甯 滔

(四川省德陽市城建檔案館，四川 德陽 618000)

1 城建檔案管理現(xiàn)狀及難點(diǎn)分析

1.1 城建檔案管理現(xiàn)狀

(1) 城建檔案宣傳力度不夠，社會企業(yè)重視程度不高。1980年頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第一次明確地提出建立城市基本建設(shè)檔案館的問題，在這之后歷經(jīng)40多年的發(fā)展，人們對城建檔案的重要性有了一定的認(rèn)識，但還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。不少建設(shè)單位尤其是工廠、學(xué)校、醫(yī)院等單位對自己的基建檔案重視度不夠，甚至連長期從事房地產(chǎn)開發(fā)的企業(yè)對建設(shè)工程檔案資料的管理工作都沒有給予足夠的重視。

(2) 城建檔案的相關(guān)法律法規(guī)不完善。目前，城建檔案工作發(fā)展優(yōu)先于城建檔案的立法工作，城建檔案法律規(guī)定和建設(shè)領(lǐng)域以及文書檔案方面的相關(guān)法律規(guī)定有矛盾，法規(guī)體系尚未形成，缺乏上位法的支撐，可操作性的地方性規(guī)章制度不健全，存在著無章可循、有法難依的情況。

(3) 城建檔案管理水平有待提高，跟不上時(shí)代發(fā)展的需求。大部分建設(shè)單位不重視檔案，沒有專門的檔案管理部門、辦公場所、管理人員和管理制度，檔案工作人員流動(dòng)性大，造成部分檔案資料缺失、毀損。部分中小城鎮(zhèn)城建檔案館經(jīng)費(fèi)欠缺、人員少、管理模式落后，紙質(zhì)檔案和電子檔案不同步，甚至尚未啟用電子檔案，難以順應(yīng)高速發(fā)展的信息化進(jìn)程。

(4) 城建檔案歸檔資料缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式。檔案工作人員對資料的嚴(yán)肅性、證據(jù)性認(rèn)識不夠，雖有檔案歸檔規(guī)范但不按照規(guī)范要求做，資料的成套性、準(zhǔn)確性、完整性得不到保障，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，存在資料內(nèi)容填寫不全或錯(cuò)誤、簽章不全或滯后，以復(fù)印件代替原件等情況。

(5) 城建檔案利用率低，服務(wù)方式單一。目前，城建檔案使用和作用僅限于查閱，服務(wù)方式較為單一，沒有對館藏檔案資料進(jìn)行深入的挖掘利用，編研成果少或沒有。

(6) 檔案工作人員少、業(yè)務(wù)水平有待提高。由于城建檔案的社會地位不高，對其重要性認(rèn)識不夠，檔案工作人員偏少，事業(yè)單位增編困難，專業(yè)技術(shù)人員少或缺乏，知識結(jié)構(gòu)不均衡，不利于檔案的管理和城建檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1.2 存在的問題和難點(diǎn)

(1) 收集模式過于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多，案卷質(zhì)量差、不規(guī)范。

(2) 檔案信息化建設(shè)進(jìn)度滯后。由于城建檔案館基礎(chǔ)設(shè)施落后、經(jīng)費(fèi)緊張、人員技術(shù)力量薄弱，技術(shù)組織缺乏有力支撐、管理技術(shù)缺乏規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一，導(dǎo)致城建檔案信息化進(jìn)程相對緩慢。

(3) 硬件設(shè)備投入不夠。城建檔案信息化要求信息資源共享與信息快速轉(zhuǎn)換，而目前的硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建相對滯后不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。

(4) 軟件開發(fā)和系統(tǒng)開發(fā)的節(jié)奏緩慢。城建檔案管理系統(tǒng)的使用進(jìn)一步提高了檔案管理水平，但需要對整個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌優(yōu)化，而目前城建檔案管理系統(tǒng)開發(fā)都缺乏相應(yīng)的應(yīng)對辦法。

(5) 現(xiàn)有管理理念需進(jìn)行改變。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著明顯差異，使用舊的管理方法，不能順應(yīng)當(dāng)前城市建設(shè)的高速發(fā)展，也違背了高質(zhì)量發(fā)展的要求，這就急需檔案管理人員轉(zhuǎn)變思路，進(jìn)一步學(xué)習(xí)新的管理方法和知識，而這方面正是目前城建檔案管理的相對薄弱環(huán)節(jié)。

