李 恩

（鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局）

檔案管理工作在企業(yè)當(dāng)中是一種政策性、系統(tǒng)性的工作，尤其是財(cái)務(wù)檔案在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中的重要性更高。但是在實(shí)踐當(dāng)中，企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理方面還有許多的不足，在各方面給予的支持還不夠，因此為了解決現(xiàn)有的問題，需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行研究和討論。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理必要性

一個(gè)企業(yè)當(dāng)中，各方面的檔案都有著十分重要的作用，這些檔案不僅對(duì)于企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目還有工作有所記錄，而且相應(yīng)地保存了許多很重要的資源內(nèi)容。其中財(cái)務(wù)檔案在企業(yè)檔案之中也有著重要的位置，一個(gè)企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)發(fā)展都離不開金錢的使用，那么也就是說(shuō)，財(cái)務(wù)工作涉及到方方面面，因此進(jìn)行企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理是十分重要的。

許多時(shí)候，企業(yè)在遇到相應(yīng)的財(cái)務(wù)問題時(shí)，可能并非一次的工作失誤造成，而是在過去的大量財(cái)務(wù)流動(dòng)以及工作往來(lái)之間就已經(jīng)產(chǎn)生了問題的漏洞。那么要尋找到相應(yīng)的漏洞存在點(diǎn)，僅憑員工回憶是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這個(gè)時(shí)候財(cái)務(wù)檔案的重要性就浮現(xiàn)于水面。通過對(duì)于可能存在問題的所有保留的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行調(diào)取然后進(jìn)行篩查，就能夠更好更明顯發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，也能更好發(fā)現(xiàn)問題的源頭。由此可見，檔案的存在是工作能夠更為有效、有序開展的依靠，其會(huì)為工作提供相應(yīng)的參考，從而達(dá)到指引作用。而且財(cái)務(wù)檔案本身還有著原始且真實(shí)的特性，其中所有的內(nèi)容和成果都是真實(shí)可信的，因此為了后續(xù)的生產(chǎn)發(fā)展也能起到承上啟下的作用[1]。

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，想要使企業(yè)能在時(shí)代的洪流當(dāng)中站穩(wěn)腳跟，并占據(jù)一席之地，就需要更加積極地開展企業(yè)的創(chuàng)新與改革工作。而且在現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，科技發(fā)展使傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)逐漸地不符合發(fā)展的需求，通過檔案要獲取的信息量也越來(lái)越多。沒有信息化技術(shù)的支撐，獲取信息的效率也不會(huì)有所提升，最終對(duì)企業(yè)發(fā)展造成了影響，為了能夠更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案管理的作用，企業(yè)應(yīng)該盡快采取手段對(duì)其加以創(chuàng)新管理。

二、信息化背景下企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

經(jīng)過調(diào)查，企業(yè)當(dāng)中目前還存在著對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理不夠重視的問題，這種問題不僅涉及到企業(yè)層面，還滲透到企業(yè)當(dāng)中的全體工作人員。在這種問題之下，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)對(duì)于相關(guān)檔案管理技術(shù)不加以更新的情況，也就是較少采用信息管理模式，依然沿用純?nèi)肆Φ墓芾砟Ｊ健ｋm然因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的發(fā)展，各個(gè)企業(yè)也都相應(yīng)地建設(shè)了企業(yè)的檔案信息管理平臺(tái)，但是存在著使用情況不佳的情況，實(shí)際的操作起來(lái)隨意性也很大。在全人力式的檔案保存當(dāng)中，最容易發(fā)生的就是任意地把檔案材料堆放，然后等過一段時(shí)間想起來(lái)整理的時(shí)候已經(jīng)不能很好地記憶其管理內(nèi)容，最后造成檔案丟失或者難以找到的情況[2]。而且人力找尋檔案材料速度是相對(duì)較慢的，僅憑管理員的記憶也很難保證第一時(shí)間就能找到相應(yīng)的檔案。因?yàn)椴粔蛑匾?，也不?huì)更加多地對(duì)各種設(shè)備進(jìn)行引入，比如一般的電子檔案掃描儀。這都是由于對(duì)檔案管理內(nèi)容不夠重視所引發(fā)的結(jié)果。

