☉ 李 欣

當(dāng)前，伴隨著慈善事業(yè)的蓬勃發(fā)展，我國慈善組織的數(shù)量越來越多。截至2021年11月底，我國已登記注冊的社會組織90多萬家，認定慈善組織近10000家。如何規(guī)范這些慈善組織的檔案工作，充分發(fā)揮檔案在慈善事業(yè)發(fā)展中的支撐性作用，已經(jīng)成為迫切需要解決的問題。

提高認識，增強做好慈善組織檔案工作的責(zé)任感。按照《中華人民共和國慈善法》的規(guī)定，慈善組織分為三類：社會團體類、基金會類和社會服務(wù)機構(gòu)類。慈善組織檔案是這三類組織在成立、運營和發(fā)展過程中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式和載體的歷史記錄，是慈善組織賴以生存和發(fā)展的重要支撐，也是社會檔案資源的重要組成部分。慈善組織檔案歸慈善組織所有，由慈善組織自行管理，受國家法律保護?？茖W(xué)合理地管理好這些慈善組織檔案，是加強我國慈善事業(yè)發(fā)展的需要，是夯實慈善組織公信力的需要。各級各類慈善組織應(yīng)該高度重視檔案工作，增強做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。各級民政部門和檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強對慈善組織檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

完善機制，保證慈善組織檔案工作有序開展。檔案工作是慈善組織日常的基礎(chǔ)性工作之一，要開展好這項工作，就要逐步建立和完善檔案工作管理機制。具體包括以下幾個方面：慈善組織應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案室或?qū)＃妫┞殭n案管理人員，建立健全歸檔、整理、保管、利用等各項規(guī)章制度。應(yīng)當(dāng)配置必要的檔案設(shè)施設(shè)備并集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。在換屆或者檔案人員變動時要做好檔案的移交工作，任何人不能將檔案據(jù)為己有或擅自銷毀。工作經(jīng)費應(yīng)在慈善組織辦公經(jīng)費中列支。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備檔案管理專業(yè)知識，并按國家有關(guān)規(guī)定獲得檔案專業(yè)技術(shù)職稱。各級民政部門和檔案主管部門按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，對慈善組織檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

嚴(yán)格管理，提高慈善組織檔案工作水平。慈善組織檔案管理的基本要求是：歸檔材料齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范、保管集中安全、利用方便快捷。第一，歸檔。歸檔范圍由慈善組織根據(jù)以下幾個方面確定：慈善組織開展黨務(wù)活動形成的文件材料；慈善組織運營管理工作中形成的文件材料；慈善組織會員管理與服務(wù)工作中形成的文件材料；慈善組織慈善項目運作中形成的文件材料；其他應(yīng)歸檔的文件材料。第二，分類。慈善組織檔案按照內(nèi)容結(jié)合載體可分為文書檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、會計檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、電子檔案、實物檔案、慈善項目檔案和人事檔案等11大類。第三，整理方法。文書類，參照國家檔案局發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）整理。照片類，參照國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821)整理。錄音錄像類，參照國家檔案局發(fā)布的《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T 15)整理。會計類，參照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（2015年12月11日發(fā)布）整理?；?，按照工程項目分類，按載體形式結(jié)合時間整理。設(shè)備類，按每件（臺、套）設(shè)備分類，按型號結(jié)合時間整理。科研類，參照國家檔案局《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理辦法》（2020年9月11日發(fā)布）整理。電子類，參照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894)整理。實物類，按載體結(jié)合時間整理。項目類，按項目批準(zhǔn)時間先后順序排序，一個項目內(nèi)的文件材料按形成時間先后順序整理。人事類，按照中央辦公廳《干部人事檔案工作條例》（2018年11月20日發(fā)布）整理。第四，保管期限。凡是反映本組織主要工作活動和基本歷史面貌，對國家和社會有保存價值的，列為永久保管。凡是反映本組織工作活動，在較長時間內(nèi)對本組織有查考利用價值的，列為30年保管。凡是反映本組織一般事務(wù)性工作，在較短時間內(nèi)對本組織有參考利用價值的，列為10年保管。第五，保管保護。應(yīng)做好防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲等“八防”措施。應(yīng)定期對檔案的保管情況進行檢查和統(tǒng)計。應(yīng)嚴(yán)防檔案損毀、丟失，嚴(yán)禁出賣、涂改、偽造檔案。需要永久保管的慈善組織檔案，由同級檔案主管部門確定其最終流向。第六，利用服務(wù)。應(yīng)建立本組織檔案利用制度，明確利用范圍、程序和審批手續(xù)，保證本組織檔案的合理合法利用。