2 對策及設(shè)想

2.1 加大宣傳力度，拓展宣傳方式

(1) 結(jié)合“國際檔案日”和檔案機(jī)構(gòu)成立周年紀(jì)念日開展各種主題鮮明、內(nèi)容豐富、形式多樣的宣傳活動(dòng)，加大城建檔案的宣傳力度，提高人民群眾對城建檔案的社會認(rèn)知度。

(2) 采取主動(dòng)上門服務(wù)，不定期地舉辦培訓(xùn)、座談、研討會議、圖片展覽、演講、競賽，以及充分利用畫冊、廣播媒體和互聯(lián)網(wǎng)等方式對檔案法制、檔案知識、檔案館藏和檔案工作等進(jìn)行廣泛宣傳。

(3) 通過打造獨(dú)有的城建檔案文化，樹立品牌效應(yīng)，采用市場營銷策略，對城建檔案資源利用進(jìn)行宣傳，使城建檔案能夠“有為才有位”，進(jìn)而提升城建檔案的社會地位，使得公眾認(rèn)識到其重要性而推動(dòng)城建檔案資源的收集和利用工作的開展。

2.2 建立健全機(jī)構(gòu)，保障人員經(jīng)費(fèi)

領(lǐng)導(dǎo)和政府層面對城建檔案工作的重視程度直接影響到城建檔案工作發(fā)展的經(jīng)費(fèi)保障、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備。要進(jìn)一步提升城建檔案主管領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的重視程度，促進(jìn)城建檔案的機(jī)構(gòu)設(shè)立、人員配備及發(fā)展經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，以便推動(dòng)城建檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。多途徑地引進(jìn)人才，提升人才隊(duì)伍建設(shè)，為城建檔案管理系統(tǒng)的更新和升級做準(zhǔn)備。

2.3 建立健全城建檔案法制體系，推動(dòng)依法治檔

(1) 清理現(xiàn)行法律法規(guī)，建立和完善城建檔案法制體系，做到有法可依。根據(jù)新形勢編制適應(yīng)新環(huán)境的法律法規(guī)、部門規(guī)章和地方性規(guī)章，建立健全各項(xiàng)管理制度用以指導(dǎo)城建檔案管理工作。將城建檔案內(nèi)容納入城市建設(shè)的相關(guān)的法規(guī)中，實(shí)現(xiàn)城建檔案工作與城市建設(shè)管理同步發(fā)展。

(2) 積極協(xié)調(diào)，取得執(zhí)法主體資格，加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法監(jiān)督工作。例如每年集中開展專項(xiàng)檢查指導(dǎo)和參加城市建設(shè)其他部門的聯(lián)合檢查活動(dòng)，真正實(shí)現(xiàn)用法律手段來管理城建檔案工作。

2.4 加大城建檔案基礎(chǔ)檔案的收集，進(jìn)一步豐富館藏

(1) 調(diào)整檔案管理機(jī)制，細(xì)化城建檔案管理辦法，把城建檔案管理納入基本建設(shè)體系，從而促進(jìn)城建檔案的收集。在報(bào)建的審批環(huán)節(jié)，建設(shè)單位需與城建檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，并通過合同制約明確建設(shè)工程相關(guān)單位的歸檔職責(zé)，城建檔案館根據(jù)工程情況對其城建檔案進(jìn)行事前、事中、事后的監(jiān)督指導(dǎo)服務(wù)。

(2) 積極協(xié)調(diào)建設(shè)行業(yè)其他行政主管部門，對工程檔案進(jìn)館情況進(jìn)行考核，以促進(jìn)城建檔案的收集。例如，對于重點(diǎn)工程項(xiàng)目，可以協(xié)調(diào)財(cái)政部門在支付工程尾款時(shí)，查驗(yàn)城建檔案資料認(rèn)定情況作為工程尾款支付的前置條件。

(3) 建設(shè)工程檔案驗(yàn)收承諾制。對社會投資的中小型工程，建設(shè)單位在工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理信用信息平臺有良好信用記錄的，由申請單位做出書面承諾，城建檔案管理機(jī)構(gòu)在竣工驗(yàn)收階段直接給予驗(yàn)收通過的意見，線上線下檔案可以一次性按照承諾時(shí)間辦理接收進(jìn)館。承諾時(shí)間從工程項(xiàng)目竣工時(shí)起算最長為3個(gè)月，并將承諾履行情況記錄與工程建設(shè)項(xiàng)目審批信用平臺數(shù)據(jù)共享。