第二個(gè)問題是在信息化背景之下的財(cái)務(wù)檔案信息化程度比較低，上文說(shuō)到了因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)于檔案管理的不重視，從而引起依然大量使用人力的情況。而現(xiàn)代信息化檔案管理當(dāng)中有著許多的好處，比如面對(duì)著大量的檔案文件，這使企業(yè)的檔案管理部門承受著巨大的管理壓力，從而工作當(dāng)中越發(fā)會(huì)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致管理混亂，也會(huì)造成檔案存放導(dǎo)致的企業(yè)空間擠壓以及因此造成過多的成本負(fù)擔(dān)，但是應(yīng)用了信息化手段就會(huì)很好地解決這種局面，其通過紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子版的方式，一方面將所占用的空間大大降低了，又能夠令后續(xù)的工作人員檔案查找工作變得簡(jiǎn)單了許多。明明現(xiàn)在的企業(yè)當(dāng)中各個(gè)崗位的信息化系統(tǒng)技術(shù)都已經(jīng)有所進(jìn)步和發(fā)展，也相應(yīng)地投入了使用，但是對(duì)此卻依然不加以相關(guān)應(yīng)用，管理和信息內(nèi)容不能同步最終影響了企業(yè)事務(wù)的開展和經(jīng)濟(jì)效益的提高。

第三個(gè)問題就在于企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平依舊有所缺乏。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前企業(yè)中的在職檔案管理人員的工作情況和工作態(tài)度并不符合企業(yè)的實(shí)際需要。實(shí)際上，一個(gè)企業(yè)對(duì)于檔案管理人員的要求應(yīng)該是很高的，而且隨著工作年限的增長(zhǎng)，還有工作經(jīng)驗(yàn)的積累，其工作水平應(yīng)該是達(dá)到與日俱增，越來(lái)越高的情況。但是現(xiàn)實(shí)當(dāng)中卻與之相反，一些企業(yè)中的管理人員雖然有著很多年的工作經(jīng)驗(yàn)，但是工作水平卻難以隨著時(shí)代的發(fā)展而有所提升。就以信息化為例，因?yàn)樵谶^去的長(zhǎng)期實(shí)踐當(dāng)中，其一直采取的是人力管理的工作手段，對(duì)于信息化不但更加難以接受，而且上手速度也十分緩慢，最終使信息化管理變?yōu)榭照刐3]。

三、信息化背景下優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理的對(duì)策

（一）提高財(cái)務(wù)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

根據(jù)上文對(duì)于目前企業(yè)當(dāng)中財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題的討論，發(fā)現(xiàn)了企業(yè)因?yàn)椴粔蛑匾曄嚓P(guān)工作而對(duì)其不加以投入的情況。因此為了使財(cái)務(wù)管理能夠第一步進(jìn)行優(yōu)化，就需要先將企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理的理念加以轉(zhuǎn)變。

首先，要轉(zhuǎn)變理念，就需要理解財(cái)務(wù)檔案管理的優(yōu)勢(shì)還有在企業(yè)當(dāng)中的重要性。實(shí)際上要想讓企業(yè)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，主要轉(zhuǎn)變的就是企業(yè)管理者的認(rèn)識(shí)。這就需要企業(yè)當(dāng)中的相關(guān)管理人員對(duì)此方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)。但是在一般情況下，要讓其主動(dòng)轉(zhuǎn)變理念是很難的。因此就需要上級(jí)部門以及社會(huì)層面的協(xié)助。比如在大學(xué)相關(guān)企業(yè)管理課程當(dāng)中，需要著重對(duì)于企業(yè)檔案管理相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行教學(xué)，從而使后續(xù)的所有企業(yè)管理人員能夠認(rèn)識(shí)到相關(guān)檔案管理的重要性。這種方法主要面對(duì)人群是企業(yè)管理預(yù)備人員。針對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)管理人員，就需要企業(yè)的上級(jí)管理部門采取手段，比如黨務(wù)部門可以積極開展檔案管理的任務(wù)布置，開展相關(guān)的講座或者邀請(qǐng)管理人員去檔案管理工作做得比較優(yōu)秀的企業(yè)進(jìn)行參觀，從而告訴管理人員檔案管理的重要性。最終使其能夠轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的理念。

