)避、承擔(dān)、分擔(dān)等,盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響,以使風(fēng)險(xiǎn)評估效果更為明顯,實(shí)現(xiàn)提前控制;最后要要合理利用信息技術(shù),通過應(yīng)用信息系統(tǒng),對房地產(chǎn)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)展開全方位監(jiān)督與管理,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)問題,并設(shè)立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,當(dāng)出現(xiàn)問題后第一時(shí)間發(fā)出信號,便于企業(yè)風(fēng)控人員采取措施,提高工作效率。
對房地產(chǎn)企業(yè)而言,要想貫徹實(shí)施內(nèi)部控制規(guī)范,既要以國家有關(guān)部門下達(dá)的政策文件為指導(dǎo),更要充分認(rèn)識(shí)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢,從思想層面引起高度重視,加強(qiáng)內(nèi)控信息化建設(shè),解決傳統(tǒng)管理模式下信息溝通不暢、數(shù)據(jù)信息丟失嚴(yán)重等問題[4]。
以XX房地產(chǎn)的明源地產(chǎn)ERP系統(tǒng)建設(shè)為例,該企業(yè)主營項(xiàng)目為房地產(chǎn)開發(fā)業(yè)務(wù),現(xiàn)已在杭州、合肥、黃山、安慶等地?fù)碛卸鄠€(gè)優(yōu)秀項(xiàng)目。為了進(jìn)一步完善內(nèi)控體系建設(shè),全面提升內(nèi)控有效性,企業(yè)在信息化環(huán)境下把握信息技術(shù)帶來的機(jī)遇,在內(nèi)控方面加強(qiáng)信息化建設(shè),積極引進(jìn)明源ERP系統(tǒng),搭建完整的信息集成平臺(tái),其中CRM系統(tǒng)與房地產(chǎn)企業(yè)的運(yùn)營特點(diǎn)相符,形成了規(guī)范化的管控流程。POM項(xiàng)目運(yùn)營平臺(tái)中,設(shè)有成本管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目全過程的成本控制與管理,確保工程成本從拿地到竣工結(jié)算的動(dòng)態(tài)可控。XX房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)明源地產(chǎn)ERP系統(tǒng),在系統(tǒng)的支撐下,逐漸改變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)管理模式,以先進(jìn)信息技術(shù)為依托,一體化處理各種業(yè)務(wù)流程,財(cái)務(wù)部門與項(xiàng)目部、銷售部等各部門之間的信息溝通更加順暢,通過系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效對接與共享,建立內(nèi)部雙向交流反饋機(jī)制,達(dá)到協(xié)同合作、利益共享的目的。與此同時(shí),加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理,利用合理授權(quán)、層層加密、數(shù)字簽名、防火墻等,增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性能,以防出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失、信息被篡改等問題。
新形勢下,房地產(chǎn)企業(yè)必須建立完善的內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制,充分體現(xiàn)監(jiān)督職能,對內(nèi)控制度建立、內(nèi)控有效性等展開判斷與評估。以M房地產(chǎn)企業(yè)為例,該企業(yè)在強(qiáng)化內(nèi)控監(jiān)督方面做出如下努力:第一,調(diào)整內(nèi)審部門,增強(qiáng)該部門的獨(dú)立性與權(quán)威性。合理設(shè)置部門崗位,確保各項(xiàng)審計(jì)活動(dòng)有兩人以上參與,形成相互監(jiān)督、相互制約機(jī)制,同時(shí)要保證審計(jì)人員既要熟練掌握財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部審計(jì)等基礎(chǔ)理論與專業(yè)技能,更要具備法律、經(jīng)濟(jì)、工程項(xiàng)目施工等更多知識(shí);第二,結(jié)合內(nèi)部控制的工作重點(diǎn),對審計(jì)職能進(jìn)行規(guī)定,主要是對企業(yè)資金收支、賬務(wù)、內(nèi)控制度執(zhí)行等的審計(jì),要嚴(yán)格執(zhí)行審計(jì)章程,規(guī)范審計(jì)工作的具體操作,將實(shí)際工作中存在的問題與漏洞上報(bào)至管理層,從審計(jì)角度提出整改建議,并跟蹤后續(xù)整改情況,確保審計(jì)監(jiān)督職能的落實(shí);第三,建立企業(yè)內(nèi)控自我評估系統(tǒng),重視企業(yè)全體員工的參與和配合,明確內(nèi)部控制體系建設(shè)是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工的雙贏,端正他們思想態(tài)度,并選擇適宜的評價(jià)方法,如引導(dǎo)會(huì)議法、問卷調(diào)查法等,以科學(xué)的自評來提升內(nèi)控有效性[5]。
根據(jù)上述的分析可知,新形勢下如何加強(qiáng)內(nèi)控體系建設(shè)顯然已經(jīng)成為各行業(yè)的企業(yè)最為關(guān)注的一項(xiàng)問題。因此,房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)目前內(nèi)控方面的問題,可通過采取規(guī)范控制活動(dòng)、完善風(fēng)險(xiǎn)評估體系、加強(qiáng)信息化建設(shè)等針對性措施,引導(dǎo)房地產(chǎn)企業(yè)逐漸走出內(nèi)控體系建設(shè)的困境。將內(nèi)部控制作為增強(qiáng)企業(yè)核心價(jià)值與競爭實(shí)力的關(guān)鍵點(diǎn),規(guī)范企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng),促使企業(yè)內(nèi)控管理水平與經(jīng)濟(jì)效益同步提升,從而助推房地產(chǎn)企業(yè)邁向可持續(xù)發(fā)展之路。