(4) 改進(jìn)館藏檔案結(jié)構(gòu)，擴(kuò)充館藏檔案門類，推廣檔案資源收集方法的多樣化。加大對歷史城建檔案、民生工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、地下管線檔案的收集力度。

(5) 加強(qiáng)事中事后管理。城建檔案管理機(jī)構(gòu)利用工程建設(shè)審批管理平臺，實(shí)時(shí)開展跟蹤指導(dǎo)服務(wù)。對承諾制的項(xiàng)目，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對承諾單位履行承諾的情況進(jìn)行檢查，未履行承諾的，撤銷其建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見并追究承諾人相應(yīng)責(zé)任。

2.5 加速建立數(shù)字化檔案館，推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)

(1) 加大設(shè)施設(shè)備投入。按照信息化建設(shè)的需要，配置相應(yīng)的辦公設(shè)施設(shè)備，建立檔案資源運(yùn)行和使用平臺，減少檔案的歸檔周期，提高城建檔案的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和使用率。

(2) 積極進(jìn)行管理軟件系統(tǒng)優(yōu)化和升級。進(jìn)一步優(yōu)化和升級現(xiàn)有的城建檔案管理系統(tǒng)以滿足現(xiàn)有檔案資源的信息化工作需求，逐步建立全市的城建檔案一體化管理平臺，實(shí)現(xiàn)在線移交和查閱檔案。

(3) 激活市場潛力，增加服務(wù)力量。進(jìn)一步貫徹落實(shí)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的文件精神，規(guī)范并支持檔案中介機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)，彌補(bǔ)城建檔案管理機(jī)構(gòu)人員不足的缺陷，充分發(fā)揮市場活力，提升城建檔案服務(wù)質(zhì)量。通過購買服務(wù)的方式，開展檔案數(shù)字化以及聲像檔案工作。

2.6 提升城建檔案工作人員業(yè)務(wù)技能，打造人才隊(duì)伍

(1) 加強(qiáng)城建檔案干部職工的學(xué)習(xí)教育和培訓(xùn)。定期組織學(xué)習(xí)、開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵(lì)自學(xué)等方式，來提升城建檔案干部職工的綜合業(yè)務(wù)水平。

(2) 合理配置專業(yè)人才。按照城建檔案發(fā)展需要，城建檔案工作人員需要具備檔案、建筑、計(jì)算機(jī)等多方面的技能。需要通過多種手段引進(jìn)各種專業(yè)技術(shù)人才和管理人才，如高薪外聘、臨時(shí)借調(diào)，向社會公開招聘等。同時(shí)借鑒企業(yè)管理的一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，采用相關(guān)措施防止人才的流失，比如提供具有競爭力的薪酬，人職匹配，領(lǐng)導(dǎo)與職工交流，鼓勵(lì)和激勵(lì)先進(jìn)，創(chuàng)建檔案文化和品牌，將單位的發(fā)展和職工的發(fā)展聯(lián)系起來，增加集體榮譽(yù)感和歸屬感等。

(3) 采用“走出去、請進(jìn)來”的方法，積極與先進(jìn)城建檔案館進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷完善和進(jìn)步。

(4) 加強(qiáng)工程檔案資料員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年定期組織開發(fā)企業(yè)、建筑企業(yè)、監(jiān)理企業(yè)工程檔案資料員參加建設(shè)工程檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)交流培訓(xùn)。確保城建檔案從業(yè)人員全面學(xué)習(xí)和掌握建設(shè)工程檔案資料收集、整理、立卷、歸檔新要求和相關(guān)注意事項(xiàng)，提高進(jìn)館的建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，推進(jìn)城建檔案工作。

3 結(jié)束語

總之，在新形勢下城建檔案管理工作要可持續(xù)地高質(zhì)量發(fā)展，就必須改變觀念，主動(dòng)創(chuàng)新，以法制建設(shè)為依托，以人才建設(shè)為重點(diǎn)，以服務(wù)社會為宗旨，建立適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理體制，為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供服務(wù)。