其次，就是企業(yè)財(cái)務(wù)人員也可以通過自身的專業(yè)素養(yǎng)，積極地與企業(yè)管理者溝通，將檔案管理的重要性加以告知。有些時(shí)候通過員工之口傳達(dá)給管理者的信息可能不能很好地被接受，要想能夠讓企業(yè)管理者認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，最好的方式就是為其在這個(gè)方面創(chuàng)造出相應(yīng)的利益，但是在沒有企業(yè)支持的情況下也很少有員工能夠主動(dòng)做到這一點(diǎn)，因此可以以相關(guān)優(yōu)秀管理案例的舉例在企業(yè)大會(huì)或者其他場(chǎng)合下展示給企業(yè)的管理者，員工需要做好充足的準(zhǔn)備，從而才能夠更好地使管理人員接受這一點(diǎn)。準(zhǔn)備的時(shí)候，最重要需要展示的方面就在于做好相關(guān)工作能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)的利益方面，然后爭(zhēng)取相應(yīng)的資金撥款，最終對(duì)目前的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的信息化更新和優(yōu)化。

最后，隨著企業(yè)管理人員的管理認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變，要帶動(dòng)企業(yè)所有員工相關(guān)檔案意識(shí)的轉(zhuǎn)變。檔案管理工作不僅僅是檔案管理人員一個(gè)人的工作，其還要涉及到整個(gè)公司的全運(yùn)營(yíng)流程當(dāng)中所有崗位的工作人員。要使所有人都能支持檔案管理工作，并能相互協(xié)助，需要管理人員組織開展相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，以及相關(guān)制度的制定。在開展學(xué)習(xí)方面，可以采取統(tǒng)一培訓(xùn)的方式，講師就由檔案管理人員擔(dān)任，在課中，內(nèi)容也需要包括具體檔案管理工作內(nèi)容以及相應(yīng)的能夠與其他各個(gè)部門相關(guān)聯(lián)的工作內(nèi)容部分。最終使所有員工都能相應(yīng)地對(duì)如何做好檔案保存還有相交叉的部分的基本工作內(nèi)容。在制定檔案管理制度的時(shí)候，需要明確管理人員所需進(jìn)行的各個(gè)工作的內(nèi)容，并相應(yīng)地規(guī)定好流程。在開始制定相關(guān)制度時(shí)，先要保證其合法合規(guī)，制定人員需要相關(guān)法律法規(guī)，避免造成后續(xù)工作有不合法現(xiàn)象。所規(guī)定的工作內(nèi)容和流程也需要明確細(xì)致有章法，最終實(shí)現(xiàn)工作人員能夠依據(jù)規(guī)定的指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)更好的管理效果。

（二）加大對(duì)企業(yè)技術(shù)檔案管理工作投入

信息化時(shí)代背景下，許多新型設(shè)備也都有所產(chǎn)生和發(fā)展，由此對(duì)于工作人員能夠掌握的內(nèi)容也有所增加。因此要加大投入不僅需要在設(shè)備，還有技術(shù)方面加大投入，還需要在人員方面增加一定的投入[4]。

設(shè)備方面，因?yàn)槟壳靶畔⒒瘷n案管理平臺(tái)已經(jīng)有了一定的發(fā)展，企業(yè)當(dāng)中也對(duì)于相應(yīng)的信息化平臺(tái)有所建立和建設(shè)，因此針對(duì)此只需要對(duì)相關(guān)設(shè)備的增加做好相關(guān)工作即可。在規(guī)劃設(shè)備投入之前，相關(guān)人員需要與檔案管理人員進(jìn)行溝通，或者直接由檔案管理人員直接對(duì)設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)。結(jié)合該企業(yè)目前的設(shè)備情況，對(duì)一些缺少的設(shè)備進(jìn)行清單的羅列，還有對(duì)于一些比較老舊的設(shè)備，時(shí)間比較長(zhǎng)經(jīng)常出現(xiàn)故障的或者是功能已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化需求的設(shè)備也需要進(jìn)行更換。在采購(gòu)之后憑借收據(jù)等由企業(yè)財(cái)政部門做好報(bào)銷工作。

