●馬駿

為加快綠色低碳發(fā)展，在未來的能源供給和消費領域，我國的能源結構和產(chǎn)業(yè)結構將持續(xù)推進優(yōu)化調整。預計到2030 年，非化石能源消費比重達到25%左右，為實現(xiàn)2060 年碳中和奠定堅實基礎。國家有關部委和各級地方政府正在積極推進風電、太陽能發(fā)電開發(fā)，加快大規(guī)模多能互補新能源基地建設。到2030 年我國風電、太陽能發(fā)電總裝機容量將達到12 億千瓦以上，在未來十年中將進入新能源項目快速建設時期。

新能源工程檔案是科學、準確、及時記錄從項目前期到工程建設再到生產(chǎn)運行的全過程的歷史記錄，既是工程建設的重要組成部分，也是工程建設及竣工驗收的必備條件，且還是工程檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據(jù)，具有很高的保存價值。由于風電項目從前期到投產(chǎn)通?？刂圃?8～36 個月、光伏項目往往需12～18 個月即可建成，且建設單位新能源項目點多面廣，多采用小業(yè)主大監(jiān)理的管理模式，容易忽視檔案管理。因此，做好新能源項目檔案管理工作顯得更為迫切。

一、檔案管理的現(xiàn)狀和不足

目前新能源項目檔案管理除依照檔案法等有關法規(guī)、制度以外，主要工作依據(jù)的是《風力發(fā)電企業(yè)科技文件歸檔與整理規(guī)范》《光伏發(fā)電建設項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》。但由于多方面因素影響，或多或少存在對檔案管理重視不夠、工作統(tǒng)籌性不強、體制機制不健全、設備設施投入不足等問題。

（一）對檔案管理重視不夠

新能源項目在獲得建設指標后往往要求1 至2 年內投產(chǎn)。為適應新能源項目核準備案后盡快開工建設的要求，多數(shù)項目開發(fā)企業(yè)檔案管理準備不充分，不能在事前對檔案工作作出統(tǒng)一安排部署，做不到貫穿項目建設的始終。甚至個別企業(yè)出現(xiàn)了無檔案管理機構、無檔案管理崗位編制、無熟悉檔案人員，現(xiàn)場工程資料無人管理、設備開箱驗收資料無人收回等問題，很容易造成資料缺失，給后期工程驗收和生產(chǎn)運行帶來很多障礙。

（二）檔案管理工作統(tǒng)籌性不強

由于單個新能源項目容量通常只有幾十到幾百兆瓦，分散式風電和分布式光伏項目容量更小，相對于常規(guī)大中型電力建設項目工程建設和生產(chǎn)運行管理機構簡化，大部分新能源建設基層企業(yè)不設專門的檔案部門或檔案管理崗位，多數(shù)由專業(yè)技術人員兼職，且崗位調整變動頻繁。兼職檔案人員不掌握檔案專業(yè)知識、缺乏管理經(jīng)驗是普遍現(xiàn)象，在很多項目上存在不能準確辨識歸檔資料、重要歸檔資料缺失、歸檔不及時、檔案分類不準確、檔案移交不齊全等問題。

（三）檔案管理體制機制不健全

電力系統(tǒng)大型國有中央企業(yè)、地方國有企業(yè)多年來普遍比較重視檔案管理工作，但部分檔案人員對新能源工程有別于其他電力建設項目的特殊性掌握不具體，固有的傳統(tǒng)觀念不能適應新能源項目檔案管理的新特點、新要求和新變化。另一方面，近年來新能源項目建設驟然增加，檔案主管部門組織的有針對性的檔案專業(yè)培訓遠遠不能滿足新能源發(fā)展的要求。大部分檔案管理人員按照各自理解來工作，新能源檔案管理的規(guī)范性不夠。

（四）檔案管理設備設施投入不足

新能源自身的資源條件決定了絕大部分項目所在地遠離城市，往往地處戈壁沙漠、崇山峻嶺或是偏遠鄉(xiāng)村，自然環(huán)境條件相對較差?？紤]項目投資控制，永久生產(chǎn)生活設施不多，很少能考慮到現(xiàn)場檔案保存要求，大多是在辦公區(qū)域放置一些鐵皮柜子代替，一定程度上存在檔案資料遺失、鼠咬、蟲蛀、發(fā)霉等風險，最終影響檔案的完整性和美觀性。