對(duì)于人力投入方面，因?yàn)楝F(xiàn)有的一些員工并不能很好的對(duì)信息技術(shù)加以操作，也不能很好地上手。因此需要再進(jìn)行雇傭一到兩名有相關(guān)技術(shù)操作經(jīng)驗(yàn)的工作人員?；蛘唛_展培訓(xùn)活動(dòng)，提升目前工作人員的工作水平還有技術(shù)。所有的資金撥付都要應(yīng)用在實(shí)際當(dāng)中，而且資金使用一定要有效，這才能更好地為財(cái)政檔案管理工作的開展產(chǎn)生積極的作用。

（三）做好財(cái)務(wù)信息收集工作

要保證檔案信息的全面性還有真實(shí)性。需要檔案管理人員與其他崗位的工作人員進(jìn)行協(xié)同工作。只有收集的全面、完整、沒有缺漏，才會(huì)使檔案本身發(fā)揮自己的作用。在一些企業(yè)當(dāng)中，對(duì)于檔案內(nèi)容的收集已經(jīng)做的比較全面，但是在有些企業(yè)當(dāng)中，相關(guān)收集工作還存在著一些漏洞。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，造成這種問題的原因在于部分負(fù)責(zé)歸檔的其他崗位的工作人員沒有足夠的責(zé)任心，從而使工作并沒有做到位。還有一種原因是檔案管理方面沒有對(duì)歸檔等內(nèi)容進(jìn)行好相應(yīng)的指導(dǎo)，從而使其他崗位人員不能很好地完成工作。因此財(cái)務(wù)檔案管理人員，需要對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)教學(xué)，并參與到各個(gè)崗位的工作當(dāng)中，一邊指導(dǎo)一邊監(jiān)督。因?yàn)槭秦?cái)務(wù)工作檔案，主要需要聯(lián)系的部門就是財(cái)務(wù)部門，對(duì)于每一次的資金流水還有項(xiàng)目資金流動(dòng)都要加以相應(yīng)的核對(duì)和檢查，從而實(shí)現(xiàn)信息的真實(shí)不缺漏。

但是因?yàn)槊總€(gè)企業(yè)的檔案管理人員有限，不可能在同時(shí)開展多個(gè)項(xiàng)目的時(shí)候?qū)γ恳粋€(gè)項(xiàng)目的信息收集進(jìn)行相應(yīng)的管理和監(jiān)督。這時(shí)相關(guān)信息技術(shù)平臺(tái)就能夠派上用場(chǎng)。財(cái)務(wù)檔案管理人員可以通過要求崗位上的實(shí)際工作人員在獲取到一定量信息的時(shí)候就立刻進(jìn)行掃描和上傳，務(wù)必保證在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段關(guān)鍵點(diǎn)的時(shí)候能夠進(jìn)行相應(yīng)的上傳工作。管理人員也要根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目開展之前的工作計(jì)劃和工作流程去計(jì)算應(yīng)該進(jìn)行相關(guān)信息收集數(shù)據(jù)上傳的時(shí)間，并在相應(yīng)的時(shí)間對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)工作人員提出上傳數(shù)據(jù)的要求[5]。在平臺(tái)當(dāng)中應(yīng)該有專門的窗口，主要負(fù)責(zé)相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理分批次信息上傳。這樣不僅降低了工作難度，還能夠相應(yīng)地提高信息的時(shí)效性，也會(huì)更好地梳理時(shí)間脈絡(luò)。對(duì)未來(lái)檔案搜尋還有信息查找都有許多好處。

（四）加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

在這種需要加快檔案數(shù)字化進(jìn)程的背景下，檔案內(nèi)容處理主要集中于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)當(dāng)中已經(jīng)產(chǎn)生的極大數(shù)量的紙質(zhì)檔案。需要做的就是盡快將已有的紙質(zhì)版檔案掃描為電子版并錄入的工作。在許多的企業(yè)中都會(huì)認(rèn)為不需要對(duì)過去已有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，只要使其依然保持著原有的狀態(tài)即可。但是實(shí)際上因?yàn)樵诂F(xiàn)在的工作進(jìn)程當(dāng)中，往往需要對(duì)過去檔案中的內(nèi)容進(jìn)行查詢，人力尋找就會(huì)付出很多的人力和物力，而且因?yàn)檫^去工作的不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致很多檔案內(nèi)容有所缺失，長(zhǎng)時(shí)間的存放還會(huì)造成一些信息的損壞，也會(huì)對(duì)于公司的實(shí)際工作占地面積有所影響，成本也隨之提高了。為了解決這種問題，企業(yè)可以通過在業(yè)務(wù)淡季分配大量的工作人員進(jìn)行紙質(zhì)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)錄入工作，按照時(shí)間順序?qū)⒓堎|(zhì)檔案進(jìn)行掃描，并相應(yīng)地上傳到各個(gè)年份的信息文件夾當(dāng)中，最后由檔案管理工作人員進(jìn)行檢查和上傳到檔案信息管理平臺(tái)的工作。如果企業(yè)全年沒有工作量較少的時(shí)間段，就可以采用外聘數(shù)字化管理人員的方式，進(jìn)行一個(gè)臨時(shí)的檔案文件處理，從而在不占用工作人員時(shí)間的情況下完成過去內(nèi)容的數(shù)字化。