二、加強新能源項目檔案管理的措施

檔案工作是工程項目管理的重要組成部分，新能源項目建設客觀上推動了檔案工作的進一步發(fā)展，檔案工作融入到項目建設的每個環(huán)節(jié)已經(jīng)成為新能源發(fā)展的必然要求。

（一）完善管理體制機制

完善檔案管理體制，一是要明確開發(fā)建設單位檔案分管領導責任，充分認識檔案工作的重大意義和重要作用，提高重視程度，為檔案工作提供人、財、物的堅強保障。二是結合新能源開發(fā)一套人馬多個項目的現(xiàn)狀，可考慮由能源開發(fā)建設單位成立統(tǒng)一的檔案管理機構，配齊配強檔案管理人員，組織新能源檔案專項培訓，建立專業(yè)化檔案管理隊伍，發(fā)揮集中管理優(yōu)勢，提升檔案工作的規(guī)范化水平。三是檔案管理人員要增強主動服務意識，跟蹤項目建設運營的全過程，做到開工建設去宣貫、建設過程做指導、竣工驗收去考核。四是要深刻認識到檔案管理工作并非單純是檔案部門的責任，應明確包括各參建單位在內的各級管理人員、專業(yè)技術人員從項目前期到生產(chǎn)運行全過程的檔案管理職責，組織有關法律法規(guī)、規(guī)程規(guī)范學習宣貫，不斷增強全員檔案管理意識，確保各類資料應歸盡歸、應收盡收，確保歸檔工作及時、完整、準確。

結合新能源開發(fā)特點，建立延伸到新能源項目相關部門、各個專業(yè)、各參建單位的檔案管理網(wǎng)絡，統(tǒng)籌部署項目全過程檔案工作，形成工程節(jié)點驗收與歸檔資料同步驗收機制、竣工驗收與檔案移交驗收同步機制和定期監(jiān)督檢查工作機制，將工程管理與檔案管理深度融合，為檔案工作有序開展保駕護航。按照檔案工作要求構建完善的檔案制度體系，明確檔案的歸檔、保管、保密、借閱等制度，將每一個工作制度進行細化，明確相關人員的工作職責并落到實處，確保工作能夠規(guī)范化標準化的開展。形成自上而下的定期或不定期深入新能源項目現(xiàn)場監(jiān)督、檢查、指導的工作機制，讓專業(yè)檔案人員與兼職檔案人員經(jīng)常性互動，持續(xù)有效貫徹檔案管理要求。

（二）加強檔案隊伍能力建設

檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，涉及企業(yè)黨政群團、財務經(jīng)營、工程建設、安全生產(chǎn)與運行等各個方面。在新能源建設比較集中時期，開發(fā)建設企業(yè)應積極組織檔案人員參加行業(yè)培訓和專業(yè)交流活動，不斷提高檔案隊伍專業(yè)素質能力。開展檔案法等常用法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標準培訓的同時，重點開展新能源項目前期、工程建設、生產(chǎn)運行相關知識學習，不斷推進檔案工作與新能源工程建設和生產(chǎn)運營業(yè)務的深度融合，更好促進檔案工作的發(fā)展。

檔案工作是一項單調、枯燥乏味的工作，往往在一定程度上易形成工作惰性，專業(yè)人員的發(fā)展得不到足夠的重視。企業(yè)要教育引導檔案工作者深刻認識國家推動綠色低碳發(fā)展過程中做好本職工作的重大意義，克服長期重復性勞動的厭倦心理，增強新時期做好檔案工作的榮譽感、緊迫感、責任感，主動適應“3060”新能源發(fā)展戰(zhàn)略要求。要不斷完善檔案專業(yè)人員的成長成才機制，將檔案工作納入評先評優(yōu)和績效考核，按照業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的標準建設好專業(yè)檔案隊伍。

（三）實行標準化規(guī)范化管理

檔案規(guī)范化標準化既是檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，也是各類文件資料規(guī)范統(tǒng)一的重要基礎，關乎到企業(yè)的管理水平和工作效率。新能源集中開發(fā)建設時期，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的基礎性管理將嚴重影響檔案工作效率和檔案質量。因此，在統(tǒng)籌布置新能源項目檔案工作的過程中，應將檔案規(guī)范化標準化工作貫穿文件資料的形成、收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用的全過程。