（五）開發(fā)財(cái)務(wù)檔案價(jià)值

檔案如果一直放置在檔案庫(kù)中或者一直在信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中不被使用就會(huì)失去儲(chǔ)存它的意義。為了能夠不使耗費(fèi)了大量資源的檔案成為一堆廢紙，就需要對(duì)財(cái)務(wù)檔案的價(jià)值進(jìn)行深度的開發(fā)。

往往在使用相關(guān)檔案的時(shí)候，檔案管理人員都會(huì)采取一種被動(dòng)工作的模式。只有在其他部門對(duì)于檔案有所需要的時(shí)候，其才會(huì)進(jìn)行相應(yīng)信息的檢索和查看。但是要使檔案價(jià)值更好地發(fā)揮出來(lái)，最好能夠化被動(dòng)為主動(dòng)，通過主動(dòng)將檔案送到相關(guān)部門或者開啟預(yù)約查檔等方式，將利用檔案的功能加以創(chuàng)新，使工作人員不再抵觸查檔，不再怕查檔麻煩。在進(jìn)行改造過程中，要思考其他各部門使用檔案的目的，還有其中到底能夠包含什么重點(diǎn)內(nèi)容，可以由檔案人員先行將檔案內(nèi)容加以總結(jié)和重點(diǎn)的摘出，并在歸檔的時(shí)候?qū)?nèi)容重點(diǎn)總結(jié)大綱或者概要表現(xiàn)在信息平臺(tái)當(dāng)中，這一工作也可以要求歸檔人員在歸檔之前做好，從而能夠在使用的時(shí)候以最快的方式解決燃眉之急。

（六）保證財(cái)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全

只要是網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，就可能會(huì)面臨著一些網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，比如黑客攻擊導(dǎo)致的信息泄露，病毒造成的檔案丟失等等。檔案的丟失會(huì)對(duì)企業(yè)造成很嚴(yán)重的影響，不僅是財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容，還有企業(yè)可能的專利檔案或者項(xiàng)目安排等一旦泄露，都會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生無(wú)法估量的損失，因此為了能夠更好地避免這些情況的發(fā)生，需要對(duì)于企業(yè)檔案信息平臺(tái)的安全性加以鞏固和保障。企業(yè)可以通過聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)工程師對(duì)整個(gè)企業(yè)當(dāng)中的所有工作系統(tǒng)進(jìn)行安全防范，比如建立起相應(yīng)的防火墻。還有針對(duì)可能會(huì)出現(xiàn)的檔案丟失情況，需要建立起相應(yīng)的云備份。由于一個(gè)企業(yè)當(dāng)中的檔案數(shù)量十分龐大，因此需要外部云端備份系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)助，技術(shù)人員需要對(duì)于備份平臺(tái)加以選擇，并做好云端保存時(shí)限的安排，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理信息平臺(tái)中的內(nèi)容能夠在上傳好數(shù)據(jù)的同時(shí)完成云端備份，并不會(huì)在有效時(shí)間范圍內(nèi)滅失，最終達(dá)到數(shù)據(jù)保護(hù)的效果。

四、結(jié)論

總而言之，基于信息化背景，企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理還存在著許多的問題，為了能夠解決這些問題，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展出一份力，就需要企業(yè)更加關(guān)注對(duì)此的改善，采取多種手段，力求達(dá)到效果，使管理質(zhì)量還有水平都能得到提高。