細化文件資料制作要求，為檔案標準化打好基礎。對文檔文件、報告報表、圖紙圖片等包括附件在內的資料，在紙張大小、排版形式、裝訂方式、文件格式等方面提出盡可能詳細的規(guī)范要求，并嚴把資料收集環(huán)節(jié)審查關。嚴肅檔案工作紀律，嚴格執(zhí)行工作程序，既要保證檔案形成過程不丟不漏不錯，也要進行過程文件與結論報告、紙質資料與電子文檔的互相印證檢查，確保檔案形成過程和檔案內容的雙重真實性。嚴格執(zhí)行各類業(yè)務文件資料審查審批、移交接收程序，審簽移交手續(xù)不完整的必須補充完善，防止無效資料進入檔案。在資料整理過程中要分門別類區(qū)分不同內容、不同工作、不同形式、不同結果的文件資料，突出重點核心，降低資料整理的重復性操作。加強資料分類整理經(jīng)常性溝通交流和監(jiān)督檢查，統(tǒng)一檔案分類原則，杜絕不同人、不同時期、不同項目檔案分類不一致現(xiàn)象。按具體事項閉環(huán)原則立卷、歸檔，建立科學的相互檢索關系，提高檔案利用效率。將檔案移交作為參建單位工程尾款結算的前置條件，避免因新能源項目工期短、退場快，竣工后無人負責檔案移交情況發(fā)生。

標準化檔案室、庫房建設是檔案規(guī)范化保存的重要措施，是確保檔案安全的重要保障。新能源項目新建的檔案室、檔案庫房必須嚴格落實《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求，配套必要的防護設備，做到安全保護“九防”“兩控”要求。有條件的新能源項目工程現(xiàn)場可以建設一體化智能化庫房，不具備條件的應在現(xiàn)場配備符合保管要求的專用檔案柜，解決現(xiàn)場保存不規(guī)范、不安全等問題。由于單個新能源項目檔案資料相對較少，每個項目都設專門庫房經(jīng)濟條件不允許，可以考慮由新能源開發(fā)企業(yè)統(tǒng)一建立標準化檔案庫房，按項目建設節(jié)點分階段移交，多個項目檔案集中保管，既能夠保證檔案管理硬件設備設施投入，也可以提升檔案保存的現(xiàn)代化水平。

（四）推進檔案信息化建設

在工程建設的同時，加大對檔案信息化軟硬件的投入，抓住新能源項目建設過程數(shù)字檔案易于形成的有利時機，及時完善辦公系統(tǒng)、工程管理等信息化系統(tǒng)與檔案信息化軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)歸檔資料自動移交。要同步做好電子文件積累、鑒定、整理、歸檔等工作，保證各新能源項目建設全過程有保存價值的電子文件真實、完整、有效，實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。在項目招標文件編制過程中應約定數(shù)字化資料、檔案移交要求，為實現(xiàn)外委單位移交檔案的信息化做好鋪墊。在檔案形成過程中，可向項目參建單位開放一定權限，在專業(yè)檔案人員指導下同步開展電子檔案和實體檔案的整理、分類、編號等工作，嚴格落實電子檔案和實體檔案同步移交。堅決防止由于新能源項目建設快、設計施工監(jiān)理等單位退場快影響數(shù)字檔案建設情況發(fā)生。

充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術的優(yōu)勢，建立檔案信息平臺，完善數(shù)字化檔案庫，豐富數(shù)字檔案資源，開放網(wǎng)絡檔案檢索、傳輸通道，創(chuàng)新檔案服務手段，實現(xiàn)檔案資源企業(yè)內部網(wǎng)絡共享，提高檔案利用效率。定期開展檔案信息檢查工作，保證檔案數(shù)據(jù)真實、完整、有效的同時，數(shù)字化檔案應與實體檔案保持一致。加強檔案系統(tǒng)的安全管理，檔案數(shù)據(jù)庫的存儲設備應與外網(wǎng)實行物理隔離，采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡傳輸?shù)陌踩乐故?、泄密的發(fā)生。積極組織檔案信息化培訓，加快數(shù)字化、信息化知識普及，提高檔案業(yè)務人員掌握和運用現(xiàn)代化技術技能。

三、結語

檔案作為國家經(jīng)濟社會發(fā)展建設情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護國家和人民群眾根本利益的重要依據(jù)，在新能源迅猛發(fā)展的關鍵時期，各有關單位和相關人員有必要認真分析檔案工作面臨的新形勢新困難新問題，采取積極務實有效的應對措施，加大對檔案工作的支持和保障力度，將能更好推動檔案工作的高質量發(fā)展。